NICHT KLASSIFIZIERT (U)
5 FAH-1 H-430
UMSCHLÄGE UND MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Ursprungsamt: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 ALLGEMEINES
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt für die Vorbereitung von Umschlägen und die Verwendung von Postdiensten in der Abteilung und auf dem Postweg. Ausführliche Richtlinien zum Versenden von Post und Pouchand-Postkanälen finden Sie in 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook. Wenden Sie sich an das zentrale Nachrichtencenter / den Mailroom Ihres Unternehmens, um weitere Informationen zu erhalten.
b. Offizielle nicht klassifizierte Post mit Ursprung in der Abteilung und den Poststellen muss für die Verarbeitung durch den US-Postdienst (USPS) oder das Militärpostsystem (MPS) gemessen werden (Porto nach Gewicht durch Portometer).
c. Umschläge mit dem frankierten Porto müssen über die Central Mail Branch (DPM / U) der Abteilung versandt werden.
d. Offizielle frankierte Umschläge, die per Post verschickt werden, werden zur Rechenschaftspflicht durch die Abteilung weitergeleitet.
e. Umschläge mit klassifizierter Post müssen ordnungsgemäß gekennzeichnet sein. Füllen Sie die entsprechenden Formulare aus, um klassifizierte Artikel (siehe 5 FAH-1-Exponat H-431, Formular DS-112, ClassifiedMaterial Receipt) und Beutelpost (Formular OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration – dies zu registrieren Das Formular ist auf der A / GIS / DIR-Website nicht verfügbar und muss bei der General Services Administration (GSA) (Federal Supply) bezogen werden. Vollständige Anweisungen zum Versenden von klassifizierten und Beutelpostartikeln finden Sie in 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook.
f. Umschläge mit sensiblen, aber nicht klassifizierten Informationen (SBU) müssen wie andere „nicht klassifizierte“ Umschläge vorbereitet werden. SBU-Pakete müssen auf dem Formular OF-120 mit der nicht klassifizierten Kennzeichnung registriert sein. Siehe 14 FAH-4 für vollständige Richtlinien.
g. Message Center (Poststellen) befinden sich in der gesamten Abteilung. Wenden Sie sich an das Nachrichtencenter, das Ihre Organisation bedient, um weitere Informationen zu erhalten.
5 FAH-1 H-432 UMSCHLAGSTYPEN
5 FAH-1 H-432.1 Briefumschlag
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Briefumschläge müssen die Mindestgrößenanforderungen des US-Postdienstes von 5 Zoll Länge und 3 1/2 Zoll Höhe mit einer Dicke von 0,007 erfüllen Zoll und nicht größer als 11 1/2 Zoll lang und 6 1/8 Zoll hoch mit einer Dicke von 1/4 Zoll (USPS Domestic Mail Manual). Briefumschläge in größerer Größe (4 Zoll) sind die ungefähre Größe eines gefalteten Briefes. Verwenden Sie nach Möglichkeit den Briefumschlag für die offizielle Korrespondenz (ggf. Falzmaterial). Siehe 5 FAH-1Ausstellung H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Fensterumschlag
(TL: CH-4; 31.07.2002)
Verwenden Sie einen Fensterumschlag (nur in Briefgröße verfügbar) für nicht klassifizierte, routinemäßige oder administrative Mailings. Verwenden Sie diese Option auch für große Informationsmailings. Der Name und die Adresse des Empfängers werden im Fenster eines Briefes oder Etiketts angezeigt.
5 FAH-1 H-432.3 Hellbrauner Umschlag (Kraft)
(CT: CH-18; 07) -05-2007)
Verwenden Sie Kraftumschläge (üblicherweise als Flat Mail bezeichnet) für ungefaltetes oder übergroßes Material, z. B. mehrere Beilagen, Broschüren usw. Kraftumschläge (braunes Papier) sind in verschiedenen Größen erhältlich. Die Länge darf jedoch maximal 15 Zoll, die Höhe maximal 12 Zoll und die Dicke maximal 3/4 Zoll betragen. Das maximale Gewicht beträgt 13 Unzen. Flache Post muss flexibel sein und erfordert möglicherweise eine manuelle Sortierung (was die Zustellung verzögern kann) und kostet mehr zu kaufen und zu verarbeiten als ein Briefumschlag. Siehe 5 FAH-1Ausstellung H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger-Umschlag (Interoffice, Kettentyp)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Verwenden Sie einen Messenger-Umschlag, um nicht klassifizierte Post innerhalb der Abteilung oder Post zu senden. Verwenden Sie einen Messenger-Umschlag erneut, indem Sie die letzte Adresse in einem Block in streichen die linke oder rechte Spalte bevor Sie es umdrehen, um die Rückseite in der gleichen Reihenfolge zu verwenden. Verwenden Sie keinen Amessenger-Umschlag, um Post über den regulären Postdienst zu versenden. Siehe 5 FAH-1-Ausstellung H-432.3.
