Nové zaměstnanecké formuláře jsou základem procesu přihlášení. Než může zaměstnanec legálně začít pracovat pro vaše podnikání, musí vyplnit požadované formuláře. Jaké formuláře musí noví zaměstnanci vyplnit?
Jaké formuláře musí noví zaměstnanci vyplnit? Přehled
Vláda vyžaduje několik nových náborových formulářů. Další jsou nezbytné dokumenty, které potřebujete pro své podnikání.
Podívejte se na federální formulář zaměstnanecké způsobilosti, který musí zaměstnanci vyplnit:
- Formulář I-9
Zaměstnanci musí také vyplňte formuláře pro daň z příjmu, abyste mohli přesně vést mzdu:
- Formulář W-4
- Uveďte formulář W-4
A , zde je seznam potenciálních obchodních formulářů, jejichž vyplnění můžete vyžadovat od nových zaměstnanců:
- Nouzový kontaktní formulář
- Formulář pro potvrzení příručky pro zaměstnance
- banka formulář s informacemi o účtu
- Formuláře výhod
V následující tabulce najdete krátký přehled formulářů, které všichni zaměstnanci musí vyplnit, formuláře, které mohou vaši zaměstnanci vyplnit. a jejich účely:
Nové formuláře zaměstnanců podle kategorie
Znovu můžeme rozdělit nové papírování zaměstnanců do následujících kategorií:
- Formulář způsobilosti k zaměstnání
- Nové formuláře daně z pronájmu
- Formuláře specifické pro firmy
Chcete-li se dozvědět více o dokumentech, které budete možná potřebovat Zaměstnanci jsou součástí jejich nového balíčku pronájmu, čtěte dále.
Způsobilost k zaměstnání
Než můžete do svého týmu přidat zaměstnance, jste právně odpovědní za potvrzení, že je zaměstnanec způsobilý pracovat ve Spojených státech.
Formulář I-9
Mezi formuláři pro vyplnění nových zaměstnanců je formulář I-9. Formulář I-9, Ověření způsobilosti k zaměstnání, slouží k ověření, zda mají vaši zaměstnanci legálně povoleno pracovat ve Spojených státech. Využijte vydání formuláře I-9 z října 2019, abyste zůstali v souladu.
Formulář I-9 je rozdělen do tří částí. Zaměstnanec vyplní první část a vy vyplníte druhou část. Třetí část slouží pouze k ověření způsobilosti k zaměstnání nebo k opětovnému přijetí.
Formulář se ptá na otázky, jako je jméno, adresa, číslo sociálního zabezpečení a občanství zaměstnance. K dispozici je také část pro případ, že zaměstnanec použije zpracovatele nebo překladatele, aby jim pomohl vyplnit formulář.
Nezapomeňte, že pokud nový zaměstnanec nemá číslo sociálního zabezpečení, měl by vyplnit formulář SS-5, Žádost o kartu sociálního zabezpečení. Musíte mít evidované číslo sociálního zabezpečení pro každého zaměstnance, abyste ho mohli uvést na formuláři W-2.
Zaměstnanec musí předložit originální doklady prokazující svoji totožnost a způsobilost k zaměstnání. Tyto dokumenty potřebujete k vyplnění části pro zaměstnavatele na formuláři I-9. Ve formuláři I-9 existují tři seznamy přijatelných dokumentů: Seznamy A, B a C.
Zaměstnanci přinášejí jeden dokument ze seznamu A, který potvrzuje jejich totožnost a pracovní povolení (např. Americký pas). Nebo mohou poskytnout jeden dokument ze seznamu B, který potvrzuje jejich totožnost (např. Řidičský průkaz) a jeden dokument ze seznamu C, který ověří jejich pracovní povolení (např. Občanský průkaz USA).
U zaměstnavatele V této části uveďte informace o dokumentech, které zaměstnanec přináší. Poté podle svých nejlepších znalostí ověřte, zda jsou dokumenty pravé. Uveďte informace, jako je vaše jméno, obchodní firma a adresa společnosti, a podepište formulář I-9.
Nové formuláře daně z pronájmu
Než můžete přidat nový pronájem do své mzdy, musíte potřebujete vědět, kolik peněz zadržet ze svých mezd pro federální a případně státní daně z příjmu.
Chcete-li to zjistit, musíte shromáždit dva nové formuláře daně z pronájmu: federální a státní formuláře W-4.
Formulář W-4
Formulář W-4, osvědčení o zadržení zaměstnance, požaduje úřad IRS. Zaměstnavatelé používají formulář W-4 k určení výše federální daně z příjmu zadržené ze mzdy zaměstnance.
Zaměstnanci mohou do formuláře W-4 přidat informace ke zvýšení nebo snížení srážky federální daně z příjmu.
Formulář 2020 W-4 požaduje informace o zaměstnanci (např. jméno, číslo sociálního zabezpečení, adresu, rodinný stav) a úpravy srážkové daně. Zaměstnanci mohou své informace na formuláři W-4 kdykoli během roku změnit.
Ve výjimečných případech můžete mít dokonce zaměstnance, který požaduje osvobození od federálních daní z příjmu. Pokud zaměstnanec požaduje osvobození, nezrážejte mu federální daň z příjmu.
Poté, co obdržíte formulář W-4, použijte daňové tabulky v publikaci IRS 15 k určení výše zadržené daně.
