Pareto-analyysi

Kuvittele, että sinut on juuri ylennetty osastopäälliköksi. Sinulla on täynnä ideoita asioiden parantamiseksi, joten missä aloitatko?

Ihannetapauksessa haluat keskittyä ongelmien korjaamiseen, joilla on suurin vaikutus. Mutta kuinka päätät, mihin ensin puututaan?

Pareto-analyysi on yksinkertainen päätöksentekotekniikka kilpailevien ongelmien arvioimiseksi ja niiden korjaamisen vaikutusten mittaamiseksi. Tämän avulla voit keskittyä ratkaisuihin, joista on eniten hyötyä.

Tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka Pareto-analyysi tehdään, ja kerromme, kuinka havaintojesi avulla voit priorisoida tehtävät, jotka tuottaa suurimman positiivisen vaikutuksen.

Mikä on Pareto-analyysi?

Pareto-analyysissä käytetään Pareto-periaatetta – joka tunnetaan myös nimellä ”80/20 sääntö” – jonka italialainen ekonomisti kehitti. Vilfredo Pareto, vuonna 1896 julkaistussa kirjassaan ”Cours d” économie politique ”.

Pareto-periaatteessa todetaan, että 80 prosenttia projektin hyödystä tulee 20 prosentista teoksesta. Tai päinvastoin, että 80 prosenttiosuus ongelmista voidaan jäljittää 20 prosenttiin syistä. Pareto-analyysi tunnistaa ongelma-alueet tai tehtävät, jotka maksavat eniten. Työkalulla on useita etuja:

• Ongelmien tunnistaminen ja priorisointi ja tehtävät.
• Autetaan ihmisiä järjestämään työkuormansa tehokkaammin.
• Parannetaan tuottavuutta.
• Profitabilitin parantaminen y.

Paretoanalyysivaiheet

Nyt tarkastelemme, miten Suorita Pareto-analyysi:

Tunnista ja listaa ongelmat

Kirjoita luettelo kaikista ongelmista, jotka sinun on ratkaistava. Kerää mahdollisuuksien mukaan palautetta asiakkailta ja tiimin jäseniltä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi asiakaskyselyjen, virallisten valitusten tai asiakaspalvelulokien muodossa.

Tunnista kunkin ongelman perimmäinen syy

Seuraavaksi pääset kunkin ongelman perussyyn. . Tekniikat, kuten 5 miksi, syy- ja seurausanalyysi ja perussyyanalyysi, ovat hyödyllisiä työkaluja tähän.

Pisteongelmat

Pisteytä nyt kaikki ongelmat, jotka olet listannut merkitys. Käyttämäsi pisteytysmenetelmä riippuu ongelman tyypistä, jonka yrität ratkaista.

Esimerkiksi, jos haluat parantaa voittoja, voit pisteyttää ongelmia sen mukaan, kuinka paljon ne maksavat. Jos yrität parantaa asiakastyytyväisyyttä, saatat pisteyttää ne valitusten määrän perusteella, jotka olet saanut kustakin.

Ryhmäongelmat yhdessä

Käytä perussyyanalyysiä jonka teit vaiheessa 3 ryhmittelemään ongelmat yhteen yleisen syyn perusteella. Jos esimerkiksi kolme ongelmasi johtuu henkilöstön puutteesta, voit sijoittaa ne samaan ryhmään.

Lisää tulokset Jokainen ryhmä

Lisää nyt kunkin tunnistamasi ryhmän pisteet. Pisteiden pitäisi olla korkein prioriteettisi ja ryhmän, jolla on alhaisin pisteet, alhaisin prioriteettisi.

Toimi

Lopuksi on aika toimia! korkeimpien pisteiden ongelmalla on todennäköisesti suurin voitto, kun se on korjattu, joten aloita aivoriihi ideoiden ratkaisemiseksi ensin.

