LUOKITTAMATON (U)
5 FAH-1 H-430
KIRJEET JA POSTITUS
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Alkuperätoimipaikka: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 YLEISTÄ
(CT: CH-31; 10.7.2013)
a. Noudata tämän osan ohjeita kirjekuorien valmistelemiseksi ja postipalvelujen käyttämiseksi osastolla ja postitse. Katso 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, yksityiskohtaiset ohjeet postin ja laukkujen lähettämiseen. Ota yhteyttä organisaatiosi keskustietokeskukseen / postihuoneeseen saadaksesi lisätietoja.
b. Osastosta ja pylväistä peräisin olevat viralliset luokittelemattomat postit on mitattava (postimerkit on kiinnitettävä painon sivumittareiden mukaan) käsiteltäviksi Yhdysvaltain postipalvelun (USPS) tai sotilaspostijärjestelmän (MPS) kautta. Annetut postimerkit sisältävät kirjekuoret on lähetettävä osaston keskuspostitoimiston (DPM / U) kautta.
d. Postitse postitetut viralliset mitatut kirjekuoret ohjataan osaston läpi vastuuseen.
e. Luokiteltuja postituksia sisältävät kirjekuoret on merkittävä väärin. Täytä asianmukaiset lomakkeet luokiteltujen lähetysten rekisteröimiseksi (katso 5 FAH-1-esite H-431, lomake DS-112, ClassifiedMaterial Receipt) ja pussipostit (lomake OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration – tämä lomake ei ole käytettävissä A / GIS / DIR-verkkosivustolla, ja se on hankittava General Services Administration (GSA) Federal Supply -yhtiöltä. Katso täydelliset ohjeet luokiteltujen ja pussiosoitteiden lähettämiseen kohdasta 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook.
f. Kirjekuoret, jotka sisältävät arkaluontoisia, mutta luokittelemattomia (SBU) tietoja, on valmistettava muina ”luokittelemattomina” kirjekuorina. SBU-paketit on rekisteröitävä lomakkeelle OF-120 luokittelemattomalla merkinnällä. Katso täydelliset ohjeet kohdasta 14 FAH-4.
g. Viestikeskukset (postihuoneet) sijaitsevat koko osastolla. Ota yhteys organisaatiosi palvelemaan viestikeskukseen lisäohjeita.
5 FAH-1 H-432 -KUORETYYPIT
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Letter-kokoisten kirjekuorien on täytettävä Yhdysvaltain postipalvelun vähimmäiskokovaatimukset, joiden pituus on 5 tuumaa ja 3 1/2 tuumaa korkea, ja voimakkuus on 0,007. tuumaa ja enintään 11 1/2 tuumaa pitkä ja 6 1/8 tuumaa korkea ja paksuus 1/4 tuumaa (USPS Domestic Mail Manual). Kirjainkokoinen kirjekuori (4 tuumaa) on taitetun kirjeen likimääräinen koko. Käytä kirjeitä vastaavaa kirjekuorta viralliseen kirjeenvaihtoon aina kun mahdollista (taitettava materiaali tarvittaessa). Katso 5 FAH-1-esite H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 -ikkunan kirjekuori
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Käytä ikkunan kirjekuorta (saatavana vain kirjainkokona) luokittelemattomiin, rutiininomaisiin tai hallinnollisiin postituksiin. Käytä myös suuriin tietopyyntöihin. Vastaanottajan nimi ja osoite näkyvät kirjaimen tai tarran ikkunassa.
5 FAH-1 H-432.3 Vaaleanruskea kirjekuori (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Käytä Kraft-kirjekuoria (kutsutaan yleisesti nimellä Flat Mail) taittamattomalle tai ylisuurelle materiaalille, kuten useille koteloille, esitteille jne. Kraft-kirjekuoria (ruskea paperi) on saatavana useita kokoja; Pituuden on kuitenkin oltava enintään 15 tuumaa, korkeus enintään 12 tuumaa ja paksuus enintään 3/4 tuumaa. Enimmäispaino on 13 unssia. Litteän postin on oltava joustava ja se voi vaatia manuaalista lajittelua (mikä voi viivästyttää toimitusta) ja maksaa enemmän ostaa ja käsitellä kuin letter-size-kirjekuori. Katso 5 FAH-1-esite H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger -kuori (välitoimisto, ketjutyyppi)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Lähettäkää luokittelemattomat toimistopostit osastolla tai postitse lähettäjän kirjekuoren avulla. Käytä Messenger-kirjekuorta uudestaan ylittämällä lohkon viimeinen osoite vasen tai oikea sarake ennen sen palauttamista käyttämään kääntöpuolta samassa järjestyksessä. Älä käytä amessenger-kirjekuorta postin lähettämiseen tavallisen postipalvelun kautta. Katso 5 FAH-1-esite H-432.3.