5 FAH-1 H-433-UMSCHLÄGE NACH DER POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Bei der Post ist für den Versand der Post per lokaler oder internationaler Post das Porto des Gastlandes erforderlich. Geben Sie dem Personal der Poststelle deutlich die Art der gewünschten Dienstleistung und die Art des Inhalts an.
b. Verwenden Sie einen einfachen weißen Umschlag, damit die Post durch das Gastland oder internationale Posteinrichtungen gesendet werden kann. Platzieren Sie die vollständige Post-Return-Adresse, die den Namen (Vor- und Nachnamen) und das Bürosymbol des Absenders enthält, in der oberen linken Ecke des Umschlags.
5 FAH-1 H-434 SELBSTADRESSIERTER ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 31.07.2002)
a. Verwenden Sie einen Umschlag mit Porto, der auf einem Postmesser (oder einem Adressetikett oder einer Antwortkarte) angebracht ist, der mit der Satteladresse der Abteilung vorgedruckt ist, um einen Brief an einen Adressaten beizufügen, der gebeten wird, im Namen der Regierung Informationen bereitzustellen, aber nicht verpflichtet ist, die Informationen zu liefern
b.Verwenden Sie bei der Beantwortung einer Anfrage des Privatsektors keine beiliegende Briefmarke oder an sich selbst adressierte Briefumschläge, die vom Adressaten geliefert wurden. Antwort in einem offiziellen Umschlag der Abteilung. Senden Sie den Stempel oder Umschlag mit der Antwort an den Adressaten zurück.
c. Für andere Informationsanfragen des Privatsektors, bei denen ein nicht unterzeichneter Serienbrief zur Begleitung von Drucksachen verwendet wird, kann ein von der Person oder Organisation gesendetes Adressetikett auf dem offiziellen Umschlag der Abteilung verwendet werden.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSIEREN VON UMSCHLÄGEN
5 FAH-1 H-435.1 Absenderadresse
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Für Umschläge Zeigen Sie in der Abteilung das Bürosymbol, die Initialen und den Nachnamen des Absenders sowie die Zimmernummer in der oberen linken Ecke direkt unter der gedruckten Absenderadresse an.
b. Platzieren Sie bei der Post den vollständigen geografischen Standort und die Postidentifikation direkt unter der Wörter „Official Business“.
c. Beispiele für das richtige Adressierungsformat finden Sie in 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 From Post toNon- Regierungsadressen
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Zeigen Sie die vollständige geografische Absenderadresse des Postens wie folgt an:
Beispiel:
Politische Abteilung – Raum 555
US-Botschaft
London, England JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Von der Post zur Abteilung, einer anderen Bundesbehörde oder einer anderen Post
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Zeigen Sie bei Verwendung der frankierten Umschläge das Bürosymbol und beziehen Sie sich auf die Beispiele in 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adressat
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Verwenden Sie immer die vollständige Adresse auf Umschlägen. Verwenden Sie den Blockstil, den einzelnen Abstand (bei drei oder mehr Zeilen) und die offene Interpunktion. Zweizeilige Adresse mit doppeltem Abstand. Einrückungsübertragungslinien zwei Leerzeichen. Geben Sie die Stadt oder den Staat in derselben Zeile ein, gefolgt von der Postleitzahl oder der Codenummer des Auslandes. Bei internationaler Post setzen Sie den Ländernamen in die letzte Zeile. Falls erforderlich, platzieren Sie eine „Achtung“ -Linie im unteren linken Bereich des Umschlags.
b. Geben Sie für internationale Post das Land in Großbuchstaben ein:
Beispiel:
Mr. John Doe
345 Morris Road
London JN2 34P
ENGLAND
c. Jerusalem ist eine besondere Situation. Bezeichnen Sie kein Land für Jerusalem. Richten Sie spezifische Fragen zum korrekten Namen einer fremden Stadt oder eines fremden Landes an das Country Desk der Abteilung oder an das Büro des Geographen (INR / GE).
