Sobald Sie die Formulare W-2 an Ihre Mitarbeiter gesendet haben, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über das Jahr machen Form bis zum nächsten Jahr. Oder tust du? Wenn Sie nicht wissen, wie Sie das Formular W-2 ausfüllen sollen, können Probleme auftreten.
Ihre Mitarbeiter kommen möglicherweise mit Fragen zu Formular W-2 zu Ihnen. Und Ihre Mitarbeiter denken möglicherweise, dass Sie einen Fehler gemacht haben, wenn ihr W-2 Box 1-Wert niedriger ist als der, von dem sie glauben, dass sie ihn verdient haben.
Sind Sie bereit, die Verwirrung zu überwinden? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Formular W-2 Feld für Feld ausfüllen und was dies alles bedeutet.
Ausfüllen von Formular W-2
Möglicherweise haben Sie Ihr Formular W-2 Verantwortlichkeiten bis hin zu einer Wissenschaft. Mitarbeiterinformationen eingeben; Kopien an Mitarbeiter senden; das Formular bei der SSA und der staatlichen, städtischen oder örtlichen Steuerbehörde einreichen; und wiederholen Sie das folgende Jahr.
Oder Sie verbringen möglicherweise Stunden damit, Mitarbeiterinformationen zu sammeln und zu versuchen, die Lohn- und Steuererklärung zu entschlüsseln.
Ob Sie die Formulare W-2 selbst ausfüllen Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden oder einen Steuerberater haben, sollten Sie halbwegs fließend wissen, wie das Formular W-2 auszufüllen ist.
Als Verallgemeinerung zeigen die Felder des Formulars W-2 Informationen zu Identifikation, steuerpflichtigem Lohn, einbehaltenen Steuern und Leistungen an.
Boxen AF sind unkompliziert. Sie listen identifizierende Informationen über Ihr Unternehmen und Ihren Mitarbeiter auf. Die nummerierten Felder, Felder 1 bis 20, können etwas kniffliger werden.
Wenn Sie das Formular W-2 erläutern möchten, gehen Sie unten auf den Zweck der einzelnen Felder ein.
Feld A: Mitarbeiter Sozialversicherungsnummer
In Feld A wird die Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters angezeigt. Sozialversicherungsnummern sind neun Ziffern, die wie XXX-XX-XXXX formatiert sind.
Wenn Ihr Mitarbeiter eine Sozialversicherungskarte beantragt und diese nicht erhalten hat, lassen Sie das Feld nicht leer. Schreiben Sie stattdessen „Antrag auf“ in Feld A auf die Kopie der Verwaltung für soziale Sicherheit. Wenn der Mitarbeiter seine SS-Karte erhält, müssen Sie eine korrigierte W-2 ausstellen.
Feld B: Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)
In Feld B wird Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer angezeigt. EINs sind neunstellige Nummern, die wie XX-XXXXXXX strukturiert sind.
Die in Feld B eingegebene Nummer ist auf dem Formular W- jedes Mitarbeiters gleich. 2. IRS und SSA identifizieren Ihr Unternehmen anhand Ihres eindeutigen EIN.
Verwenden Sie Ihre persönliche Sozialversicherungsnummer nicht auf Formular W-2. Wenn Sie keine Arbeitgeberidentifikationsnummer haben, beantragen Sie zuvor ein EIN Formular W-2 einreichen. Markieren Sie dann in Feld B „Beantragt“.
Feld C: Name, Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers
Feld C identifiziert Ihr Unternehmen anhand einer Auflistung Name und Adresse Ihres Unternehmens. Verwenden Sie die gesetzliche Adresse Ihres Unternehmens, auch wenn diese sich von der Ihrer Mitarbeiter unterscheidet.
Ihre Mitarbeiter fragen sich möglicherweise, ob die Adresse falsch ist, wenn sie sich von ihrer Arbeitsadresse unterscheidet. Überprüfen Sie Ihre legale Geschäftsadresse und stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter korrekt ist.
