Tehokkaiden laajuuslausekkeiden luominen
Onnistuneen projektilaajennuksen tulisi olla tiivis ja selkeä. Jokaisella, joka lukee lausunnon, tulisi olla hyvä käsitys siitä, mistä projekti koostuu (ja mikä ei ole osa projektia). Tämä lausunto antaa kuvan projektista. On myös tärkeää olla täsmällinen hankkeen laajuutta koskevassa lausunnossa. Tässä artikkelissa käymme läpi esimerkin projektin laajuudesta, joka auttaa sinua ymmärtämään paremmin, kuinka luoda upeita laajuuslausekkeita. Esimerkiksi ”Luettelossa on 100 tuotetta” on parempi kuin ”Luettelossa on monia tuotteita” ja ”Projekti valmistuu yli kuuden kuukauden ajan” on parempi kuin ”Projekti valmistuu tietyn ajanjakson ajan”. Mitä tarkempi voit olla, sitä parempi. Jotta ymmärrettäisiin paremmin tapoja rakentaa laajuuslausekkeita, katsotaanpa muutama esimerkki.
Yliopistojen tekniikan päivitykset
Kuvittele kohtaavasi seuraava laajuuslausunto: Yliopisto X haluaa päivittää sen palveluihin sisältyy WiFi-tekniikka, joka on käytettävissä kaikkialla kampuksella. Tämä projekti tarjoaa opiskelijoille, tiedekunnille ja henkilökunnalle mahdollisuuden olla tuottavia mistä tahansa kampuksella. Hanke toteutetaan ajanjaksona, jona saavutetaan mitattavissa olevia tuloksia. Mitkä ovat ensimmäiset ajatuksesi? Aluksi ajattelin, että tässä lausekkeessa ei ole täysin mitään SMART-tavoitteen ominaisuuksia. SMART tarkoittaa:
- erityinen
- mitattavissa oleva
- sovittu
- realistinen
- Aikaraja
Yllä olevan soveltamisalamuutoksen muuttamiseksi SMART-tavoitteeksi yliopiston on muotoiltava projektinsa ehkä seuraavalla tavalla: Yliopisto X päivittää kirjasto, asuntolat, toimistot ja sitten kaikki kampuksen rakennukset IEEE 802.11 -teknologian mukaisesti, alkaen kampuksen pohjoispuolelta ja kirjasto. Tämä projekti helpottaa tuottavuutta tiedekunnan, henkilökunnan ja opiskelijoiden tietokoneiden kautta. Projekti valmistuu syksyn lukukauteen 2011 mennessä. Huomaa, että tämä lauseke sisältää tarkat ohjeet projektin loppuun saattamiseksi. Tulokset ovat mitattavissa – voimme tietää, kuinka monta rakennusta parannetaan. Se on sovittu, realistinen (koska valitsemme rakennuskohtaisen lähestymistavan) ja ajallisesti sidottu – se valmistuu tiettyyn päivämäärään mennessä.
Ei vain soveltamisalan määrittelystä
Laajuuslausekkeet eivät vain määrittele laajuutta. He myös luetteloivat ryhmän nimen, aloitus- ja päättymispäivät, tavoitteet, suoritteet ja virstanpylväät. Vaihtoehtoisia lähestymistapoja voidaan tunnistaa, asiantuntijoiden arvioinnit, sidosryhmäanalyysit ja tuoteanalyysit on myös lueteltava. Laajuuslauseketta ei pidä sekoittaa projektin peruskirjaan. Projektin peruskirjat ovat enemmän mukana ja ne antavat luvan projektille.
