Jakmile zašlete formulář W-2 svým zaměstnancům, nemusíte si dělat starosti s ročním formulář do příštího roku. Nebo ano? Pokud nevíte, jak vyplnit formulář W-2, můžete narazit na problémy.
Vaši zaměstnanci za vámi mohou přijít s dotazy ohledně formuláře W-2. A vaši zaměstnanci si mohou myslet, že jste udělali chybu, pokud je jejich hodnota W-2 Box 1 nižší než to, co si myslí, že si vydělali.
Jste připraveni prolomit zmatek? Čtěte dále a dozvíte se, jak vyplňovat formulář W-2, políčko po políčku a co to všechno znamená.
Jak vyplnit formulář W-2
Možná máte svůj formulář Odpovědnosti W-2 až po vědu. Vstupní informace o zaměstnanci; zasílat kopie zaměstnancům; podat formulář u SSA a státního, městského nebo místního daňového oddělení; a opakujte následující rok.
Nebo můžete strávit hodiny shromažďováním informací o zaměstnancích a pokusem o dekódování výkazu mezd a daní.
Ať už vyplňujete formuláře W-2 sami , používat software pro výplatu mezd nebo mít připravovatele daní, měli byste ovládat znalost vyplňování formuláře W-2.
V rámci zobecnění pole Formulář W-2 zobrazují identifikaci, zdanitelnou mzdu, zadržené daně a informace o výhodách.
Boxy AF jsou přímočaré. Uvádějí identifikační informace o vaší firmě a zaměstnanci. Očíslované boxy, Krabice 1-20, mohou být trochu složitější.
Pokud chcete vysvětlit Formulář W-2, ponořte se do níže uvedeného účelu každého boxu.
Krabice A: Zaměstnanec Číslo sociálního zabezpečení
Kolonka A zobrazuje číslo sociálního zabezpečení vašeho zaměstnance. Čísla sociálního zabezpečení jsou devět číslic, která mají formát XXX-XX-XXXX.
Pokud váš zaměstnanec požádal o kartu sociálního zabezpečení a neobdržel ji, nenechávejte toto pole prázdné. Místo toho napište do kolonky A na kopii správy sociálního zabezpečení „Žádáno o“. Když zaměstnanec obdrží svou kartu SS, musíte vystavit opravený kód W-2.
Kolonka B: Identifikační číslo zaměstnavatele (EIN)
Rámeček B zobrazuje vaše identifikační číslo zaměstnavatele. EIN jsou devítimístná čísla strukturovaná jako XX-XXXXXXX.
Číslo, které zadáte do rámečku B, je stejné na formuláři každého zaměstnance W- 2. IRS a SSA identifikují vaši firmu prostřednictvím vašeho jedinečného EIN.
Nepoužívejte své osobní číslo sociálního zabezpečení na formulářích W-2. Pokud nemáte identifikační číslo zaměstnavatele, požádejte o EIN před vyplňte formulář W-2. Poté v kolonce B označte „Applied For“.
Kolonka C: jméno, adresa a PSČ zaměstnavatele
Kolonka C dále identifikuje vaši firmu uvedením seznamu jméno a adresu vaší společnosti. Použijte právní adresu své firmy, i když je jiná, než kde pracují vaši zaměstnanci.
Vaši zaměstnanci se mohou ptát, zda je adresa nesprávná, pokud se liší od jejich pracovní adresy. Ověřte svou legální obchodní adresu a ujistěte se, že váš zaměstnanec je přesný.
Kolonka D: Kontrolní číslo
Kolonka D může být prázdná, v závislosti na tom, zda vaše malá firma kontrolní čísla používá, nebo ne.
Kontrolní číslo identifikuje formuláře W-2, takže o nich můžete interně vést záznamy. Pokud nepoužíváte kontrolní čísla, nechte toto pole prázdné.
Pole E a F: Jméno, adresa a PSČ zaměstnance
V poli E se zobrazuje křestní jméno zaměstnance, prostřední počáteční a příjmení. Odkazujte na SSN zaměstnance, abyste správně zadali jeho jméno.
Do pole F zadejte adresu zaměstnance.
Kolonka 1: Mzdy, tipy, další náhrady
Kolonka 1 hlásí mzdy, tipy a další náhrady zaměstnance. Jedná se o částku, kterou jste zaměstnanci zaplatili během roku a která podléhá federální dani z příjmu.
Platby nepodléhající federální dani z příjmu zahrnují příspěvky na penzijní připojištění před zdaněním, pojistné na zdravotní pojištění a výhody pro dojíždějící.
Mzdy, které hlásíte v rámečku 1, mohou být vyšší nebo nižší než jiné mzdy ve formuláři W-2. To není chyba.
Například mzdy zaměstnance v boxu 1 mohou být nižší než mzdy v boxu 3. Některé výhody před zdaněním jsou osvobozeny od federální daně z příjmu, ale nikoli od daně ze sociálního zabezpečení.
