Paretova analýza

Představte si, že jste právě byli povýšeni na vedoucího oddělení. Překypujete nápady, jak věci zlepšit, takže kde začnete?

V ideálním případě se chcete zaměřit na řešení problémů, které mají největší dopad. Jak se ale rozhodnout, který z nich bude řešit jako první?

Paretoova analýza je jednoduchá rozhodovací technika pro hodnocení konkurenčních problémů a měření dopadu jejich řešení. To vám umožní soustředit se na řešení, která vám přinesou největší užitek.

V tomto článku vám ukážeme, jak provést Paretovu analýzu, a vysvětlíme, jak pomocí vašich zjištění stanovit priority úkolů, které budou přinést největší pozitivní dopad.

Co je Paretova analýza?

Paretova analýza využívá Paretův princip – známý také jako „pravidlo 80/20“ – který vytvořil italský ekonom, Vilfredo Pareto ve své knize „Cours d“ économie politique z roku 1896.

Paretův princip uvádí, že 80 procent přínosu projektu pochází z 20 procent práce. Nebo naopak, že 80 procenta problémů lze vysledovat až k 20 procentům příčin. Paretova analýza identifikuje problémové oblasti nebo úkoly, které budou mít největší přínos. Nástroj má několik výhod, včetně:

• Identifikace a stanovení priorit problémů a úkoly.
• Pomáháme lidem efektivněji organizovat jejich pracovní zátěž.
• Zvyšování produktivity.
• Zvyšování ziskovosti y.

Kroky Paretovy analýzy

Nyní se podíváme na to, jak proveďte Paretovu analýzu:

Identifikujte a uveďte problémy

Napište seznam všech problémů, které potřebujete vyřešit. Kde je to možné, získejte zpětnou vazbu od klientů a členů týmu. Může to mít například podobu průzkumů mezi zákazníky, formálních stížností nebo protokolů technické podpory.

Zjistěte hlavní příčinu každého problému

Dále přejděte na hlavní příčinu každého problému . Techniky, jako je 5 Whys, analýza příčin a následků a analýza kořenových příčin, jsou k tomu užitečným nástrojem.

Problémy s hodnocením

Nyní uveďte každý problém, který jste uvedli důležitost. Metoda bodování, kterou použijete, bude záviset na druhu problému, který se snažíte vyřešit.

Chcete-li například zlepšit zisky, můžete problémy vyhodnotit podle toho, kolik stojí. Nebo, pokud se snažíte zlepšit spokojenost zákazníků, můžete je ohodnotit podle počtu stížností, které jste u každé obdrželi.

Seskupte problémy dohromady

Použijte analýzu hlavních příčin které jste provedli v kroku 3, abyste seskupili problémy podle společné příčiny. Pokud jsou například tři z vašich problémů způsobeny nedostatkem personálu, můžete je dát do stejné skupiny.

Přidat skóre pro Každá skupina

Nyní sečtěte skóre pro každou skupinu, kterou jste identifikovali. Ten s nejvyšším skóre by měl mít vaši nejvyšší prioritu a skupina s nejnižším skóre by měla mít vaši nejnižší prioritu.

Jednat

Konečně je čas jednat! problém s nejvyšším hodnocením bude mít pravděpodobně největší výplatu, jakmile bude opraven, takže začněte nejdříve hledat nápady, jak tento problém vyřešit.

Možná zjistíte, že vaše problémy s nejnižším skóre nemusí být obtěžovány, zvláště pokud jsou velmi nákladné opravit. Pomocí Paretovy analýzy ušetříte energii a zdroje na to, co je důležité!

Příklad analýzy Pareto

Jack převzal selhání počítačového servisního střediska s řadou problémů, které je třeba vyřešit. Jeho cílem je zvýšit celkovou spokojenost zákazníků.

Rozhodne se provést Paretovu analýzu s cílem posoudit a upřednostnit největší problémy, kterým centrum čelí. Nejprve je uvede do seznamu (viz sloupec Problém v tabulce níže). Poté identifikuje základní příčiny za každou z nich (viz sloupec Příčiny). Nakonec vyhodnotí každou položku podle počtu stížností zákazníků, které obdržela (viz sloupec Skóre).

Položky	Problém	Příčina	Skóre
1	Telefony neodpovídají dostatečně rychle.	Příliš málo zaměstnanců zákaznického servisu.	15
2	Zaměstnanci vypadají roztržitě a pod tlakem.	Příliš málo zaměstnanců zákaznických služeb.	6
3	Inženýři nejsou dobře organizovaní a často si musí rezervovat druhé návštěvy, aby přinesli další součásti.	Špatná organizace a příprava.	4
4	Inženýři nevědí, v kolik hodin dorazí. To znamená, že zákazníci možná budou muset být celý den, aby je mohl navštívit technik.	Špatná organizace a příprava.	2
5	Pracovníci zákaznického servisu vždy nevypadají, že vědí, co dělají.	Nedostatek školení.	30
6	Zákazníci jsou často rezervováni na schůzku s technikem, jen aby zjistili, že problém mohl být vyřešen telefonem.	Nedostatek školení.	21

Jack používá svoji analýzu seskupit problémy společně podle příčin, poté sečte skóre pro každou identifikovanou skupinu. Nyní je schopen objednat hlavní příčiny ovlivňující centrum, počínaje tou, která přilákala nejvyšší počet stížností zákazníků:

1. Nedostatek školení (položky 5 a 6) – 51 stížností.
2. Příliš málo zaměstnanců servisního střediska (položky 1 a 2) – 21 stížností.
3. Špatná organizace a příprava (položky 3 a 4) – 6 stížností.

Obrázek 1. Paretova analýza Centra počítačových služeb

Jak můžete vidět na obrázku 1 výše, podnikání bude mít největší užitek z toho, že zaměstnancům poskytne další školení, takže Jack by to měl vyřešit jako první. Mohl by také hledat zvýšení počtu zaměstnanců v call centru. Je však možné, že to nebude nutné – další školení může pomoci snížit stížnosti zákazníků a zvýšit produktivitu zaměstnanců.

Jackova Paretova analýza mu umožnila rychle identifikovat oblasti podnikání, které čelí největším výzvám, aby mohl soustředit své úsilí tam, kde je to nejvíce potřeba, a upřednostnit problémy, které podniku přinesou největší přínos. To mu pravděpodobně ušetří spoustu času a peněz, které by jinak mohl mít strávil pokusem vyřešit řadu různých problémů, z nichž některé mohly přinést jen velmi malou výhodu.