Vážený vysokoškolský studenti,
Pokud vám váš profesor poslal odkaz na tuto stránku, dvě věci jsou pravděpodobně pravdivé. Nejprve jste pravděpodobně poslali e-mail, který vás nezastupuje tak, jak byste chtěli být zastoupeni. Zadruhé, zatímco vás ostatní mohli nadávat, posmívat se vám nebo si zoufat nad budoucností planety kvůli vašemu e-mailu, poslal jste jej někomu, kdo vám chce pomoci lépe se reprezentovat.
Částečně proto, že pouze kliknutí nebo přejetí prstem nebo dva samostatné e-maily z Facebooku, Twitteru, Instagramu a textových zpráv , hranice mezi profesionálními e-maily a neformálnějšími způsoby psaní se stírají a mnoho studentů považuje konvence profesionálních e-mailů za temné. Myslíme si, že můžeme pomoci věci vyřešit.
Ve věku sociálních médií mnoho studentů přistupuje k e-mailu podobně jako textové zprávy a jiné formy digitální komunikace, kde jsou zásadní konvence a stručnost a neformálnost. Ale většina vysokoškolských učitelů považuje e-maily spíše za dopisy než za textové zprávy. Tento styl psaní vyžaduje více formálnosti, důkladnosti a věrnějšího dodržování (někdy hraničících s náboženským dodržováním) konvencí upravované standardní psané angličtiny – tj. Pravopisu, interpunkce, velkých písmen a syntaxe.
Tyto různé způsoby psaní jsou právě tyto – různé způsoby psaní. Dopisový přístup k e-mailům není vždy a navždy lepší (nebo horší) než přístup textových zpráv. Vědomí toho, jak a kdy použít jedno nebo druhé – na základě toho, proč píšete a komu píšete – je zásadní. Takže pokud používáte emodži, akronymy, zkratky atd., Když posíláte SMS svým přátelům, ve skutečnosti prokazujete legitimní a užitečné dovednosti psaní. Ale nejste, pokud děláte totéž při posílání e-mailů profesorům, kteří považují e-maily za dopisy.
Efektivní psaní vyžaduje utváření slov podle publika, účelu a žánru (nebo typu psaní, např. akademický e-mail). Společně se jim někdy říká rétorická situace. Některé z klíčových konvencí pro rétorickou situaci zasílání emailů profesorovi jsou následující:
1. Použijte jasný předmět. Téma „Esej o rétorické analýze“ by fungovalo o něco lépe než „heeeeelp!“ (a mnohem lepší než neodpustitelný prázdný řádek předmětu).
2. Použijte pozdrav a podpis. Místo toho, abyste skočili přímo do své zprávy nebo řekli „hej“, začněte pozdravem jako „Dobrý den“ nebo „Dobré odpoledne“ a poté oslovte svého profesora vhodným titulem a příjmením, například „Prof. Xavier “nebo„ Dr. Octavius. “ (I když to může být obtížné, v závislosti na pohlaví, hodnosti a úrovni vzdělání vašeho učitele je „profesor“ obvykle bezpečnou sázkou pro oslovení vysokoškolského učitele.) Podobně namísto závěru „Odesláno z mého iPhone“ nebo vůbec nic , přidejte podpis, například „Nejlepší“ nebo „S pozdravem“, za kterým následuje vaše jméno.
3. Používejte standardní interpunkční znaménka, velká písmena, pravopis a gramatiku. Místo psaní slova „idk what 2 rite about“ papír můžeš pomoci ?? “ zkuste něco podobnějšího: „Píšu se zeptat na témata, která jste včera navrhli ve třídě.“
4. Podílejte se na řešení toho, co potřebujete vyřešit. Pokud pošlete e-mail s žádostí o něco, můžete se podívat riskujete, že se budete prezentovat jako méně vynalézaví, než byste měli být. Pokud ale zmíníte, že jste již zkontrolovali osnovy, zeptali se spolužáků a prohlédli si staré e-maily od profesora, prezentujete se jako odpovědný a iniciativní. Takže místo toho, abyste se zeptali: „Jaký je náš domácí úkol pro dnešek?“ můžete napsat: „Prohlédl jsem si osnovy a webové stránky kurzu pro domácí úkoly zadané na tento víkend, ale bohužel je nemohu najít.“
5. Uvědomte si obavy ohledně oprávnění. Mnoho či správně, nebo nesprávně profesoři mají pocit, že studenti „v dnešní době“ mají příliš silný pocit oprávnění. Pokud se zdá, že požadujete pomoc, vyhýbáte se nepřítomnosti nebo předpokládáte, že pozdní práce budou přijaty bez trestu, protože máte dobrý důvod, vaši profesoři vás mohou považovat za nezodpovědného nebo drzého. I když je pravda, že „tiskárna netiskla“ a vy „opravdu potřebujete A v této třídě“, bude váš e-mail efektivnější, pokud budete mít na sebe odpovědnost: „Neplánoval jsem dostatečně dobře dopředu přijměte jakékoli zásady, které pro pozdní práci máte. “
6. Přidejte nádech lidskosti. Některé z nejúčinnějších e-mailů nejsou striktně obchodní – ne striktně o osnovách, hodnocení, absenci nebo Při vyhýbání se zjevným lichotkám můžete ve třídě komentovat něco, co bylo řečeno, sdílet informace týkající se události, o které by profesor mohl chtít vědět, nebo předat článek z vašeho zpravodajského kanálu, který je relevantní pro daný kurz. Tyto druhy vzkvétání, tkané elegantně dát e-mailu relační dotek a uvědomit si, že profesoři nejsou jen strážci bodů, ale lidé.
Doufáme, že tato pravidla (nebo tato a tato) vám pomohou pochopit, co většina profesorů chce nebo očekává od akademických e-mailů. Což nás přivádí zpět k širší věci: psaní efektivně neznamená pouze dodržování všech pravidel. Efektivně psát znamená psát jako akt lidské komunikace – formovat svá slova ve světle, komu píšete a proč.
Samozřejmě ve skutečnosti nezabezpečíte budoucnost planety psaním e-mailů s předmětem a interpunkcí. Svým profesorům ale pomůžete starat se o něco méně.
S přáním všech nejlepších e-mailů do budoucna,
PTC a CHM