Jak zastavit odkládání

Je páteční odpoledne a hodiny běží. Zuřivě pracujete na dokončení úkolu před uplynutím lhůty pěti hodin tiše si nadáváte, že jste to nezačali dříve.

Jak se to stalo? Co se stalo? Proč jste se přestali soustředit?

No, byly hodiny, které jste strávili re- čtení e-mailů a kontrola sociálních médií, nadměrná „příprava“, přestávky na kávu a čas strávený nad dalšími úkoly, které byste si mohli bezpečně nechat na příští týden.

Zní to povědomě? Pokud ano, jste ne sám!

Odkládání je past, do které mnozí z nás spadnou. Podle výzkumníka a řečníka Piers Steel ve skutečnosti 95 procent z nás do určité míry odkládá. I když může být uklidňující vědět, že nejste sami, může dojít k vytržení, když si uvědomíte, jak moc vás to může zadržet.

V tomto článku a videu se podíváme na to, proč se to stane, a prozkoumáváme strategie pro efektivnější správu a stanovení priorit vaší pracovní zátěže.

Je prokrastinace stejná jako být líní ?

Odkládání je často zaměňováno s leností, ale jsou velmi odlišné.

Odkládání je aktivní proces – místo úkolu, o kterém víte, že byste měli být, se rozhodnete udělat něco jiného. Naopak, lenost naznačuje apatii, nečinnost a neochotu jednat.

Otálení obvykle zahrnuje ignorování nepříjemného, ale pravděpodobně důležitějšího úkolu ve prospěch toho, který je zábavnější nebo snadnější.

Ale vzdání se tohoto popudu může mít vážné následky. Například i malé epizody prokrastinace nás mohou cítit provinile nebo stydět. reklama na sníženou produktivitu a způsobí, že nám bude chybět při dosahování našich cílů.

Pokud budeme otálet po dlouhou dobu, můžeme být demotivováni a rozčarováni z naší práce, což může vést k depresím nebo dokonce k práci ztráta, v extrémních případech.

Jak překonat otálení

Stejně jako u většiny zvyků je možné otálení překonat. Postupujte podle následujících kroků, které vám pomohou vypořádat se a zabránit prokrastinaci:

Krok 1: Uznejte, že prokrastinujete

Možná odkládáte úkol, protože jste museli změňte prioritu svého pracovního vytížení. Pokud důležitý úkol krátce odkládáte ze skutečně dobrého důvodu, pak nutně neodkládáte. Pokud však začnete věci odkládat na neurčito nebo změníte zaměření, protože se chcete něčemu vyhnout, pak pravděpodobně ano.

Můžete také odkládat, pokud:

• Naplňte svůj den úkoly s nízkou prioritou.
• Ponechejte položku ve svém seznamu úkolů na dlouhou dobu, i když je to důležité.
• Číst e-maily několikrát znovu, aniž byste se rozhodli, co s nimi.
• Spusťte úkol s vysokou prioritou a poté si dejte kávu.
• Naplňte svůj čas nedůležitými úkoly, které mají ostatní lidé místo toho, abyste se pustili do důležitých úkolů, které jsou již na vašem seznamu.
• Počkejte, až budete mít „správnou náladu“, nebo počkejte, až „bude správný čas“ na splnění úkolu.

Krok 2: Vypracujte, PROČ otálíte

Než začnete otcovat, musíte pochopit důvody, proč otálíte Kleťte to.

Například se vyhýbáte určitému úkolu, protože vám připadá nudný nebo nepříjemný? Pokud ano, podnikněte kroky, abyste to rychle odstranili, abyste se mohli soustředit na aspekty své práce, které vám budou příjemnější.

Špatná organizace může vést k otálení. Organizovaní lidé to úspěšně překonávají, protože používají prioritní seznamy úkolů a vytvářejí efektivní plány. Tyto nástroje vám pomohou uspořádat úkoly podle priority a termínu.

I když jste organizovaní, stále se můžete cítit úkolem zahlceni. Možná máte pochybnosti o svých schopnostech a máte obavy ze selhání, takže odložíte to a hledáte útěchu při práci, kterou víte, že jste schopni dokončit.

Někteří lidé se bojí úspěchu stejně jako neúspěchu. Myslí si, že úspěch povede k tomu, že budou zaplaveni žádostmi o další úkoly.

Překvapivě jsou perfekcionisté často prokrastinátoři. Často by se raději vyhnuli provedení úkolu, o kterém se domnívají, že na to nemají dostatečné schopnosti, než aby to nedokonale provedli.

Další hlavní příčinou odkladu je špatné rozhodování. Pokud se nemůžete rozhodnout, co dělat, pravděpodobně odložíte přijetí opatření, pokud uděláte špatnou věc.

Krok 3: Přijměte strategie proti prokrastinaci

Odkládání je zvyk – hluboce zakořeněný vzor chování. To znamená, že to pravděpodobně nezlomíte přes noc. Návyky přestanou být zvyky, jen když se jim nebudete vyhýbat, proto vyzkoušejte co nejvíce níže uvedených strategií, abyste si mohli dát co největší šanci uspět.