Uveďte W-4
Jaké formuláře musí zaměstnanci vyplňovat kromě požadovaných formulářů W-4 a I-9? Pokud ve státě vašeho podnikání existuje státní daň z příjmu, vybírejte od zaměstnanců formuláře srážkové daně.
Ne všechny státy mají státní daň z příjmu.Aljaška, Florida, Nevada, New Hampshire, Jižní Dakota, Tennessee, Texas, Washington a Wyoming nemají státní daň z příjmu. Pokud vaše firma není v některém z těchto států, musí váš zaměstnanec vyplnit formulář srážkové daně.
Podobně jako federální formulář W-4, i státní srážkové daně požadují od zaměstnanců jejich osobní údaje. Mnoho států používá srážkové příspěvky k určení srážky daně z příjmu státu.
Pokud je vaše firma například v Kalifornii, musí váš zaměstnanec vyplnit zadržovací certifikát DE-4.
Mějte na paměti, že možná budete také muset srážet místní daň z příjmu ze mzdy zaměstnanců. Místní daně z příjmu jsou obvykle procentem ze mzdy zaměstnanců a nejsou určeny srážkovým formulářem.
Obchodní formuláře pro nové zaměstnance k vyplnění
Kromě způsobilosti k zaměstnání a daňových formulářů , můžete požádat nové zaměstnance, aby odeslali další formuláře pro vaše podnikání.
Nouzový kontaktní formulář
Požádání zaměstnanců o poskytnutí nouzových kontaktních údajů je velmi důležité. V případě nouze potřebujete vědět, na koho se máte jménem zaměstnance obrátit.
Nouzový kontaktní formulář může být stejně jednoduchý jako zaměstnanec poskytující své informace a informace o dvou až třech kontaktech. Zeptejte se zaměstnanců na jméno každého kontaktu, vztah k zaměstnanci, adresu a telefonní číslo domů a do práce.
Je dobrým nápadem, aby si zaměstnanci vybrali nouzové kontakty, které jsou trochu blízko jejich pracoviště. Zaměstnanci by měli v případě potřeby aktualizovat informace ve svém formuláři.
Formulář pro potvrzení příručky pro zaměstnance
Pokud jste dosud nepřemýšleli o tom, že ve vaší firmě budete mít příručku pro zaměstnance, nyní je čas ji vytvořit.
Příručka pro zaměstnance obsahuje podrobné informace, jako jsou pracovní zákony, chování zaměstnanců, mzdy a další důležité obchodní zásady. Pracovníci mohou v případě dotazů nahlédnout do příručky pro zaměstnance.
Poskytněte formulář potvrzení zaměstnanecké příručky, který zaměstnanec vyplní, ověřte, že si příručku přečetl a porozuměl zásadám vašeho podnikání.
Formulář s informacemi o bankovním účtu
Shromažďujte informace o bankovním účtu zaměstnance, pokud se rozhodnou přijímat své mzdy přímým vkladem nebo pokud jste ve stavu, který umožňuje povinný přímý vklad.
Formulář s informacemi o bankovním účtu by měl vyžadovat následující informace:
- Jméno zaměstnance
- Typ účtu (běžný nebo spořící)
- Název a směrovací číslo banky
- Číslo bankovního účtu zaměstnance
Zaměstnanec musí také podepsat a ověřit, že chce dostávat mzdu přímým vkladem.
Jakmile je pro vaši firmu nastaven přímý vklad a máte informace o bankovním účtu zaměstnance, můžete začít zpracovávat výplaty.
Formuláře výhod
Možná se rozhodnete nabídnout malé obchodní zaměstnanecké výhody. Pokud tak učiníte, shromážděte formuláře označující jejich zapojení do programů. Zaměstnanci vám musí předat formuláře, i když se nechtějí účastnit programů výhod.
Zde jsou některé výhody, které můžete ve svém malém podniku nabídnout:
- Zdravotní pojištění
- Životní pojištění
- Pojištění pro případ invalidity
- Penzijní plány
Poskytněte informace o výhodách, které nabízíte. V balíčku výhod musí vaši zaměstnanci přijmout nebo odmítnout účast v programu (programech). Sbírejte tyto formuláře od zaměstnanců, než je zaregistrujete.
Kdy by měli noví zaměstnanci vyplňovat formuláře?
Zaměstnanci musí před zahájením práce ve vaší firmě vyplnit nové formuláře zaměstnanců. Můžete mít buď zaměstnance:
- Vyplňte formuláře ve vaší firmě první den
- Vyplňte formuláře sami před jejich prvním dnem
Ujistěte se, že zaměstnanec předem ví, jaké dokumenty musí přinést, aby mohl vyplnit formulář I-9.
Jakmile nový zaměstnanec vyplní formuláře, uchovejte je ve svých záznamech. Váš zaměstnanec pak může začít pracovat ve vaší firmě.
Všechny formuláře zaměstnanců uchovávejte na jednom místě. Software pro lidské zdroje společnosti Patriot pro malé podniky je skvělým doplňkem k našemu online mzdovému softwaru. Se softwarem HR můžete uchovávat soubory zaměstnanců online a umožnit zaměstnancům přístup k jejich dokumentům. Vyzkoušejte obojí zdarma ještě dnes!
Tento článek byl aktualizován od původního data vydání 12. května 2017.
Toto není zamýšleno jako právní poradenství; Další informace získáte kliknutím sem.