Tässä opetusohjelmassa opit suodattamaan tietoja Excelissä eri tavoin: kuinka luoda suodattimia teksti-arvoille, numerot ja päivämäärät, kuinka suodatinta käytetään haun yhteydessä ja miten suodatetaan värin tai valitun solun arvon mukaan. Opit myös poistamaan suodattimet ja korjaamaan Excel AutoFilter ei toimi.
Jos työskentelet suurten tietojoukkojen kanssa, voi olla haastetta paitsi tietojen laskemisesta myös asiaankuuluvien tietojen löytämisestä.Onneksi Microsoft Excelin avulla on helppo rajata hakua yksinkertaisella mutta tehokkaalla suodatintyökalulla. Lisätietoja suodatuksesta Excelissä napsauta alla olevia linkkejä.
- Mikä on suodatin Excelissä?
- Kuinka lisätä suodatin Exceliin
- Miten suodattimen käyttäminen yhteen tai useampaan sarakkeeseen
- Suodattimen käyttö Excelissä
- Suodatustekstiarvot
- Suodata numerot
- Suodata päivämäärät
- Excel-suodatin värin mukaan
- Suodatus Excelissä haulla
- Suodata valitun solun arvon tai muodon mukaan
- Käytä suodatinta uudelleen tietojen muuttamisen jälkeen
- Suodatettujen tietojen kopioiminen
- Suodattimen tyhjentäminen
- Suodattimen poistaminen Excelissä
- Excel-suodatin ei toimi
Mikä on suodatin Excelissä ?
Excel-suodatin, alias AutoFilter, on nopea tapa näyttää vain tiettynä ajankohtana olennaiset tiedot ja poistaa kaikki muut tiedot näkymästä. Voit suodattaa rivejä Excel-laskentataulukoissa arvon, muodon ja ehtojen mukaan. Suodattimen käyttöönoton jälkeen voit kopioida, muokata, kaavioilla tai tulostaa vain näkyviä rivejä järjestämättä koko luetteloa.
Excel-suodatin vs. Excel Lajittelu
Lukuisten suodatusvaihtoehtojen lisäksi Excel AutoFilter tarjoaa tietylle sarakkeelle olennaiset lajitteluasetukset:
- Tekstiarvoille: Lajittele A: sta Z: een, Lajittele: sta A: han, ja lajittele värin mukaan.
- Numerot: Lajittele pienimmästä suurimpaan, Lajittele suurimmasta pienimpään ja Lajittele värin mukaan.
- Päivämäärät: Lajittele vanhimmasta uusimpaan, Lajittele uusimmasta vanhimpaan, ja lajittele värin mukaan.
Lajittelun ja suodatuksen ero Excelissä on seuraava:
- Kun lajittelet tietoja Excelissä, koko taulukko järjestetään uudelleen esimerkiksi aakkosjärjestyksessä tai pienimmästä suurimpaan. Lajittelu ei kuitenkaan piilota merkintöjä, vaan vain sijoittaa tiedot uuteen järjestykseen.
- Kun suodatat tietoja Excelissä, näytetään vain merkinnät, jotka haluat todella nähdä, ja kaikki merkityksettömät kohteet ovat väliaikaisesti poistettu näkymästä.
Suodattimen lisääminen Exceliin
Jotta Excelin automaattinen suodatin toimisi oikein, tietojoukossa tulisi olla otsikkorivi sarakkeiden nimillä, kuten kuvassa. alla oleva kuvakaappaus:
Kun sarakeotsikot ovat vauhdissa, valitse mikä tahansa solu tietojoukostasi ja lisää yksi seuraavista tavoista suodatin.
3 tapaa lisätä suodatin Excelissä
- Valitse Tiedot-välilehden Lajittele & Suodatin-ryhmässä Suodatin-painike.
- Valitse Etusivu-välilehden muokkausryhmässä Lajittele & Suodatin > Suodatin.
- Käännä suodattimia Excel-suodattimen pikakuvakkeella päällä / pois: Ctrl + Vaihto + L
Riippumatta käyttämästäsi menetelmästä, pudotusnuolet näkyvät jokaisessa otsikkosolussa:
Suodattimen käyttö Excelissä
Sarakkeen otsikossa oleva avattava nuoli 
tarkoittaa, että suodatus on lisätty , mutta ei vielä sovellettu. Kun viet hiiren osoittimen nuolen päälle, näyttöön tulee vihje (Näytetään kaikki).
