15 Excel-kaavaa, pikanäppäimiä ja temppuja, jotka säästävät paljon aikaa

Useimmille markkinoijille yrittää järjestää ja analysoida laskentataulukoita Microsoft Excelissä saattaa tuntua kävelevältä tiiliseinään uudestaan ja uudestaan uudelleen. Kopioit sarakkeita manuaalisesti ja kirjoitat alas pitkäkestoisen matematiikan paperirummulle samalla kun ajattelet itsellesi: ”Tähän on oltava parempi tapa.”

Totuus on kerrottava. , on – et vain tiedä sitä vielä.

Excel voi olla hankalaa tällä tavalla. Toisaalta se on poikkeuksellisen tehokas työkalu markkinointitietojen raportointiin ja analysointiin. Toisaalta ilman asianmukaista koulutusta on helppo tuntea, että se toimii sinua vastaan. Ensinnäkin on olemassa yli tusina kriittistä kaavaa, jonka Excel voi suorittaa automaattisesti puolestasi, joten et kampaa satoja soluja työpöydälläsi olevan laskimen avulla.

Mitä ovat Excel-kaavat?

Excel-kaavat auttavat sinua tunnistamaan laskentataulukon solujen arvojen väliset suhteet, suorittamaan matemaattisia laskutoimituksia näiden arvojen avulla ja palauttamaan tuloksena olevan arvon valitsemaasi soluun. voit suorittaa automaattisesti summauksen, vähennyslaskun, prosenttiosuuden, jaon, keskiarvon ja jopa päivämäärät / ajat.

Käymme läpi kaikki nämä ja monet muut tässä blogikirjoituksessa.

Kaavojen lisääminen Exceliin

Saatat miettiä, mitä ”Kaavat” ”välilehti ylimmässä navigointityökalurivissä Excelissä tarkoittaa. Uudemmissa Excel-versioissa tämän alla olevan horisontaalisen valikon avulla voit etsiä ja lisätä Excel-kaavoja laskentataulukon tiettyihin soluihin.

Mitä enemmän käytät erilaisia kaavoja Excelissä, sitä helpompi on muistaa ne ja suorittaa ne manuaalisesti. , yllä oleva kuvakepaketti on kätevä luettelo kaavoista, joita voit selata ja viitata takaisin hioessasi taulukkolaskentataitojasi.

Excel-kaavoja kutsutaan myös ”toiminnoiksi”. Jos haluat lisätä yhden taulukkoon, korosta solu, jossa haluat suorittaa kaavan, napsauta sitten vasemmanpuoleista kuvaketta ”Lisää toiminto” selataksesi suosittuja kaavoja ja niiden tekemiä toimintoja. Tuo selausikkuna näyttää tältä:

Haluatko lajitellun selauskokemuksen? Käytä mitä tahansa korostamiamme kuvakkeita (ensimmäisen yllä olevan kuvakaappauksen pitkän punaisen suorakulmion sisällä) löytääksesi kaavoja, jotka liittyvät useisiin yleisiin aiheisiin – kuten rahoitus, logiikka ja paljon muuta. Kun olet löytänyt tarpeisiisi sopivan kaavan, napsauta ”Lisää toiminto”, kuten yllä olevassa ikkunassa näkyy.

Anna nyt sukeltaa syvemmälle tärkeimpiin Excel-kaavoihin ja miten kukin suoritetaan tyypillisissä tilanteissa.

Autamme sinua käyttämään Exceliä tehokkaammin (ja säästämään tonnia aikaa), olemme laatineet luettelon tärkeistä kaavoista, pikanäppäimistä ja muista pienistä temppuista. toiminnot, jotka sinun pitäisi tietää.

HUOMAUTUS: Seuraavat kaavat koskevat Excel 2017. Jos käytät hieman vanhempaa Excel-versiota, jokaisen alla mainitun ominaisuuden sijainti voi olla hieman erilainen.

SUM

Kaikki Excel-kaavat alkavat yhtälömerkillä =, jota seuraa erityinen tekstitunniste, joka ilmaisee kaavan, jonka haluat Excelin suorittavan.

SUM-kaava Excel on yksi perustavanlaatuisimmista kaavoista, jotka voit syöttää laskentataulukkoon, jolloin voit löytää kahden tai useamman arvon summan (tai kokonaissumman). Suorita SUM-kaava kirjoittamalla arvot, jotka haluat lisätä yhteen käyttämällä muotoa = SUM (arvo 1, arvo 2 jne.).

SUM-kaavaan antamasi arvot voivat olla joko todellisia lukuja tai yhtä suuria kuin laskentataulukon tietyssä solussa oleva luku.

