Oprava nesprávných W-2 a W-3

Je mnohem snazší provádět opravy formulářů W-2 před jejich vložením se správou sociálního zabezpečení (SSA). Pokud jste před vyplněním formuláře chybu nenašli, zde je několik informací, které vám pomohou zjistit, co dělat.

Formulář IRS W-2 používají zaměstnavatelé k hlášení ročního příjmu a výše srážkových daní zaměstnancům a správě sociálního zabezpečení.

Formulář W-3 je předávací formulář který shrnuje součty všech zaměstnanců ve vaší společnosti. Zahrnuje součty všech položek ve formuláři W-2. Formulář W-3 nepotřebujete, pokud podáváte W-2 online.

Lhůta pro předání formulářů W-2 zaměstnancům a pro vyplnění těchto formulářů u SSA je stejná: 31. ledna roku následujícího po daňovém roce, který hlásíte.

Sankce IRS za chyby W-2

IRS při stanovení pokut zvažuje několik různých druhů chyb na formulářích W-2 a W-3:

• Chyba kvůli rozumné příčině a úmyslnému zanedbávání. Mohlo se například stát něco mimo vaši kontrolu (například chyba výpočtu počítače). V těchto případech musíte být schopni prokázat, že jste jednali rozumně a podnikli kroky, abyste se vyhnuli selhání.
• Nezahrnutí správných informací. Tyto chyby se týkají identifikačního čísla daňového poplatníka, příjmení příjemce a veškerých peněžních částek.
• Následnými chybami by byly chyby, které nezabrání SSA / IRS ve zpracování formuláře.
• De minimis (malé) chyby v částkách.

Úmyslné nerespektování požadavků na podání nebo správné informace má pokutu 500 $ za formulář W-2, bez maxima. Malé podniky (s průměrným ročním hrubým příjmem do 5 milionů USD nebo méně) mají nižší pokuty za nedodání správných výnosů do data splatnosti.

Pokud jste dosud nepředložili formulář W-2 SSA

Formuláře W-2c a W-3c jsou opravné formuláře a musí být odeslán na SSA, pokud potřebujete provést většinu změn ve svých formulářích W-2. Výjimka však existuje, pokud jste na SSA dosud neodeslali nesprávný W-2.

V tomto případě byste k opravě chyby nevydali formulář W-2c. Jednoduše zaškrtněte „void“ na kopii A původního formuláře, kopie, která je odeslána na SSA. Poté vytvořte nový W-2 se správnými informacemi.

Na kopii zaměstnance nového W-2 napište „opravený“ a dejte jej osobě a pošlete správnou kopii A na SSA.

Běžné chyby W-2 a jak je opravit

Zkontrolujte pokyny pro W-2 a Formuláře W-3 s podrobnostmi o opravách těchto chyb a odesílání oprav SSA.

Chyba ve jménu zaměstnance

Vyplňte formulář W-2c pouze do konce okénko „i“, pokud jste v předchozím formuláři správně nahlásili jméno zaměstnance nebo číslo sociálního zabezpečení, ale jméno nebo SSN je tento rok nesprávné. Nemusíte vyplňovat očíslovaná políčka s informacemi o mzdě a srážkách.

Jednoduše zopakujte původní W-2 a dejte jej zaměstnanci, pokud je to poprvé „nesprávně nahlásil své jméno nebo SSN. Budete také muset vyplnit a odeslat formuláře W-2c a W-3c, pokud jste již formulář odeslali na SSA spolu s W-3.

Chybějící nebo nesprávné obchodní EIN

Vytvořit ujistěte se, že identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), které vám vydá IRS, je použito na všech vašich souborech W-2. Pokud jste své EIN nahlásili nesprávně, budete muset založit W-3c, abyste jej opravili.

Chybějící částky dolaru

Všechna pole ve formuláři W-2 musí ukazovat „0.“ Nenechávejte pole prázdné.

Chyba v množství

Vyplňte úplně W-2c, zobrazte původní a opravené částky, pokud udělali jste chybu ve výši srážky nebo výdělku. Možná budete muset podat formulář 941c, pokud jste nesprávně vykázali mzdu nebo srážku ve čtvrtletním daňovém výkazu 941 – Zaměstnavatel.

Chyby v pokrytí zdraví sponzorovaného zaměstnavatelem

Musíte nahlásit náklady na pokrytí zdravotní péče u vašeho plánu zdraví skupiny sponzorovaného zaměstnavatelem. Tato informace se objeví v rámečku 12 W-2 a je „kódována“ DD.„Nemá to vliv na daňovou situaci zaměstnance, musíte však podle IRS odeslat formulář W-2c, abyste zde opravili jakékoli chyby.

Chyby při odchodu do důchodu Příspěvky

Informace o důchodovém plánu se objevují v rámečku 13 W-2 a pokud zde uděláte chybu, může to vašeho zaměstnance způsobit nejrůznější bolesti hlavy. Může ho nechat otevřený auditům a nechcete tento. Opravte zde chyby co nejdříve pomocí stejného pole 13 na formuláři W-2c.

Další poznámky k chybám

Pokud jste vypláceli mzdy zaměstnanci omylem jsou tyto mzdy zaměstnanci stále zdanitelné.

Nepoužívejte W-2c k hlášení oprav vyplácených zaměstnancům.

Některé další běžné chyby:

• Stahování kopie A formuláře W-2 nebo W-3 z internetu. Tento stažený formulář nelze skenovat a IRS jej nepřijme.
• Vynechání desetinné tečky a centů ze záznamů
• Vytváření záznamů, které jsou příliš malé nebo příliš velké.
• Přidávání znaků dolaru do boxů s peněžními částkami.
• Špatné formátování jména zaměstnance v poli e. Správný formát je umístit do prvního pole křestní jméno a počáteční písmeno zaměstnance, do druhého pole příjmení a do třetího pole libovolnou příponu (například „Junior“).
• Zadání nesprávného ID zaměstnavatele (EIN) nebo SSN zaměstnance pro SIN.
• Skládání, stříhání nebo sešívání Kopie Papírové formuláře zasílané SSA.
• Zasílání jiných formulářů nebo stránek na SSA.

Kde získat formulář W-2c

Správný formulář si však můžete zakoupit na webových stránkách IRS nebo na kterékoli jiné renomovaný obchod s kancelářskými potřebami nebo webové stránky. Podání online vám ušetří potíže se získáváním formulářů.

Připomenutí opožděných podání a sankcí

Ujistěte se, že své W-2 obdržíte do data splatnosti a vaše W-3 budou přeneseny do S SA včas, včetně opravených verzí, aby se zabránilo pokutám za pozdní distribuci a podání.

Aktuální výše pokut:

• 50 $ za každou opravu W-2 do 30 dnů od data splatnosti,
• 110 $, pokud podáte o více než 30 dní později a před 1. srpnem, a
• až 270 $ za každý formulář, pokud počkáte do 1. srpna. To se zvýší na 530 USD nebo 10 procent jakékoli nenahlášené částky, pokud situaci vůbec nevyřešíte.

Pečlivě si přečtěte pokyny

Tento článek obsahuje obecný přehled těchto mzdových a daňových výkazů. Není zamýšleno jako komplexní. Před dokončením W-2c nebo W-3c si pečlivě přečtěte pokyny uvedené v dokumentech.