W-2-lomakkeisiin tehtävien korjausten tekeminen on paljon helpompaa ennen niiden arkistointia SSA: n kanssa. Jos et löytänyt virhettä ennen lomakkeen jättämistä, tässä on joitain tietoja, joiden avulla voit selvittää, mitä tehdä.
Työnantajat käyttävät IRS-lomaketta W-2 ilmoittamaan vuositulot ja pidätetyt määrät työntekijöille ja sosiaaliturvalaitokselle.
Lomake W-3 on lähetyslomake joka sisältää yhteenvedon kaikkien yrityksesi työntekijöiden kokonaismäärästä. Se sisältää kaikkien W-2-lomakkeen kohteiden kokonaissummat. Sinun ei tarvitse W-3-lomaketta, jos jätät W-2-tiedostoja verkossa.
Määräaika W-2-lomakkeiden antamiselle työntekijöille ja näiden lomakkeiden jättämiselle SSA: lle on sama: ilmoitettavan verovuoden seuraavan vuoden 31. tammikuuta.
Siitä lähtien kun W-2-lomakkeet annettiin työntekijöille ja jätettiin Soc turvallisuushallinto ovat samat. Yritä saada W-2-lomakkeet työntekijöillesi aikaisemmin tammikuussa, jos haluat antaa heille jonkin aikaa tarkistaa lomakkeet ja ilmoittaa virheistä ennen lomakkeiden toimittamista SSA: lle.
IRS-seuraamukset W-2-virheistä
IRS ottaa rangaistuksia määrittäessään huomioon useita erilaisia virheitä W-2- ja W-3-lomakkeissa:
- Virhe kohtuullisesta syystä eikä tahallinen laiminlyönti. Esimerkiksi on voinut tapahtua jotain, mikä ei ole sinun hallinnassasi (esimerkiksi tietokoneen laskuvirhe). Näissä tapauksissa sinun on pystyttävä osoittamaan, että olet toiminut järkevästi ja ryhtynyt toimiin epäonnistumisen välttämiseksi.
- Oikeiden tietojen sisällyttämättä jättäminen. Nämä virheet liittyvät veronmaksajan tunnistenumeroon, maksunsaajan sukunimeen ja rahasummiin.
- Välttämättömät virheet olisivat virheitä, jotka eivät estä SSA: ta / IRS: ää käsittelemästä lomaketta.
- Vähämerkityksiset (pienet) virheet määrissä.
Hakemuksen tai oikeiden tietovaatimusten tahallisesta laiminlyönnistä seuraa 500 dollarin sakko W-2-lomaketta kohden, ilman enimmäismäärää. Pienyrityksillä (alle 5 miljoonaa dollaria tai vähemmän keskimääräisissä vuotuisissa bruttotuloissa) on pienempi rangaistus virheiden palauttamisen jättämisestä eräpäivään mennessä.
Jos et vielä ole lähettänyt lomaketta W-2 SSA: lle
Lomakkeet W-2c ja W-3c ovat korjauslomakkeita, ja niiden on oltava lähetetään SSA: lle, jos sinun on tehtävä eniten muutoksia W-2-lomakkeisiin. Poikkeus on kuitenkin olemassa, jos et ole vielä toimittanut väärää W-2: ta SSA: lle.
Tässä tapauksessa et antaisi lomaketta W-2c virheen korjaamiseksi. Valitse yksinkertaisesti alkuperäisen lomakkeen kopiosta ”tyhjä” SSA: lle lähetetty kopio. Luo sitten uusi W-2, jossa on oikeat tiedot.
Kirjoita työntekijälle uuden W-2: n kopioon ”korjattu” ja anna se henkilölle. lähetä oikea kopio A SSA: lle.
Yleiset W-2-virheet ja niiden korjaaminen
Tarkista W-2: n ja W-3-lomakkeet yksityiskohtia näiden virheiden korjaamisesta ja korjausten lähettämisestä SSA: lle.
Virhe työntekijän nimessä
Täytä lomake W-2c vain läpi ruutu ”i”, jos ilmoitit työntekijän nimen tai henkilötunnuksen oikein edellisessä lomakkeessa, mutta nimi tai SSN on väärä tänä vuonna. Sinun ei tarvitse täyttää numeroituja kenttiä palkka- ja pidätystiedoilla.
Tee vain alkuperäinen W-2 ja anna se työntekijälle, jos tämä on ensimmäinen kerta. ”Olemme ilmoittaneet väärin nimensä tai SSN: n. Sinun on myös täytettävä ja lähetettävä lomakkeet W-2c ja W-3c, jos olet jo lähettänyt lomakkeen SSA: lle yhdessä W-3: n kanssa.
Et voi lisätä tietoja W-2c: llä, jos virheestä puuttuu työntekijän nimi tai SSN. Sinun on otettava yhteyttä SSA: han suoraan tämän ongelman kanssa numeroon 1-800-772-6270.