d. Eine lokale Postadresse finden Sie in der Veröffentlichung des Department of State, Key Officers of Foreign Service Posts, in der die Postsalphabetisch nach Ländern aufgelistet sind. Siehe auch das Telefonverzeichnis der Abteilung.
e. Für E-Mails, die an einen Militärposten im Ausland gerichtet sind, sind AA-, AE- oder AP-Nummern mit der Postleitzahl erforderlich. Der Militärpostdienst (MPS) hat APO / FPO-Nummern basierend ausgerichtet Informationen zum geografischen Standort finden Sie in 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, für bestimmte Nummern.
5 FAH-1 H-435.3 Postleitzahlen
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Geben Sie die Postleitzahl immer in der Adresse an, die über USPS-Kanäle gesendet wird. Verwenden Sie den 9-Digitzip-Code, sofern verfügbar. Die Abteilung verwendet einen 9-Digitzip-Code (20520-xxxx). für die automatisierte Mail-Sortierung, die im Adressblock aller an die Abteilung in Washington, DC oder an Poststellen adressierten E-Mails erscheinen muss. Adressen werden in Großbuchstaben mit Nichtunterbrechungen angegeben.
b. Die ersten 5 Ziffern der Die Postleitzahl für die Abteilung muss 20520 sein. Die letzten 4 Ziffern geben die Zimmernummer an.
c. Verwenden Sie die Postleitzahl 20521 für E-Mails, die an die letzten 4 Ziffern adressiert sind, um die Post zu identifizieren (siehe 14 FAH-4) , Beutel und Mail Handbook).
Beispiel:
JOHN DOE
ABTEILUNG STAAT
POLITISCHER ABSCHNITT
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 ARTEN DES POSTDIENSTES
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Die Abteilung bietet verschiedene Arten von Postdiensten an. Verwenden Sie den USPS für die offizielle Korrespondenz mit allen US-Adressen. Senden Sie offizielle Post über das Messenger-System, um sie an die Poststelle der Abteilung weiterzuleiten, wo sie in die USPS-Kanäle eingegeben wird. Befolgen Sie die Anweisungen in 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, um weitere Anweisungen zu erhalten.
5 FAH-1 H-436.1 Spezielle Mail-Dienste
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Für einen der folgenden speziellen Dienste (keine Routinekorrespondenz) Handtragen Die Post zur Verarbeitung an die zentrale Poststelle (B-528). In 5 FAH-1Exhibit H-436.1 finden Sie Musterformulare, die dem Artikel beigefügt werden können, wenn spezielle Services angefordert werden:
(1) Quittung zurückgeben – Zum Nachweis verwenden der Zustellung;
(2) Einschreiben – Verwendung für SBU-, vertrauliche oder Geheimpost;
(3) Zertifizierte Post – Verwendung für Post, für die eine Aufzeichnung von Post, Zustellung oder Rücksendung erforderlich ist Quittung;
(4) Priority Mail – Verwendung für Post und Pakete mit einem Gewicht von mehr als 13 Unzen, um eine schnellere Zustellung im Vergleich zum Paketservice zu erhalten (höhere Rate beachten); und
(5) Express Mail – Wird verwendet, wenn die Post am nächsten Tag innerhalb des U zugestellt werden muss Vereinigte Staaten. Das maximale Gewicht beträgt 70 Pfund.Die Kontrollnummer von IncludeDepartment (Anfrage vom Büro oder der Geschäftsstelle) auf jedem Expresspoststück. Geben Sie die Post montags bis freitags vor 15.15 Uhr per Hand an die Post, damit sie am selben Tag verschickt werden kann. Die Arten von Expresspost sind:
(a) Der Post-zu-Post-Service zeigt an, dass das Objekt am nächsten Werktag bis 10:00 Uhr in der Zieleinrichtung angefordert werden kann, und
(b) Post-zu-Adressat-Service bedeutet, dass Der Artikel wird am nächsten Werktag bis 15:00 Uhr an den Adressaten im Zustellbereich der Zieleinrichtung geliefert.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatische PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Das Pouch-Mail-System ist für die internationale Übermittlung offizieller US-Mitteilungen zwischen dem Ministerium und Stellen, zwischen Stellen und zwischen anderen Bundesbehörden und deren Vertretern vorbehalten, die der Gerichtsbarkeit unterliegen eines diplomatischen oder konsularischen Postens in den USA. Siehe 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, für vollständige Verfahren für Beutel und Post.