• Löydä esimerkiksi 30 ja 80 SUMMA kirjoittamalla seuraava kaava laskentataulukon soluun: = SUM (30, 80). Paina ”Enter”, ja solu tuottaa molempien numeroiden kokonaismäärän: 110.
• Esimerkiksi solujen B2 ja B11 arvojen summa saadaan kirjoittamalla seuraava kaava solusi soluun. laskentataulukko: = SUMMA (B2, B11). Paina ”Enter” ja solu tuottaa soluihin B2 ja B11 tällä hetkellä täytettyjen numeroiden kokonaismäärän. Jos kummassakaan solussa ei ole numeroita, kaava palauttaa arvon 0.

Muista, että löydät myös numeroluettelon kokonaisarvon Excelistä. Löydät solujen B2 – B11 arvojen summan kirjoittamalla seuraavan kaavan laskentataulukon soluun: = SUM (B2: B11). Huomaa molempien solujen välinen kaksoispiste pilkun sijaan. Katso, miltä tämä saattaa näyttää sisällön markkinoijan Excel-laskentataulukosta:

JOS

Joskus haluamme tietää, kuinka monta kertaa arvo näkyy laskentataulukoissamme.Mutta on myös hetkiä, jolloin haluamme löytää solut, jotka sisältävät kyseiset arvot, ja syöttää erityisiä tietoja niiden viereen.

Palataan tämän Sprungin esimerkkiin. Jos haluamme antaa 10 pistettä kaikille Gryffindor-taloon kuuluville, sen sijaan että kirjoittaisimme manuaalisesti 10 ”s jokaisen Gryffindor-opiskelijan nimen viereen, käytämme IF-THEN-kaavaa sanoen: Jos opiskelija on Gryffindor, hänen pitäisi saada kymmenen pistettä.

Prosenttiosuus

Suorita prosenttikaava Excelissä kirjoittamalla solut, joille löydät prosenttiosuuden muodossa = A1 / B1. Muunna tuloksena oleva desimaaliarvo prosentteina korostamalla solu, napsauttamalla Koti-välilehteä ja valitsemalla numeroiden pudotusvalikosta ”Prosenttiosuus”.

Prosentteille sinänsä ei ole ”Excel-kaavaa”, mutta Excelin avulla minkä tahansa solun arvon muuntaminen prosentteina on helppoa, joten et ole juuttunut numeroiden laskemiseen ja palauttamiseen itse.

Perusasetus solun arvon muuntamiseksi prosentteina on alle Excelin Koti-välilehti. Valitse tämä välilehti, korosta solut, jotka haluat muuntaa prosentteiksi, ja napsauta Ehdollisen muotoilun vieressä olevaa avattavaa valikkoa (tässä valikkopainikkeessa saattaa olla aluksi sanat ”Yleiset”). Valitse sitten ”Prosentti” näkyviin tulevan vaihtoehtoluettelon. Tämä muuntaa kunkin korostamasi solun arvon prosentteina. Katso tämä ominaisuus alla.

Muista, jos käytät muita kaavoja, kuten jakokanavaa (merkitty = A1 / B1), palataksesi uusiin arvoihin, arvosi saattavat näkyä oletuksena desimaaleina. Korosta vain solusi ennen tämän kaavan suorittamista tai sen jälkeen ja aseta nämä solut ”muodossa” Prosentti ”Koti-välilehdeltä – kuten kuvassa yllä.

Vähennys

Suorita vähennyskaava Excelissä kirjoittamalla solut, jotka olet vähentämässä, muodossa = SUM (A1, -B1). Tämä vähentää solun. käyttämällä SUM-kaavaa lisäämällä negatiivinen merkki ennen solua, jonka vähennät. Esimerkiksi, jos A1 oli 10 ja B1 oli 6, = SUM (A1, -B1) suorittaa arvon 10 + -6, palauttaen arvon 4.

Samoin kuin prosenttiosuuksilla, vähentämisellä ei ole omaa joko kaava Excelissä, mutta se ei tarkoita, että sitä ei voida tehdä. Voit vähentää minkä tahansa arvot (tai ne arvot solujen sisällä) kahdella eri tavalla.

• Kaavan = SUM avulla. Jos haluat vähentää useita arvoja toisistaan, syötä solut, jotka haluat vähentää, muodossa = SUM (A1, -B1) negatiivinen merkki (merkitty yhdysmerkillä) ennen solua, jonka arvon vähennät. Palaa sulkeisiin sisältyvien solujen välinen ero painamalla Enter-näppäintä. Katso, miltä tämä näyttää yllä olevasta kuvakaappauksesta.
• muoto, = A1-B1. Jos haluat vähentää useita arvoja toisistaan, kirjoita yksinkertaisesti yhtäläisyysmerkki, jota seuraa ensimmäinen arvo tai solu, yhdysmerkki ja arvo tai solu, jonka vähennät. Palauta molempien arvojen ero painamalla Enter-näppäintä.