Puuttuva tai virheellinen yritystunnus
Tee varmista, että IRS: n myöntämää työnantajan tunnistenumeroa (EIN) käytetään kaikissa tallentamissasi W-2-tiedostoissa. Jos ilmoitit EIN-tunnuksesi virheellisesti, sinun on toimitettava W-3c sen korjaamiseksi.
Puuttuvat dollarisummat
Kaikissa W-2-lomakkeen ruuduissa on oltava ”0.” Älä jätä ruutua tyhjäksi.
Virhe määrässä
Täytä W-2c kokonaan näyttämällä alkuperäiset ja korjatut summat, jos teit virheen joko ennakonpidätyksessä tai tuloissa. Saatat myös joutua jättämään lomakkeen 941c, jos ilmoitit virheellisesti palkat tai pidätykset 941 – työnantajan neljännesvuosittaisessa veroilmoituksessa.
Virheitä työnantajan tukeman terveydenhuollon kattavuuden kanssa
Sinun on ilmoitettava työnantajan tukeman ryhmäterveyssuunnitelman terveydenhuollon kattavuus. Nämä tiedot näkyvät W-2: n laatikossa 12 ja ne ”koodaavat” DD: tä.”Se ei vaikuta työntekijän verotilanteeseen, mutta sinun on silti toimitettava lomake W-2c virheiden korjaamiseksi IRS: n mukaan.
Virheitä eläkkeelle siirtymisen yhteydessä Avustukset
Eläkesuunnitelman tiedot näkyvät W-2: n laatikossa 13. Tässä tapahtuva virhe voi aiheuttaa kaikenlaista päänsärkyä työntekijällesi. Se voi jättää hänet avoimeksi tarkastuksille, etkä halua Tämä. Korjaa virheet mahdollisimman pian käyttämällä samaa ruutua 13 lomakkeella W-2c.
Virheitä koskevia lisätietoja
Jos maksoit palkkoja työntekijälle virheellisesti nämä palkat ovat edelleen verollisia työntekijälle.
Älä käytä W-2c: tä ilmoittaaksesi korjauksista työntekijän takaisinmaksuun.
Joitakin muita yleisiä virheitä:
- Lomakkeen W-2 tai W-3 kopion A lataaminen Internetistä. Tätä ladattua lomaketta ei voi skannata, eikä IRS hyväksy sitä.
- Desimaalipilkun ja sentin jättäminen pois merkinnöistä
- Liian pienien tai liian suurten merkintöjen tekeminen.
- Dollarimerkkien lisääminen rahamääräisiin ruutuihin.
- Työntekijän nimen muotoileminen väärin kenttään e. Oikea muoto on laittaa työntekijän etunimi ja keskikirjain ensimmäiseen ruutuun, sukunimi toiseen ruutuun ja mahdolliset jälkiliitteet (kuten ”Junior”) kolmanteen ruutuun.
- Virheellisen kirjoittaminen työnantajan tunnus (EIN) tai työntekijän SSN SIN: lle.
- Kopion taitto, leikkaaminen tai nidonta SSA: lle postitetut paperilomakkeet.
- Muiden lomakkeiden tai sivujen lähettäminen SSA: lle.
mistä lomake W-2c hankitaan
Voit ostaa oikean lomakkeen IRS: n verkkosivustolta tai mistä tahansa hyvämaineinen toimistotarvikekauppa tai verkkosivusto. Online-arkistointi säästää vaivaa lomakkeiden hankkimisessa.
Varmista, että tilaat oikean lomakkeen. verovuodeksi. Tilaa vuoden 2019 W-2 ja W-3 lomakkeet työntekijöiden tietojen ilmoittamiseksi vuodelta 2019, vaikka täytät lomakkeet vuonna 2020.
Muistutus myöhäisestä arkistoinnista ja seuraamuksista
Muista viedä W-2-laitteesi työntekijöillesi eräpäivään mennessä ja lähettää W-3-korttisi S: lle SA ajoissa, mukaan lukien korjatut versiot, välttääkseen seuraamukset myöhästyneestä jakelusta ja arkistoinnista.
Nykyiset sakkomaksut:
- 50 dollaria jokaisesta W-2: sta, joka on korjattu 30 päivän kuluessa eräpäivästä,
- 110 dollaria, jos ilmoitat yli 30 päivää myöhässä ja ennen 1. elokuuta,
- enintään 270 dollaria jokainen lomake, jos odotat 1. elokuuta jälkeen. Tämä nousee 530 dollariin tai 10 prosenttiin ilmoittamattomasta summasta, jos et puutu tilanteeseen ollenkaan.
Lue ohjeet huolellisesti
Tämä artikkeli on yleiskatsaus näistä palkka- ja veroilmoituksista. Sen ei ole tarkoitus olla kattava. Lue asiakirjoissa olevat ohjeet huolellisesti, ennen kuin täytät W-2c: n tai W-3c: n.