Co je to software pro správu inventáře?
Správa inventáře zahrnuje mnohem víc než pouhé sledování toho, co uchováváte ve skladu nebo v maloobchodě. Správa zásob také zahrnuje sledování toho, co je ve vašem oddělení dílů, včetně jednotlivých dílů a kombinací těchto dílů použitých k vytváření dalších produktů a služeb. Správa zásob zahrnuje také zjištění, co mají vaši dodavatelští partneři nebo nejlepší zákazníci na skladě. U malých a středně velkých podniků (SMB) může být sledování všech těchto položek obtížné rychle, pokud k tomu použijete pouze tabulku. Vázání informací o produktech z inventáře na všechny ostatní datové platformy, které vaše organizace používá, vyžaduje specializovaný software s názvem software pro správu inventáře. Rozhodování o správném softwarovém balíčku pro vaše podnikání může být obtížné, protože je třeba porovnat požadované funkce s nejlepší cenou. Abychom tomuto úkolu pomohli, v tomto přehledu jsme otestovali a porovnali devět softwarových balíčků pro správu zásob.
Zatímco „správa zásob“ zní jako jednoduché sledování toho, co máte, software pro správu zásob ve skutečnosti funguje několik úrovní hluboko. Software by se měl integrovat s alespoň jedním dalším back-endovým kancelářským systémem, konkrétně s vaším balíčkem účetnictví nebo plánování podnikových zdrojů (ERP). Funkce systému řízení zásob je sledovat tyto skladové položky prostřednictvím akvizice, prodej nebo použití procesů; vyhledejte je v jednom nebo více skladech a naceňte (načtěte) náklady na inventář (někdy ve více měnách), abyste věděli, jakou hodnotu mají položky v inventáři pro účetní účely.
Tímto způsobem software pro správu zásob někdy se překrývá s typickým softwarem pro správu aktiv. Základní funkce se rozhodně soustředí na úroveň vašich zásob, ale tento druh softwaru také sleduje prodej, nákupní objednávky a dodávky. Kromě účetnictví je software pro správu zásob také často spojován se softwarem POS (point-of-sale) v mnoha operacích maloobchodu a prodejny. Plnění těchto funkcí s jednoduchou tabulkou může obejít i velmi malé operace. Jakýkoli větší podnik však bude chtít funkce identifikace aktiv, sledování objednávek a optimalizace dodavatelského řetězce, které poskytuje dobrý systém správy zásob.
Inventář kalkulace nákladů
Inventář je považován za podnik aktivum. Z tohoto důvodu se o ní účtuje v části Aktiva v rozvaze společnosti. Při prodeji nebo použití aktiv se tyto výsledky zaznamenají také v části Náklady na prodané zboží (COGS) nebo Náklady na použité zboží ve výkazu zisku a ztráty. .Toto číslo se počítá pomocí jedné nebo více cenových metod. Mezi běžné metody oceňování zásob používané v USA patří First In First Out (FIFO), vážený průměr nákladů, standardní náklady a specifické náklady (nebo konkrétní identifikace). Last In First Out (LIFO) byl nějakou dobu populární, ale upadl v nemilost a obecně se již ve většině zemí nepoužívá.
Zkratky LIFO a FIFO představují pořadí, v jakém je inventář získán a poté prodán nebo převeden . FIFO předpokládá, že nejdříve se prodá nebo převede nejstarší inventář, zatímco LIFO předpokládá, že se nejprve použije nejnovější inventář.
Vážené průměrné náklady se často používají v situacích, kdy jsou položky navzájem identické a to “ není možné přiřadit konkrétní náklady konkrétní jednotce nebo pokud účetní systém nemá schopnost sledovat zásoby pomocí FIFO (což není případ žádného ze systémů zásob, které zde kontrolujeme). Vážený průměr metoda vydělí náklady na zboží dostupné k prodeji počtem jednotek dostupných k prodeji, čímž se získá vážený průměr nákladů na jednotku.