Kertolasku

Suorita kertolasku Excelissä kirjoittamalla solut, joita kerrot uudelleen, = A1 * B1. Tämä kaava käyttää tähtiä kertomaan solun A1 solulla B1. Esimerkiksi, jos A1 oli 10 ja B1 oli 6, = A1 * B1 palauttaisi arvon 60.

Luulisi, että kerrotaan Excel-arvoilla on oma kaava tai ne käyttävät ”x” -merkkiä moninkertaistamiseen useiden arvojen välillä. Itse asiassa se on yhtä helppoa kuin tähti – *.

Jos haluat kertoa kaksi tai useampia arvoja Excel-laskentataulukossa, korosta tyhjä solu. Syötä sitten arvot tai solut, jotka haluat kertoa yhdessä muodossa, = A1 * B1 * C1 … jne. Tähti kertoo tehokkaasti kukin kaavaan sisältyvä arvo.

Palaa haluamasi tuote painamalla Enter-näppäintä. Katso, miltä tämä näyttää yllä olevasta kuvakaappauksesta.

Jako

Suorita jakokaava Excelissä kirjoittamalla jaettavat solut muotoon = A1 / B1. Tämä kaava käyttää eteenpäin viivaa ”/” jakamaan solun A1 solulla B1. Esimerkiksi, jos A1 oli 5 ja B1 10, = A1 / B1 palauttaisi desimaaliarvon 0,5.

Jako Excel on yksi yksinkertaisimmista toiminnoista, joita voit suorittaa. Voit tehdä tämän korostamalla tyhjän solun, kirjoittamalla yhtälömerkin ”=” ja seuraamalla sitä kahdella (tai useammalla) arvolla, jotka haluat jakaa eteenpäin kauttaviiva, ”/” väliin. Tuloksen tulisi olla seuraavassa muodossa: = B2 / A2, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa esitetään.

Paina Enter, ja haluamasi osamäärän pitäisi näkyä alun perin korostamassasi solussa.

PÄIVÄYS

Excelin PÄIVÄMÄÄRÄ-kaava on = DATE (vuosi, kuukausi, päivä). Tämä kaava palauttaa sulkeisiin syötettyjä arvoja vastaavan päivämäärän – jopa arvot, jotka on viitattu muista soluista. Esimerkiksi, jos A1 oli 2018, B1 oli 7 ja C1 oli 11, = PÄIVÄYS (A1, B1, C1) palauttaisi 11.11.2018.

Päivämäärien luominen Excel-laskentataulukon soluihin voi olla hätkähdyttävä tehtävä silloin tällöin. Onneksi päivämäärän muotoilun helpottamiseksi on kätevä kaava. Tätä kaavaa voidaan käyttää kahdella tavalla:

• Luo päivämääriä soluarvosarjasta. Tee tämä korostamalla tyhjä solu , kirjoita ”= PÄIVÄYS” ja kirjoita sulkeisiin solut, joiden arvot luovat haluamasi päivämäärän – alkaen vuodesta, sitten kuukauden luvusta ja sitten päivästä. Lopullisen muodon tulisi näyttää tältä: = PÄIVÄYS (vuosi, kuukausi , päivä). Katso miltä tämä näyttää alla olevasta kuvakaappauksesta.
• Aseta tämän päivän päivämäärä automaattisesti. Korosta tyhjä solu ja kirjoita seuraava tekstimerkkijono: = PÄIVÄYS (VUOSI (TÄNÄÄN ()), KUUKAUSI (TÄNÄÄN ()), PÄIVÄ (TÄNÄÄN ())). Enter-näppäimen painaminen palauttaa nykyisen päivämäärän, jota työskentelet Excel-laskentataulukossa.

Kummassakin Excelin päivämääräkaavan palautettavan päivämäärän tulisi olla muodossa ”kk / pp / vv” – ellei Excel-ohjelmasi ole muotoiltu eri tavalla.

Taulukko

Taulukko Excelissä ympäröi yksinkertainen kaava sulkeissa käyttämällä muotoa, {= (Alkuarvo 1: Loppuarvo 1) * (Aloitusarvo 2: Loppuarvo 2)}. Painamalla ctrl + shift + center, tämä laskee ja palauttaa arvon useilta alueilta eikä vain yksittäisistä soluista, jotka on lisätty tai kerrottuna toisiinsa.