Důležité informace pro rok 2020: Poskytli jste placenou nemocenskou a / nebo rodinnou dovolenou zaměstnanci podle zákona o rodinné koronavirové reakci (FFCRA) )? Sem uveďte částku placeného volna.
Rámeček 2: Sražená federální daň z příjmu
Rámeček 2 ukazuje, kolik federální daně z příjmu jste zadrželi ze mzdy zaměstnance a poukázali na IRS.
Srážka federální daně z příjmu je založena na zdanitelné mzdě a stavu podání zaměstnance.
Pokud má váš zaměstnanec dotaz na částku vrácení peněz nebo na to, proč dluží daně, poučte jej do rámečku 2 IRS porovnává to, co zaměstnanec platil po celý rok na federálních daních z příjmu, s jejich celkovou odpovědností.
Rámeček 3: Mzdy v sociálním zabezpečení
Rámeček 3 ukazuje celkové mzdy zaměstnance podléhající sociálnímu Bezpečnostní daň.Do rámečku 3 nezahrnujte výši odpočtů před zdaněním, které jsou osvobozeny od daně ze sociálního zabezpečení.
Počet v rámečku 3 by neměl být vyšší než mzdový základ sociálního zabezpečení. Pro rok 2020 je mzdová základna SS 137 700 $. Pro rok 2021 je mzdová základna 142 800 USD.
Pokud musíte nahlásit tipy na sociální zabezpečení (rámeček 7), musí být celkový počet rámečků 3 a 7 nižší než 137 700 USD pro rok 2020 (nebo 142 800 USD pro rok 2021) v roce 2022).
Důležité informace pro rok 2020: Pokud jste poskytli FFCRA placenou nemocenskou nebo rodinnou dovolenou, uveďte částku v rámečku 3.
Kolonka 4: srážková daň ze sociálního zabezpečení
Rámeček 4 uvádí, kolik jste zadrželi mzdám a tipům zaměstnance v oblasti sociálního zabezpečení.
Důležité informace pro rok 2020: Odložili jste daň zaměstnance ze sociálního zabezpečení na základě výkonných nařízení z 8. srpna 2020? NEZAHRNUJTE odloženou daň ze sociálního zabezpečení do rámečku 4, pokud jste ji nezadrželi. Po zadržení odložené daně ze sociálního zabezpečení ze mzdy zaměstnanců v roce 2021 musíte podat formulář W-2c. Další informace o odkladu a jeho dopadu na hlášení W-2 najdete v našem Centru zdrojů COVID-19.
Rámeček 5: Mzdy a tipy pro Medicare
Zadejte, kolik zaměstnanců vydělané v mzdách a tipech Medicare v rámečku 5.
Hodnota zaměstnance v rámečku 5 je obecně stejná jako částka v rámečku 4. Neexistuje však žádná mzdová základna Medicare. Pokud zaměstnanec vydělal nad mzdovým základem sociálního zabezpečení, je číslo v rámečku 5 vyšší než v rámečku 3.
Důležité informace pro rok 2020: Pokud jste platili nemocenskou nebo rodinnou dovolenou FFCRA, uveďte částku v rámečku 5 .
Rámeček 6: Sražená daň z Medicare
Rámeček 6 zobrazuje, kolik jste zadrželi ze mzdy zaměstnance za daň z Medicare. Podíl zaměstnanců na dani z Medicare je 1,45% z jejich mezd.
Částka v rámečku 5 vynásobená sazbou daně z Medicare by se měla rovnat rámečku 6. Pokud však zaměstnanec vydělal více než 200 000 USD (jednotlivě), jeho daňová povinnost by měla být větší.
Pokud jste platili zaměstnanci nad 200 000 $ (single), měli byste také zadržet dodatečnou sazbu daně Medicare ve výši 0,9% z jeho mezd nad 200 000 $.
Rámeček 7 : Tipy pro sociální zabezpečení
Pokud váš zaměstnanec získal tipy a nahlásil je, zadejte částku do pole 7. Také zahrňte tyto částky tipů do polí 1 a 5.
Opět celková částka z boxů 7 a 3 by nemělo být více než 137 700 $ pro rok 2020 (nebo 142 800 $ pro rok 2021).
Rámeček 8: Přidělené tipy
V kolonce 8 uveďte tipy, které jste přidělili svému zaměstnanci , pokud existuje. Přidělené tipy jsou částky, které určíte tipovaným zaměstnancům. Ne všichni zaměstnavatelé musí svým zaměstnancům přidělit tipy.
Nezahrnujte částku v rámečku 8 do rámečků 1, 3, 5 nebo 7. Přidělené tipy nejsou zahrnuty do zdanitelného příjmu na formuláři W-2 . Zaměstnanci musí k výpočtu daní z přidělených tipů použít formulář 4137.
