Sehr geehrter Student,
Wenn Ihr Professor Sie gesendet hat Bei einem Link zu dieser Seite sind wahrscheinlich zwei Dinge wahr: Erstens haben Sie wahrscheinlich eine E-Mail gesendet, die Sie nicht so darstellt, wie Sie dargestellt werden möchten. Zweitens, während andere Sie möglicherweise beschimpft, verspottet oder über die Zukunft verzweifelt haben Aufgrund Ihrer E-Mail-Adresse haben Sie diese an jemanden gesendet, der Ihnen helfen möchte, sich besser darzustellen.
Zum Teil, weil nur ein Klick oder Wischen oder zwei separate E-Mails von Facebook, Twitter, Instagram und SMS gesendet werden Die Grenzen zwischen professionellen E-Mails und informelleren Schreibweisen sind verschwommen, und viele Studenten finden die Konventionen professioneller E-Mails trübe. Wir glauben, wir können helfen, die Dinge zu klären.
Im Zeitalter der sozialen Medien Viele Schüler nähern sich dem E-Mail-Versand ähnlich wie SMS und anderen Formen der digitalen Kommunikation, wobei die entscheidenden Konventionen a Kürze und Informalität. Die meisten Hochschullehrer betrachten E-Mails jedoch eher als Briefe als als als Textnachrichten. Diese Art des Schreibens erfordert mehr Formalität, mehr Gründlichkeit und eine genauere Einhaltung der Konventionen des Edited Standard Written English – das heißt Rechtschreibung, Zeichensetzung, Großschreibung und Syntax.
Diese verschiedenen Schreibweisen sind genau das – verschiedene Schreibweisen. Der Briefansatz für E-Mails ist nicht immer und für immer besser (oder schlechter) als der SMS-Ansatz. Zu wissen, wie und wann man das eine oder das andere verwendet – basierend darauf, warum Sie schreiben und an wen Sie schreiben – macht den Unterschied. Wenn Sie also Emojis, Akronyme, Abkürzungen usw. verwenden, wenn Sie Ihren Freunden eine SMS schreiben, demonstrieren Sie tatsächlich legitime, nützliche Schreibfähigkeiten. Sie sind es jedoch nicht, wenn Sie das Gleiche tun, wenn Sie Professoren per E-Mail benachrichtigen, die E-Mails als Buchstaben betrachten.
Für ein effektives Schreiben müssen Sie Ihre Wörter entsprechend Ihrer Zielgruppe, Ihrem Zweck und Genre (oder der Art des Schreibens, z akademische E-Mail). Zusammen werden diese manchmal als rhetorische Situation bezeichnet. Einige der wichtigsten Konventionen für die rhetorische Situation des E-Mail-Versands eines Professors lauten wie folgt:
1. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile. Das Thema „Rhetorical Analysis Essay“ würde ein bisschen besser funktionieren als „heeeeelp!“ (und viel besser als die unverzeihliche leere Betreffzeile).
2. Verwenden Sie eine Anrede und Unterschrift. Anstatt direkt in Ihre Nachricht zu springen oder „Hey“ zu sagen, beginnen Sie mit einer Begrüßung wie „Hallo“ oder „Guten Tag“ und sprechen Sie dann Ihren Professor mit dem entsprechenden Titel und Nachnamen wie „Prof.“ an. Xavier „oder“ Dr. Octavius „. (Obwohl dies je nach Geschlecht, Rang und Bildungsniveau Ihres Lehrers schwierig sein kann, ist „Professor“ normalerweise eine sichere Wahl, um einen Hochschullehrer anzusprechen.) Ebenso, anstatt mit „Von meinem iPhone gesendet“ oder gar nichts abzuschließen Fügen Sie eine Signatur wie „Best“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von Ihrem Namen hinzu.
3. Verwenden Sie Standard-Interpunktion, Groß- und Kleinschreibung, Rechtschreibung und Grammatik. Anstatt „idk“ zu schreiben, worüber 2 Riten in meinem Papier kannst du helfen? “ Versuchen Sie etwas mehr wie: „Ich schreibe, um nach den Themen zu fragen, die Sie gestern im Unterricht vorgeschlagen haben.“
4. Tragen Sie dazu bei, das zu lösen, was Sie lösen müssen. Wenn Sie eine E-Mail senden, um etwas zu fragen, das Sie suchen könnten Wenn Sie sich selbst als weniger einfallsreich präsentieren, als Sie eigentlich sein sollten. Wenn Sie jedoch erwähnen, dass Sie den Lehrplan bereits überprüft, Klassenkameraden gefragt und alte E-Mails des Professors durchgesehen haben, präsentieren Sie sich als verantwortlich und ergreifen die Initiative. Also anstatt zu fragen: „Was sind unsere Hausaufgaben für heute Abend?“ Sie könnten schreiben: „Ich habe die Lehrplan- und Kurswebsite nach den zugewiesenen Hausaufgaben dieses Wochenendes durchsucht, kann sie aber leider nicht finden.“
5. Seien Sie sich der Bedenken hinsichtlich des Anspruchs bewusst. Zu Recht oder zu Unrecht, viele Professoren sind der Meinung, dass Studenten „heutzutage“ ein zu starkes Anspruchsgefühl haben. Wenn Sie anscheinend Hilfe verlangen, Abwesenheiten abschütteln oder davon ausgehen, dass verspätete Arbeit ohne Strafe akzeptiert wird, weil Sie einen guten Grund haben, sehen Ihre Professoren Sie möglicherweise als verantwortungslos oder anmaßend an. Selbst wenn es stimmt, dass „der Drucker nicht gedruckt hat“ und Sie „wirklich ein A in dieser Klasse benötigen“, ist Ihre E-Mail effektiver, wenn Sie Verantwortung übernehmen: „Ich habe nicht gut genug geplant, und ich Akzeptieren Sie alle Richtlinien, die Sie für spätere Arbeiten haben. “
6. Fügen Sie einen Hauch von Menschlichkeit hinzu. Einige der effektivsten E-Mails sind nicht ausschließlich geschäftlich – nicht ausschließlich in Bezug auf den Lehrplan, die Note, die Abwesenheit oder die Zuweisung. Während Sie offensichtliche Schmeichelei vermeiden, können Sie etwas kommentieren, was im Unterricht gesagt wurde, Informationen über ein Ereignis austauschen, über das der Professor möglicherweise etwas wissen möchte, oder einen Artikel aus Ihrem Newsfeed weitergeben, der für den Kurs relevant ist. Diese Art von Schnörkeln, gewebt Geben Sie der E-Mail einen anmutigen Touch und erkennen Sie, dass Professoren nicht nur Punktbewahrer, sondern auch Menschen sind.
Wir hoffen, dass diese Regeln (oder diese und diese) Ihnen helfen, zu verstehen, was die meisten Professoren von akademischen E-Mails erwarten oder wollen. Das bringt uns zurück zum größeren Punkt: Effektives Schreiben bedeutet nicht einfach, alle Regeln zu befolgen. Effektiv zu schreiben bedeutet, als Akt menschlicher Kommunikation zu schreiben – Ihre Worte im Lichte dessen zu formen, an wen Sie schreiben und warum.
Natürlich werden Sie die Zukunft des Planeten nicht wirklich durch das Schreiben von E-Mails sichern mit einer Betreffzeile und einigen Satzzeichen. Aber Sie werden Ihren Professoren helfen, sich ein wenig weniger Sorgen zu machen.
Mit Wünschen für die besten E-Mails der Zukunft,
PTC und CHM