Pitkä esimerkki – ohjelmistokehitys
Projektin nimi: Bouncy Bunny Counts Money Project Perustelut: Yrityksellämme on reikä markkinoilla, kun on kyse lastentarvikkeista. Bouncy Bunny Counts Money täyttää tämän aukon ja lisää kirjanpito-ohjelmistomarkkiniamme tätä peliä käyttävien lasten vanhemmille. Projektin laajuus: Tämä projekti koostuu myyntikelpoisen pelin luomisesta verkkosivustollamme Bouncy Bunny Counts Money-sarjakuviin. Projekti valmistuu joulukuun 2010 loppuun mennessä. Pelin moduulit sisältävät yksinkertaisen ostopelin, tavan Bouncy Bunnylle ansaita rahaa ja tavan motivoida pelaajia jatkamaan pelaamista. Projektin suoritteet:
- laajuuslausunto
- edistymisraportit
- antaa raportteja
- viikoittaiset kokousmuistiinpanot
- Viimeinen peli
Projektin onnistuminen: Projekti onnistuu, jos peli myydään.
Esimerkki Bouncy Bunny Scope -lausekkeen arvioinnista
Vaikka yllä oleva soveltamisalalauseke sisältää SMART-tavoitteita, se puuttuu edelleen asianmukaisena laajuuslausekkeena. Ensinnäkin suoritteita on paljon enemmän kuin luetellaan. Määritettäessä tuotettavia suoritteita voi olla hyödyllistä ensin hajottaa projekti ja muotoilla sitten työn erittelyrakenne. Näin kaikki virstanpylväät ja suoritteet on määritelty projektillesi. Toiseksi, ryhmän jäseniä ja tärkeitä sidosryhmiä ei ole lueteltu. Yksi tärkeistä laajuuslausekekomponenteista on sidosryhmäanalyysi. Voit käyttää sidosryhmäanalyysimatriisia luodessasi laajuuslauseketta. Tällä tavoin hankkeen alkaessa määritetään, kuka osallistuu projektiin. Kolmanneksi, hankkeen onnistumisen määrittäminen ei ole SMART. Tämän projektiryhmän on tärkeää määritellä tarkemmin, miltä projektin menestys näyttää. Kuinka monta kopiota pitäisi myydä? Kuinka kauan heidän pitäisi kestää myydä? Projektin perusteluissa mainitaan, että tämän projektin on tarkoitus lisätä myös yrityksen X kirjanpito-ohjelmistojen myyntiä. Kuinka monta yksikköä siitä pitäisi myydä?Ole tarkasti määritelty laajuuslausekkeessasi, se on yksi tärkeimmistä asiakirjoista projektisuunnitteluprosessissasi, ja oikein kirjoitettu laajuuslausunto auttaa sinua estämään pelätyn laajuuden hiipimisen. Neljänneksi, yritys X ei luetella mitään aikatauluja soveltamisalaansa lukuun ottamatta kertoa lukijoille, että projekti luodaan joulukuuhun 2010. Menestyksekkään projektin toteuttamiseksi sidosryhmien on tärkeää nähdä aikataulu ja huomioida tärkeitä virstanpylväitä. Esimerkiksi milloin pelikonseptitaide erääntyy? Milloin komentosarjat ovat valmiit? Milloin tuotteen pakkaus valmistuu? Tässä ei myöskään mainita mitään aiheita. Alustava riskiarviointi olisi suoritettava mahdollisten taloudellisten riskien huomioon ottamiseksi talousarviossa. Lopuksi, ei ole budjettia. Paljonko Bouncy Bunny laskee rahaa? Kuinka monta työntekijää tarvitaan? Ottamalla aikaa laatia hyvä kattavuuslausunto tiimisi voi välttää joitain yleisimpiä syitä, miksi projektit epäonnistuvat pitkällä aikavälillä.
Tämä viesti on osa sarjaa: Projektin laajuuden hallinta / h2>
Jotta projekti onnistuu, kaikkien sidosryhmien on määriteltävä ja ymmärrettävä laajuus. Tässä sarjassa on vinkkejä laajuuslausekkeen kirjoittamiseen, laajuuden muutospyyntöjen käsittelemiseen ja muuhun.
- Toiminta-alueen lausunnon kirjoittaminen
- Esimerkkejä projektin laajuuslausekkeista
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-sertifiointi, Scope Management & Sidosryhmien hallinta
- Scope & Muuta hallintaa projektissasi