Rámeček 9: (prázdné)
Pole 9 ponechte prázdné.
Rámeček 10: Dávky závislé péče
Poskytli jste zaměstnancům dávky závislé péče v rámci asistenčního programu závislé péče? Pokud ano, uveďte celkovou částku do rámečku 10.
Dávky závislé péče do 5 000 USD jsou nezdanitelné. Výhody nad 5 000 $ jsou zdanitelné. Pokud jste dali zaměstnanci více než 5 000 $, uveďte přebytek v kolonkách 1, 3 a 5.
Kolonka 11: Nekvalifikované plány
Kolonka 11 uvádí rozdělení zaměstnavatelů z nekvalifikované odložené odměny plán pro zaměstnance.
Zahrňte také distribuční částky do rámečku 1.
Kolonka 12: Kódy
Existuje řada W-2 rámečku 12 kódy, které možná budete muset vložit na formulář zaměstnance W-2. Pokud je to možné, přidejte kódy a částky do rámečku 12.
Tyto kódy a hodnoty mohou snížit zdanitelnou mzdu zaměstnance.
Řekněme, že zaměstnanec byl zvolen přispívat do důchodového plánu částkou 1 000 $. Napsal bys D | 1 000,00 v rámečku 12.
Kolonka 13: Zaškrtávací políčka
Kolonka 13 by neměla obsahovat hodnoty. Místo toho označte příslušná políčka. V rámečku 13 jsou tři rámečky:
- statutární zaměstnanec
- důchodový plán
- výplaty nemocenských dávek třetích stran
Pokud jste například zadali kód D kódu 12 pro zobrazení příspěvků zaměstnance na starobní důchod, zaškrtněte také políčko „Důchodový plán“.
Kolonka 14: Jiné
Částky a popisy hlášení v rámečku 14, jako jsou platby za leasing vozidel, zadržené daně z pojištění pro případ invalidity a odečtené pojistné na zdravotní pojištění.
Důležité informace pro rok 2020: Pokud jste zaměstnanci poskytli placenou nemocenskou nebo rodinnou dovolenou, uveďte částku s popis (např. „Nemocenské mzdy podléhající limitu 511 $ za den) v rámečku 14 NEBO na samostatném výpisu.
Kolonka 15: Stát | ID státu zaměstnavatele
Líbí se Kolonka B, kolonka 15 uvádí identifikační číslo zaměstnavatele vaší firmy. Kolonka 15 je však specifická pro daný stát. Označte svůj stát pomocí dvoupísmenné zkratky. Poté uveďte svůj stát EIN.
Některé státy nevyžadují hlášení. Ponechejte kolonku 15 nevyplněnou, pokud máte n o Požadavek na hlášení ve vašem státě.
Pokud nemáte státní identifikační číslo zaměstnavatele a potřebujete ho, kontaktujte svůj stát.
Rámeček 16: Mzdy, tipy atd.
Rámeček 16 uvádí mzdy zaměstnanců, které podléhají státní dani z příjmu. Pokud zaměstnanec pracuje ve státě bez státní daně z příjmu, ponechte pole 16 nevyplněné.
Částka zaměstnance v poli 16 se může lišit od pole 1. To není omyl. Některé mzdy jsou osvobozeny od federální daně z příjmu, nikoli od státní daně z příjmu.
Rámeček 17: Státní daň z příjmu
V kolonce 17 uveďte, kolik jste zadrželi za státní daň z příjmu. ne srážkovou státní daň z příjmu, nechte kolonku 17 nevyplněnou.
Kolonka 18: Místní mzdy, spropitné atd.
Pokud mzdy vašeho zaměstnance podléhají místní dani z příjmu, zahrňte jejich celkovou daň. mzdy v rámečku 18. Pokud zaměstnanec pracuje v lokalitě bez daně z příjmu, ponechte toto pole prázdné.
Částka uvedená v rámečku 18 se může lišit od rámečků 1 a 16.
Rámeček 19: Místní daň z příjmu
V kolonce 19 uveďte jakoukoli místní daň z příjmu zadrženou ze mzdy zaměstnance. Pokud toto pole není použitelné, ponechte toto pole prázdné.
Rámeček 20: Název lokality
V rámečku 20 by měl být uveden název města nebo lokality.
Jste připraveni učinit ze svých povinností ve formuláři W-2 hračku? Software Patriot Software Full Service Payroll pro vás vyplní a založí formuláře W-2 na základě vašich mezd. Vaše jediná odpovědnost? Poskytování formulářů W-2 vašim zaměstnancům. Získejte bezplatnou zkušební verzi ještě dnes!
Tento článek byl aktualizován od původního data vydání 20. února 2019.
Toto není zamýšleno jako právní poradenství; Další informace získáte kliknutím sem.