新入社員フォームは、オンボーディングプロセスの主要な要素です。従業員が合法的にあなたのビジネスのために働き始めることができる前に、彼らは必要なフォームに記入する必要があります。新入社員はどのフォームに記入する必要がありますか？
新入社員はどのフォームに記入する必要がありますか？概要
政府はいくつかの新しい採用フォームを要求しています。その他はあなたのビジネスに必要な書類です。
従業員が記入する必要のある連邦雇用適格フォームを確認してください：
- フォームI-9
従業員も給与を正確に実行できるように、納税申告書に記入してください：
- フォームW-4
- 州のW-4フォーム
そして、以下は、新入社員が記入する必要がある可能性のある潜在的なビジネスフォームのリストです。
- 緊急連絡フォーム
- 従業員ハンドブック確認フォーム
- 銀行アカウント情報フォーム
- 特典フォーム
次の表を使用して、すべての従業員が記入する必要のあるフォーム、従業員が記入する必要のあるフォームの概要を確認してください。 、およびその目的：
カテゴリ別の新入社員フォーム
繰り返しになりますが、新しい従業員を分割できます従業員の事務処理を次のカテゴリに分類します。
- 雇用適格フォーム
- 新入社員納税フォーム
- ビジネス固有のフォーム
ドキュメントの詳細については、giが必要になる場合があります新入社員パケットの一部としての5人の従業員、読み進めてください。
雇用資格
チームに従業員を追加する前に、その従業員が米国で働く資格があることを確認する法的責任があります。
フォームI-9
新入社員が記入するフォームの中には、フォームI-9があります。フォームI-9、雇用適格性検証は、従業員が合法的に米国で働くことを許可されていることを検証するために使用されます。準拠を維持するには、フォームI-9の2019年10月版を使用してください。
フォームI-9は3つのセクションに分かれています。従業員が最初のセクションに記入し、あなたが2番目のセクションに記入します。 3番目のセクションは、雇用資格または再雇用の再確認のみを目的としています。
このフォームでは、従業員の名前、住所、社会保障番号、市民権のステータスなどの質問をします。従業員が作成者または翻訳者を使用してフォームに記入するのを支援する場合のセクションもあります。
新入社員が社会保障番号を持っていない場合は、フォームSS-5、社会保障カードの申請書に記入する必要があることに注意してください。フォームW-2に記入できるように、各従業員の社会保障番号を登録しておく必要があります。
従業員は、身元と雇用資格を証明するために元の書類を持参する必要があります。フォームI-9の雇用者セクションに記入するには、これらの書類が必要です。フォームI-9には、受け入れ可能な書類の3つのリストがあります。リストA、B、Cです。
従業員は、身元と雇用許可を確認する1つの書類（米国のパスポートなど）をリストAから持ち込みます。または、身元を確認するリストBのドキュメント（運転免許証など）と、雇用許可を確認するリストCのドキュメント（米国市民IDカードなど）を1つずつ提供することもできます。
雇用主の場合セクションでは、従業員が持ち込んだ文書に関する情報を提供します。次に、文書があなたの知る限り本物であることを証明します。名前、会社名、会社の住所などの情報を含め、フォームI-9に署名します。
新入社員税フォーム
給与に新入社員を追加する前に、連邦および該当する場合は州の所得税の賃金から源泉徴収する金額を知る必要があります。
確認するには、連邦および州のW-4フォームの2つの新しい雇用税フォームを収集する必要があります。
フォームW-4
フォームW-4、従業員の源泉徴収証明書は、IRSによって要求されます。雇用主はフォームW-4を使用して、従業員の賃金から源泉徴収する連邦所得税の額を決定します。
従業員はフォームW-4に情報を追加して、連邦所得税の源泉徴収を増減できます。
2020 W-4フォームでは、従業員の情報（名前、社会保障番号、住所、婚姻状況など）と源泉徴収の調整を求められます。従業員は、フォームW-4の情報を年間を通じていつでも変更できます。
まれに、連邦所得税の免除を主張する従業員がいる場合もあります。従業員が免除を主張する場合、彼らの賃金から連邦所得税を源泉徴収しないでください。
フォームW-4を受け取ったら、IRS Publication 15の税率表を使用して、源泉徴収する税額を決定します。
