Uudet työntekijälomakkeet ovat keskeinen osa aloitusprosessia. Ennen kuin työntekijä voi laillisesti aloittaa työskentelyn yrityksellesi, hänen on täytettävä vaaditut lomakkeet. Mitä lomakkeita uusien työntekijöiden on täytettävä?
Mitä lomakkeita uusien työntekijöiden on täytettävä? Yleiskatsaus
Hallitus vaatii uusia palkanlomakkeita. Muut ovat välttämättömiä asiakirjoja, joita tarvitset yrityksellesi.
Tutustu liittovaltion työkelpoisuuslomakkeeseen, jonka työntekijöiden on täytettävä:
- lomake I-9
Työntekijöiden on myös täytä tuloverolomakkeet, jotta voit suorittaa palkanlaskun tarkasti:
- lomake W-4
- osoita W-4-lomake
Ja , tässä on luettelo mahdollisista yrityslomakkeista, joiden täyttämiseen saatat tarvita uusia työntekijöitä:
- hätäyhteyslomake
- työntekijän käsikirjan kuittauslomake
- pankki tilitietolomake
- Edut-lomakkeet
Käytä seuraavaa kaaviota saadaksesi lyhyen yleiskatsauksen lomakkeista, jotka kaikkien työntekijöiden on täytettävä. Lomakkeet, jotka työntekijät saattavat joutua täyttämään ja niiden tarkoitukset:
Uudet työntekijälomakkeet luokittain
Jälleen voimme erottaa uudet työntekijöiden paperityöt seuraaviin luokkiin:
- Työllistymiskelpoisuuslomake
- Uudet palkkaverolomakkeet
- Yrityskohtaiset lomakkeet
Jos haluat lisätietoja asiakirjoista, sinun on ehkä gi Ve työntekijöitä osana uutta vuokrauspakettia, lue eteenpäin.
Työkelpoisuus
Ennen kuin voit lisätä työntekijän joukkueeseesi, olet laillisesti vastuussa siitä, että työntekijä on kelvollinen työskentelemään Yhdysvalloissa.
Lomake I-9
Uusille työntekijöille tarkoitettujen lomakkeiden joukossa on lomake I-9. Lomaketta I-9, Työn kelpoisuustarkistus, käytetään varmistamaan, että työntekijöilläsi on laillinen oikeus työskennellä Yhdysvalloissa. Käytä lomakkeen I-9 lokakuun 2019 versiota pysyäksesi vaatimusten mukaisena.
Lomake I-9 on jaettu kolmeen osaan. Työntekijä täyttää ensimmäisen osan, ja sinä täytät toisen osan. Kolmas osa on tarkoitettu vain työkelpoisuuden tarkistamiseen tai uudelleenkoulutukseen.
Lomakkeessa kysytään esimerkiksi työntekijän nimi, osoite, sosiaaliturvatunnus ja kansalaisuus. Siellä on myös osio, jos työntekijä auttaa valmistajaa tai kääntäjää auttamaan heitä täyttämään lomakkeen.
Muista, että jos uudella työntekijällä ei ole sosiaaliturvatunnusta, hänen on täytettävä lomake SS-5, Hakemus sosiaaliturvakortille. Jokaisella arkistossa olevalla työntekijällä on oltava sosiaaliturvatunnus, jotta voit laittaa sen lomakkeelle W-2.
Työntekijän on tuotava mukaan alkuperäiset asiakirjat henkilöllisyyden ja kelpoisuuden osoittamiseksi. Tarvitset nämä asiakirjat lomakkeen I-9 työnantajaosan täyttämiseen. Lomakkeessa I-9 on kolme luetteloa hyväksyttävistä asiakirjoista: Luettelot A, B ja C.