b. Wenden Sie sich an den Beutelkontrollbeauftragten im Departmentor-Post, wenn Sie Fragen zu Verfahren für den Beutelversand oder zu einem aktuellen Beutelplan haben.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Post, die zwischen Büros und Büros zirkuliert, kann (ohne Umschlag) von Büropersonal oder Boten behandelt werden, es sei denn, sie ist klassifiziert oder kontrolliert und verlässt das Gebäude. Das Formular OF-41 (Routing and Transmittal Slip) kann auf Post gelegt werden, die von Büroangestellten zwischen Büros im selben Gebäude befördert wird.
b. E-Mails an Mitarbeiter außerhalb des Büros oder in einem anderen Gebäude werden vom Boten des Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) zugestellt. Für die Zustellung an andere Bundesbehörden in der Region Washington, DC steht ein eingeschränkter Kurierdienst zur Verfügung. Verwenden Sie immer einen Umschlag für A / LM / PMP / DPM-Messenger-Mails (klassifiziert oder nicht klassifiziert). Um eine schnelle Lieferung zu gewährleisten, geben Sie auf dem Umschlag den Namen des Empfängers, das Bürosymbol, die Zimmernummer und das Gebäude an. Geben Sie für eine andere Agentur das Agentursymbol (z. B. OMB) vor dem Bürosymbol an (siehe 14 FAH-4).
c. Fordern Sie einen speziellen Kurierdienst (Automobil) an, um klassifiziertes Material und dringende Nachrichten an andere Bundesbehörden innerhalb des Gebiets zu transportieren. Verwenden Sie offizielle Umschläge für klassifiziertes oder administrativ kontrolliertes Material (SBU). Fügen Sie das Formular DS-112, Quittung für klassifiziertes Material (siehe 5 FAH-) bei. 1 ExhibitH-431) und Messenger-Umschläge (siehe 5 FAH-1Exhibit H-432.3) für nicht klassifizierte Post. Tragen Sie die Post für den Kurierdienst per Hand in die Poststelle des Beutels und kennzeichnen Sie sie für den Kurierdienst.
d Bei einem anderen Abholservice für Agenturen bringen Sie die Artikel direkt zum Nachrichtenzentrum, damit sie schnell an andere Bundesbehörden geliefert werden können, die täglich Post abholen. Weitere interne interne Nachrichtendienstverfahren finden Sie in 14 FAH-4.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Für po Wenden Sie sich an den Verwaltungsbeauftragten und / oder das Personal des Informationsprogrammzentrums an jeder Stelle (siehe 14 FAH-4 für allgemeine und spezifische allgemeine Beutel- und Postverfahren).
5 FAH-1 H- 436.4 Andere Mail-Kanäle von Posts
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Die Post bietet einen internationalen Postdienst, einen Postdienst für das Gastland und einen US-Militärpostdienst, sofern verfügbar (siehe 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Verwenden Sie internationale und lokale Posteinrichtungen für nicht klassifizierte Post nur, wenn dies vom Hauptbeauftragten genehmigt wurde. Senden Sie alle klassifizierten oder administrativ kontrollierten (SBU) E-Mails über das Informationsprogrammzentrum zur Verarbeitung durch den USPS.
b. Verwenden Sie einen der folgenden speziellen Dienste, die über Kanäle von Posts verfügbar sind:
(1) Luftpost – Verwenden Sie Luftpost, um die Post zu beschleunigen, wenn für die Entfernung ein Lufttransport erforderlich ist, um die Zustellung zu beschleunigen. Verwenden Sie Luftpostumschläge oder markieren Sie den Umschlag oder das Paket mit „AIRMAIL“, um den Luftpostdienst sicherzustellen.
(2) Sonderzustellung – Wenn vor Ort verfügbar, verwenden Sie diesen Dienst, wenn sicher ist, dass eine besondere Behandlung den Service beschleunigt. und
(3) Registrierte Post – Zum Registrieren von Post gemäß den örtlichen Anforderungen, nachdem der Dienst vom Hauptoffizier genehmigt wurde.
5 FAH-1 H-437 BIS H-439 NICHT ZUGEWIESEN
5 FAH-1 Exponat H-431
Formular DS-112, klassifizierter Postbeleg