Es ist viel einfacher, Korrekturen an W-2-Formularen vorzunehmen, bevor Sie sie ablegen Wenn Sie den Fehler vor dem Einreichen des Formulars nicht gefunden haben, finden Sie hier einige Informationen, die Ihnen dabei helfen können, herauszufinden, was zu tun ist.
Das IRS-Formular W-2 wird von Arbeitgebern verwendet, um den Arbeitnehmern und der Verwaltung für soziale Sicherheit das jährliche Einkommen und die Höhe der Quellensteuer zu melden.
Das Formular W-3 ist ein Übermittlungsformular Dies fasst die Gesamtsummen für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zusammen. Es enthält Gesamtsummen für alle Elemente auf dem W-2-Formular. Sie benötigen das W-3-Formular nicht, wenn Sie W-2 online einreichen.
Die Frist für die Übergabe von W-2-Formularen an Mitarbeiter und die Einreichung dieser Formulare bei der SSA ist dieselbe: 31. Januar des Jahres, das auf das von Ihnen gemeldete Steuerjahr folgt.
Seit dem Datum, an dem Mitarbeiter W-2-Formulare erhalten und bei der Soc Die Sicherheitsverwaltung ist dieselbe. Versuchen Sie, Ihren Mitarbeitern Anfang Januar W-2-Formulare zukommen zu lassen, wenn Sie ihnen etwas Zeit geben möchten, um die Formulare zu überprüfen und Sie auf Fehler aufmerksam zu machen, bevor Sie die Formulare bei der SSA einreichen.
IRS-Strafen für W-2-Fehler
Der IRS berücksichtigt bei der Bestimmung von Strafen verschiedene Arten von Fehlern in W-2- und W-3-Formularen:
- Fehler aufgrund einer vernünftigen Ursache und nicht vorsätzlicher Vernachlässigung. Beispielsweise ist möglicherweise etwas passiert, das außerhalb Ihrer Kontrolle liegt (z. B. ein Computerberechnungsfehler). In diesen Fällen müssen Sie nachweisen können, dass Sie angemessen gehandelt und Maßnahmen ergriffen haben, um Fehler zu vermeiden.
- Keine korrekten Informationen enthalten. Diese Fehler beziehen sich auf eine Steuerzahler-ID-Nummer, den Nachnamen eines Zahlungsempfängers und etwaige Geldbeträge.
- Inkonsequente Fehler sind Fehler, die die SSA / IRS nicht daran hindern, das Formular zu verarbeiten.
- De-minimis (kleine) Fehler in Beträgen.
Die absichtliche Missachtung der Anforderungen an die Einreichung oder die korrekten Informationen hat eine Strafe von 500 USD pro W-2-Formular zur Folge. ohne Maximum. Kleine Unternehmen (mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen von weniger als 5 Millionen US-Dollar) haben niedrigere Strafen für die Nichteinreichung korrekter Rückgaben bis zum Fälligkeitsdatum.
Wenn Sie das Formular W-2 noch nicht an die SSA gesendet haben
Die Formulare W-2c und W-3c sind Korrekturformulare und müssen Sie müssen an die SSA gesendet werden, wenn Sie die meisten Änderungen an Ihren W-2-Formularen vornehmen müssen. Es besteht jedoch eine Ausnahme, wenn Sie die falsche W-2 noch nicht an die SSA gesendet haben.
In diesem Fall würden Sie kein Formular W-2c ausstellen, um den Fehler zu korrigieren. Aktivieren Sie einfach „ungültig“ auf Kopie A des Originalformulars, der Kopie, die an die SSA gesendet wurde. Erstellen Sie dann ein neues W-2 mit den richtigen Informationen.
Schreiben Sie „korrigiert“ auf die Kopie des neuen W-2 des Mitarbeiters und geben Sie es der Person und Senden Sie die richtige Kopie A an die SSA.
Häufige W-2-Fehler und deren Behebung
Überprüfen Sie die Anweisungen für W-2 und W-3-Formulare für Details zum Korrigieren dieser Fehler und zum Senden von Korrekturen an die SSA.
Fehler im Mitarbeiternamen
Füllen Sie das Formular W-2c nur bis aus Feld „i“, wenn Sie den Namen oder die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters in einem früheren Formular korrekt angegeben haben, der Name oder die SSN in diesem Jahr jedoch falsch sind. Sie müssen die nummerierten Felder nicht mit Lohn- und Quellenangaben ausfüllen.
Wiederholen Sie einfach das Original-W-2 und geben Sie es dem Mitarbeiter, wenn Sie dies zum ersten Mal tun „Habe seinen Namen oder seine SSN falsch gemeldet. Sie müssen auch die Formulare W-2c und W-3c ausfüllen und senden, wenn Sie das Formular bereits zusammen mit W-3 an die SSA gesendet haben.
Sie können den W-2c nicht zum Hinzufügen der Informationen verwenden, wenn der Fehler ein fehlender Mitarbeitername oder eine fehlende SSN ist. Sie müssen sich bei diesem Problem direkt an die SSA unter 1-800-772-6270 wenden.