Feld D: Kontrollnummer
Feld D ist möglicherweise leer, je nachdem, ob Ihr kleines Unternehmen Kontrollnummern verwendet oder nicht.
Eine Kontrollnummer identifiziert Formulare W-2, sodass Sie diese intern aufzeichnen können. Wenn Sie keine Kontrollnummern verwenden, lassen Sie dieses Feld leer.
Felder E und F: Name, Adresse und Postleitzahl des Mitarbeiters
Feld E zeigt den Vornamen des Mitarbeiters in der Mitte Vor- und Nachname. Verweisen Sie auf die SSN des Mitarbeiters, um dessen Namen korrekt einzugeben.
Geben Sie die Adresse des Mitarbeiters in Feld F ein.
Feld 1: Löhne, Trinkgelder, sonstige Vergütungen
Feld 1 meldet die Löhne, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen eines Mitarbeiters. Dies ist der Betrag, den Sie dem Arbeitnehmer während des Jahres gezahlt haben, das der Bundeseinkommensteuer unterliegt.
Zahlungen, die nicht der Bundeseinkommensteuer unterliegen, umfassen Beiträge zur Altersvorsorge vor Steuern, Krankenkassenprämien und Pendlerleistungen.
Die in Feld 1 angegebenen Löhne können höher oder niedriger sein als andere Löhne auf Formular W-2. Dies ist kein Fehler.
Beispielsweise kann der Box 1-Lohn eines Mitarbeiters niedriger sein als der Box 3-Lohn. Einige Leistungen vor Steuern sind von der Bundeseinkommensteuer befreit, jedoch nicht von der Sozialversicherungssteuer.
Wichtige Informationen für 2020: Haben Sie einem Mitarbeiter nach dem Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) bezahlten Kranken- und / oder Familienurlaub gewährt? )? Geben Sie hier den Betrag des bezahlten Urlaubs an.
Feld 2: Einbehaltene Bundeseinkommensteuer
In Feld 2 wird angezeigt, wie viel Bundeseinkommensteuer Sie vom Lohn eines Mitarbeiters einbehalten und an das IRS überwiesen haben.
Die Quellensteuer des Bundes basiert auf dem steuerpflichtigen Lohn und dem Anmeldestatus des Mitarbeiters.
Wenn Ihr Mitarbeiter eine Frage zu seinem Rückerstattungsbetrag hat oder warum er Steuern schuldet, weisen Sie ihn in Feld 2 an Das IRS vergleicht das, was der Arbeitnehmer das ganze Jahr über an Bundeseinkommenssteuern gezahlt hat, mit seiner Gesamtverbindlichkeit Sicherheitssteuer.Geben Sie in Kasten 3 nicht den Betrag der Vorsteuerabzüge an, die von der Sozialversicherungssteuer befreit sind.
Die Zahl in Kasten 3 sollte nicht höher sein als die Lohnbasis der Sozialversicherung. Für 2020 beträgt die SS-Lohnbasis 137.700 USD. Für das Jahr 2021 beträgt die Lohnbasis 142.800 USD.
Wenn Sie Tipps zur sozialen Sicherheit melden müssen (Feld 7), muss die Gesamtzahl der Felder 3 und 7 für 2020 weniger als 137.700 USD betragen (oder 142.800 USD für das Jahr 2021) im Jahr 2022).
Wichtige Informationen für 2020: Wenn Sie FFCRA bezahlten Kranken- und / oder Familienurlaub gewährt haben, geben Sie den Betrag in Feld 3 an.
Feld 4: Sozialversicherungssteuer einbehalten
In Kasten 4 wird angegeben, wie viel Sie von den Sozialversicherungslöhnen und -tipps eines Mitarbeiters einbehalten haben.