Saatat huomata, että alhaisimpien pisteidesi ongelmat eivät ole vaivan arvoisia, varsinkin jos ne ovat erittäin kalliita korjata. Käytä Pareto-analyysiäsi säästääksesi energiaa ja resursseja tärkeimmille!

esimerkki paretoanalyysista

Jack on ottanut haltuunsa epäonnistunut tietokonepalvelukeskus, jossa on joukko ongelmia, jotka on ratkaistava. Hänen tavoitteenaan on lisätä yleistä asiakastyytyväisyyttä.

Hän päättää suorittaa Pareto-analyysin arvioidakseen ja priorisoiden keskuksen suurimmat ongelmat. Hän aloittaa luetteloimalla nämä (katso alla olevan taulukon Ongelma-saraketta). Sitten hän tunnistaa taustalla olevat syyt kunkin takana (katso Syyt -saraketta). Lopuksi hän pisteyttää jokaisen kohteen niiden asiakkaiden valitusten määrän mukaan, jotka kukin on saanut (katso Pisteet-saraketta).

Kohteet	Ongelma	Syy	Pisteet
1	Puhelimet eivät vastaa tarpeeksi nopeasti.	Liian vähän asiakaspalveluhenkilöstöä.	15
2	Henkilökunta vaikuttaa hajamieliseltä ja paineen alaisena.	Liian vähän asiakaspalveluhenkilöstöä.	6
3	Insinöörit eivät ole hyvin järjestäytyneitä, ja heidän on usein varattava toinen vierailu lisäosien saamiseksi.	Huono organisaatio ja valmistelu.	4
4	Insinöörit eivät tiedä, mihin aikaan he saapuvat. Tämä tarkoittaa, että asiakkaiden on ehkä oltava koko päivän insinöörin luona.	Huono organisaatio ja valmistelu.	2
5	Asiakaspalveluhenkilöstö ei aina tiedä tietävän, mitä tekee.	Koulutuksen puute.	30
6	Asiakkaat varataan usein tapaamiselle insinöörin luokse, vain saadakseen selville, että ongelma olisi voitu ratkaista puhelimella.	Puute	21

Jack käyttää analyysiään ryhmitellä ongelmat syyn mukaan, lasketaan yhteen kunkin tunnistetun ryhmän pisteet. Hän pystyy nyt tilaamaan keskustaan vaikuttavat tärkeimmät syyt alkaen siitä, joka on herättänyt eniten asiakasvalituksia:

1. Koulutuksen puute (kohdat 5 ja 6) – 51 valitusta.
2. Liian vähän palvelukeskuksen henkilökuntaa (kohdat 1 ja 2) – 21 valitusta.
3. Huono organisaatio ja valmistelu (kohdat 3 ja 4) – 6 valitusta.

Kuva 1. Tietokonepalvelukeskuksen paretoanalyysi

Kuten yllä olevasta kuvasta 1 näkyy, Yritykset hyötyvät eniten siitä, että henkilöstölle annetaan enemmän koulutusta, joten Jackin on ensin puututtava tähän. Hän voisi myös pyrkiä lisäämään puhelinkeskuksen henkilöstön määrää. On kuitenkin mahdollista, että tämä ei ole välttämätöntä – jatkokoulutuksen tarjoaminen voi auttaa vähentämään asiakkaiden valituksia ja lisäämään henkilöstön tuottavuutta.

Jackin Pareto-analyysi on auttanut häntä tunnistamaan alueet nopeasti suurimmista haasteista kärsivälle yritykselle, joten hän voi keskittää ponnistelunsa sinne, missä sitä eniten tarvitaan, ja priorisoida asioita, jotka tuottavat yritykselle suurimman voiton. Tämä todennäköisesti säästää paljon aikaa ja rahaa, joka hänellä muuten voi olla vietti yrittää korjata useita erilaisia ongelmia, joista jotkut ovat saattaneet tuottaa vain vähän hyötyä.