Yksittäisten solujen summan, tulon tai osamäärän laskeminen on helppo – käytä vain = SUM-kaavaa ja syötä solut, arvot tai solualue, jolle haluat suorittaa kyseisen aritmeettisen arvon. Mutta entä useita alueita? Miten löydät suuren soluryhmän yhdistetyn arvon?

Numeeriset taulukot ovat hyödyllinen tapa suorittaa useampi kuin yksi kaava samanaikaisesti yhdessä solussa, jotta näet yhden lopullisen summan, eron , tuote tai osamäärä. Jos etsit esimerkiksi kokonaismyyntituloja useista myydyistä yksiköistä, Excelin taulukon kaava on täydellinen sinulle. Näin voit tehdä sen:

1. Aloita kirjoita taulukon kaavan avulla ”= SUM” ja kirjoita sulkeisiin ensimmäinen kahdesta (tai kolmesta tai neljästä) solualueesta, jotka haluat kertoa yhdessä. Tässä voi näyttää edistymisesi: = SUMMA (C2: C5
2. Lisää seuraavaksi tähti kaavasi ensimmäisen lisäämäsi alueen viimeisen solun jälkeen. Tämä tarkoittaa kertolukua. Tämän tähdän jälkeen , kirjoita toinen solualueesi. Kerrot tämän toisen solualueen ensimmäisellä. Edistymisen tässä kaavassa pitäisi nyt näyttää tältä: = SUM (C2: C5 * D2: D5)
3. Valmiina painamaan Enter? Ei niin nopeasti … Koska tämä kaava on niin monimutkainen, Excel varaa matriiseille toisen näppäimistökomennon. Kun olet sulkenut matriisikaavan sulut, paina Ctrl + Vaihto + Enter. Tämä tunnistaa kaavasi matriisina, käärimällä kaava aaltosulkeisiin ja palauttamalla molempien alueiden tuloksen yhdessä.

Tulolaskelmissa tämä voi vähentää aikaa ja vaivaa huomattavasti. Katso lopullinen kaava yllä olevasta kuvakaappauksesta.

COUNT

Excelin kaava COUNT tarkoittaa d = COUNT (Aloita solu: Loppu solu). Tämä kaava palauttaa arvon, joka on sama kuin haluamallasi solualueella löydettyjen merkintöjen määrä. Jos esimerkiksi on kahdeksan solua, joiden syötetyt arvot ovat välillä A1 ja A10, = COUNT (A1: A10) palauttaa arvon 8.

COUNT-kaava Excelissä on erityisen hyödyllinen suurille laskentataulukoille, joissa haluat nähdä, kuinka monessa solussa on todellisia merkintöjä. Älä hämää: Tämä kaava ei tee mitään matematiikkaa itse solujen arvoista. Tämän kaavan tarkoituksena on vain selvittää, kuinka monella valitun alueen solulla on jotain.

Yllä olevan lihavoidun kaavan avulla voit helposti laskea aktiivisten solujen määrän laskentataulukossasi. Tulos näyttää hieman tältä:

AVERAGE

Keskimääräisen kaavan suorittaminen Excel, kirjoita arvot, solut tai solualue, jonka keskiarvon lasket, muodossa = AVERAGE (luku1, numero2 jne.) Tai = AVERAGE (alkuarvo: End Value). Tämä laskee keskiarvon. kaikista sulkeissa olevista arvoista tai solualueista.

Solualueen keskiarvon löytäminen Excelissä estää sinua etsimästä yksittäisiä summia ja suorittamasta sitten erillistä jakoyhtälöä kokonaissummallesi. = KESKIARVO alkuperäisenä tekstinsyöttösi, voit antaa Excelin tehdä kaiken työn puolestasi.

Viitteeksi numeroryhmän keskiarvo on yhtä suuri kuin näiden numeroiden summa jaettuna lukuarvojen määrällä. kyseisen ryhmän kohteet.

SUMIF

Excelin SUMIF-kaava on = SUMIF (alue, ehdot,). Tämä palauttaa halutun solualueen arvojen summan. jotka kaikki täyttävät yhden kriteerin.Esimerkiksi = SUMIF (C3: C12, ”> 70 000”) palauttaisi solujen C3 ja C12 välisten arvojen summan vain soluista, jotka ovat suurempia kuin 70 000.

Oletetaan, että haluat määrittää voittosi tiettyjen suuntanumeroihin liittyvien liidien luettelosta tai laskea tiettyjen työntekijöiden palkkojen summan – mutta vain jos ne ylittävät tietyn määrän. Sen tekeminen manuaalisesti kuulostaa hieman aikaa vievältä.