Wichtige Informationen für 2020: Haben Sie die Sozialversicherungssteuer eines Mitarbeiters gemäß den Executive Orders vom 8. August 2020 aufgeschoben? Nehmen Sie die latente Sozialversicherungssteuer NICHT in Feld 4 auf, wenn Sie sie nicht einbehalten haben. Nachdem Sie die latenten Sozialversicherungssteuern im Jahr 2021 vom Arbeitnehmerlohn einbehalten haben, müssen Sie das Formular W-2c einreichen. Weitere Informationen zum Aufschub und zu den Auswirkungen auf die W-2-Berichterstattung finden Sie in unserem COVID-19-Ressourcenzentrum.
Feld 5: Medicare-Löhne und -Tipps
Geben Sie ein, wie viel der Mitarbeiter benötigt verdient in Medicare-Löhnen und Trinkgeldern in Box 5.
Der Box 5-Wert eines Mitarbeiters entspricht im Allgemeinen dem Betrag in Box 4. Es gibt jedoch keine Medicare-Lohnbasis. Wenn der Arbeitnehmer über der Lohnbasis der sozialen Sicherheit verdient hat, ist die Zahl in Feld 5 höher als in Feld 3.
Wichtige Informationen für 2020: Wenn Sie FFCRA-Kranken- und / oder Familienurlaub bezahlt haben, geben Sie den Betrag in Feld 5 an
Feld 6: Einbehaltene Medicare-Steuer
In Feld 6 wird angezeigt, wie viel Sie vom Lohn eines Mitarbeiters für die Medicare-Steuer einbehalten haben. Der Anteil der Arbeitnehmer an der Medicare-Steuer beträgt 1,45% ihres Lohns.
Der Betrag in Feld 5 multipliziert mit dem Medicare-Steuersatz sollte gleich Feld 6 sein. Wenn der Arbeitnehmer jedoch mehr als 200.000 USD (einzeln) verdient, ist seine Steuerschuld sollte höher sein.
Wenn Sie einen Mitarbeiter über 200.000 USD (ledig) bezahlt haben, sollten Sie auch den zusätzlichen Medicare-Steuersatz von 0,9% von seinem Lohn über 200.000 USD einbehalten.
Kasten 7 : Sozialversicherungstipps
Wenn Ihr Mitarbeiter Trinkgelder verdient und diese gemeldet hat, geben Sie den Betrag in Feld 7 ein. Fügen Sie diese Trinkgeldbeträge auch in Feld 1 und 5 ein.
Wiederum die Gesamtsumme Die Anzahl der Boxen 7 und 3 sollte für 2020 nicht mehr als 137.700 USD (oder 2021: 142.800 USD) betragen.
Box 8: Zugewiesene Tipps
Geben Sie die Tipps an, die Sie Ihrem Mitarbeiter in Box 8 zugewiesen haben , wenn anwendbar. Zugewiesene Tipps sind Beträge, die Sie Mitarbeitern mit Trinkgeld zuweisen. Nicht alle Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern Trinkgelder zuweisen.
Geben Sie den Betrag in Feld 8 in den Feldern 1, 3, 5 oder 7 nicht an. Zugewiesene Trinkgelder sind nicht im steuerpflichtigen Einkommen auf Formular W-2 enthalten . Mitarbeiter müssen das Formular 4137 verwenden, um die Steuern auf zugewiesene Trinkgelder zu berechnen.
Feld 9: (leer)
Lassen Sie Feld 9 leer.
Feld 10: Pflegeleistungen
Haben Sie einem Mitarbeiter im Rahmen eines Hilfsprogramms für abhängige Pflege Leistungen für abhängige Pflege gewährt? Wenn ja, geben Sie den Gesamtbetrag in Feld 10 an.
Pflegeleistungen unter 5.000 USD sind nicht steuerpflichtig. Leistungen über 5.000 USD sind steuerpflichtig. Wenn Sie einem Mitarbeiter mehr als 5.000 USD gegeben haben, geben Sie den Überschuss in den Feldern 1, 3 und 5 an.
Feld 11: Nicht qualifizierte Pläne
In Feld 11 werden Arbeitgeberausschüttungen aus einer nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütung gemeldet Planen Sie einen Mitarbeiter.
Fügen Sie auch die Verteilungsbeträge in Feld 1 ein.