州W-4
必要なフォームW-4およびI-9以外に、従業員はどのフォームに記入する必要がありますか？あなたの事業が所在する州に州所得税がある場合は、従業員から州税源泉徴収票を収集してください。
すべての州に州の所得税があるわけではありません。アラスカ、フロリダ、ネバダ、ニューハンプシャー、サウスダコタ、テネシー、テキサス、ワシントン、ワイオミングには州の所得税はありません。ビジネスがこれらの州のいずれかにある場合を除き、従業員は州の源泉徴収フォームに記入する必要があります。
連邦のW-4フォームと同様に、州の源泉徴収フォームは従業員に個人情報を要求します。多くの州では、州の所得税の源泉徴収を決定するために源泉徴収手当を使用しています。
たとえば、ビジネスがカリフォルニアにある場合、従業員はDE-4源泉徴収証明書に記入する必要があります。
従業員の賃金から地方所得税を源泉徴収する必要がある場合もあることに注意してください。通常、地方所得税は従業員の賃金の割合であり、源泉徴収票によって決定されません。
新入社員が記入するビジネスフォーム
雇用資格と税務フォームに加えて、 、あなたはあなたのビジネスのために追加のフォームを提出するために新入社員を必要とするかもしれません。
緊急連絡フォーム
従業員に緊急連絡先情報の提供を求めることは非常に重要です。緊急の場合は、従業員に代わって誰に連絡するかを知る必要があります。
緊急連絡フォームは、従業員が自分の情報と2〜3人の連絡先の情報を提供するのと同じくらい簡単です。各連絡先の名前、従業員との関係、住所、自宅と職場の電話番号を従業員に尋ねます。
従業員は、職場にやや近い緊急連絡先を選択することをお勧めします。従業員は、必要に応じてフォームの情報を更新する必要があります。
従業員ハンドブック承認フォーム
ビジネスで従業員ハンドブックを作成することを考えたことがない場合は、今が作成するときです。
従業員ハンドブックを持っていると、雇用法、従業員の行動、給与、その他の重要なビジネスポリシーなどの詳細情報が得られます。労働者は、質問があるときに従業員ハンドブックを参照できます。
従業員がハンドブックを読み、ビジネスのポリシーを理解していることを確認するために、従業員が記入するための従業員ハンドブック確認フォームを提供します。
銀行口座情報フォーム
従業員が直接預金で賃金を受け取ることを選択した場合、または強制的な直接預金を許可している状態にある場合は、従業員の銀行口座情報を収集します。
銀行口座情報フォームでは、次の情報を要求する必要があります。
- 従業員名
- 口座の種類（確認または貯蓄）
- 銀行の名前とルーティング番号
- 従業員の銀行口座番号
従業員は、直接預金で賃金を受け取りたいことにも署名して確認する必要があります。
ビジネスに直接預金が設定され、従業員の銀行口座情報を取得したら、給与の実行を開始できます。
福利厚生フォーム
少額のサービスを選択できます。事業員の福利厚生。その場合は、プログラムへの参加を示すフォームを収集してください。福利厚生プログラムに参加したくない場合でも、従業員はフォームを提出する必要があります。
中小企業で提供できるメリットは次のとおりです。
- 健康保険
- 生命保険
- 障害保険
- 退職プラン
提供する福利厚生に関する情報を提供します。福利厚生パッケージでは、従業員はプログラムへの参加を承認または拒否する必要があります。登録する前に、従業員からこれらのフォームを収集してください。
新入社員はいつフォームに記入する必要がありますか？
従業員は、あなたのビジネスで働き始める前に、新入社員フォームに記入する必要があります。従業員を雇うことができます：
- 最初の日にあなたのビジネスでフォームに記入します
- 最初の日の前に自分でフォームに記入します
フォームI-9に記入するために持参する必要のある書類を従業員が事前に知っていることを確認してください。
新入社員がフォームに記入したら、記録に残しておきます。その後、従業員はあなたのビジネスで働き始めることができます。
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この記事は、2017年5月12日の最初の発行日から更新されています。
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