SUMIF-toiminnolla sen ei tarvitse olla – voit helposti lisätä tiettyjen kriteerien täyttävien solujen summan, kuten yllä olevassa palkkaesimerkissä.

• Kaava: = SUMIF (alue, ehdot,)
  
  • Alue: Alue, jota testataan ehtojesi mukaan.
  • Kriteerit: Kriteerit, jotka määrittävät, mitkä Criteria_range1-solut lisätään yhteen
  • : Valinnainen solualue, jonka lisäät ensimmäisen syötetyn alueen lisäksi. Tämä kenttä voidaan jättää pois.

Alla olevassa esimerkissä halusimme laskea yli 70 000 dollarin palkkojen summan. SUMIF-funktio lisäsi dollarin määrät, jotka ylittivät tämän määrän soluissa C3 – C12, kaavalla = SUMIF (C3: C12, ”> 70 000”).

TRIM

TRIM-kaava Excelissä on = TRIM (teksti). Tämä kaava poistaa kaikki soluihin syötetyn tekstin eteen ja jälkeen syötetyt välilyönnit. Esimerkiksi, jos A2 sisältää nimen ”Steve Peterson” ja ei-toivotut välilyönnit etunimen edessä, = TRIM (A2) palauttaisi ”Steve Peterson” ilman välilyöntejä uudessa solussa.

Sähköpostin ja tiedostojen jakaminen ovat upeita työkaluja nykypäivän työpaikoilla. Toisin sanoen, kunnes joku kollegoistasi lähettää sinulle laskentataulukon, jossa on todella hämmentäviä välilyöntejä. Paitsi että nämä roistotilat voivat vaikeuttaa tietojen etsimistä, ne vaikuttavat myös tuloksiin, kun yrität lisätäksesi sarakkeita numeroita.

Sen sijaan, että tyhjennät ja lisäät välilyöntejä tarpeen mukaan, voit siivota kaikki epäsäännölliset välit käyttämällä TRIM-toimintoa, jota käytetään ylimääräisten välilyöntien poistamiseen tiedoista (paitsi yksittäiset välilyönnit sanojen välillä).

• Kaava: = TRIM (teksti).
  • Teksti: teksti tai solu, josta haluat poistaa välilyöntejä.

Tässä on esimerkki siitä, kuinka käytimme TRIM-funktiota ylimääräisten välilyöntien poistamiseksi nimiluettelon edessä. Tätä varten syötimme = TRIM (”A2”) kaavapalkkiin ja kopioimme tämän jokaiselle sen alla olevalle nimelle uudessa sarakkeessa sarakkeen vieressä, jossa on ei-toivottuja välilyöntejä.

Alla on joitain muita Excel-kaavoja, joista saatat olla hyödyllisiä tiedonhallintatarpeidesi kasvaessa.

VASEN, KESKI ja OIKEA

Sanotaan, että solussa on tekstirivi, jonka haluat jakaa useisiin eri segmentteihin. Sen sijaan, että kirjoitat jokaisen palan manuaalisesti koodin vastaavaan sarakkeeseensa käyttäjät voivat käyttää sarjaa merkkijonofunktioita sekvenssin dekonstruoimiseksi tarpeen mukaan: VASEN, MID tai OIKEA.

VASEN

• Tarkoitus: Käytetty purkaa solun ensimmäiset X-numerot tai merkit.
• Kaava: = VASEN (teksti, merkkien_numero)
  
  • Teksti: Merkkijono, josta haluat purkaa.
  • Merkkien lukumäärä: niiden merkkien lukumäärä, jotka haluat purkaa vasemmanpuoleisesta cha merkki.

Alla olevassa esimerkissä kirjoitimme = VASEN (A2,4) soluun B2 ja kopioimme sen kohtaan B3: B6. Sen avulla voimme purkaa koodin 4 ensimmäistä merkkiä.

MID

• Tarkoitus: Käytetään keskellä olevien merkkien tai numeroiden purkamiseen sijainnin perusteella.
• Kaava: = MID (teksti, aloituskohta, merkkien lukumäärä )
  
  • Teksti: Merkkijono, josta haluat purkaa.
  • Start_position: Merkkijonon sijainti, josta haluat aloittaa purkamisen. Esimerkiksi merkkijonon ensimmäinen sijainti on 1.
  • Merkkien lukumäärä: Poimittavien merkkien määrä.

Tässä esimerkissä syötimme = MID (A2,5,2) soluun B2 ja kopioimme sen kohtaan B3: B6. Sen avulla voimme purkaa kaksi numeroa, jotka alkavat koodin viidennestä sijainnista.

