Mikä on varastonhallintaohjelmisto?
Varastonhallinta sisältää paljon muutakin kuin vain varaston tai vähittäiskaupan varastoissa pitämisen seuraaminen. Varastonhallintaan kuuluu myös sen seuranta, mitä osastoosi kuuluu, mukaan lukien yksittäiset osat ja niiden osien yhdistelmät, joita käytetään muiden tuotteiden ja palveluiden rakentamiseen. Varastonhallintaan kuuluu myös selvittää, mitä toimituskumppaneillasi tai parhailla asiakkaillasi on varastossa. Pienille ja keskisuurille yrityksille kaikkien näiden kohteiden seuraaminen voi vaikeutua nopeasti, jos käytät vain laskentataulukkoa siihen. Varastotuotetietojen sitominen kaikkiin muihin organisaation käyttämiin tietojärjestelmiin vaatii erillisen ohjelmiston, nimeltään varastonhallintaohjelmisto. Oikean ohjelmistopaketin valitseminen yrityksellesi voi olla vaikeaa, koska sinun on punnittava tarvittavat ominaisuudet parhaaseen hintaan. Tämän tehtävän helpottamiseksi olemme testanneet ja veranneet yhdeksän varastonhallintaohjelmistopakettia tässä tarkastelukierroksessa.
Vaikka ”varastonhallinta” kuulostaa siltä, että se on yksinkertainen seuranta omaisuudellesi, varastonhallintaohjelmisto todella menee useiden tasojen syvyydessä. Ohjelmiston tulee integroida vähintään yhteen muuhun back-end-toimistojärjestelmään, nimittäin joko kirjanpito- tai yrityksen toiminnanohjaus (ERP) -pakettiin. Varastonhallintajärjestelmän tehtävänä on seurata näitä varastotuotteita hankinnan kautta, myynti- tai käyttöprosessit; sijoita ne yhteen tai useampaan varastoon ja mainosta varastohinta (hinta) (joskus useissa valuutoissa), jotta tiedät varastossasi olevien kohteiden arvon kirjanpitotarkoituksia varten.
Tällä tavalla varastonhallintaohjelmisto joskus päällekkäisyyksiä tyypillisten varainhoito-ohjelmistojen kanssa. Ydintoiminnot keskittyvät ehdottomasti varastotasosi ympärille, mutta tällainen ohjelmisto seuraa myös myyntiä, ostotilauksia ja toimituksia. Kirjanpidon lisäksi varastohallintaohjelmistot on myös usein sidottu myyntipisteohjelmistoihin (POS) monissa vähittäis- ja myymäläpalvelutoiminnoissa. Hyvin pienet toiminnot voivat päästä eroon näiden toimintojen suorittamisesta yksinkertaisen laskentataulukon avulla. Jokainen sitä suurempi yritys haluaa kuitenkin omaisuuden tunnistamisen, tilausten seurannan ja toimitusketjun optimointimahdollisuudet, jotka hyvä varastonhallintajärjestelmä tarjoaa.
Kustannuslaskenta
Varastoa pidetään liiketoimintana omaisuus. Sellaisena se on kirjattu yrityksen taseen Omaisuus-osioon. Kun varat myydään tai käytetään, nämä tulokset kirjataan myös tuloslaskelman Myytyjen tavaroiden kustannukset (COGS) tai Käytettyjen tavaroiden kustannukset -osioon. Tämä luku lasketaan käyttämällä yhtä tai useampaa hinnoittelumenetelmää. Yhdysvalloissa käytettyihin varaston arvostusmenetelmiin kuuluvat First In First Out (FIFO), painotettu keskimääräinen kustannuslaskenta, Standard Costing ja Specific Costing (tai Specific Identification). (LIFO) oli jonkin aikaa suosittu, mutta on pudonnut suosiosta eikä sitä yleensä käytetä enää useimmissa maissa.
Lyhenteet LIFO ja FIFO edustavat järjestystä, jossa varasto hankitaan ja sitten myydään tai siirretään. . FIFO olettaa, että vanhin mainosjakauma myydään tai siirretään ensin, kun taas LIFO olettaa, että ensin käytetään uusinta mainosjakaumaa.
Painotettua keskimääräistä kustannuslaskentaa käytetään usein tilanteissa, joissa tuotteet ovat keskenään identtisiä ja se ” On mahdotonta osoittaa erityisiä kustannuksia yksittäiselle yksikölle tai jos kirjanpitojärjestelmällä ei ole kykyä seurata varastoja käyttämällä FIFO: ta (mikä ei ole missään tässä tarkastelemassamme varasto-järjestelmässä). menetelmä jakaa myytävissä olevien tavaroiden kustannukset myytävissä olevien yksiköiden lukumäärällä, mikä tuottaa painotetun keskimääräisen yksikkökustannuksen.