Voit suodattaa tietoja Excelissä seuraavasti:
- Napsauta avattavaa nuolta suodatettava sarake.
- Poista kaikkien tietojen valinta nopeasti poistamalla valinta Valitse kaikki -ruudusta.
- Valitse näytettävien tietojen vieressä olevat valintaruudut ja napsauta OK.
Esimerkiksi tällä tavalla voimme suodattaa Alue-sarakkeessa olevat tiedot nähdäksesi vain itäisen ja pohjoisen myynnin:
Valmis! Suodatin käytetään sarakkeeseen A piilottamalla väliaikaisesti kaikki muut alueet kuin itä ja pohjoinen.
Suodatetun sarakkeen pudotusvalikko muuttuu Suodatin-painikkeeksi 
, ja hiiren osoittaminen kyseisen painikkeen päälle näyttää ruudun kärjen, joka ilmoittaa käytettävät suodattimet:
Suodata useita sarakkeita
käytä Excel-suodatinta useisiin sarakkeisiin, toista yllä olevat vaiheet niin monelle sarakkeelle kuin haluat.
Esimerkiksi voimme rajata tuloksia siten, että näytetään vain omenat itäisille ja pohjoisille alueille. Kun käytät useita suodattimia Excelissä, suodatinpainike näkyy kussakin suodatetussa sarakkeessa:
Suodata tyhjät / ei-tyhjät solut
Voit suodattaa tietoja Excelissä tyhjät tai muut tyhjät kohdat tekemällä jonkin seuraavista:
Suodata tyhjät aiheet eli näyttää tyhjä solu napsauttamalla automaattisen suodattimen nuolta, varmista, että (Valitse kaikki) -ruutu on valittuna, ja poista sitten valinta (Tyhjät) luettelon alaosasta. Tämä näyttää vain ne rivit, joilla on arvo tietyssä sarakkeessa.
Jos haluat suodattaa tyhjät solut pois, eli näyttää vain tyhjät solut, tyhjennä (Valitse kaikki) ja valitse sitten (Tyhjät). Tämä näyttää vain rivit, joissa on tyhjä solu tietyssä sarakkeessa.
- (Tyhjät) -vaihtoehto on käytettävissä vain sarakkeissa, joissa on vähintään yksi tyhjä solu.
- Jos haluat poistaa tyhjät rivit jonkin avainsarakkeen perusteella, voit suodattaa pois tyhjät sarakkeet, valita suodatetut rivit, napsauttaa hiiren kakkospainikkeella valintaa ja napsauttaa Poista rivi. Jos haluat poistaa vain kokonaan tyhjät rivit ja jättää rivit sisältöä ja joitain tyhjiä soluja, tutustu tähän ratkaisuun.
Excelin suodattimen käyttö
Edellä mainittujen perussuodatusvaihtoehtojen lisäksi Excelin automaattinen suodatin tarjoaa useita edistyneitä työkaluja, joiden avulla voit suodattaa tiettyjä tietotyyppejä, kuten tekstiä, numeroita ja päivämääriä, juuri haluamallasi tavalla.
- Erilaiset Excel-suodatintyypit sulkevat toisensa pois. Voit esimerkiksi suodattaa tietyn sarakkeen arvon tai solun värin mukaan, mutta ei molempien mukaan kerrallaan.
- Oikeiden tulosten saamiseksi älä sekoita eri arvotyyppejä yhteen sarakkeeseen, koska vain yksi suodatintyyppi on käytettävissä jokaiselle sarakkeelle. Jos sarake sisältää useita arvotyyppejä, suodatin lisätään eniten esiintyville tiedoille. Jos esimerkiksi tallennat numeroita tiettyyn sarakkeeseen, mutta suurin osa numeroista on muotoiltu tekstiksi, kyseiseen sarakkeeseen ilmestyvät tekstisuodattimet, mutta ei numerosuodattimia.
Ja nyt , tarkastellaan tarkemmin kutakin vaihtoehtoa ja katsotaan, miten voit luoda tietotyypillesi parhaiten soveltuvan suodattimen.