OIKEA

• Tarkoitus: Käytetään solun viimeisten X-numeroiden tai merkkien purkamiseen.
• Kaava: = OIKEA (teksti , merkkien lukumäärä)
  • Teksti: Merkkijono, josta haluat purkaa.
  • Merkkien lukumäärä: Merkkien lukumäärä, jonka haluat purkaa oikeanpuoleisimmasta merkistä.

Tämän esimerkin vuoksi kirjoitimme = OIKEA (A2,2) soluun B2 ja kopioimme sen kohtaan B3: B6. Se antoi meille mahdollisuuden purkaa koodin kaksi viimeistä numeroa.

VLOOKUP

Tämä on vanha, mutta hyvä – ja se ”on hieman syvällisempi kuin jotkut muut tässä luetellut kaavat. Mutta se on erityisen hyödyllistä silloin, kun sinulla on kaksi tietojoukkoa kahdella eri laskentataulukolla ja haluat yhdistää ne yhdeksi laskentataulukoksi.

Kollegani Rachel Sprung – jonka ”Kuinka käyttää” Excel-opetusohjelma on pakollinen luettava kaikille, jotka haluavat oppia – käyttää esimerkkinä luetteloa nimistä, sähköpostiosoitteista ja yrityksistä. Jos sinulla on luettelo ihmisten nimistä heidän sähköpostiosoitteidensa vieressä yhdessä laskentataulukossa, ja luettelo näiden samojen ihmisten sähköpostiosoitteista heidän yritysnimensä vieressä toisessa, mutta haluat, että näiden ihmisten nimet, sähköpostiosoitteet ja yritysnimet näkyvät yhdessä paikassa – siellä VLOOKUP tulee sisään.

Huomaa: Tätä kaavaa käytettäessä on oltava varma, että ainakin yksi sarake näkyy identtisesti molemmissa laskentataulukoissa. Selaa tietojoukkoja varmistaaksesi, että tietojen sarake, jota käytät tietojen yhdistämiseen, on täsmälleen sama, ilman ylimääräisiä välilyöntejä.

• Kaava: VLOOKUP (hakuarvo, taulukon taulukko, sarakkeen numero,)
  • Hakuarvo: Sama arvo, joka sinulla on molemmissa laskentataulukoissa. Valitse ensimmäisen arvon ensimmäisessä laskentataulukossa. Seuraavassa Sprungin esimerkissä tämä tarkoittaa luettelon ensimmäistä sähköpostiosoitetta tai solu 2 (C2).
  • Taulukko: Taulukon 2 sarakealue, josta aiot vetää tietosi, mukaan lukien hakusummaasi vastaava tietosarake (esimerkissämme sähköpostiosoitteet) ) taulukossa 1 sekä tietosarakkeessa, jota yrität kopioida taulukkoon 1. Esimerkissämme tämä on ”Taulukko2! A: B”. ”A” tarkoittaa taulukon 2 saraketta A, joka on taulukon 2 sarake, jossa luetellaan taulukon 1 hakuarvomme (sähköposti) identtiset tiedot. ”B” tarkoittaa saraketta B, joka sisältää tiedot, jotka ovat käytettävissä vain taulukossa 2 ja jotka haluat kääntää taulukkoon 1.
  • Sarakkeen numero: Taulukoryhmä kertoo Excelille, missä (mikä sarake) on uusi data, jonka haluat kopioida taulukkoon 1, sijaitsee. Esimerkissämme tämä olisi ”House” -sarake, taulukon taulukon toinen sarake, mikä tekee siitä sarakkeen numeron 2.
  • Alueen haku: Käytä EPÄTOSI, jotta varmistat, että haet vain tarkat arvot.
• Alla oleva kaava Sprungin muuttujilla: = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, EPÄTOSI)

Tässä esimerkissä taulukot 1 ja 2 sisältävät luetteloita, jotka kuvaavat eri tietoja samoista ihmisistä, ja näiden kahden yhteinen ketju on heidän sähköpostiosoitteensa. Sanotaan, että haluamme yhdistää molemmat aineistot niin, että kaikki talon tiedot taulukosta 2 kääntyvät taulukkoon 1. Näin se toimisi:

RANDOMIZE

Siellä on loistava artikkeli, joka vertaa Excelin RANDOMIZE-kaavaa kannen sekoittamiseen kortteja. Koko pakkaus on sarake, ja jokainen kortti – 52 kannessa – on rivi. ”Pakan sekoittamiseksi”, kirjoittaa Steve McDonnell, ”voit laskea uuden sarakkeen tietoja, täyttää sarakkeen jokaisen solun satunnaisluvulla ja lajitella työkirja satunnaislukukentän perusteella.”