Feld 12: Codes
Es gibt eine Reihe von W-2-Feld 12 Codes, die Sie möglicherweise auf dem Formular W-2 eines Mitarbeiters eintragen müssen. Fügen Sie gegebenenfalls die Codes und Beträge in Feld 12 hinzu.
Diese Codes und Werte können den steuerpflichtigen Lohn des Mitarbeiters senken.
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat sich entschieden, 1.000 USD in einen Pensionsplan einzubringen. Sie würden D | schreiben 1.000,00 in Feld 12.
Feld 13: Kontrollkästchen
Feld 13 sollte keine Werte enthalten. Markieren Sie stattdessen die zutreffenden Kästchen. In Feld 13 gibt es drei Felder:
- Gesetzlicher Mitarbeiter
- Pensionsplan
- Krankengeld für Dritte
Wenn Sie beispielsweise Feld 12 Code D eingegeben haben, um die Pensionsbeiträge des Mitarbeiters anzuzeigen, aktivieren Sie auch das Kontrollkästchen ‚Pensionsplan‘.
Feld 14: Sonstige
Beträge und Beschreibungen melden in Feld 14, z. B. Leasingzahlungen für Fahrzeuge, einbehaltene Steuern für staatliche Invalidenversicherungen und abgezogene Krankenkassenprämien.
Wichtige Informationen für 2020: Wenn Sie einem Mitarbeiter bezahlten Kranken- und / oder Familienurlaub gewährt haben, geben Sie den Betrag mit an eine Beschreibung (z. B. „Krankenurlaubslöhne unterliegen dem Limit von 511 USD pro Tag) in Feld 14 ODER auf einer separaten Erklärung.
Feld 15: Bundesland | ID des Arbeitgebers
Gefällt mir Feld B, Feld 15 gibt die Arbeitgeber-ID Ihres Unternehmens an. Feld 15 ist jedoch zustandsspezifisch. Markieren Sie Ihr Bundesland mit der aus zwei Buchstaben bestehenden Abkürzung. Geben Sie dann Ihr Bundesland EIN an.
Einige Bundesländer erfordern dies nicht Lassen Sie Feld 15 leer, wenn Sie n haben o Meldepflicht bei Ihrem Bundesstaat.
Wenn Sie keine staatliche ID-Nummer eines Arbeitgebers haben und eine benötigen, wenden Sie sich an Ihren Bundesstaat.
Feld 16: Staatliche Löhne, Trinkgelder usw.
Feld 16 zeigt die Löhne eines Arbeitnehmers, die der staatlichen Einkommensteuer unterliegen. Wenn der Mitarbeiter in einem Staat ohne staatliche Einkommenssteuer arbeitet, lassen Sie Feld 16 leer.
Der Betrag von Feld 16 eines Mitarbeiters kann von Feld 1 abweichen. Dies ist kein Fehler. Einige Löhne sind von der Bundeseinkommensteuer und nicht von der staatlichen Einkommensteuer befreit.
Kasten 17: Staatliche Einkommensteuer
Geben Sie in Kasten 17 an, wie viel Sie für die staatliche Einkommensteuer einbehalten haben Lassen Sie Feld 17 leer, ohne die staatliche Einkommenssteuer einzubehalten.
Feld 18: Lokale Löhne, Trinkgelder usw.
Wenn die Löhne Ihres Mitarbeiters der lokalen Einkommenssteuer unterliegen, geben Sie deren Gesamtsteuer an Löhne in Feld 18. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Mitarbeiter an einem Ort ohne Einkommenssteuer arbeitet.
Der in Feld 18 angegebene Betrag kann sich von den Feldern 1 und 16 unterscheiden.
Feld 19: Lokale Einkommenssteuer
Geben Sie in Feld 19 alle lokalen Einkommenssteuern an, die vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten werden. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es nicht anwendbar ist.
Feld 20: Ortsname
In Feld 20 sollte der Name der Stadt oder des Ortes angezeigt werden.
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Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum am 20. Februar 2019 aktualisiert.
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