5 FAH-1 H-433 -KUORET POSTILLA
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Postissa posti lähetetään paikallisen tai kansainvälisen postin kautta vastaanottavan maan postikulut. Ilmoita selvästi postihuoneen henkilökunnalle haluamasi palvelun tyyppi ja sisällön luonne.
b. Käytä tavallista kirjekuorta kirjeen lähettämiseen isäntämaan tai kansainvälisten postipalvelujen kautta. Sijoita kirjekuoren vasempaan yläkulmaan täydellinen palautusosoite, joka sisältää lähettäjän nimen (etu- ja sukunimen) ja toimistosymbolin.
5 FAH-1 H-434 ITSETTY KOTELO
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Käytä kirjekuorta postimerkillä (tai osoitetarralla tai vastauskortilla), johon on esipainettu osasto ”Saddress”, liittämällä kirjeellä vastaanottajalle, jota pyydetään toimittamaan tietoja hallituksen puolesta, mutta joka ei ole velvollinen toimittamaan tietoja .
b.Kun vastaat yksityisen sektorin pyyntöön, älä käytä liitteenä olevaa postimerkkiä tai itse osoitettuja leimattuja kirjekuoria, jotka vastaanottaja on toimittanut. vastaus virallisessa osaston kirjekuoressa. Palauta leima tai kirjekuori vastauksineen vastaanottajalle.
c. Muissa yksityissektorin tietopyynnöissä, joissa painetun materiaalin mukana käytetään allekirjoittamatonta lomakekirjeä, yksikön virallisessa kirjekuoressa voidaan käyttää henkilön tai organisaation lähettämää osoitetarraa.
5 FAH-1 H- 435 KUOREN OSOITTEET
5 FAH-1 H-435.1 Palautusosoite
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Kirjekuorille osastolla, näytä toimiston symboli, lähettäjän nimikirjaimet ja sukunimi sekä huoneen numero vasemmassa yläkulmassa suoraan painetun palautusosoitteen alapuolella.
b. Aseta postissa koko maantieteellinen sijainti ja postin tunniste suoraan sanat ”virallinen yritys”.
c. Esimerkkejä oikeasta osoitemuodosta löytyy sivulta 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 Lähetyksestä ei-osoitteeseen Hallituksen osoitteet
(CT: CH-18; 07.05.2007)
Näytä viestin täydellinen maantieteellinen palautusosoite seuraavasti:
Esimerkki:
Poliittinen osasto – huone 555 – Yhdysvaltain suurlähetystö – Lontoo, Englanti JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Postista osastolle, toiselle liittovaltion virastolle tai toiselle viralle
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Kun käytät postimaksullisia kirjekuoria, näytä toimistosymboli ja viittaa esimerkkeihin kohdassa 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Osoite
(CT: CH-18; 07.05.2007)
a. Käytä aina kirjekuorien täydellistä osoitetta. Käytä lohkotyyliä, yksi väli (jos vähintään kolme riviä) ja avoimet välimerkit. Kaksirivinen kaksirivinen osoite. Sisennä siirtoviivat kahdella välillä. Syötä kaupunki ja osavaltio samalla rivillä ja seuraa postinumero tai ulkomaiden koodinumero. Jos kyseessä on kansainvälinen posti, aseta maan nimi viimeiselle riville. Tarvittaessa aseta ”Huomiota” -viiva kirjekuoren vasempaan alakulmaan.
b. Kansainvälistä postia varten kirjoita maa pääkaupunkiseudulla:
Esimerkki:
Mr. John Doe – 345 Morris Road
Lontoo JN2 34P
ENGLANTI
c. Jerusalem on erityinen tilanne. Älä suunnittele maata Jerusalemille. Suorita ulkomaisen kaupungin tai maan oikeaa nimeä koskevat erityiskysymykset osastopäällikölle tai maantieteilijän toimistolle (INR / GE).
