Hvis du jobber med data i Excel som du har importert fra andre kilder, noen ganger må du jobbe med data som ikke er i et format at du vil. Dette gjelder spesielt med kommaavgrenset tekst som kommer inn i enkeltceller.
Den eneste måten å håndtere disse dataene er å dele en celle i Excel. Det er forskjellige måter å gjøre dette, avhengig av formatet på dataene.
I denne artikkelen lærer du hvordan du deler en celle, hvordan du ruller den ut til en hel kolonne, og når du skal velge hvert alternativ.
Konverter tekst til kolonner
En av de vanligste metodene for å dele en celle i Excel bruker verktøyet Tekst til kolonner. Dette lar deg dele en hel kolonne med celler ved hjelp av hvilke regler du vil.
Funksjonen inneholder også en brukervennlig veiviser, og det er derfor de fleste foretrekker å bruke den. Den håndterer også hvilket som helst tekstformat, enten den separerende teksten er et mellomrom, en fane eller et komma.
La oss se på et eksempel på hvordan du bruker funksjonen Tekst til kolonner i Excel.
I dette eksemplet vil vi dele Navn-kolonnen i to celler, fornavnet og etternavnet til selgeren.
For å gjøre dette:
1. Velg Data-menyen. Velg deretter Tekst til kolonner i Dataverktøy-gruppen på båndet.
2. Dette åpner en tretrinns veiviser. I det første vinduet, sørg for at Avgrenset er valgt og velg Neste.
3. I neste veiviservindu fjerner du merket fra Tab og sørger for at Space er valgt. Velg Neste for å fortsette.
4. I neste vindu velger du destinasjonsfeltet. Velg deretter cellen der du vil at fornavnet skal gå, i regnearket. Dette vil oppdatere cellen i destinasjonsfeltet til det du har valgt.
5. Velg nå Fullfør for å fullføre veiviseren.
Du ser at enkeltcellen som inneholdt både fornavn og etternavn er delt inn i to celler som inneholder hver enkelt individuelt.
Merk: Prosessen ovenfor fungerer fordi dataene som skal deles i cellen hadde et mellomrom som skiller teksten. Denne tekst-til-kolonnefunksjonen kan også håndtere splitting av en celle i Excel hvis teksten er atskilt med en fane, semikolon, komma eller et annet tegn du angir.
Bruk Excel-tekstfunksjoner
En annen måte å dele en celle i Excel er ved å bruke forskjellige tekstfunksjoner. Tekstfunksjoner lar deg trekke ut deler av en celle som du kan sende ut til en annen celle.
Tekstfunksjoner i Excel inkluderer:
- Venstre (): Trekk ut et antall tegn fra venstre side av teksten
- Høyre (): trekk ut et antall tegn fra høyre side av teksten
- Midt (): trekk ut et antall tegn fra midten av en streng
- Finn (): Finn et underlag inne i en annen streng
- Len (): Returner det totale antallet tegn i en tekststreng
For å dele celler, trenger du kanskje ikke å bruke alle disse funksjonene. Imidlertid er det flere måter du kan bruke disse for å oppnå det samme på.
Du kan for eksempel bruke funksjonen Venstre og Finn for å trekke ut fornavnet. Finn-funksjonen hjelper fordi den kan fortelle deg hvor avgrensningstegnet er. I dette tilfellet er det et mellomrom.
Så funksjonen vil se slik ut:
= VENSTRE (C3, FINN (”», C3))
Når du trykker på enter etter å ha skrevet denne funksjonen, ser du at fornavnet er hentet fra strengen i celle C3.
Dette fungerer fordi venstrefunksjonen trenger antall tegn for å trekke ut. Siden mellomromstegnet er plassert på slutten av fornavnet, kan du bruke FINN-funksjonen til å finne mellomrommet, som returnerer antall tegn du trenger for å få fornavnet.
Du kan trekke ut etternavnet enten ved hjelp av riktig funksjon eller Midt-funksjonen.
For å bruke den høyre funksjonen:
= HØYRE (C3, LENN (C3) -FIND (”», C3))
Dette vil trekke ut etternavnet ved å finne plasseringen til mellomrommet, og deretter trekke det fra lengden på den totale strengen. Dette gir riktig funksjon det antall tegn den trenger for å trekke ut etternavnet.
Teknisk sett kan du gjøre det samme som Right-funksjonen ved å bruke Mid-funksjonen, slik:
= MID (C3, FIND (”», C3), LEN (C3) -FIND (”», C3))
I dette tilfellet gir Find-funksjonen Mid-funksjonen startpunktet, og Len kombinert med Find gir antall tegn som skal trekkes ut. Dette vil også returnere etternavnet.
Å bruke Excel-tekstfunksjoner til å dele en celle i Excel fungerer i tillegg til Tekst-til-kolonne-løsningen, men det lar deg også fylle hele kolonnen under disse resultatene ved hjelp av de samme funksjonene.
Del celle i Excel ved hjelp av Flash Fill
Det siste alternativet for å dele en celle i Excel er å bruke Flash Fill-funksjonen. Dette krever at cellene du deler den originale i er rett ved siden av den.
Hvis dette er tilfelle, er alt du trenger å gjøre å skrive inn den delen av den opprinnelige cellen du vil dele ut . Dra deretter nedre høyre hjørne av cellen ned for å fylle cellen under den. Når du gjør dette, ser du et lite cellefyllikon med et lite pluss-tegn ved siden av.
Velg dette ikonet, så ser du en meny-popup. Velg Flash Fyll ut denne menyen.
Når du gjør dette, vil du se at Flash Fill-funksjonen automatisk oppdager hvorfor du skrev det du skrev, og vil gjenta prosessen i neste celle. Det vil gjøre ved å oppdage og fylle ut fornavnet i den opprinnelige cellen til venstre.
Du kan faktisk gjøre samme fremgangsmåte når du fyller hele kolonnen. Velg det samme ikonet og velg Flash Fill. Den fyller hele kolonnen med riktig fornavn fra cellene til venstre.
Du kan deretter kopiere hele denne kolonnen og lime den inn i en annen kolonne, og gjenta samme prosess for å trekke ut etternavnene. Til slutt, kopier og lim inn hele kolonnen der du vil at den skal gå i regnearket. Slett deretter den originale kolonnen du brukte til å utføre Flash Fill-prosessen.
Splitting celler i Excel
Som du ser, er det noen måter å oppnå det samme på. Hvordan du deler en celle i Excel, koker ned til hvor du vil at det endelige resultatet skal gå, og hva du planlegger å gjøre med det. Eventuelle alternativer fungerer, så velg den som gir mest mening for situasjonen din, og bruk den.