UKLASSIFISERT (U)
5 FAH-1 H-430
KOLVER OG MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Opprinnelseskontor: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GENERELT
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Følg instruksjonene i denne delen for å forberede konvolutter og bruke posttjenester i avdelingen og i posten. Se 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, for detaljerte retningslinjer for sending av post- og pose- og postkanaler. Kontakt organisasjonens sentrale meldingssenter / e-postrom for mer informasjon.
b. Offisiell, ikke-klassifisert post med opprinnelse i avdelingen og innlegg må måles (porto påført i vekt ved hjelp av portomålere) for behandling gjennom US Postal Service (USPS) eller Military Postal System (MPS).
c. Konvolutter som bærer den målte portoen, må sendes via avdelingens Central Mail Branch (DPM / U).
d. Offisielle målte konvolutter sendt med post sendes gjennom avdelingen for ansvarlighet.
e. Konvolutter som inneholder klassifisert post må være riktig merket. Fyll ut de riktige skjemaene for å registrere klassifiserte gjenstander (se 5 FAH-1 UtstillingH-431, Form DS-112, ClassifiedMaterial Receipt) og posepost (Form OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration — this skjemaet er ikke tilgjengelig på A / GIS / DIR-nettstedet og må fås fra General Services Administration (GSA) Federal Supply). Se 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, for fullstendige instruksjoner for sending av klassifiserte og posepost.
f. Konvolutter som inneholder sensitiv, men ikke-klassifisert (SBU) informasjon må utarbeides som andre «Uklassifiserte» konvolutter. SBU-pakker må registreres på skjema OF-120 med den uklassifiserte merkingen. Se 14 FAH-4 for komplette retningslinjer.
g. Meldingssentre (postrom) er lokalisert i hele avdelingen. Ta kontakt med meldingssenteret som betjener organisasjonen din for ytterligere veiledning.
5 FAH-1 H-432 TYPER OF KONVOLOPER
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Konvolutter i brevstørrelse må oppfylle det amerikanske posttjenestens minimumskrav til størrelse på 5 tommer og 3 1/2 tommer høye med en tykkelse på 0,007 inches og ikke større enn 11 1/2 inches lang og 6 1/8 inches høy med en tykkelse på 1/4 inch (USPS Domestic Mail Manual). Enetterkonvolutt (4 tommer) er den omtrentlige størrelsen på et brettet brev. Bruk konvolutten i brevstørrelse for offisiell korrespondanse når det er mulig (foldemateriale, om nødvendig). Se 5 FAH-1Utstilling H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Vinduskonvolutt
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Bruk en vinduskonvolutt (kun tilgjengelig i brevstørrelse) for ikke-klassifiserte, rutinemessige eller administrative utsendelser. Brukes også for store informasjonsutsendelser. Adressatens navn og adresse vises i vinduet fra en bokstav eller etikett.
5 FAH-1 H-432.3 Lysebrun konvolutt (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Bruk Kraft-konvolutter (ofte referert til som Flat Mail) for utfoldet eller overdimensjonert materiale, for eksempel flere vedlegg, brosjyrer osv. Kraft (brunt papir) konvolutter er tilgjengelige i flere størrelser; imidlertid må lengden være maksimalt 15 tommer, høyde maksimalt 12 tommer og tykkelsen maksimalt 3/4 tommer. Maksimal vekt er 13 gram. Flat post må være fleksibel og kan kreve manuell sortering (som kan forsinke levering) og koster mer å kjøpe og behandle enn en konvolutt i brevstørrelse. Se 5 FAH-1 Utstilling H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger Envelope (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Bruk en messenger-konvolutt til å overføre uklassifisert interoffice-post i avdelingen eller posten. Bruk en messenger-konvolutt på nytt ved å krysse ut den siste adressen i en blokk i venstre eller høyre kolonne før du vender den om til å bruke baksiden i samme rekkefølge. Ikke bruk amessenger-konvolutt til å sende e-post gjennom vanlig posttjeneste. Se 5 FAH-1Utstilling H-432.3.
5 FAH-1 H-433 KOLVERER PÅ POSTEN
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Post som sendes via lokal eller internasjonal post krever portland fra vertslandet. Angi tydelig for personalet i postrommet hvilken type tjeneste du ønsker og innholdet.
b. Bruk en vanlig hvit konvolutt for post som skal sendes gjennom vertslandet eller internasjonale postanlegg. Plasser den fullstendige postadressen som inneholder navn (første og etternavn) og avsenderkontorsymbol i øvre venstre hjørne av konvolutten.