Další častá metoda oceňování zásob se nazývá Standardní kalkulace. Se standardní kalkulací nahradit očekávané náklady skutečnými náklady v účetních záznamech a poté pravidelně zaznamenávat odchylky ukazující rozdíl mezi očekávanými a skutečnými náklady. Tento přístup je často jednodušší než použití FIFO v situacích, kdy existuje velká hora historických informací o nákladech. Standardní kalkulace vyžaduje, abyste vytvořili odhadované náklady na inventář používaný v podnikání; tato metoda se používá, když je příliš časově náročná na sledování skutečných nákladů. Vyžaduje však také, aby byly odhadované standardní náklady pravidelně porovnávány se skutečnými náklady na zásoby a aby byla v účetních záznamech provedena odchylka.
Další běžná metoda oceňování se nazývá Specifická kalkulace nákladů. Tato metoda přiřazuje náklady každé jednotlivé položce v inventáři. Specifická kalkulace se používá, když každá z položek inventáře má snadno dostupnou cenu, která se liší od ostatních položek v inventáři. Například je pravděpodobné, že výrobce speciálního nábytku použije konkrétní náklady.
Nakonec byste měli zvážit i druhý konec tohoto spektra, a to zjistit správnou cenu vašeho inventáře. Často uvidíte další dodavatele nabízející cenové přestávky na základě množství objednávky: Ušetřete 10 procent na našich widgetech jednoduše objednáním dalších 20 procent widgetů! Zjistit tu nejlepší volbu pro vaše podnikání však může být složité v závislosti na druzích souvisejících nákladů na přepravu s konkrétními produkty. Čím větší je váš inventář prodoctů, tím více tedy pravděpodobně platíte za skladování a možná i údržbu. To je místo, kde může pomoci systém, který může pomoci vypočítat množství ekonomické objednávky (EOQ). Obvykle se jedná o přizpůsobitelné kalkulačky, které můžete nakonfigurovat tak, aby zohledňovaly specifické potřeby vašeho konkrétního podniku.
Některé běžné podmínky inventáře
Jak je tomu u mnoha finančních systémů , subsystém zásob má vlastní sadu termínů. I když je to nad rámec tohoto úvodu, abychom poskytli komplexní seznam pojmů, se kterými se můžete setkat, zde jsou některé z těch běžnějších.
Jedna častá zkratka, se kterou se setkáte, se nazývá BOM nebo BOMP. To znamená „kusovník“ nebo „zpracování kusovníku“ a zjistíte, že se používá nejčastěji v systémech inventarizace výroby. Kusovník se používá, když je skladová položka tvořena podpoložkami; seznam těchto dílčí položky je kusovník. Podobným termínem je „kitting“, což je svazek dílů nebo položek, které tvoří hotový předmět (který lze poté použít jako položku v kusovníku). Můžete mít jak kitting, tak Kusovník v jedné položce inventáře, v závislosti na složitosti položky a na tom, jak podrobně potřebujete udržovat ceny inventáře.
Někdy narazíte na výraz „Just-in-Time (JIT)“. Toto je logistický termín používaný v operacích řízení dodavatelského řetězce (SCM) k načasování příjmu zásob tak, aby dorazil těsně před nebo přesně, když je to potřeba. Tato strategie zásob snižuje čas, který je ve skutečnosti skladován, což může ušetřit náklady .Tato strategie však vyžaduje některé pokročilé a dobře otestované funkce SCM. S řízením procesů a SCM souvisí také něco, co se nazývá „Work in Process“. Sleduje veškerý inventář uvolněný do výroby a poté sleduje inventář tak, jak je používán ve výrobě. obchod nebo továrna. V mnoha případech tyto dva pojmy najdete při zkoumání systémů inventáře výroby zaměřených na vše od malých výrobních obchodů, jako je opravna motocyklů ve vašem okolí, až po rozsáhlou továrnu na výrobu automobilů.