Työntekijät tuovat luettelosta A yhden asiakirjan, joka vahvistaa heidän henkilöllisyytensä ja työluvansa (esim. Yhdysvaltain passi). Tai he voivat antaa yhden asiakirjan luettelosta B, joka vahvistaa heidän henkilöllisyytensä (esim. Ajokortti), ja yhden asiakirjan luettelosta C, joka vahvistaa heidän työluvansa (esim. Yhdysvaltain kansalaisen henkilökortti).
Työnantajana -osiossa, anna tietoja työntekijän tuomista asiakirjoista. Vahvista sitten, että asiakirjat ovat aitoja parhaan tietosi mukaan. Sisällytä tiedot, kuten nimesi, toiminimesi ja yrityksen osoitteesi, ja allekirjoita lomake I-9.
Uudet vuokrasopimuslomakkeet
Ennen kuin voit lisätä uuden vuokrasopimuksen palkkaasi, täytyy tietää, kuinka paljon rahaa pidätetään liittovaltion ja tarvittaessa valtion tuloverojen palkoista.
Tämän selvittämiseksi sinun on kerättävä kaksi uutta vuokraverolomaketta: liittovaltion ja osavaltion W-4-lomakkeet.
Lomake W-4
IRS vaatii lomakkeen W-4, työntekijän pidätystodistuksen. Työnantajat määrittävät W-4-lomakkeella liittovaltion tuloveron määrän, joka pidätetään työntekijän palkoista.
Työntekijät voivat lisätä tietoja lomakkeeseen W-4 lisätäksesi tai vähentääkseen liittovaltion tuloveronpidätystä.
Vuoden 2020 W-4-lomake pyytää työntekijän tietoja (esim. nimi, henkilötunnus, osoite, siviilisääty) ja veronpidätysmuutoksia. Työntekijät voivat muuttaa tietoja W-4-lomakkeesta milloin tahansa vuoden aikana.
Harvoissa tapauksissa saatat jopa olla työntekijä, joka vaatii vapautusta liittovaltion tuloveroista. Jos työntekijä vaatii vapautusta, älä pidättele liittovaltion tuloveroa heidän palkoistaan.
Kun olet saanut lomakkeen W-4, määritä pidätettävien verojen määrä IRS-julkaisun 15 verotaulukoiden avulla.
Tila W-4
Mitä lomakkeita työntekijöiden on täytettävä vaadittujen lomakkeiden W-4 ja I-9 lisäksi? Jos yrityksesi sijaintipaikassa on valtion tulovero, kerää valtion veronpidätyslomakkeet työntekijöiltä.
Kaikissa osavaltioissa ei ole valtion tuloveroa.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington ja Wyoming eivät ole valtion tuloveroa. Ellei yrityksesi ole jossakin näistä osavaltioista, työntekijän on täytettävä osavaltion veronpidätyslomake.
Kuten liittovaltion W-4-lomake, osavaltioiden veronpidätyslomakkeet pyytävät työntekijöiltä henkilökohtaisia tietoja. Monet valtiot käyttävät ennakonpidätyksiä valtion tuloveronpidätyksen määrittämiseen.
Jos yrityksesi on esimerkiksi Kaliforniassa, työntekijän on täytettävä DE-4-lähdevarmenne.
Muista, että saatat joutua myös pidättämään paikallisen tuloveron työntekijöiden palkoista. Tyypillisesti paikalliset tuloverot ovat prosenttiosuus työntekijöiden palkoista, eikä niitä määritetä ennakonpidätyslomakkeella.
Uusien työntekijöiden täyttämät yrityslomakkeet
Työkelpoisuus- ja verolomakkeiden lisäksi , saatat tarvita uusia työntekijöitä lähettämään ylimääräisiä lomakkeita yrityksellesi.
Hätäpuhelulomake
Työntekijöiden pyytäminen toimittamaan hätäyhteystiedot on erittäin tärkeää. Hätätilanteessa sinun on tiedettävä, kenen puoleen tulee ottaa yhteyttä työntekijän puolesta.
