Veroaika on kulunut, ja yritykset pyrkivät kokoamaan vuoden 2019 palkkatiedot toimitettavaksi IRS: lle ja sosiaaliturvalaitokselle. Asianmukaisten verolomakkeiden jättäminen on yksi työnantajan tärkeimmistä tehtävistä kunkin vuoden tammikuussa.
Työntekijät odottavat saavansa W-2-lomakkeensa ja valmistellakseen veronsa edelliseltä vuodelta toivoen. hyvitys IRS: ltä. Yritykset tietävät, että heidän on toimitettava henkilöstölle W-2-lomakkeet vuotuiseen määräaikaan mennessä kunkin vuoden tammikuun 31. päivään mennessä, jotta he voivat saada omat veronsa valmistellun henkilökohtaisen määräajan 15. huhtikuuta mennessä. Sen lisäksi, että he toimittavat henkilökunnalle veroasiakirjat, yritysten on toimitettava tunnistetiedot IRS: lle samanaikaisesti.
W-3-lomake ja yritykset
Sen lisäksi, että jokaiselle työntekijälle toimitetaan W-2-lomake (1099 lomaketta, jos käytät itsenäisiä urakoitsijoita) vaadittuun määräaikaan mennessä yritysten on myös toimitettava kopiot jokaisen työntekijän W-2: sta SSA: lle yhdessä W-3-lomakkeen kanssa.
W-3-lomake, virallisesti Palkka- ja veroilmoitukset ovat yhteenveto SSA: lle yrityksen kaikkien työntekijöiden edellisen vuoden palkoista ja maksuista. Tämä yhteenvetoasiakirja antaa nopean yleiskuvan W-2-lomakkeista, jotka liitetään ja lähetetään lomakkeen kanssa tammikuussa.
W-3 tarjoaa SSA: lle tavan sovittaa yhteen, että kaikki palkat ilmoitettiin edellinen vuosi ja kaikki tarvittavat FICA: n (Federal Insurance Contributions Act) verot on myös raportoitu.
Mitä W-3-lomake sisältää?
W-3-lomake on pääosin yhteensä kaikki W-2-tiedot, jotka työnantajat toimittavat yleisasiakirjassa. Lomakkeessa on yhteenveto työnantajan nimestä, EIN-tunnuksesta (työnantajan tunnistenumero), osoitteesta, yhteystiedoista ja muista tiedoista.
Tällöin W-3 tarjoaa kaikki yrityksen työntekijätiedot, jotka sisältävät:
- Palkat, vihjeet ja muut korvaukset
- Kohdistetut vihjeet
- Sosiaaliturvaveron alaiset palkat ja vinkit
- Palkat ja palkkiot Medicare-verot
- liittovaltion tulovero pidätetty
- valtion tulovero pidätetty
- sosiaaliturvavero pidätetty
- Medicare-vero pidätetty
- Riippuvaiset hoitoetuudet
- Lykätyt korvaukset
- Ei-hyväksyttävät suunnitelmat
Yritysten on toimitettava lomake vain SSA: lle ja vastaava W -2 lomaketta. Maksua ei lähetetä, kun jätät W-3: n.
W-3-lomakkeiden oikea-aikainen jättäminen
Yritysten omistajien tai veronvalmistajien on liitettävä kunkin työntekijän W-2-kopio A-tiedostoon. -3 lomake ja lähetä se SSA: lle viimeistään vuoden 31 tammikuussa viime vuoden raportointia varten. Ne, jotka myöhästyvät 31. tammikuuta määräajan, voivat silti tehdä ilmoituksen, mutta todennäköisesti seuraamuksilla.
Vuonna 2020 toimitetut W-2- ja W-3-lomakkeet sisältävät yhteenvedon kaikista työntekijöiden ansioista ja maksuista koko vuodelle 2019. Olitpa sitten sähköisesti tai postitse, 31. tammikuuta määräaika on sama.
Tämä vastaa määräaikaa, jonka mukaan työntekijöille on toimitettava kopio henkilökohtaisesta W-2: sta kunkin vuoden 31. tammikuuta edellisen verovuoden osalta. Työnantajien on valmisteltava ja lähetettävä työntekijöille määräaikaan mennessä W-2-lomakkeet ja lähetettävä kunkin W-2-kopio A yhdessä W-3-yhteenvedon kanssa viimeistään 31. tammikuuta.
Työnantajat voivat jättää W-2- ja W-3-lomakkeet sähköisesti SSA: n verkkosivuston kautta. Yrityksille, jotka haluavat arkistoida manuaalisesti, kopiot lomakkeesta ovat saatavana IRS: n verkkosivustolla, mutta riippumatta siitä, toimitetaanko ne sähköisesti vai postitse, lähetykset on postitettava viimeistään 31. tammikuuta.
Yrityksille, jotka jättävät hakemuksen yli 250 W-2-lomaketta, IRS vaatii lomakkeiden toimittamista sähköisesti, elleivät ne ole toimittaneet työnantajalle kirjallista vapautusta. IRS mieluummin työnantajat arkistoivat sähköisesti, ja niillä on käytettävissä useita resursseja, jotka auttavat yrityksiä arkistoimaan lomakkeita verkossa nopeasti ja helposti.
W-3-lomakkeiden ohjeet
Pienyrityksille, jotka hallinnoivat tietojaan omilla verovelvollisuuksilla, lomake saattaa tuntua haastavalta, mutta kyse on vain kaikkien vastaavien tietojen lisäämisestä, jotka löydät työntekijän W-2-lomakkeista. W-3-lomake peilaa W-2-lomaketta, ja osiot 1-11 kopioivat tarvittavat tiedot, kuten palkat, vinkit ja muut korvaukset, liittovaltion tuloverot, jne.
Yrityksille, jotka tarvitsevat enemmän SSA: lla on tarkistuslista, joka voi auttaa yritysten omistajia täyttämään ja jättämään W-2- ja W-3-lomakkeitaan. IRS-video voi jopa opastaa W-2-lomakkeiden ja W-3-yhteenvetoasiakirjan sovittamisen vaiheiden läpi.
W-2- ja W-3-lomakkeiden arkistointi joka tammikuu on alkuvaihe. -vuotinen tehtävä, joka jokaisen yrityksen, jossa on työntekijöitä, on suoritettava.
Se saattaa tuntua pelottavalta prosessilta, mutta pienellä ohjauksella ja käytettävissäsi olevilla oikeilla työkaluilla se voidaan suorittaa helposti ja nopeasti.