Erstellen leistungsfähiger Bereichsanweisungen
Eine erfolgreiche Projektumfangsanweisung sollte präzise und klar sein. Jeder, der die Erklärung liest, sollte eine gute Vorstellung davon haben, woraus das Projekt besteht (und was nicht Teil des Projekts sein wird). Diese Erklärung gibt einen Überblick über das Projekt. Es ist auch wichtig, in einer Projektumfangserklärung genau anzugeben. In diesem Artikel werden wir ein Beispiel für den Projektumfang durchgehen, damit Sie besser verstehen, wie Sie großartige Scope-Anweisungen erstellen. Beispiel: „Der Katalog enthält 100 Produkte“ ist besser als „Der Katalog enthält viele Produkte“ und „Das Projekt wird über sechs Monate abgeschlossen sein“ ist „Das Projekt wird über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen sein“ vorzuziehen. Je spezifischer Sie sein können, desto besser. Schauen wir uns einige Beispiele an, um die Möglichkeiten zum Erstellen von Scope-Anweisungen besser zu verstehen.
Upgrades der Universitätstechnologie
Stellen Sie sich vor, Sie werden mit der folgenden Scope-Anweisung konfrontiert: University X möchte ein Upgrade durchführen Zu den Einrichtungen gehören WiFi-Technologien, die überall auf dem Campus verfügbar sind. Dieses Projekt bietet Studenten, Fakultäten und Mitarbeitern die Möglichkeit, von überall auf dem Campus produktiv zu sein. Das Projekt wird über einen Zeitraum stattfinden, in dem messbare Ergebnisse erzielt werden. Was sind deine ersten Gedanken? Mein erster Gedanke ist, dass dieser Scope-Anweisung keines der SMART-Zielfunktionen fehlt. SMART steht für:
- spezifisch
- messbar
- vereinbart
- realistisch
- Zeitgebunden
Um die obige Scope-Anweisung in ein SMART-Ziel umzuwandeln, müsste die Universität ihr Projekt möglicherweise auf folgende Weise neu formulieren: Universität X wird das aktualisieren Bibliothek, Schlafsäle, Büros und dann alle Campusgebäude nach IEEE 802.11-Technologie, beginnend an der Nordseite des Campus mit der Bibliothek. Dieses Projekt wird die Produktivität der Fakultät, des Personals und der Studenten über den Computer fördern. Das Projekt wird bis zum Herbstsemester 2011 abgeschlossen sein. Sie werden feststellen, dass diese Scope-Erklärung spezifische Anweisungen für den Abschluss des Projekts enthält. Die Ergebnisse sind messbar – wir können wissen, wie viele Gebäude modernisiert werden. Es ist vereinbart, realistisch (weil wir einen Gebäude-für-Gebäude-Ansatz verfolgen) und zeitgebunden – es wird bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein.
Nicht nur über die Definition des Umfangs
Scope-Anweisungen definieren nicht nur den Scope. Sie listen auch den Teamnamen, Start- und Enddaten, Ziele, Ergebnisse und Meilensteine auf. Alternative Ansätze können identifiziert werden, Expertenurteile, Stakeholder-Analysen und Produktanalysen sollten ebenfalls aufgeführt werden. Die Scope Statement ist nicht mit einer Projektcharta zu verwechseln. Projektcharter sind stärker involviert und bieten Autorisierung für das Projekt.
Das lange Beispiel – Softwareentwicklung
Projekttitel: Bouncy Bunny zählt Geld Projektbegründung: Unser Unternehmen hat eine Lücke in der Markt, wenn es um Kinderartikel geht. Bouncy Bunny Counts Money wird diese Lücke schließen und unseren Markt für Buchhaltungssoftware für Eltern der Kinder, die dieses Spiel verwenden, weiter ankurbeln. Projektumfang: Dieses Projekt besteht aus der Erstellung eines marktfähigen Spiels basierend auf den Bouncy Bunny Counts Money-Comics auf unserer Website. Das Projekt wird bis Dezember 2010 abgeschlossen sein. Zu den Modulen des Spiels gehören ein einfaches Einkaufsspiel, eine Möglichkeit für Bouncy Bunny, Geld zu verdienen und die Spieler zu motivieren, weiter zu spielen. Projektergebnisse:
- Umfangserklärung
- Fortschrittsberichte
- Problemberichte
- Anmerkungen zu wöchentlichen Besprechungen
- Endgültiges Spiel
Projekterfolg: Das Projekt wird als erfolgreich eingestuft, wenn das Spiel verkauft wird.