d. Paikallinen postiosoite löytyy valtionosaston julkaisusta, ulkoministeriön virka-avainhenkilöistä, jotka luetellaan aakkosjärjestyksessä maittain. Katso myös osaston puhelinluettelo.
e. Ulkomailla sijaitsevalle sotilaspostille osoitettu posti vaatii postinumerolla AA-, AE- tai AP-numerot. Military Postal Service (MPS) on kohdistanut APO / FPO-numerot maantieteellisestä sijainnista. Katso tietyt numerot kohdasta 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook.
5 FAH-1 H-435.3 postinumerot
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Lisää postinumero aina osoitteeseen, joka lähetetään postitse USPS-kanavien kautta. Käytä 9-numeroista postinumero, kun se on käytettävissä. Osasto käyttää 9-numeroista postinumero (20520-xxxx) automaattista postin lajittelua varten, jonka on oltava kaikkien Washington DC: n osastolle osoitettujen postien tai postitoimistojen osoitelohkossa. Osoitteet täydennetään kaikilla isoilla kirjaimilla nopeakäsittelyillä.
b. Viiden ensimmäisen numeron osaston postinumeron on oltava 20520. Viimeiset 4 numeroa osoittavat huoneen numeron.
c. Käytä postinumeroa 20521 postitettavaksi, jotta viimeiset 4 numeroa postplus tunnistetaan postin tunnistamiseksi (katso 14 FAH-4 , Pussi ja Mail Handbook).
Esimerkki:
JOHN DOE – VALTION OSASTO – POLIITTINEN OSA
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 POSTIPALVELUTYYPIT
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Osasto tarjoaa useita erityyppisiä postipalveluja. Käytä USPS: ää viralliseen kirjeenvaihtoon kaikkiin Yhdysvaltain osoitteisiin. Lähetä virallinen postitus messenger-järjestelmän kautta edelleenlähetystä varten osaston postihuoneeseen, jossa se syötetään USPS-kanaviin. Noudata lisäohjeita 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook -ohjeissa.
5 FAH-1 H-436.1 Erityiset postipalvelut
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Jos sinulla on jokin seuraavista erityispalveluista (ei rutiinikirjeenvaihto), siirrä käsin postin käsittely keskuskeskustilaan (B-528). Katso 5 FAH-1-esitteestä H-436.1 esimerkkilomakkeet, jotka liitetään tuotteeseen erikoispalveluja pyytäessä:
(1) Palautuskuitti – Käytä todisteena toimitus;
(2) Rekisteröity posti – Käytä SBU-, Luottamuksellinen- tai Salattu posti;
(3) Sertifioitu posti – Käytä postitukseen, joka vaatii postituksen, toimituksen tai palautuksen. kuitti;
(4) Ensisijainen posti – Käytä yli 13 unssia painaville postille ja paketeille, jotta saat nopeamman toimituksen pakettipalveluun verrattuna (huomaa korkeamman hinnan); ja
(5) Nopea posti – Käytä, kun posti on toimitettava seuraavana päivänä U: n sisällä Yhdysvalloissa. Enimmäispaino on 70 kiloa.Sisällytä Departementin valvontanumero (toimiston tai toimeenpanoviraston pyyntö) jokaiseen pikalähetyskappaleeseen. Kanna postia postitse postitse ennen klo 15.15 maanantaista perjantaihin saman päivän postituksia varten. Pikapostityypit ovat:
(a) Postitoimisto postitoimistoihin osoittaa, että tavara voidaan lunastaa kohdepalvelussa viimeistään seuraavana arkipäivänä klo 10.00; ja
(b) postitoimisto vastaanottajalle tarkoittaa, että tavara toimitetaan vastaanottajalle määränpään toimitusalueella seuraavan työpäivän klo 15.00 mennessä.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Pussitusjärjestelmä on varattu Yhdysvaltain virallisen viestinnän kansainväliseen siirtoon osaston ja virkojen välillä, virkojen välillä sekä muiden liittovaltion virastojen ja niiden lainkäyttövaltaan kuuluvien edustajien välillä. Yhdysvaltain diplomaatti- tai konsuliedustuston virka. Katso täydelliset pussin ja postin käsittelyohjeet 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook. / p>
b. Ota yhteyttä osastopäällikön pussinvalvontavirkailijaan, jos sinulla on kysyttävää pussipostimenettelyistä tai ajantasaisesta pussitusaikataulusta.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger-palvelu
(CT: CH-31; 10.7.2013)
a. Toimistojen ja toimistojen välillä kiertävä posti voi käydä (ilman kirjekuorta) toimiston henkilökunnan tai toimiston lähettiläiden toimesta, ellei se ole luokiteltu tai valvottu ja menee ulos rakennuksesta. OF-41-lomake, Reitti- ja lähetyslippu, voidaan sijoittaa toimiston välittämien postien päälle saman rakennuksen toimistojen välillä.