Fehlendes oder falsches Geschäft EIN
Make Stellen Sie sicher, dass die vom IRS für Sie ausgegebene Employer ID Number (EIN) für alle von Ihnen eingereichten W-2 verwendet wird. Wenn Sie Ihr EIN falsch gemeldet haben, müssen Sie ein W-3c einreichen, um es zu korrigieren.
Fehlende Dollarbeträge
Alle Felder im W-2-Formular müssen „0“ anzeigen. Lassen Sie das Feld nicht leer.
Ein Fehler in einem Betrag
Füllen Sie den W-2c vollständig aus und zeigen Sie die ursprünglichen und korrigierten Beträge an, falls Sie haben einen Fehler in Bezug auf den Quellensteuer- oder Verdienstbetrag gemacht. Möglicherweise müssen Sie auch das Formular 941c einreichen, wenn Sie Löhne oder Quellensteuern in einer vierteljährlichen Steuererklärung von 941 – Arbeitgeber falsch gemeldet haben.
Fehler bei der vom Arbeitgeber gesponserten Krankenversicherung
Sie müssen die Kosten für die Krankenversicherung für Ihren vom Arbeitgeber gesponserten Gruppengesundheitsplan angeben. Diese Informationen werden in Feld 12 des W-2 angezeigt und sind mit DD codiert.“Es hat keinen Einfluss auf die Steuersituation des Mitarbeiters, aber Sie müssen trotzdem das Formular W-2c einreichen, um Fehler hier gemäß IRS zu korrigieren.
Fehler bei der Pensionierung Beiträge
Informationen zum Pensionsplan finden Sie in Feld 13 eines W-2. Wenn Sie hier einen Fehler machen, kann dies zu allen möglichen Kopfschmerzen für Ihren Mitarbeiter führen. Dadurch kann er für Audits offen bleiben, und Sie möchten dies nicht Dies. Beheben Sie Fehler hier so schnell wie möglich, indem Sie dasselbe Feld 13 auf Formular W-2c verwenden.
Zusätzliche Hinweise zu Fehlern
Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Lohn gezahlt haben Diese Löhne sind fälschlicherweise weiterhin für den Mitarbeiter steuerpflichtig.
Verwenden Sie keinen W-2c, um Korrekturen an der Nachzahlung eines Mitarbeiters zu melden.
Einige andere häufige Fehler:
- Herunterladen von Kopie A des Formulars W-2 oder W-3 aus dem Internet. Dieses heruntergeladene Formular kann nicht gescannt werden und wird vom IRS nicht akzeptiert.
- Auslassen des Dezimalpunkts und der Cent aus Einträgen
- Erstellen von Einträgen, die zu klein oder zu groß sind.
- Hinzufügen von Dollarzeichen zu Geldbetragsfeldern.
- Falsche Formatierung des Namens des Mitarbeiters in Feld e. Das richtige Format besteht darin, den Vornamen und die mittlere Initiale des Mitarbeiters in das erste Feld, den Nachnamen in das zweite Feld und ein Suffix (wie „Junior“) in das dritte Feld einzufügen.
- Eingabe eines falschen Felds Arbeitgeber-ID (EIN) oder Mitarbeiter-SSN für die SÜNDE.
- Falten, Schneiden oder Heften Kopie A Papierformulare, die an die SSA gesendet werden.
- Senden anderer Formulare oder Seiten an die SSA.
Bezugsquellen W-2c
Sie können das richtige Formular jedoch auf der IRS-Website oder auf einer beliebigen Website kaufen seriöses Geschäft für Bürobedarf oder Website. Wenn Sie online einreichen, müssen Sie keine Formulare mehr erhalten.
Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Formular bestellen Bestellen Sie die Formulare 2019 W-2 und W-3 für die Meldung von Mitarbeiterinformationen für 2019, auch wenn Sie die Formulare im Jahr 2020 ausfüllen.
Eine Erinnerung zu verspäteter Einreichung und Strafen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre W-2 bis zum Fälligkeitsdatum an Ihre Mitarbeiter senden und Ihre W-3 an die S senden SA pünktlich, einschließlich korrigierter Versionen, um Strafen für verspätete Verteilung und Einreichung zu vermeiden.
Aktuelle Strafbeträge:
- 50 USD für jeden W-2, der innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit korrigiert wurde,
- 110 USD, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät und vor dem 1. August einreichen, und
- bis zu 270 USD für Jedes Formular, wenn Sie bis nach dem 1. August warten. Dies erhöht sich auf 530 USD oder 10 Prozent eines nicht gemeldeten Betrags, wenn Sie die Situation überhaupt nicht ansprechen.
Lesen Sie die Anweisungen sorgfältig durch
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über diese Lohn- und Steuererklärungen. Es soll nicht umfassend sein. Lesen Sie die Anweisungen in den Dokumenten sorgfältig durch, bevor Sie einen W-2c oder W-3c ausführen.