Was ist Bestandsverwaltungssoftware?
Die Bestandsverwaltung umfasst viel mehr als nur den Überblick darüber, was Sie in Ihrem Lager oder Einzelhandelslager aufbewahren. Zur Bestandsverwaltung gehört auch, dass Sie verfolgen, was sich in Ihrer Teileabteilung befindet, einschließlich einzelner Teile und der Kombinationen dieser Teile, die zum Aufbau anderer Produkte und Dienstleistungen verwendet werden. Bei der Bestandsverwaltung müssen Sie auch herausfinden, was Ihre Lieferpartner oder Ihre besten Kunden auf Lager haben. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) kann es schnell schwierig werden, den Überblick über all diese Elemente zu behalten, wenn Sie dazu nur eine Tabelle verwenden. Um diese Inventarproduktinformationen in alle anderen Datenplattformen Ihres Unternehmens einzubinden, ist eine spezielle Software erforderlich, die als Inventarverwaltungssoftware bezeichnet wird. Die Entscheidung für das richtige Softwarepaket für Ihr Unternehmen kann schwierig sein, da Sie die erforderlichen Funktionen gegen die besten Preise abwägen müssen. Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, haben wir in dieser Überprüfungszusammenfassung neun Softwarepakete für die Bestandsverwaltung getestet und verglichen.
Während „Bestandsverwaltung“ so klingt, als ob es sich um eine einfache Nachverfolgung Ihrer Daten handelt, funktioniert die Bestandsverwaltungssoftware tatsächlich Die Software sollte in mindestens ein anderes Back-End-Office-System integriert sein, und zwar entweder in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-Paket (Enterprise Resource Planning). Die Funktion eines Bestandsverwaltungssystems besteht darin, diese Lagerartikel durch Beschaffung zu verfolgen. Verkaufs- oder Nutzungsprozesse; Suchen Sie sie in einem oder mehreren Lagern und bewerten (kosten) Sie das Inventar (manchmal in mehreren Währungen), damit Sie den Wert der Artikel kennen, die Sie zu Buchhaltungszwecken im Inventar haben.
Auf diese Weise Bestandsverwaltungssoftware überschneidet sich manchmal mit typischer Asset-Management-Software. Die Kernfunktionalität konzentriert sich definitiv auf Ihre Lagerbestände, aber diese Art von Software verfolgt auch Verkäufe, Bestellungen (POs) und Lieferungen. Abgesehen von der Buchhaltung wird die Bestandsverwaltungssoftware in vielen Einzelhandels- und Store-Service-Betrieben häufig an POS-Software (Point-of-Sale) gebunden. Sehr kleine Operationen können mit der Erfüllung dieser Funktionen mit einer einfachen Tabelle davonkommen. Jedes größere Unternehmen möchte jedoch die Funktionen zur Bestandsidentifizierung, Auftragsverfolgung und Optimierung der Lieferkette, die ein gutes Bestandsverwaltungssystem bietet.
Kosteninventar
Inventar wird als Unternehmen betrachtet Anlagegut. Als solches wird es im Abschnitt „Vermögenswerte“ der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen. Wenn Vermögenswerte verkauft oder verwendet werden, werden diese Ergebnisse auch im Abschnitt „Kosten der verkauften Waren“ (COGS) oder „Kosten der verwendeten Waren“ der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst Diese Zahl wird unter Verwendung einer oder mehrerer Preismethoden berechnet. Zu den in den USA gebräuchlichen Methoden zur Bestandsbewertung gehören FIFO (First In First Out), gewichtete Durchschnittskosten, Standardkosten und spezifische Kosten (oder spezifische Identifizierung). Last In First Out (LIFO) war eine Zeit lang beliebt, ist jedoch in Ungnade gefallen und wird in den meisten Ländern im Allgemeinen nicht mehr verwendet.
Die Akronyme LIFO und FIFO stehen für die Reihenfolge, in der Inventar erworben und dann verkauft oder übertragen wird . FIFO geht davon aus, dass das älteste Inventar zuerst verkauft oder übertragen wird, während LIFO davon ausgeht, dass das neueste Inventar zuerst verwendet wird.
Die gewichtete Durchschnittskostenrechnung wird häufig in Situationen verwendet, in denen Artikel identisch sind und “ Es ist unmöglich, einer einzelnen Einheit bestimmte Kosten zuzuweisen, oder wenn das Buchhaltungssystem nicht in der Lage ist, den Lagerbestand mithilfe des FIFO zu verfolgen (was in keinem der hier untersuchten Inventarsysteme der Fall ist). Der gewichtete Durchschnitt Die Methode dividiert die Kosten der zur Veräußerung verfügbaren Waren durch die Anzahl der zur Veräußerung verfügbaren Einheiten, wodurch sich die gewichteten Durchschnittskosten pro Einheit ergeben.