b. Toimiston tai muun rakennuksen ulkopuolella oleville työntekijöille osoitetut postit toimittaa Logistic Management Office, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) -viestit. Rajoitettu lähettipalvelu on saatavana toimitettavaksi muille liittovaltion virastoille Washington DC: n alueella. Käytä aina kirjekuorta A / LM / PMP / DPM-lähettipostille (luokiteltu tai luokittelematon). Varmista nopea toimitus, kirjekuoreen kirjoita vastaanottajan nimi, toimistotunnus, huoneen numero ja rakennus. Toisen toimiston tapauksessa lisää toimistosymboli (esim. OMB) ennen toimistosymbolia (katso 14 FAH-4).
c. Pyydä erityistä kuriiripalvelua (auto), joka kuljettaa luokiteltuja aineistoja ja kiireellisiä viestejä muille liittovaltion virastoille alueen sisällä. Käytä virallisia kirjekuoria luokiteltuun tai hallinnollisesti kontrolloituun (SBU) materiaaliin. Liitä lomake DS-112, luokiteltujen materiaalien kuitti (katso 5 FAH- 1-esite H-431) ja lähettäjän kirjekuoret (katso 5 FAH-1-esite H-432.3) luokittelemattomalle postille. Siirrä kuriiripalvelun postit käsilaukussa postilokeroon ja merkitse se kuriiripalveluksi.
d. muu toimiston noutopalvelu, tuo tuotteet suoraan viestikeskukseen, jotta ne voidaan toimittaa nopeasti muille liittovaltion virastoille, joilla on päivittäinen postin nouto. Katso lisätietoja kotimaisista sisäisistä viestipalveluista kohdasta 14 FAH-4.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Lähetä MessengerService
(CT: CH-18; 07.05.2007)
Po Ensimmäiset lähettipalvelut ja postinkäsittelypalvelut, ota yhteyttä hallintovirkailijaan ja / tai tietopalvelukeskuksen henkilökuntaan jokaisessa virassa (katso 14 FAH-4 yleisiä ja erityisiä pussi- ja postimenettelyjä).
5 FAH-1 H- 436.4 Muut postikanavat viestistä
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Posti tarjoaa kansainvälistä postipalvelua, isäntämaan postipalvelua ja Yhdysvaltain armeijan postilaitosta, jos saatavilla (katso 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Käytä kansainvälisiä ja paikallisia postilähetyksiä luokittelemattomalle postille vain, jos päävirkailija on sen hyväksynyt. Lähetä kaikki luokiteltuja tai hallinnollisesti ohjattuja (SBU) postia tietohallintokeskuksen kautta käsittelyyn USPS: n kautta.
b. Käytä jotakin seuraavista erikoispalveluista, jotka ovat käytettävissä viestien kanavien kautta:
(1) Lentoposti – Käytä lentopostia postin nopeuttamiseen, kun tarvittava kuljetus vaatii lentoliikenteen jakelun nopeuttamiseksi. Käytä lentopostikirjeitä tai merkitse kirjekuori tai pakkaus ”AIRMAIL” varmistaaksesi lentopalvelun.
(2) Erikoistoimitus – käytä tätä palvelua, jos on varmaa, että erikoiskäsittely nopeuttaa palvelua; ja
(3) Rekisteröity posti – Käytä postin rekisteröimiseen tolokaalivaatimusten mukaisesti, kun pääjohtaja on hyväksynyt palvelun.
5 FAH-1 H-437 H-439: n kautta Määrittämättä
5 FAH-1-esite H-431
lomake DS-112, luokiteltu postikuitti