Hätäpuhelulomake voi olla yhtä yksinkertainen kuin työntekijän toimittamalla tietonsa ja kahden – kolmen yhteyshenkilön tiedot. Kysy työntekijöiltä jokaisen yhteyshenkilön nimi, suhde työntekijään, osoite sekä koti- ja työpaikan puhelinnumerot.
Työntekijöille on hyvä valita hätäyhteyshenkilöt, jotka ovat jonkin verran lähellä työpaikkaansa. Työntekijöiden tulee päivittää lomakkeessaan olevat tiedot tarvittaessa.
Työntekijän käsikirjan kuittauslomake
Jos et ole ajatellut, että yrityksessäsi olisi työntekijän käsikirja, on aika luoda se.
Työntekijän käsikirjassa on tietoja esimerkiksi työlaista, työntekijöiden käyttäytymisestä, palkanlaskusta ja muista tärkeistä liiketoimintaperiaatteista. Työntekijät voivat tutustua työntekijän käsikirjaan, kun heillä on kysyttävää.
Anna työntekijälle täytettävä työntekijän käsikirjan kuittauslomake, joka varmistaa, että hän lukee käsikirjan läpi ja ymmärtää yrityksesi käytännöt.
Pankkitilitietolomake
Kerää työntekijän pankkitilitiedot, jos hän päättää saada palkkansa suoralla talletuksella tai jos olet tilassa, joka sallii pakollisen suoran talletuksen.
Pankkitilin tietolomakkeessa tulisi olla seuraavat tiedot:
- Työntekijän nimi
- Tilin tyyppi (sekki tai säästöt)
- Pankin nimi ja reititysnumero
- Työntekijän pankkitilin numero
Työntekijän on myös allekirjoitettava ja vahvistettava, että hän haluaa saada palkkansa suoralla talletuksella.
Kun yrityksellesi on määritetty suora talletus ja sinulla on työntekijän pankkitilitiedot, voit aloittaa palkanlaskennan.
Etuuslomakkeet
Voit halutessasi tarjota pieniä yritysten työntekijöiden etuudet. Jos teet niin, kerää lomakkeita, jotka osoittavat heidän osallistumisensa ohjelmiin. Työntekijöiden on annettava sinulle lomakkeet, vaikka he eivät halua osallistua etuusohjelmaan.
Tässä on joitain etuja, joita saatat tarjota pienyrityksellesi:
- sairausvakuutus
- henkivakuutus
- työkyvyttömyysvakuutus
- Eläkejärjestelyt
Anna tietoja tarjoamistasi eduista. Etuuspaketissa työntekijöiden on hyväksyttävä tai evättävä osallistuminen ohjelmaan. Kerää nämä lomakkeet työntekijöiltä ennen ilmoittautumista.
Milloin uusien työntekijöiden on täytettävä lomakkeet?
Työntekijöiden on täytettävä uudet työntekijälomakkeet, ennen kuin he aloittavat työnsä yrityksessäsi. Voit joko antaa työntekijän:
- Täytä yrityksesi lomakkeet ensimmäisenä päivänä
- Täytä lomakkeet itse ennen ensimmäistä päivää
Varmista, että työntekijä tietää etukäteen, mitä asiakirjoja hänen on tuotava täyttääkseen lomakkeen I-9.
Kun uusi työntekijä on täyttänyt lomakkeet, säilytä niitä kirjanpidossasi. Työntekijäsi voi sitten aloittaa työn yrityksellesi.
Pidä kaikki työntekijälomakkeet yhdessä paikassa. Patriotin pienyritysten henkilöstöohjelmisto on loistava lisä online-palkkahallintaohjelmistoomme. HR-ohjelmiston avulla voit pitää työntekijöiden tiedostot verkossa ja antaa työntekijöille pääsyn heidän asiakirjoihinsa. Kokeile molempia ilmaiseksi tänään!
Tämä artikkeli on päivitetty alkuperäisestä julkaisupäivästään 12. toukokuuta 2017 lähtien.
Tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseen neuvontaan; saat lisätietoja napsauttamalla tätä.