Vytváření výkonných prohlášení o rozsahu
Úspěšné prohlášení o rozsahu projektu by mělo být stručné a jasné. Každý, kdo čte prohlášení, by měl mít dobrou představu o tom, z čeho se projekt skládá (a co nebude součástí projektu). Toto prohlášení poskytne pohled na projekt. Je také důležité být konkrétní v prohlášení o rozsahu projektu. V tomto článku projdeme příkladem rozsahu projektu, abychom vám pomohli lépe pochopit, jak vytvářet skvělé příkazy rozsahu. Například „Katalog bude obsahovat 100 produktů“ je lepší než „Katalog bude obsahovat mnoho produktů“ a „Výhodnější je„ Projekt bude dokončen po určitou dobu. “ Čím konkrétnější můžete být, tím lépe. Abychom lépe porozuměli způsobům konstrukce příkazů rozsahu, podívejme se na několik příkladů.
Vylepšení univerzitních technologií
Představte si, že jste konfrontováni s následujícím příkazem rozsahu: Univerzita X chce upgradovat jeho zařízení zahrnuje technologie WiFi dostupné kdekoli na akademické půdě. Tento projekt nabídne studentům, učitelům a zaměstnancům schopnost být produktivní odkudkoli na akademické půdě. Projekt bude probíhat v časovém období, ve kterém bude dosaženo měřitelných výsledků. Jaké jsou vaše první myšlenky? Moje první myšlenka je, že tomuto prohlášení o rozsahu zcela chybí jakákoli funkce cíle SMART. SMART znamená:
- Specifický
- měřitelný
- dohodnutý
- realistický
- Time Bound
Aby se výše uvedené prohlášení o rozsahu změnilo na cíl SMART, univerzita by musela přepracovat svůj projekt, možná následujícím způsobem: University X upgraduje knihovna, koleje, kanceláře a poté všechny budovy kampusu využívající technologii IEEE 802.11, počínaje severní stranou kampusu s knihovnou. Tento projekt usnadní produktivitu prostřednictvím počítače fakulty, zaměstnanců a studentů. Projekt bude dokončen do podzimního semestru 2011. Všimněte si, že toto prohlášení o rozsahu obsahuje konkrétní pokyny pro dokončení projektu. Výsledky jsou měřitelné – můžeme vědět, kolik budov bude upgradováno. Je dohodnuto, realistické (protože uplatňujeme přístup od budovy k budově) a časově omezené – bude dokončeno do konkrétního data.
Nejen o definování rozsahu
Prohlášení o rozsahu nedefinují pouze rozsah. Rovněž uvádějí název týmu, počáteční a koncová data, cíle, výsledky a milníky. Mohou být identifikovány alternativní přístupy, měly by být uvedeny také odborné posudky, analýza zúčastněných stran a analýza produktů. Prohlášení o rozsahu nelze zaměňovat s chartou projektu. Chartery projektů jsou více zapojeny a poskytují povolení projektu.
Dlouhý příklad – vývoj softwaru
Název projektu: Bouncy Bunny počítá peníze Projekt Odůvodnění: Naše společnost má díru v na trhu, pokud jde o dětské předměty. Bouncy Bunny Counts Money tuto mezeru naplní a dále podpoří náš trh účetního softwaru pro rodiče dětí, které tuto hru používají. Rozsah projektu: Tento projekt bude spočívat ve vytvoření prodejné hry založené na komiksu Bouncy Bunny Counts Money na našem webu. Projekt bude dokončen do prosince 2010. Moduly hry budou obsahovat jednoduchou nákupní hru, způsob, jak si Bouncy Bunny vydělat peníze, a způsob, jak motivovat hráče, aby pokračovali ve hře. Výstupy projektu:
- Prohlášení o rozsahu
- Zprávy o pokroku
- Zprávy o problémech
- Týdenní poznámky ke schůzce
- Závěrečná hra
Úspěch projektu: Projekt bude označen za úspěšný, pokud se hra prodá.
Hodnocení příkladu prohlášení o rozsahu Bouncy Bunny
Zatímco výše uvedené prohlášení o rozsahu obsahuje cíle SMART, stále chybí jako řádné prohlášení o rozsahu. Nejprve bude existovat způsob, jak dosáhnout více výstupů, než je uvedeno. Při určování toho, jaké výstupy budou vyrobeny, může být užitečné nejprve rozložit váš projekt a poté formulovat strukturu rozpisu práce. Tímto způsobem budou pro váš projekt definovány všechny milníky a výsledky. Zadruhé, členové týmu a důležité zúčastněné strany nejsou uvedeni. Jednou z důležitých součástí prohlášení o rozsahu je analýza zúčastněných stran. Při vytváření prohlášení o rozsahu můžete použít matici analýzy zúčastněných stran. Tímto způsobem je definováno při zahájení projektu pouze to, kdo bude do projektu zapojen. Za třetí, stanovení úspěchu projektu není SMART. Pro tento projektový tým bude důležité dále definovat, jak bude vypadat úspěch projektu. Kolik kopií by se mělo prodat? Jak dlouho by jim měl trvat prodej? V odůvodnění projektu je uvedeno, že tento projekt má také zvýšit prodej účetního softwaru společnosti X. Kolik jednotek z toho by se mělo prodat?Buďte velmi konkrétní ve svém prohlášení o rozsahu, je to jeden z nejdůležitějších dokumentů v procesu plánování projektu a řádně napsané prohlášení o rozsahu vám pomůže zabránit obávanému obávanému rozsahu. Za čtvrté, společnost X neuvádí žádné časové osy ve svém prohlášení o rozsahu, kromě toho, aby řekla čtenářům, že projekt bude vytvořen do prosince 2010. Aby bylo možné spustit úspěšný projekt, bude důležité, aby zúčastněné strany viděly harmonogram a poznamenaly důležité milníky. Kdy například bude splatné umění herního konceptu? Kdy bude skript dokončen? Kdy bude balení produktu dokončeno? Také zde nejsou uvedeny žádné problémy. Mělo by být provedeno předběžné posouzení rizik s ohledem na potenciální finanční rizika, která mají být zahrnuta do rozpočtu. Nakonec není zahrnut žádný rozpočet. Kolik to bude stát za vytvoření Bouncy Bunny počítá peníze? Kolik zaměstnanců bude požadováno? Tím, že si uděláte čas na sestavení dobrého prohlášení o rozsahu, se váš tým může vyhnout některým běžným důvodům, proč projekty z dlouhodobého hlediska selhávají.
Tento příspěvek je součástí série: Udržování kontroly nad rozsahem projektu
Aby byl projekt úspěšný, musí být jasně definován a pochopen rozsah všech zúčastněných stran. V této sérii najdete tipy, jak napsat prohlášení o rozsahu, jak zpracovat žádosti o změnu rozsahu a další.
- Psaní prohlášení o rozsahu
- Příklady prohlášení o rozsahu projektu
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- Certifikace PM, správa rozsahu & Správa zúčastněných stran
- Jak implementovat rozsah & Změňte kontrolu ve svém projektu