Auswerten des Beispiels für die Aussage zum Umfang des Hüpfhasen
Die obige Scope-Anweisung enthält SMART-Ziele. Es fehlt noch eine ordnungsgemäße Scope-Anweisung. Erstens wird es weit mehr Ergebnisse geben, als aufgeführt sind. Bei der Festlegung der zu erbringenden Leistungen kann es hilfreich sein, zuerst Ihr Projekt zu zerlegen und dann eine Projektstrukturplan zu formulieren. Auf diese Weise wurden alle Meilensteine und Ergebnisse für Ihr Projekt definiert. Zweitens werden die Teammitglieder und wichtigen Stakeholder nicht aufgelistet. Eine der wichtigen Komponenten der Scope Statement ist eine Stakeholder-Analyse. Sie können eine Stakeholder-Analysematrix zum Erstellen Ihrer Scope-Anweisung verwenden. Auf diese Weise wird zu Beginn des Projekts festgelegt, wer an dem Projekt beteiligt sein wird. Drittens ist die Bestimmung des Projekterfolgs nicht SMART. Für dieses Projektteam ist es wichtig, genauer zu definieren, wie der Projekterfolg aussehen wird. Wie viele Exemplare sollen verkauft werden? Wie lange sollten sie brauchen, um zu verkaufen? In der Projektbegründung wird erwähnt, dass dieses Projekt auch den Umsatz mit der Buchhaltungssoftware von Unternehmen X steigern soll. Wie viele Einheiten davon sollten verkauft werden?Seien Sie in Ihrer Scope-Erklärung sehr genau, sie ist eines der wichtigsten Dokumente in Ihrem Projektplanungsprozess, und eine ordnungsgemäß geschriebene Scope-Erklärung hilft Ihnen dabei, das gefürchtete Scope-Creep zu verhindern. Viertens listet Unternehmen X in seiner Scope-Erklärung keine anderen Zeitpläne auf, als den Lesern mitzuteilen, dass das Projekt bis Dezember 2010 erstellt wird. Um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen, ist es für die Stakeholder wichtig, einen Zeitplan zu sehen und zu notieren wichtige Meilensteine. Wann wird zum Beispiel die Spielkonzeptkunst fällig? Wann wird das Scripting abgeschlossen sein? Wann wird die Produktverpackung fertiggestellt? Außerdem werden hier keine Probleme angeführt. Eine vorläufige Risikobewertung sollte durchgeführt werden, um potenzielle finanzielle Risiken zu berücksichtigen, die im Haushalt zu berücksichtigen sind. Schließlich ist kein Budget enthalten. Wie viel kostet es, Bouncy Bunny Counts Money zu erstellen? Wie viele Mitarbeiter werden benötigt? Indem Sie sich die Zeit nehmen, um eine gute Scope-Erklärung zusammenzustellen, kann Ihr Team einige der häufigsten Gründe vermeiden, warum Projekte langfristig scheitern.
Dieser Beitrag ist Teil der Reihe: Kontrolle über den Projektumfang behalten
Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss der Umfang von allen Beteiligten klar definiert und verstanden werden. In dieser Reihe finden Sie Tipps zum Schreiben einer Bereichsanweisung, zum Verarbeiten von Bereichsänderungsanforderungen und mehr.
- Schreiben einer Bereichsanweisung
- Beispiele für Projektbereichsanweisungen
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-Zertifizierung, Scope Management & Stakeholder-Management
- Implementieren des Scope & Änderungskontrolle in Ihrem Projekt