Eine andere häufige Methode zur Bestandsbewertung ist die Standardkalkulation. Mit der Standardkalkulation können Sie Ersetzen Sie die tatsächlichen Kosten durch erwartete Kosten in den Buchhaltungsunterlagen und erfassen Sie dann regelmäßig Abweichungen, die den Unterschied zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Kosten anzeigen. Dieser Ansatz ist häufig einfacher als die Verwendung von FIFO in Situationen, in denen ein großes a vorliegt Montage historischer Kosteninformationen. Für die Standardkalkulation müssen Sie geschätzte Kosten für das im Geschäft verwendete Inventar erstellen. Diese Methode wird verwendet, wenn die Nachverfolgung der tatsächlichen Kosten zu zeitaufwändig ist. Sie erfordert jedoch auch, dass die geschätzten Standardkosten regelmäßig mit den tatsächlichen Bestandskosten verglichen werden und eine Abweichungsbuchung in den Buchhaltungsunterlagen vorgenommen wird.
Eine zusätzliche gängige Bewertungsmethode wird als Spezifische Kalkulation bezeichnet. Diese Methode weist jedem einzelnen Artikel im Inventar Kosten zu. Die Spezifische Kalkulation wird verwendet, wenn für Inventarartikel jeweils leicht verfügbare Kosten vorliegen, die sich von anderen Artikeln im Inventar unterscheiden. Zum Beispiel würde ein kundenspezifischer Möbelhersteller wahrscheinlich die spezifische Kalkulation verwenden.
Schließlich sollten Sie auch das andere Ende dieses Spektrums berücksichtigen, nämlich den richtigen Preis für Ihr Inventar herauszufinden. Sie werden häufig andere Anbieter sehen, die Preisnachlässe basierend auf der Bestellmenge anbieten: Sparen Sie 10 Prozent bei unseren Widgets, indem Sie einfach 20 Prozent mehr Widgets bestellen! Die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu finden, kann jedoch je nach Art der damit verbundenen Transportkosten komplex sein Je größer beispielsweise Ihr Produktbestand ist, desto mehr zahlen Sie wahrscheinlich für die Lagerung und möglicherweise sogar für die Wartung. Hier kann ein System helfen, das bei der Berechnung der wirtschaftlichen Bestellmenge (EOQ) helfen kann. In der Regel handelt es sich dabei um anpassbare Taschenrechner, die Sie so konfigurieren können, dass sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Einige allgemeine Inventarbegriffe
Wie bei vielen Finanzsystemen hat das Inventarsubsystem seine eigenen Begriffe. Obwohl es den Rahmen dieser Einführung sprengt, eine umfassende Liste der Begriffe bereitzustellen, auf die Sie möglicherweise stoßen, sind hier einige der gebräuchlichsten.
Ein häufiges Akronym, auf das Sie stoßen, heißt Stückliste oder BOMP. Dies steht für „Stückliste“ oder „Stücklistenverarbeitung“, und Sie werden feststellen, dass es am häufigsten in Produktionsinventarsystemen verwendet wird. Eine Stückliste wird verwendet, wenn ein Inventarartikel aus Unterpositionen besteht, die Liste dieser Unterartikel ist die Stückliste. Ein ähnlicher Begriff ist „Kitting“. Dies ist eine Bündelung von Teilen oder Artikeln, aus denen ein fertiger Artikel besteht (der dann als Artikel in der Stückliste verwendet werden kann). Sie können sowohl Kitting als auch a verwenden Stückliste in einem einzelnen Inventarartikel, abhängig von der Komplexität des Artikels und der Genauigkeit, mit der Sie die Inventarpreise beibehalten müssen.
Manchmal wird der Begriff „Just-in-Time (JIT)“ -Inventar verwendet. Dies ist ein logistischer Begriff, der im SCM-Betrieb (Supply Chain Management) verwendet wird, um den Eingang des Inventars so zu planen, dass er kurz vor oder genau dann eintrifft, wenn er benötigt wird. Diese Inventarstrategie reduziert die Zeit, in der das Inventar tatsächlich gespeichert wird, was Kosten sparen kann Diese Strategie erfordert jedoch einige erweiterte und gut getestete SCM-Funktionen. Ebenfalls mit dem Prozessmanagement und SCM verbunden ist das so genannte „Work in Process“. Hiermit werden alle für die Fertigung freigegebenen Bestände und anschließend die Bestände nachverfolgt, die in der Produktion verwendet werden Laden oder Fabrikhalle. In vielen Fällen finden Sie diese beiden Begriffe, wenn Sie Produktionsinventarsysteme untersuchen, die von kleinen Produktionsstätten wie Ihrer Motorradreparaturwerkstatt in der Nachbarschaft bis hin zu einer großen Autofabrik reichen.
