NEKLASIFIKOVÁNO (U)
5 FAH-1 H-430
OBÁLKY A POŠTOVÁNÍ
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Kancelář původu: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 OBECNĚ
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Postupujte podle pokynů v této části pro přípravu obálek a používání poštovních služeb v oddělení a poštou. Viz 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, kde najdete podrobné pokyny týkající se odesílání pošty a poštovních kanálů pouchand. Další informace získáte v centrálním centru zpráv / podatelně vaší organizace.
b. Oficiální nezařazená pošta pocházející z Oddělení a poštovních zásilek musí být měřena (poštovné připevněno podle hmotnostních poštovních metrů) ke zpracování prostřednictvím Americké poštovní služby (USPS) nebo Vojenského poštovního systému (MPS).
c. Obálky s odměřeným poštovným musí být poslány přes centrální poštovní pobočku (DPM / U).
d. Oficiální odměřené obálky zaslané poštou jsou směrovány přes ministerstvo kvůli odpovědnosti.
e. Obálky obsahující utajovanou poštu musí být správně označeny. Vyplňte příslušné formuláře pro registraci utajovaných věcí (viz 5 Příloha FAH-1 H-431, Formulář DS-112, Příjem klasifikovaného materiálu) a poštovní zásilka (Formulář OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration – tento Formulář není k dispozici na webu A / GIS / DIR a je nutné jej získat od Federal ServicesAdministration (GSA) Federal Supply). Viz 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, kde najdete úplné pokyny k odesílání utajovaných a poštovních zásilek.
f. Obálky obsahující informace citlivé, ale nezařazené (SBU) musí být připraveny jako jiné „nezařazené“ obálky. Balíčky SBU musí být registrovány na formuláři OF-120 s neutajovaným označením. Úplné pokyny viz 14 FAH-4.
g. Centra zpráv (poštovní místnosti) jsou rozmístěna po celém oddělení. Další pokyny získáte v centru zpráv, které poskytuje služby vaší organizaci.
5 FAH-1 H-432 TYPY OBÁLEK
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Obálky velikosti Letter musí splňovat požadavky US Postal Serviceminimální velikost 5 palců dlouhé a 3 1/2 palce vysoké s hrubostí 0,007 palce a ne větší než 11 1/2 palce dlouhé a 6 1/8 palce vysoké s tloušťkou 1/4 palce (USPS Domestic Mail Manual). Alterter-size obálka (4 palce) je přibližná velikost složeného dopisu. Kdykoli je to možné, použijte k oficiální korespondenci obálku velikosti dopisu (je-li to nutné, skládací materiál). Viz 5 FAH-1Exhibit H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Window Envelope
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Pro nezařazené, běžné nebo administrativní poštovní zásilky použijte okenní obálku (k dispozici pouze ve velikosti dopisu). Používejte také pro velké informační pošty. Jméno a adresa adresáta se zobrazí v okně z písmene nebo štítku.
5 FAH-1 H-432.3 Light BrownEnvelope (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Kraftové obálky (běžně označované jako Flat Mail) používejte pro rozložený nebo nadrozměrný materiál, jako jsou vícenásobné přílohy, brožury atd. Kraftové (hnědý papír) obálky jsou k dispozici v několika velikostech; délka však musí být maximálně 15 palců, výška maximálně 12 palců a tloušťka maximálně 3/4 palce. Maximální hmotnost je 13 uncí. Plochá pošta musí být flexibilní a může vyžadovat ruční třídění (což může zpozdit doručení) a cenu více k nákupu a zpracování než obálka velikosti dopisu. Viz 5 FAH-1 Vystavte H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Obálka US GovernmentMessenger (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Pomocí obálky messenger přenášejte nezařazenou poštu v rámci oddělení nebo poštu. Znovu použijte obálku messenger přeškrtnutím poslední adresy v bloku v levý nebo pravý sloupec před jeho obrácením použít zadní stranu ve stejném pořadí. K zasílání pošty prostřednictvím běžné poštovní služby nepoužívejte obálku amessenger. Viz 5 FAH-1Exhibit H-432.3.
5 FAH-1 H-433 ROZVÍJÍ SE PO POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Pošta, která má být odeslána poštou prostřednictvím místní nebo mezinárodní pošty, vyžaduje poštovné v hostitelské zemi. Jasně označte pracovníkům podatelny požadovaný typ služby a povahu obsahu.
b. Pro zasílání pošty přes hostitelskou zemi nebo mezinárodní poštovní zařízení použijte obyčejnou bílou obálku s obligacemi. Vložte úplnou poštovní zpáteční adresu, která obsahuje jméno (počáteční a příjmení) a kancelářský symbol odesílatele, do levého horního rohu obálky.