Toinen usein käytetty varaston arvostusmenetelmä on nimeltään Standard Costing. korvaa odotetut kustannukset todellisilla kustannuksilla kirjanpidossa ja kirjaa sitten ajoittain vaihtelut, jotka osoittavat odotettujen ja todellisten kustannusten välisen eron.Tämä lähestymistapa on usein yksinkertaisempi kuin FIFO: n käyttö tilanteissa, joissa on suuri historiallisia kustannustietoja. Vakiolaskutus edellyttää, että luot arvioidut kustannukset liiketoiminnassa käytetylle varastolle. Tätä menetelmää käytetään, kun todellisten kustannusten seuraaminen on liian aikaa vievää. Mutta se edellyttää myös, että arvioituja vakiokustannuksia verrataan säännöllisin väliajoin todellisiin varastokustannuksiin ja tehdään varianssikirjaus kirjanpitoon.
Ylimääräistä arvostusmenetelmää kutsutaan erityiskustannuksiksi. Tällä menetelmällä määritetään kustannukset kullekin varaston yksittäiselle tuotteelle. Erityistä kustannuslaskentaa käytetään, kun kullakin varastotuotteilla on helposti käytettävissä olevat kustannukset, jotka eroavat muista varaston nimikkeistä. Esimerkiksi räätälöityjen huonekalujen valmistaja todennäköisesti käyttää erityiskustannuksia.
Lopuksi kannattaa harkita myös tämän spektrin toista päätä, nimittäin selvittää oikea hinta mainosjakaumallesi. Tulet usein huomaamaan, että muut toimittajat tarjoavat hintatarjouksia tilauksen määrän perusteella: Säästä 10 prosenttia widgeteistämme yksinkertaisesti tilaamalla 20 prosenttia enemmän widgetejä! Mutta yrityksellesi parhaan valinnan selvittäminen voi olla monimutkaista riippuen siitä, minkä tyyppisistä kustannuksista aiheutuu kustannuksia. Mitä suurempi on esimerkiksi tuotevalikoima, sitä enemmän maksat todennäköisesti varastosta ja ehkä jopa huollosta. Tässä voi auttaa järjestelmä, joka voi auttaa laskemaan taloudellisen tilauksen määrän (EOQ). Tyypillisesti nämä ovat muokattuja laskimia, jotka voit määrittää ottamaan huomioon yrityksesi erityistarpeet.
Jotkut yleiset mainosluettelotermit
Kuten totta monissa rahoitusjärjestelmissä , inventaariosajärjestelmällä on omat termisarjansa. Vaikka tässä johdannossa ei anneta kattavaa luetteloa termeistä, joihin saatat törmätä, tässä on joitain yleisempiä termejä.
Yksi yleinen lyhenne, jonka törmäät, on nimeltään BOM tai BOMP. Tämä tarkoittaa ”Bill of Materials” tai ”Bill of Material Processing”, ja huomaat, että sitä käytetään useimmiten tuotannon varastojärjestelmissä. BOM-kirjainta käytetään, kun varastotuote koostuu alaeristä; näiden luettelo alamomentit ovat BOM. Samankaltainen termi on ”kitting”, joka on valmiiden tuotteiden muodostavien osien tai esineiden niputtaminen (joita voidaan sitten käyttää esineinä BOM: ssa). Sinulla voi olla sekä kitting että BOM yhdellä mainosjakaumakohteella, riippuen kohteen monimutkaisuudesta ja siitä, kuinka yksityiskohtaisesti tarvitset ylläpitää varastohinnoittelua.
Joskus suoritat termin ”Just-in-Time (JIT)” mainosjakauma. Tämä on logistiikkatermi, jota käytetään toimitusketjun hallinnan (SCM) toiminnoissa varastoimisen ajastamiseen niin, että se saapuu juuri ennen tai juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Tämä varastostrategia vähentää varastojen varastoinnin aikaa, mikä voi säästää kustannuksia Mutta tämä strategia vaatii joitain edistyneitä ja hyvin testattuja SCM-ominaisuuksia. Myös prosessien hallintaan ja SCM: ään on sidottu jotain ”Work in Process”. Tämä seuraa kaikki valmistukseen luovutetut varastot ja seuraa varastoja, kun niitä käytetään tuotannossa. kaupan tai tehtaan kerroksessa. Monissa tapauksissa löydät nämä kaksi termiä tutkiessasi tuotantovarastojärjestelmiä, jotka on suunnattu kaikkeen pienistä tuotantomyymälöistä, kuten naapurimaiden moottoripyörien korjaamosta, aina laajamittaiseen autotehtaaseen asti.