Suodatustekstitiedot
Kun haluat suodattaa tekstiä sarakkeessa jotain erityistä, voit hyödyntää useita Excel-tekstisuodattimien tarjoamia lisäasetuksia, kuten:
- Suodata solut, jotka alkavat tai päättyvät tietyllä merkillä.
- Suodata solut, jotka sisältävät tai eivät sisällä tiettyä merkkiä tai sanaa missään tekstissä.
- Suodata solut, jotka ovat täsmälleen yhtä suuret tai eivät ole yhtä suuria kuin määritetyt merkit.
Heti kun lisäät suodattimen tekstiarvoja sisältävään sarakkeeseen, tekstisuodattimet näkyvät automaattisesti automaattisen suodattimen valikossa:
Voit esimerkiksi suodattaa pois banaaneja sisältävät rivit seuraavasti velkaa:
- Napsauta avattavaa nuolta sarakkeen otsikossa ja osoita Tekstisuodattimet.
- Valitse haluamasi suodatin avattavasta valikosta (Ei Sisältää … tässä esimerkissä).
- Mukautettu automaattinen suodatin -valintaikkuna tulee näkyviin. Kirjoita suodattimen oikealla puolella olevaan ruutuun teksti tai valitse haluamasi kohde avattavasta luettelosta.
- Napsauta OK.
Tämän seurauksena kaikki Banaanirivit, mukaan lukien vihreät banaanit ja Goldfinger-banaanit, piilotetaan.
Suodata sarake kahdella ehdolla
Voit suodattaa tietoja Excelissä kahdella tekstikriteerillä määrittämällä ensimmäiset ehdot suorittamalla yllä olevat vaiheet ja tekemällä sitten seuraavat toimet:
- Tarkista ja tai Tai -valintanappi riippuen siitä, ovatko molemmat vai ei. jommankumman ehdon tulisi olla totta.
- Valitse vertailuperaattori toiselle kriteerille ja kirjoita tekstiarvo sen vieressä olevaan ruutuun.
Esimerkiksi tämä on miten voit suodattaa rivejä, jotka sisältävät joko banaaneja tai sitruunoita:
Suodattimen luominen Excelissä jokerimerkkeillä
Jos et muista tarkkaa hakua tai haluat suodattaa samanlaisia tietoja sisältäviä rivejä, voit luoda suodattimen yhdellä seuraavalla g jokerimerkki:
Numeroiden suodattaminen Excelissä
Excelin numerosuodattimien avulla voit käsitellä numeerista dataa monin eri tavoin, mukaan lukien:
- Suodata numerot, jotka ovat yhtä suuria tai eivät tietyn luvun kanssa.
- Suodata numerot, suuremmat, pienemmät kuin määritettyjen numeroiden välillä tai niiden välillä.
- Suodata 10 tai 10 alinta numeroa.
- Suodata solut, joiden lukumäärä on keskimääräistä tai alle keskiarvon.
Seuraava kuvakaappaus näyttää koko luettelon Excelissä käytettävissä olevista numerosuodattimista.
Voit esimerkiksi luoda suodattimen, joka näyttää vain 250-300 dollarin tilaukset, toimimalla seuraavasti:
- Napsauta automaattisen suodattimen nuolta sarakkeen otsikossa ja osoita Numerosuodattimet.
- Valitse sopiva vertailuoperaattori luettelosta, tässä esimerkissä välillä….
- Mukautetussa Anna Automaattinen suodatin -valintaikkuna ala- ja ylärajan arvot. Oletuksena Excel ehdottaa vertailuoperaattoreiden käyttöä ”Suurempi tai yhtä suuri” ja ”Vähemmän tai yhtä suuri”. Voit muuttaa ne suuremmiksi ja alle alle, jos et halua, että raja-arvot sisällytetään.
- Napsauta OK.
Tämän seurauksena vain 250–300 dollarin väliset tilaukset näkyvät:
Kuinka suodata päivämäärät Excelissä
Excel-päivämääräsuodattimet tarjoavat suurimman valikoiman vaihtoehtoja, joiden avulla voit suodattaa tietyn ajanjakson tietueet nopeasti ja helposti.
