Dopis o nepřítomnosti je formální dopis, který napíšete svému nadřízenému a požádáte o volno z práce. Pro vaši personální složku je nutný formální dopis. Poskytuje písemný záznam o oznámení, které jste společnosti poskytli před tím, než budete potřebovat volno.
Váš dopis dokumentuje důvod vaší žádosti. I když můžete svou situaci vysvětlit osobně, písemný dopis poskytuje přesné vysvětlení vaší potřeby volna. Díky tomu bude váš manažer nebo pracovník personálního oddělení snazší porozumět.
Dopis může být předán jiným vedoucím pracovníkům ve společnosti, než aby se spoléhal na manažera, který situaci vysvětlí. Z právního hlediska tento formální dopis také zaznamenává vaši žádost, pokud vaše situace spadá do situací chráněných zákonem, jako je zákon o Američanech se zdravotním postižením (ADA) nebo zákon o rodinné a lékařské dovolené (FMLA).
Je-li třeba dopis o nepřítomnosti
Je dobrým zvykem napsat formální dopis o nepřítomnosti v každém případě, pokud požadujete volno z práce, na které se nevztahují dny nemoci a osobní dny, které společnost již poskytla. Před podáním žádosti o volno byste měli potvrdit, zda by toto volno mělo být dodrženo podle příručky pro zaměstnance nebo podle státních a federálních zákonů.
Zákony vyžadující přiměřené žádosti o volno (například ADA) a FMLA) mají zvláštní ustanovení. Například společnost musí mít 50 nebo více zaměstnanců, aby mohla dodržovat FMLA. Vaše situace musí také splňovat kritéria a možná budete muset předložit dokumentaci od lékaře nebo jiné strany.
V případě, že jste vybráni pro porotcovskou povinnost, společnost vám musí dát volno bez kompromisů vaše zaměstnání. Mnoho společností má vlastní protokol při řešení zdlouhavých absencí. Mohou vám nabídnout, že využijí vaše stávající dny dovolené a osobní dny k poskytnutí maximální výše placeného volna pro vaši situaci.
Pokud se na vaši situaci nevztahuje žádný zákon ani zásady vaší společnosti, stále stojí za to máte čas formálně požádat o volno. I když vaše společnost nemusí být ze zákona povinna poskytnout delší volno, může to být v jejich prospěch. Dobrý zaměstnanec se zkušenostmi a dosaženými výsledky je cenným přínosem.
Důsledky nepoužití dopisu o nepřítomnosti
Bez tohoto dopisu neexistuje žádný záznam, o který byste požádali absence.
Máte například ústní rozhovor s manažerem. Manažer vám uděluje volno, ale nezaznamenává jej nikde ve vašem souboru zaměstnání ani neinformuje ostatní vedoucí pracovníky. Jakmile vaše nepřítomnost překročí zaplacený čas a dny dovolené, které vám nashromáždily, může vás společnost automaticky ukončit.
V některých společnostech existují pravidla, která spadají pod „žádný hovor / žádné představení“. znamená, že zaměstnanec, který je nepřítomný bez předchozího upozornění, bude penalizován. Je možné, že byste nedodrželi protokol formálního psaní tohoto dopisu. Ztratili byste dovolenou a dny nemoci i pracovní místo.
Nejběžnější způsoby použití dopisu o nepřítomnosti
Existuje mnoho důvodů, proč byste si chtěli vzít volno z práce. Na některé z nich se vztahuje zákon. Na některé se může vztahovat vaše vlastní zásady společnosti.
Toto je několik nejčastějších důvodů, proč lidé požadují formální dovolenou:
- Narození dítěte. Mateřská a otcovská dovolená jsou často spadá pod zásady společnosti a FMLA. Vaše společnost může povolit stanovený počet placených týdnů volna.
- Smrt v rodině. Mnoho společností přiděluje w na prodloužené dny volna, kdy došlo k úmrtí v rodině.
- Vojenský pracovník / člen rodiny. Často je pokryto vojenské volno. To může zahrnovat zaměstnance, kteří jsou členy ozbrojených sil. Mohlo by to zahrnovat i rodinné příslušníky armády.
- Důvody zdraví. Mezi zdravotní důvody patří chirurgický zákrok, pokračující zdravotní potíže, trauma způsobené nehodou nebo problémy duševního zdraví, jako je deprese.
- Vzdělání. V některých scénářích jej zaměstnanci požádají, aby absolvoval pokročilé školení.
- Péče o nemocné rodinné příslušníky. Mnoho zaměstnanců čerpá volno z důvodu péče o členy rodiny, kteří trpí úrazem nebo onemocněním.
Co by mělo být obsaženo v dopise o nepřítomnosti?
Váš dopis by měl být stručné a jasné. Je důležité zahrnout několik informací:
- Datum. Datum by mělo být uvedeno v horní části dopisu.
- Vaše údaje. Patří sem vaše jméno, titul nebo pozice, vaše domácí adresa, e-mail a telefonní čísla.
- Informace vašeho nadřízeného. Zobrazuje se záznam, komu byl požadavek odeslán. Je to také standardní způsob, jakým adresujete jakýkoli dopis jednotlivci.
- Důvod žádosti. Toto by bylo krátké vysvětlení důvodu, proč potřebujete volno.
- Data vaší navrhované nepřítomnosti. Váš dopis by měl obsahovat přesná data.
Před napsáním dopisu o nepřítomnosti můžete o žádosti diskutovat. V takovém případě byste měli v textu dopisu uvést datum diskuse.
Mnoho zaměstnanců píše většinu své korespondence prostřednictvím e-mailu. Je v pořádku zaslat tento dopis e-mailem a uchovat si elektronické ověření jeho přijetí. Díky tištěné kopii dopisu je formálnější.
Vzorový dopis o nepřítomnosti
Níže uvedený vzorový dopis o nepřítomnosti uvádí požadavek „Chase Zeppeli“ na „Miranda Waller“ at ‚Starstruck Media, Inc.‘ V dopise Chase Zeppeli žádá o dovolenou ze zdravotních důvodů a uvádí, jak dlouho bude dovolená.