• Odpusťte si v minulosti prokrastinaci. Studie ukazují, že odpuštění vám může pomoci cítit se o sobě pozitivněji a snížit pravděpodobnost prokrastinace v budoucnu.
• Zavázat se k úkolu. Zaměřte se na to, abyste se nevyhýbali. Zapište si úkoly, které musíte splnit, a určete čas, kdy je budete dělat. Pomůže vám to proaktivně zvládnout svou práci.
• Slibte si odměnu. Pokud splníte obtížný úkol včas, odměňte se lahůdkou, například plátkem koláče nebo kávou z vaší oblíbené kavárny. A nezapomeňte si všimnout, jak dobrý je pocit věci dokončit!
• Požádejte někoho zkontrolujte se na vás. Tlak vrstevníků funguje! Toto je princip, za kterým stojí svépomocné skupiny. Pokud žádné nemáte kdo se zeptá, online nástroj, jako je Procraster, vám může pomoci se samokontrolem.
• Jednejte za pochodu. Řešte úkoly hned, jak se objeví, místo toho, abyste je nechali budovat za jiný den.
• Přeformulujte svůj interní dialog. Například fráze „je třeba“ a „musí“ naznačují, že nemáte na výběr, co děláte. Díky tomu se budete cítit bez moci a může to dokonce vést k sebasabotaci. Říkání „Rozhodl jsem se“ však znamená, že vlastníte projekt a díky němu budete mít větší kontrolu nad svým pracovním vytížením.
• Minimalizujte rozptýlení. Vypněte e-mail a sociální média a během práce se nesaďte nikde poblíž televize!
• Snažte se každý den „sníst brouka slona“! Získejte ty úkoly, které vám připadají nejméně příjemné, z cesty brzy. Po zbytek dne se tak budete moci soustředit na práci, která vás bude bavit.

Pokud odkládáte, protože vám připadá nepříjemný úkol, zkuste se zaměřit na „dlouhou hru.“ Výzkum ukazuje, že impulzivní lidé častěji odkládají, protože se zaměřují na krátkodobé bojujte proti tomu určením dlouhodobých výhod dokončení úkolu. Mohlo by to například ovlivnit vaši roční kontrolu výkonu nebo bonus na konci roku?

Další způsob, jak si úkol zpříjemnit je identifikovat nepříjemné důsledky toho, jak se mu vyhnout. Co se například stane, když nedokončíte práci? Jak by to mohlo ovlivnit vaše osobní, týmové nebo organizační cíle?

Zároveň může být užitečné přeformulovat úkol tím, že se podíváme na jeho význam a relevanci. Tím se zvýší jeho hodnota pro vás a vaše práce bude mít větší hodnotu. Je také důležité si uvědomit, že často můžeme přeceňovat nepříjemnost úkolu. Zkuste to tedy! Možná zjistíte, že to nakonec není tak špatné, jak jste si mysleli!

Pokud odkládejte, protože jste „neuspořádaní“, zde je šest strategií, které vám pomohou se zorientovat:

1. Uložte si seznam úkolů. To vám zabrání „pohodlně“ zapomenout na tyto nepříjemné nebo ohromující úkoly.
2. Upřednostněte svůj seznam úkolů pomocí Eisenhowerova urgentního / důležitého principu. To vám umožní rychle identifikovat činnosti, na které byste se měli zaměřit, a také ty, které můžete ignorovat.
3. Staňte se mistrem plánování a plánování projektů.Pokud máte na cestách velký projekt nebo více projektů a nevíte, kde začít, mohou vám tyto nástroje pomoci naplánovat si čas efektivně a snížit úroveň stresu.
4. Zvládněte nejtěžší úkoly ve špičkách. Pracuješ lépe ráno nebo odpoledne? Zjisti, kdy jsi nejefektivnější, a dělej úkoly, které ti v této době připadají nejobtížnější.
5. Stanovte si časově ohraničené cíle . Stanovení konkrétních termínů pro dokončení úkolů vás udrží na cestě k dosažení vašich cílů a bude znamenat, že nemáte čas na otálení!
6. Používejte aplikace pro správu úkolů a času. Existuje mnoho aplikací, které vám pomohou dosáhnout větší organizovanosti, například Trello a Toggl.

Pokud jste náchylní ke zpoždění projektů, protože vám připadají ohromující, zkuste je prolomit Jeffery Combs navrhuje řešení úkolů v 15– minutové výbuchy aktivity. Alternativně můžete vytvořit akční plán pro uspořádání projektu. Nejprve začněte s rychlými a malými úkoly. Tyto „malé výhry“ vám poskytnou pocit úspěchu a budete se cítit pozitivněji a méně zahlceni větší projekt nebo cíl, na kterém pracujete.

Nakonec, pokud si myslíte, že něco odkládáte, protože nemůžete rozhodnout, jaké kroky podniknout, nebo je pro vás těžké rozhodovat, proveďte podívejte se na naši škálu rozhodovacích nástrojů, které vám pomohou rozvíjet vaše rozhodovací procesy zabíjí.