Software pro inventář: Co je třeba vzít v úvahu
Kvůli veškeré složitosti fungování inventáře v konkrétní organizaci budou vždy existovat aspekty, které úzce souvisejí s ostatními částmi vašeho účetního systému. Například „prodej i nákup jsou nedílnou součástí inventáře, protože nemůžete inventář„ prodat nebo použít, pokud jste jej “nezakoupili – a„ nemůžete jej prodat, pokud jej nemáte k dispozici “. Výjimkou je zásilka , což vám umožní přijmout prodejní objednávku a poté ji nechat odeslat přímo zákazníkovi ze skladu vašeho dodavatele. V zásadě platí, že pokud váš software pro zásobování má schopnost předání zásilky (a váš dodavatel je ochoten), pak svého dodavatele zásob používáte jako sklad. V závislosti na tom, jak je nastaven váš účetní systém, se zásilkové zásilky často nezaznamenávají jako zásoby. ale spíše jsou často zaúčtovány přímo do části „Náklady na prodané zboží“ vašeho účetního systému.
SCM se často prodává jako samostatný modul a odkazuje na logistiku získávání materiálů potřebných pro výrobu a / nebo položky potřebné pro další prodej zásob. Zahrnuje nákup, odeslání, příjem a skladování a jako takový je úzce integrován do inventáře. Jeden aspekt SCM se nazývá „Reorder Point“, což je funkce, kterou často najdete také v systémech správy zásob. Může to být manuální úroveň zadaná jakýmkoli správcem inventáře, který systém používá k vygenerování výstrahy, nebo dokonce PO, která sníží počet skladových položek pod určitou úroveň. Některé sofistikovanější systémy inventáře používají techniku zvanou Ekonomický řád e množství (EOQ). EOQ je metoda používaná k výpočtu optimálního množství a časů pro objednání (nebo změnu pořadí) inventáře, aby se minimalizovaly náklady na držení nebo skladování. Při použití EOQ v zásadě chcete, aby inventář klesl na co nejnižší možnou míru, aniž by došlo k vyprodání zásob (tj. Žádný inventář k prodeji nebo použití).
Maloobchodní inventář
Maloobchodní inventář má některé vlastní podmínky a postupy. Jednou z důležitých charakteristik maloobchodního inventáře je jeho úzká integrace s POS systémem, což znamená vaši pokladnu. POS systém poskytuje pokladní zařízení (včetně nejen pokladny, ale také věcí, jako jsou čtečky čárových kódů), které se dívá do databáze zásob, identifikuje konkrétní prodávanou položku a odečte ji ze skladu na skladě.V závislosti na typu prodávaného produktu nebo položky mohou být jednotlivé položky identifikovány čárovými kódy nebo štítky RFID (Radio-Frequency Identification). Ty jsou přiřazeny, když jsou položky zapsány do skladu, a poté jsou vyřazeny z inventáře, když jsou „znovu prodány. Některé POS systémy dokonce identifikují umístění položky, možná v konkrétním skladu nebo dokonce tam, kde sedí na podlaze skladu. To je běžné u operací s oděvy, spotřebním zbožím a elektronickým zbožím. Čárové kódování, umístění zboží a identifikace koše jsou také funkce, které „najdete v mnoha inventárních systémech.
Je třeba mít na paměti, že inventarizační software se téměř nikdy nepoužívá úplně sám. Spíše ano“ je často součástí modulárního účetního systému. I když tomu tak není, bude vždy nutné mluvit nebo integrovat s jinými back-endovými obchodními systémy, zejména s tím, co pro účetnictví používáte. Některé podniky upřednostňují získání všech svých účetních modulů, včetně správy zásob, od jednoho dodavatele. Pokud ale chcete implementovat nějakou integraci, můžete spojit aplikace od různých dodavatelů. To vám může nejen ušetřit náklady z hlediska licencování, ale také vám umožní využít přesně ty druhy funkcí, které potřebujete, i když pocházejí od různých dodavatelů softwaru. Všechny inventární systémy, které jsme zkontrolovali, mají schopnost exportovat data alespoň do tabulky, takže je lze importovat do účetního systému třetí strany.