Markkinoinnissa saatat käyttää tätä ominaisuutta, kun haluat määrittää satunnaisluvun yhteyshenkilöluettelolle – esimerkiksi jos haluat kokeilla uutta sähköpostikampanjaa ja joudut käyttämään sokkoja ehtoja valitaksesi, ketkä saavat sen. Määrittämällä numeroita mainituille kontakteille voit soveltaa sääntöä: ”Kaikki kontaktit, joiden numero on vähintään 6, lisätään uuteen kampanjaan.”

• Kaava: RAND ()
  • Aloita yhdellä kontaktisarakkeella. Kirjoita sitten sen viereiseen sarakkeeseen ”RAND ()” – ilman lainausmerkkejä – alkaen ylimmän kontaktin rivistä.
• Alla oleva esimerkki: RANDBETWEEN (alhaalta, ylhäältä)
  • RANDBETWEEN antaa sinun sanella määritettävän numeroalueen. Tässä esimerkissä halusin käyttää yhdestä kymmeneen.
  • alaosa: Alin numero alueella.
  • yläosa: Alueen suurin luku,
• Alla olevan esimerkin kaava: = RANDBETWEEN (1,10)

Hyödyllisiä juttuja, eikö? Nyt kakun kuorrutus: Kun olet oppinut tarvitsemasi Excel-kaavan, haluat kopioida sen muille soluille kirjoittamatta kaavaa uudelleen. Ja onneksi siellä on myös Excel-toiminto. Tarkista se alla.

Joskus saatat haluta suorittaa saman kaavan koko taulukon rivillä tai sarakkeella. Sanotaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo numeroista taulukon sarakkeissa A ja B ja haluat syöttää kunkin rivin yksittäiset summat sarakkeeseen C.

On tietenkin liian työlästä säädä kaavan arvot kullekin solulle, jotta löydät jokaisen rivin kokonaisluvut. Onneksi Excel antaa sinun kilpailla sarakkeesta automaattisesti; sinun tarvitsee vain kirjoittaa kaava ensimmäiselle riville. Tarkista seuraavat vaiheet:

1. Kirjoita kaava tyhjään soluun ja suorita kaava painamalla ”Enter”.
2. Vie hiiren osoitin kaavan sisältävän solun oikean alakulman päälle. Näet pienen, lihavoidun + -merkin.
3. Voit kaksoisnapsauttaa tätä symbolia täyttääkseen automaattisesti koko sarakkeen kaavalla, voit myös napsauttaa ja vetää kohdistinta manuaalisesti täyttääksesi vain tietyn sarakkeen pituuden. Kun olet saavuttanut sarakkeen viimeisen solun, ”pidän syöttääksesi kaavan, vapauta hiiri kopioidaksesi kaavan. Tarkista sitten kaikki uudet arvot varmistaaksesi, että ne vastaavat oikeita soluja.

Excel-pikanäppäimet

Valitse nopeasti rivit, sarakkeet tai koko laskentataulukko.

Ehkä murskaat aikaa. Tarkoitan, kuka ei ole? Ei aikaa, ei ongelmaa. Voit valita koko laskentataulukon yhdellä napsautuksella. Sinun tarvitsee vain napsauttaa taulukon vasemmassa yläkulmassa olevaa välilehteä korostaaksesi kaikki kerralla.

Haluatko vain valita kaiken tietystä rivisarakkeesta? Se on yhtä helppoa näiden pikavalintojen kanssa:

Mac:

• Valitse Sarake = Komento + Vaihto + Alas / Ylös
• Valitse Rivi = Komento + vaihto + oikea / vasen

PC:

• Valitse sarake = Control + vaihto + alas / ylös
• valitse rivi = Control + Vaihto + Oikea / Vasen

Tämä pikakuvake on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet suurempien tietojoukkojen kanssa, mutta sinun on valittava vain tietty osa siitä.

Avaa, sulje tai luo työkirja nopeasti.

Tarvitsetko avata, sulkea tai luoda työkirjan lennossa? Seuraavien pikanäppäinten avulla voit suorittaa minkä tahansa yllä mainituista toiminnoista alle minuutissa.

Mac:

• Open = Komento + O
• Sulje = Komento + W
• Luo uusi = Komento + N

PC:

• Avaa = Control + O
• Sulje = Control + F4
• Luo uusi = Control + N

Muotoile numerot valuutaksi.

Onko sinulla raakatietoja, jotka haluat muuttaa valuutaksi? palkkaluvut, markkinointibudjetit tai tapahtuman lippumyynti, ratkaisu on yksinkertainen. Korosta vain solut, jotka haluat alustaa, ja valitse Control + Vaihto + $.