5 FAH-1 H-434 SAMOSPRÁVA ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Použijte obálku s poštovným připojeným poštovním měřičem (nebo štítkem s adresou nebo odpovědí) s předtištěnou sadou „Oddělení“ k dopisu adresátovi, který je požádán o poskytnutí informací jménem vlády, ale není povinen tyto informace poskytnout .
b.Pokud odpovídáte na žádost ze soukromého sektoru, nepoužívejte přiložené poštovní známky nebo obálky opatřené razítkem s vlastním adresátem dodávané adresátem; Odpověď v oficiální obálce ministerstva. Vraťte razítko nebo obálku zpět adresátovi s odpovědí.
c. Pro další žádosti o informace od soukromého sektoru, kde se k tištěnému materiálu používá nepodepsaný formulářový list, lze použít štítek s adresou zaslaný jednotlivcem nebo organizací v oficiální obálce oddělení.
5 FAH-1 H- 435 ADRESÁŘSKÉ OBÁLKY
5 FAH-1 H-435.1 Zpáteční adresa
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Pro obálky v oddělení zobrazte symbol kanceláře, iniciály a příjmení odesílatele a číslo místnosti v levém horním rohu přímo pod tištěnou zpáteční adresou.
b. Na poštu umístěte úplnou geografickou polohu a identifikaci příspěvku přímo pod slova „Official Business.“
c. Příklady správného formátu adresy najdete v 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 Od příspěvku kNe- Vládní adresy
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Zobrazit úplnou geografickou zpáteční adresu příspěvku takto:
Příklad:
Politická sekce – místnost 555
Velvyslanectví USA v Londýně, Anglie JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Od pošty do oddělení, jiné federální agentury nebo jiné pošty
(CT: CH-31; 10. 7. 2013)
Pokud používáte poštovní obálky, ukažte symbol kanceláře a podívejte se na příklady ve 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adresát
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Vždy používejte úplnou adresu na obálkách. Použijte styl blokování, jednoduché mezery (jsou-li tři nebo více řádků) a otevřená interpunkce. Dvouřádková dvouřádková adresa. Odsazení čáry přenosu dvě mezery. Zadejte město nebo stát na stejném řádku a za ním PSČ nebo cizí kódové číslo. U mezinárodní pošty umístěte název země na poslední řádek. Pokud je to nutné, umístěte řádek „Pozor“ do levé dolní části obálky.
b. U mezinárodní pošty zadejte zemi velkými písmeny:
Příklad:
Pan John Doe
345 Morris Road
Londýn JN2 34P
ANGLIE
c. Jeruzalém je zvláštní situace. Neoznačujte zemi pro Jeruzalém. Konkrétní otázky týkající se správného názvu cizího města nebo země směřujte na oddělení země nebo do úřadu geografa (INR / GE).
d. Pokud jde o místní poštovní adresu, nahlédněte do publikace Department of State, Key Officers of Foreign Service Posts, která uvádí příspěvky abecedně podle zemí. Viz také telefonní seznam ministerstva.
e. Pošta adresovaná na vojenskou poštu v zahraničí vyžaduje čísla AA, AE nebo AP s poštovním směrovacím číslem. Vojenská poštovní služba (MPS) přiřazila čísla APO / FPO na zeměpisné poloze. Konkrétní čísla viz 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook,
5 FAH-1 H-435.3 PSČ *
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Vždy uvádějte poštovní směrovací číslo v adrese zasílané prostřednictvím kanálů USPS. Použijte 9místný kód, pokud je k dispozici. Oddělení používá 9místný kód (20520-xxxx) pro automatické třídění pošty, které se musí objevit v bloku adres veškeré pošty adresované ministerstvu ve Washingtonu, DC nebo na poštách. Adresy budou vyplněny velkými písmeny s nopunktuacemi.
b. Prvních 5 číslic PSČ pro oddělení musí být 20520. Poslední 4 číslice označují číslo místnosti.
c. Použijte poštovní směrovací číslo 20521 pro poštu určenou k postplusování posledních 4 číslic k identifikaci příspěvku (viz 14 FAH-4 , Pouch a Příručka pro poštu).
Příklad:
JOHN DOE
ODDĚLENÍ STÁTU
POLITICKÁ SEKCE
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TYPY POŠTOVNÍ SLUŽBY
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Oddělení poskytuje několik typů poštovních služeb. Použijte USPS k oficiální korespondenci se všemi americkými adresami. Zašlete oficiální poštu prostřednictvím systému messenger pro přeposlání do poštovní místnosti ministerstva, kde bude zadána do kanálů USPS. Další pokyny naleznete v příručce 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook.