Oletusarvon mukaan Excel AutoFilter ryhmittelee kaikki päivämäärät annettu sarake vuosien, kuukausien ja päivien hierarkian mukaan. Voit laajentaa tai tiivistää eri tasoja napsauttamalla plus- tai miinusmerkkejä tietyn ryhmän vieressä. Ylemmän tason ryhmän valitseminen tai tyhjentäminen valitsee tai tyhjentää kaikki sisäkkäiset tasot. Jos esimerkiksi tyhjennät ruudun vuoden 2016 vieressä, kaikki vuoden 2016 päivämäärät piilotetaan.
Lisäksi päivämääräsuodattimien avulla voit näyttää tai piilottaa tietyn päivän, viikon, kuukauden, neljännes, vuosi, ennen tiettyä päivämäärää tai sen jälkeen, tai b kahden päivämäärän välillä. Alla oleva kuvakaappaus näyttää kaikki käytettävissä olevat päivämääräsuodattimet:
Useimmissa tapauksissa päivämäärän mukainen Excel-suodatin toimii yhdellä napsautuksella. Voit esimerkiksi suodattaa kuluvan viikon tietueita sisältävät rivit osoittamalla Päivämäärän suodattimet -kohtaa ja valitsemalla Tämä viikko.
Jos valitset Operaattori Yhtä, Ennen, Jälkeen, Välillä tai Mukautettu suodatin, jo tuttu Näkyviin tulee Mukautettu automaattinen suodatin -valintaikkuna, jossa määrität haluamasi ehdot.
Esimerkiksi, jos haluat näyttää kaikki kohteet huhtikuun 10 ensimmäisen päivän ajalta, napsauta Between… ja määritä suodatin seuraavasti:
Suodatus värin mukaan Excelissä
Jos laskentataulukon tiedot on muotoiltu manuaalisesti tai ehdollisen muotoilun avulla, voi myös suodattaa tiedot värin mukaan.
Napsauttamalla automaattisen suodattimen avattavaa nuolta saat näkyviin Suodata värin mukaan -vaihtoehdon yhdellä tai useammalla vaihtoehdolla sen mukaan, mitä muotoilua sarakkeeseen käytetään:
- Suodata solun värin mukaan
- Suodata kirjasimen värin mukaan
- Suodata solukuvakkeen mukaan
Esimerkiksi, jos muotoilit solut tietyssä sarake, jossa on 3 erilaista taustaväriä rs (vihreä, punainen ja oranssi) ja haluat näyttää vain oranssit solut, voit tehdä sen tällä tavalla:
- Napsauta otsikkosolun suodatinnuolta ja osoita Suodata Väri.
- Napsauta tässä esimerkissä haluamaasi väriä – oranssi.
Voila! Vain arvot, jotka on muotoiltu oranssilla fontin värillä, ovat näkyvissä ja kaikki muut rivit on väliaikaisesti piilotettu:
Lisätietoja on ohjeaiheessa Suodatus ja Lajittele soluvärin mukaan Excelissä.
Kuinka suodattaa Excelissä haulla
Excel 2010: stä lähtien Suodatin-käyttöliittymä sisältää hakukentän, joka helpottaa navigointia suurissa tietojoukoissa, jolloin voit suodata nopeasti rivit, jotka sisältävät tarkan tekstin, numeron tai päivämäärän.
Oletetaan, että haluat tarkastella kaikkien ”itäisten” alueiden tietueita. Napsauta vain automaattisen suodattimen avattavaa valikkoa ja ala kirjoittaa sanaa ”itä” hakukenttään. Excel-suodatin näyttää välittömästi kaikki hakua vastaavat kohteet. Jos haluat näyttää vain nämä rivit, napsauta joko Excelin automaattisen suodattimen valikossa OK tai paina Enter-näppäintä.
Useiden hakujen suodattaminen , käytä suodatinta ensimmäisen hakutermisi mukaan, kuten yllä on esitetty, kirjoita sitten toinen termi ja heti kun hakutulokset näkyvät, valitse Lisää nykyinen valinta suodattimeen -ruutu ja napsauta OK. Tässä esimerkissä lisäämme ”länsi” -tietueita jo suodatettuihin ”itä” -kohteisiin:
Se oli aika nopeaa, ei t vain kolme hiiren napsautusta!
Suodata valitun solun arvon tai muodon mukaan
Vielä yksi tapa suodattaa tietoja Excelissä on luoda suodatin, jonka ehdot täyttävät sisällön tai muodot Näin:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, joka sisältää arvon, värin tai kuvakkeen, jonka mukaan haluat suodattaa tietosi.
