Hyvä korkeakoulun opiskelija,
Jos professori on lähettänyt sinulle linkki tälle sivulle, kaksi asiaa on todennäköisesti totta. Ensinnäkin lähetit todennäköisesti sähköpostin, joka ei edusta sinua tavalla, jolla haluaisit olla edustettuna. Toiseksi, kun taas toiset ovat saattaneet torjua, pilkata sinua tai epätoivoa tulevaisuudessa maapallolta sähköpostisi takia, lähetit sen jollekulle, joka haluaa auttaa sinua edustamaan itseäsi paremmin.
Osittain, koska vain napsautus tai pyyhkäisy tai kaksi erillistä sähköpostia Facebookista, Twitteristä, Instagramista ja tekstiviesteistä , rivit ammattisähköpostien ja epävirallisempien kirjoitustapojen välillä ovat hämärtyneet, ja monien opiskelijoiden mielestä ammattisähköpostien käytäntö on hämmentävä. Uskomme, että voimme auttaa ratkaisemaan asiat.
Sosiaalisen median aikakaudella monet opiskelijat lähestyvät sähköpostiviestejä, kuten tekstiviestit ja muut digitaalisen viestinnän muodot, joissa tärkeimmät käytännöt a uudelleen lyhyt ja epävirallinen. Mutta useimmat korkeakouluopettajat pitävät sähköposteja lähempänä kirjeitä kuin tekstiviestejä. Tämä kirjoitustyyli vaatii enemmän muodollisuutta, perusteellisuutta ja uskollisempaa (joskus uskonnolliseen noudattamiseen rajoittuvaa) noudattamista Edited Standard Written English – eli oikeinkirjoitus, välimerkit, isot kirjaimet ja syntaksin – käytäntöihin.
Nämä erilaiset kirjoitustavat ovat juuri sitä – erilaisia tapoja kirjoittaa. Kirjeiden lähestymistapa sähköposteihin ei ole aina ja ikuisesti parempi (tai huonompi) kuin tekstiviestit. Tieto siitä, miten ja milloin käyttää yhtä tai toista – sen perusteella, miksi kirjoitat ja kenelle kirjoitat – tekee kaiken eron. Joten jos käytät hymiöitä, lyhenteitä, lyhenteitä jne., Kun lähetät tekstiviestejä ystävillesi, osoitat todella laillista, hyödyllistä kirjoitustaitoa. Mutta et ole, jos teet saman asian, kun lähetät sähköpostia professoreille, jotka näkevät sähköpostit kirjeinä.
Tehokas kirjoittaminen edellyttää sanojesi muokkaamista yleisön, tarkoituksen ja tyylilajin (tai kirjoitustyypin, esim. akateeminen sähköposti). Yhdessä näitä kutsutaan joskus retoriseksi tilanteeksi. Jotkut keskeisistä käytänteistä professorin lähettämisen retorisessa tilanteessa ovat seuraavat:
1. Käytä selkeää aiheriviä. Aihe ”Retorisen analyysin essee” toimisi hieman paremmin kuin ”heeeeelp!” (ja paljon parempi kuin anteeksiantamaton tyhjä aiherivi).
2. Käytä tervehdystä ja allekirjoitusta. Sen sijaan, että hyppisit suoraan viestiisi tai sanot ”hei”, aloita tervehdyksellä, kuten ”Hei” tai ”Hyvää iltapäivää”, ja käänny sitten professoriisi sopivalla otsikolla ja sukunimellä, kuten ”Prof. Xavier ”tai” Dr. Octavius ”. (Vaikka tämä voi olla hankalaa, opettajan sukupuolesta, sijoituksesta ja koulutustasosta riippuen ”professori” on yleensä varma veto yliopiston opettajan puoleen.) Samoin sen sijaan, että päätettäisiin ”Lähetetty iPhoneltani” tai ei mitään , lisää allekirjoitus, kuten ”Paras” tai ”Ystävällisin terveisin”, jota seuraa nimesi.
3. Käytä tavallisia välimerkkejä, isoja kirjaimia, oikeinkirjoitusta ja kielioppia. Sen sijaan, että kirjoittaisit ”idk what 2 rite” paperi, voitko auttaa? ” kokeile jotain muuta, kuten: ”Kirjoitan kysyäkseni aiheista, joita ehdotit eilen luokassa.”
4. Tee oma osuutesi ratkaistaksesi ratkaisemasi ongelmat. Jos lähetät sähköpostia kysyäksesi jotain, saatat etsiä itsesi, olet vaarassa esittää itsesi vähemmän kekseliäeksi kuin sinun pitäisi olla. Mutta jos mainitset, että olet jo tarkistanut opetussuunnitelman, pyytänyt luokkatovereita ja etsinyt vanhoja sähköpostiviestejä professorilta, niin esität itsesi vastuullisena ja aloitteellisena. Joten sen sijaan, että kysyttäisiin: ”Mikä on kotitehtävämme tänä iltana?” voit kirjoittaa: ”Katsoin tämän viikonlopun määrättyjen kotitehtävien opetussuunnitelmaa ja kurssin verkkosivustoa, mutta valitettavasti en pysty löytämään sitä.”
5. Ole tietoinen oikeuksiin liittyvistä huolista. Oikein tai väärin, monet professorit kokevat, että opiskelijoilla ”näinä päivinä” on liian voimakas tunne oikeudesta. Jos näytät pyytävän apua, hartautat poissaolojasi tai oletat, että myöhäinen työ hyväksytään ilman rangaistusta, koska sinulla on hyvä syy, professorit saattavat nähdä sinut vastuuttomana tai ylimielisenä. Vaikka on totta, että ”tulostin ei tulostanut” ja sinä ”todella tarvitset A-luokkaa tässä luokassa”, sähköpostisi on tehokkaampi, jos otat vastuun: ”En suunnitellut tarpeeksi hyvin, ja olen hyväksy kaikki myöhäiseen työhön liittyvät käytännöt. ”
6. Lisää ripaus ihmiskuntaa. Jotkut tehokkaimmista sähköposteista eivät ole pelkästään liiketoimintaa – ei pelkästään opetussuunnitelman, palkkaluokan, poissaolon tai Tehtävä. Välttämättä ilmeistä imartelua, voit kommentoida jotakin luokassa sanottua, jakaa tietoja tapahtumasta, jonka professori saattaa haluta tietää tai välittää uutissyötteesi artikkelin, joka on kurssin kannalta merkityksellinen. Tällaiset kukoistavat, kudotut sulavasti, laita relaatio kosketus sähköpostiin, tunnustamalla, että professorit eivät ole vain pisteiden pitäjiä vaan ihmisiä.
Toivomme, että nämä säännöt (tai nämä ja nämä) auttavat sinua ymmärtämään, mitä useimmat professorit haluavat tai odottavat akateemisista sähköposteista. Mikä tuo meidät takaisin suurempaan kohtaan: kirjoittaminen tehokkaasti ei tarkoita yksinkertaisesti kaikkien sääntöjen noudattamista. Kirjoittaminen tarkoittaa tehokkaasti kirjoittamista inhimillisenä viestintänä – muotoilemalla sanojasi sen perusteella, kenelle kirjoitat ja miksi.
Et tietenkään turvaa planeetan tulevaisuutta kirjoittamalla sähköposteja aiherivillä ja välimerkkeillä. Mutta autat professoreitasi huolehtimaan siitä vain vähän vähemmän.
Toivotuksilla tulevaisuuden parhaita sähköposteja,
PTC ja CHM