5 FAH-1 H-436.1 Special MailServices
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pro kteroukoli z následujících speciálních služeb (nikoli rutinní korespondence), ruční přenášení e-mail pro zpracování do Centrální poštovní místnosti (B-528). Viz 5 FAH-1Exhibit H-436.1 pro ukázkové formuláře, které se mají připojit k položce, když požadujete speciální služby:
(1) Vrátit potvrzení – použít jako důkaz doručení;
(2) Doporučená pošta – použijte pro poštu SBU, důvěrnou nebo tajnou;
(3) certifikovaná pošta – použijte pro poštu vyžadující záznam o odeslání, doručení nebo vrácení příjem;
(4) Prioritní pošta – použijte pro poštu a zásilky vážící více než 13 uncí pro rychlejší doručení ve srovnání s balíkovou službou (všimněte si vyšší sazby); a
(5) Expresní pošta – použijte, když musí být pošta doručena příští den v rámci U Spojené státy. Maximální hmotnost je 70 liber.U každého kusu expresní pošty uveďte kontrolní číslo oddělení (žádost od úřadu nebo výkonné kanceláře). Ručně odneste poštu na poštu do pondělí do pátku do 15:15, pro stejný den. Typy expresní pošty jsou:
(a) Služba Post Office to Post Office naznačuje, že je možné ji vyzvednout v cílovém zařízení do 10:00 následujícího pracovního dne; a
(b) Služba Post Office to Addressee znamená, že zásilka bude doručena adresátovi v doručovací oblasti cílového zařízení do 15:00 následujícího pracovního dne.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Vakový poštovní systém je vyhrazen pro mezinárodní přenos oficiální komunikace USA mezi ministerstvem a poštami, mezi poštami a mezi jinými federálními agenturami a jejich zástupci v jurisdikci amerického diplomatického nebo konzulárního úřadu. Úplné postupy týkající se pouzdra a pošty jsou uvedeny v příručce 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook.
b. Poraďte se s referentem kontroly vaků na oddělení nebo na postu ohledně otázek týkajících se procedur poštovní schránky nebo aktuálního pouchschedule.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Poštovní zásilky, které kolují mezi kancelářemi a kancelářemi, se mohou chovat neseny (bez obálky) zaměstnanci kanceláře nebo posly kanceláře, pokud nejsou klasifikovány nebo kontrolovány a nevycházejí z budovy. Formulář OF-41, Routing and Transmittal Slip, může být umístěn na poštu přepravovanou cestujícími mezi kancelářemi ve stejné budově.
b. Poštu adresovanou zaměstnancům mimo kancelář nebo v jiné budově doručují poslové Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM). Omezená kurýrní služba je k dispozici pro doručení do dalších federálních agentur v oblasti Washingtonu, DC. Vždy používejte obálku pro poštovní zásilky A / LM / PMP / DPM (klasifikované nebo nezařazené). Chcete-li zajistit rychlé doručení, uveďte na obálce jméno adresáta, symbol kanceláře, číslo místnosti a budovu. U jiné agentury uveďte před kancelářskou značku symbol agentury (např. OMB) (viz 14 FAH-4).
c. Vyžádejte si speciální kurýrní službu (automobil) pro přepravu utajovaných materiálů a naléhavé zprávy do jiných federálních agentur v dané oblasti. Pro utajované nebo administrativně kontrolované materiály (SBU) používejte oficiální obálky. Přiložte formulář DS-112, potvrzení o utajovaném materiálu (viz 5 FAH- 1 ExhibitH-431) a poštovní obálky (viz 5 FAH-1Exhibit H-432.3) pro nezařazené poštovní zásilky. Ručně doručte poštu pro kurýrní službu do poštovní místnosti s vakem a označte ji kurýrní službou.
d. jiná agenturní služba vyzvednutí, přiveďte položky přímo do centra zpráv a rychle je doručte dalším federálním agenturám, které mají denní vyzvednutí pošty. Další domácí interní postupy pro zasílání zpráv viz 14 FAH-4.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pro K dispozici jsou služby zasílání zpráv a pošty, konzultujte administrativní pracovník a / nebo centrum informačního programu s každým pracovníkem (viz 14 FAH-4 pro obecné a specifické celkové pouch a poštovní postupy).
5 FAH-1 H- 436.4 Další poštovní kanály z příspěvků
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Příspěvky poskytují mezinárodní poštovní služby, poštovní služby hostitelských zemí a americkou vojenskou poštovní službu, jsou-li k dispozici (viz 14 FAH-4, Příručka s pouzdrem a poštou). Používejte mezinárodní a místní poštovní služby pro nezařazenou poštu, pouze pokud to schválí hlavní důstojník. Odeslat veškerou klasifikovanou nebo administrativně kontrolovanou poštu (SBU) prostřednictvím centra informačních programů ke zpracování prostřednictvím USPS.
b. Použijte jednu z následujících speciálních služeb dostupných prostřednictvím kanálů z příspěvků:
(1) Letecká pošta – použijte leteckou poštu k urychlení pošty, pokud pomoc vyžaduje leteckou dopravu pro rychlé doručení. Použijte airmailenvelopes nebo označte obálku nebo balíček „AIRMAIL“, abyste zajistili leteckou službu;
(2) Speciální dodávka – pokud je k dispozici místně, použijte tuto službu, pokud je jisté, že speciální manipulace urychlí servis; a
(3) Registrovaná pošta – slouží k registraci pošty podle místních požadavků po schválení služby hlavním úředníkem.
5 FAH-1 H-437 PROSTŘEDNICTVÍM H-439 PŘIHLÁŠENÍ
5 výstava FAH-1 H-431
Formulář DS-112, příjem utajované pošty