Numerot muunnetaan automaattisesti dollarin määriksi – yhdessä dollarin merkkien, pilkujen ja desimaalipisteiden kanssa. / p>

Lisää nykyinen päivämäärä ja aika soluun.

Oletteko kirjaamassa uudelleen sosiaalisen median viestejä vai seuraatko tehtäviä, tarkistatte tehtäväluettelonne , haluat ehkä lisätä päiväys- ja aikaleiman taulukkoon. Aloita valitsemalla solu, johon haluat lisätä nämä tiedot.

Tee sitten jokin seuraavista riippuen siitä, mitä haluat lisätä:

Muut Excel-temput

Muokkaa välilehtien väriä.

Jos sinulla on paljon erilaisia arkkeja yhdessä työkirjassa – mikä tapahtuu parhaimmillemme – helpota sen tunnistamista, mihin sinun täytyy mennä värikoodaamalla välilehdet. Voit esimerkiksi merkitse viime kuun markkinointiraportit punaisella ja tässä kuussa oranssilla.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella välilehteä ja valitse ”Välilehden väri”. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jonka avulla voit valita värin olemassa olevaa teemaa tai muokkaa sitä tarpeidesi mukaan.

Lisää kommentti soluun.

Kun haluat tehdä muistiinpanon tai lisätä kommentin taulukkolomakkeen tiettyyn soluun, napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, jonka haluat lisätä t päälle ja napsauta sitten Lisää kommentti. Kirjoita kommenttisi tekstiruutuun ja tallenna se napsauttamalla kommenttikentän ulkopuolella.

Kommentteja sisältävät solut näyttävät kulmassa pienen punaisen kolmion. Voit tarkastella kommenttia viemällä hiiren sen päälle.

Kopioi ja kopioi muotoilu.

Jos olet koskaan viettänyt jonkin aikaa muotoilemalla arkkia mieleisekseen, olet todennäköisesti samaa mieltä siitä, että se ei ole aivan miellyttävin toiminta. Itse asiassa se on melko tylsiä.

Tästä syystä on todennäköistä, ettet halua toistaa prosessia ensi kerralla – etkä tarvitse. Kiitos Excelin muodosta Maalari, voit kopioida muotoilun helposti laskentataulukon yhdeltä alueelta toiselle.

Valitse, mitä haluat kopioida, ja valitse sitten Muotoile maalaaja -vaihtoehto – sivellinkuvake kojelaudasta. Osoitin näyttää sitten siveltimen, joka kehottaa sinua valitsemaan solun, tekstin tai koko laskentataulukon, johon haluat käyttää muotoilua, alla olevan kuvan mukaisesti:

Tunnista päällekkäiset arvot.

Monissa tapauksissa päällekkäisiä arvoja – kuten päällekkäistä sisältöä hallinnoidessasi Hakukoneoptimointi – voi olla hankalaa, jos se menee korjaamattomana. Joissakin tapauksissa sinun on kuitenkin oltava siitä tietoisia.

Tilanteesta riippumatta on helppo tunnistaa olemassa olevat päällekkäiset arvot laskentataulukko muutamassa nopeassa vaiheessa. Voit tehdä niin napsauttamalla Ehdollinen muotoilu -vaihtoehtoa ja valitsemalla Korosta solusäännöt > Kopioi arvot

Luo ponnahdusikkunalla haluamasi muotoilusääntö ja määritä, minkä tyyppisen päällekkäisen sisällön haluat tuoda eteenpäin.

Yllä olevassa esimerkissä etsimme mahdollisten kaksoiskappaleiden tunnistamista palkat valitulla alueella ja muotoilivat kaksoissolut keltaiseksi.

Markkinoinnissa Excelin käyttö on melko väistämätöntä – mutta näillä temppuilla sen ei tarvitse olla niin pelottavaa. sanoen, harjoittelu tekee täydellisestä. Mitä enemmän käytät näitä kaavoja, pikakuvakkeita ja temppuja, sitä enemmän niistä tulee toinen luonne.

Jos haluat kaivaa hieman syvemmälle, tutustu muutamiin suosikkiresursseihimme oppimiseen Excel. Haluatko lisää Excel-vinkkejä? Katso tämä viesti, kuinka luoda pivot-taulukko mediaaneilla.

Toimittajan huomautus: Tämä viesti julkaistiin alun perin tammikuussa 2019 ja sitä on päivitetty kattavuuden vuoksi.

Alun perin julkaistu 19. lokakuuta 2020 7:00:00, päivitetty 26. lokakuuta 2020

Aiheet:

Excel