- Asiayhteydessä -valikossa, valitse Suodatin.
- Valitse haluamasi vaihtoehto: suodata valitun solun arvon, värin, kirjasimen värin tai kuvakkeen mukaan.
Tässä esimerkissä suodatamme tietoja valitun solun kuvakkeen mukaan:
Re – käytä suodatinta tietojen muuttamisen jälkeen
Kun muokkaat tai poistat tietoja suodatetuissa soluissa, Excel AutoFilter ei päivity automaattisesti vastaamaan muutoksia. Jos haluat käyttää suodatinta uudelleen, napsauta mitä tahansa solua tietojoukossa ja sitten joko:
- Napsauta Käytä uudelleen Data-välilehden Lajittele & -suodatinryhmässä.
- Napsauta Lajittele & Suodatin > Käytä uudelleen Koti-välilehden muokkausryhmässä.
Suodatettujen tietojen kopioiminen Excelissä
Nopein tapa kopioida suodatettu data-alue toiselle laskentataulukolle tai työkirjaa käyttämällä seuraavia 3 pikavalintaa.
- Valitse mikä tahansa suodatettu solu ja valitse sitten kaikki suodatetut tiedot, mukaan lukien sarakeotsikot, painamalla Ctrl + A.
Suodatettujen tietojen valinta sarakeotsikot lukuun ottamatta , valitse ensimmäinen (vasen yläkulma) solu, jossa on tietoja, ja laajenna valinta viimeiseen soluun painamalla Ctrl + Vaihto + End.
- Kopioi valitut tiedot painamalla Ctrl + C.
- Vaihda toiseen taulukkoon / työkirjaan, valitse kohdealueen vasen yläkulma ja liitä suodatetut tiedot painamalla Ctrl + V.
Suodattimen tyhjentäminen
Kun olet lisännyt suodattimen tiettyyn sarakkeeseen, haluat ehkä tyhjentää sen, jotta kaikki tiedot näkyvät uudelleen tai suodatat tiedot eri tavalla.
Voit tyhjentää suodattimen tietyssä sarakkeessa napsauttamalla suodatinpainiketta sarakkeen otsikossa ja valitsemalla sitten Tyhjennä suodatin kohteesta < Sarakkeen nimi >:
Suodattimen poistaminen Excelissä
Poista kaikki laskentataulukon suodattimet yksi seuraavista:
- Siirry Tiedot-välilehteen > Lajittele & Suodatinryhmä ja napsauta Tyhjennä.
- Siirry Koti-välilehteen Ryhmän muokkaaminen ja napsauta Lajittele & Suodatin > Tyhjennä.
Suodatin ei toimi Excelissä
Jos Excelin automaattinen suodatin lopetti työskentelyn laskentataulukossa, todennäköisesti se johtuu jotkut uudet tiedot on syötetty suodatettujen solujen alueen ulkopuolelle. Korjaa tämä yksinkertaisesti lisäämällä suodatin uudelleen. Jos tämä ei auta ja Excel-suodattimesi eivät vieläkään toimi, tyhjennä kaikki laskentataulukon suodattimet ja käytä niitä sitten uudelleen. Jos tietojoukossa on tyhjiä rivejä, valitse koko alue manuaalisesti hiirellä ja aseta sitten automaattinen suodatin. Heti kun teet tämän, uudet tiedot lisätään suodatettujen solujen alueelle.
Periaatteessa suodatin lisätään, käytetään ja käytetään Excelissä. Mutta siinä on paljon enemmän! Seuraavassa opetusohjelmassa tutkitaan Advanced Filter -sovelluksen ominaisuuksia ja näemme kuinka tietoja suodatetaan useilla ehtojoukoilla. Pysy kuulolla!
- Excel Advanced Filter – miten luoda ja käyttää
- Advanced Filterin käyttäminen Excelissä – kriteerialue-esimerkit kaavoilla
- Kuinka vain suodatettujen (näkyvien) solujen summa
- kaksoiskappaleiden suodattaminen Excelissä
- ainutlaatuisten arvojen suodattaminen Excelissä
- suodattimien lisääminen ja käyttäminen Google Sheetsissä