Varasto-ohjelmisto: huomioitavia asioita
Koska varaston toiminta on missä tahansa organisaatiossa monimutkaisuutta, siinä on aina näkökohtia, jotka liittyvät läheisesti muihin kirjanpitojärjestelmän osiin. Esimerkiksi , sekä myynti että ostaminen ovat olennainen osa varastoa, koska et voi myydä tai käyttää varastoa, jos et ole ostanut sitä – ja et voi myydä sitä, jos sinulla ei ole sitä saatavana. Poikkeus tästä on pudottaminen , jonka avulla voit hyväksyä myyntitilauksen ja toimittaa sen sitten suoraan asiakkaalle toimittajan varastosta. Pohjimmiltaan, jos varasto-ohjelmistossasi on pudotuskapasiteetti (ja toimittajasi on halukas), käytät varastotoimittajaasi varastona. Riippuen siitä, miten kirjanpitojärjestelmäsi on rakennettu, pudotettuja lähetyksiä ei usein kirjata varastona mutta pikemminkin postitetaan usein suoraan kirjanpitojärjestelmän ”Myytyjen tavaroiden kustannukset” -osaan.
Usein erillisenä moduulina myytävä SCM viittaa tuotantoon ja / tai kohteet, joita tarvitaan jälleenmyyntivarastoon. Siihen sisältyy ostaminen, toimitus, vastaanotto ja varastointi, ja se on sinänsä kiinteästi integroitu varastoon. Yksi SCM: n osa on nimeltään ”Reorder Point”, ominaisuus, jonka löydät usein myös varastonhallintajärjestelmistä. Tämä voi olla manuaalinen taso, jonka syöttää mikä tahansa varastonhoitaja, jota järjestelmä käyttää hälytyksen luomiseen, tai jopa tuottajaorganisaatio, joka nostaa varastotuotteen määrän tietyn tason alapuolelle.Jotkut kehittyneemmät varastojärjestelmät käyttävät tekniikkaa nimeltä Economic Ord erä (EOQ). EOQ on menetelmä, jolla lasketaan optimaalinen määrä ja ajat tilata (tai järjestää) inventaario pitämisen tai varastointikustannusten minimoimiseksi. Pohjimmiltaan, kun käytät EOQ-arvoa, haluat, että varasto laskee mahdollisimman alhaiseksi ilman varastojen loppumista (ts. Ei varastoja myytäväksi tai käytettäväksi).
Vähittäiskaupan varastot
Vähittäiskaupan varastolla on joitain omia ehtoja ja menettelyjä. Yksi tärkeä vähittäiskaupan varaston ominaisuus on, että se integroituu läheisesti POS-järjestelmään eli kassakoneeseesi. POS-järjestelmä tarjoaa kassalaitteen (mukaan lukien kassakone, mutta myös esimerkiksi viivakoodilukijat), joka tutkii varastotietokantaa, tunnistaa myyvän tuotteen ja vähentää sen varastossa olevasta varastosta.Tuotteen tai myydyn tuotteen tyypistä riippuen yksittäiset tuotteet voidaan tunnistaa viivakoodeilla tai RFID-tunnisteilla. Nämä määritetään, kun tavarat tarkistetaan varastoon ja tarkistetaan sitten varastosta, kun ne myydään. Jotkut POS-järjestelmät jopa tunnistavat tuotteen sijainnin, ehkä tietyssä varastossa tai mahdollisesti jopa siellä, missä se istuu varastokerroksessa. Tämä on yleistä vaatetus-, kulutustavaroiden ja elektronisten tavaroiden toiminnassa. Viivakoodaus, nimikkeen sijainti ja roskakorin tunnistaminen ovat myös toimintoja, jotka löydät monista varastojärjestelmistä.
Yksi mielessä pidettävä asia on, että varasto-ohjelmistoja ei käytetä melkein koskaan yksin. Pikemminkin se ” Usein osa modulaarista kirjanpitojärjestelmää. Vaikka näin ei olisikaan, sen on aina puhuttava muiden integroitujen back-end-liiketoimintajärjestelmien kanssa tai integroitava niihin, etenkin sen kanssa, mitä käytät kirjanpitoon. Jotkut yritykset haluavat saada kaikki kirjanpitomoduulit, myös varastonhallinta, yhdeltä toimittajalta. Mutta jos olet halukas toteuttamaan jonkinlaista integraatiota, voit sitoa yhteen eri toimittajien sovelluksia. Tämä voi säästää paitsi lisenssejä myös antaa sinun hyödyntää juuri sellaisia ominaisuuksia kuin tarvitset, vaikka ne tulevat eri ohjelmistotoimittajilta. Kaikilla tarkastamillamme varastojärjestelmillä on kyky viedä tietoja ainakin taulukkolaskentaan, jotta ne voidaan tuoda kolmannen osapuolen kirjanpitojärjestelmään.