Inventarsoftware: Zu berücksichtigende Punkte
Aufgrund der Komplexität der Inventarisierung in einer bestimmten Organisation gibt es immer Aspekte, die eng mit anderen Teilen Ihres Buchhaltungssystems verknüpft sind. Zum Beispiel Sowohl Verkauf als auch Einkauf sind integrale Aspekte des Inventars, da Sie Inventar nicht verkaufen oder verwenden können, wenn Sie es nicht gekauft haben – und Sie können es nicht verkaufen, wenn Sie es nicht verfügbar haben. Die Ausnahme hiervon ist Drop Shipping Hiermit können Sie einen Kundenauftrag annehmen und ihn dann direkt aus dem Lager Ihres Lieferanten an den Kunden versenden lassen. Wenn Ihre Inventarsoftware Drop-Ship-Funktionen besitzt (und Ihr Lieferant dies wünscht), verwenden Sie Ihren Inventar-Lieferanten im Wesentlichen als Lager. Abhängig davon, wie Ihr Buchhaltungssystem eingerichtet ist, werden Drop-Sendungen häufig nicht als Inventar erfasst Vielmehr werden SCM häufig direkt in den Bereich „Kosten der verkauften Waren“ Ihres Buchhaltungssystems gebucht.
SCM wird häufig als separates Modul verkauft und bezieht sich auf die Logistik zur Beschaffung von Materialien, die für die Produktion und / oder das Material benötigt werden Artikel, die für den Wiederverkauf von Inventar benötigt werden. Sie umfassen den Kauf, Versand, Empfang und die Lagerung und sind daher eng in das Inventar integriert. Ein Aspekt von SCM wird als „Bestellpunkt“ bezeichnet, eine Funktion, die Sie häufig auch in Inventarverwaltungssystemen finden. Dies kann eine manuelle Ebene sein, die von einem beliebigen Bestandsmanager eingegeben wird, mit dem das System eine Warnung generiert, oder sogar eine Bestellung, die die Nummer eines Lagerartikels unter eine bestimmte Ebene bringt. Einige anspruchsvollere Inventarsysteme verwenden eine Technik namens Economic Ord er Menge (EOQ). EOQ ist eine Methode zur Berechnung der optimalen Menge und der optimalen Bestell- (oder Nachbestellungs-) Lagerbestände, um die Lager- oder Lagerkosten zu minimieren. Wenn Sie EOQ verwenden, möchten Sie im Wesentlichen, dass der Lagerbestand so niedrig wie möglich ist, ohne dass es zu einem Lagerbestand kommt (dh kein zu verkaufender oder zu verwendender Lagerbestand).
Einzelhandelsbestand
Der Einzelhandelsbestand hat einige eigene Bedingungen und Verfahren. Ein wichtiges Merkmal eines Einzelhandelsbestands ist die enge Integration in ein Kassensystem, dh Ihre Registrierkasse. Das Kassensystem bietet ein Kassengerät (das nicht nur eine Registrierkasse, sondern auch Dinge wie Strichcodeleser enthält), das in die Inventardatenbank schaut, den bestimmten verkauften Artikel identifiziert und ihn vom Lagerbestand abzieht.Abhängig von der Art des verkauften Produkts oder Artikels können einzelne Artikel mit Barcodes oder RFID-Tags (Radio-Frequency Identification) identifiziert werden. Diese werden zugewiesen, wenn Artikel in den Lagerbestand eingecheckt und beim Verkauf wieder aus dem Lagerbestand genommen werden. Einige POS-Systeme identifizieren sogar den Standort des Artikels, möglicherweise in einem bestimmten Lager oder möglicherweise sogar dort, wo er sich im Laden befindet. Dies ist bei Bekleidung, Konsumgütern und elektronischen Waren üblich. Strichcode, Artikelposition und Behälteridentifikation sind ebenfalls Funktionen, die Sie in vielen Inventarsystemen finden.
Beachten Sie, dass Inventarsoftware fast nie alleine verwendet wird. s oft Teil eines modularen Buchhaltungssystems. Auch wenn dies nicht der Fall ist, muss immer mit anderen Back-End-Geschäftssystemen gesprochen oder diese integriert werden, insbesondere mit dem, was Sie für die Buchhaltung verwenden. Einige Unternehmen bevorzugen es, alle Buchhaltungsmodule, einschließlich der Bestandsverwaltung, von einem einzigen Anbieter zu beziehen. Wenn Sie jedoch bereit sind, eine Integration zu implementieren, können Sie Apps verschiedener Anbieter miteinander verknüpfen. Dies kann nicht nur zu Kosteneinsparungen bei der Lizenzierung führen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, genau die Arten von Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen, selbst wenn Sie stammen von verschiedenen Softwareanbietern. Alle von uns überprüften Inventarsysteme können Daten zumindest in eine Tabelle exportieren, sodass sie in ein Buchhaltungssystem eines Drittanbieters importiert werden können.