5 FAH-1 H-434 SELVADRESSERT ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Bruk en konvolutt med porto festet av en postagemeter (eller en adresseetikett eller svarkort) fortrykt med avdelingens «sadress til å legge ved et brev til en adressat som blir bedt om å gi informasjon på vegne av regjeringen, men ikke er forpliktet til å gi informasjonen .
b.Når du svarer på en forespørsel fra den private sektoren, må du ikke bruke et vedlagt portostempel eller selvadressert stemplet konvolutt levert av adressaten; svar i en offisiell avdelingskonvolutt. Returner stempelet eller konvolutten til adressaten med svaret.
c. For andre informasjonsforespørsler fra privatektoren der et usignert skjema brev brukes til å følge med trykt materiale, kan en adresseetikett sendt av personen eller organisasjonen brukes på avdelingens offisielle konvolutt.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSEKOSTNADER
5 FAH-1 H-435.1 Returadresse
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. For konvolutter i avdelingen, vis kontorsymbolet, initialene og etternavnet til avsenderen og romnummeret i øvre venstre hjørne rett under den utskrevne returadressen.
b. Plasser den komplette geografiske plasseringen og postidentifikasjonen rett under ord «Offisiell virksomhet.»
c. Eksempler på riktig adresseformat finnes i 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 Fra post til ikke- Regjeringsadresser
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Vis den fullstendige geografiske returadressen til innlegget som følger:
Eksempel:
Politisk seksjon — Rom 555
USAs ambassade
London, England JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Fra innlegg til avdeling, et annet føderalt byrå eller et annet innlegg
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Når du bruker portokonvolutter, viser kontorsymbolet og referer til eksemplene i 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adressat
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Bruk alltid hele adressen på konvoluttene. Bruksblokkstil, enkelt avstand (hvis det er tre eller flere linjer) og åpen tegnsetting. Dobbeltrom-adresser med to linjer. Innrykk overføringslinjer to mellomrom. Angi byen eller byen og staten på samme linje etterfulgt av postnummer eller kode for utlandet. For internasjonal post, plasser landets navn på den siste linjen. Hvis nødvendig, plasser en «oppmerksomhetslinje» nederst til venstre på konvolutten.
b. For internasjonal post, skriv inn landet med store bokstaver:
Eksempel:
Mr. John Doe
345 Morris Road
London JN2 34P
ENGLAND
c. Jerusalem er en spesiell situasjon. Ikke utpeke et land for Jerusalem. Rett spesifikke spørsmål angående riktig navn på en fremmed by eller et land til avdelingslandsskranken eller kontoret for geografen (INR / GE).
d. For en lokal postadresse, se Department ofState-publikasjonen, Key Officers of Foreign Service Posts, som viser postbokstaver etter land. Se også avdelingens telefonkatalog.
e. Post adressert til en militærpost i utlandet krever AA-, AE- eller AP-numre med postnummeret. Military Postal Service (MPS) har tildelt APO / FPO-nummer basert på den geografiske plasseringen. Se 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, for spesifikke tall.
5 FAH-1 H-435.3 Postnummer
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Ta alltid med postnummeret i adressen som sendes via USPS-kanaler. Bruk 9-sifret kode når det er tilgjengelig. Avdelingen bruker en 9-sifret postnummer (20520-xxxx) for automatisk sortering av post, som må vises i adresseblokken for all post adressert til avdelingen i Washington, DC eller postposter. Adressene fylles ut med alle store bokstaver med ikke-funksjonalitet.
b. De fem første sifrene i postnummer for avdelingen må være 20520. De siste 4 sifrene identifiserer romnummeret.
c. Bruk postnummeret 20521 for post adressert for å postplus de siste 4 sifrene for å identifisere posten (se 14 FAH-4 , Veske og Mail Handbook).
Eksempel:
JOHN DOE
STATSENHET
POLITISK SEKSJON
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TYPER POSTTJENESTE
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Avdelingen tilbyr flere typer posttjenester. Bruk USPS for offisiell korrespondanse til alle amerikanske adresser. Send offisiell post gjennom messenger-systemet for videresending til avdelingens e-postrom, der det blir lagt inn i USPS-kanalene. Følg prosedyrene i 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, for ytterligere veiledning.
5 FAH-1 H-436.1 Spesielle posttjenester
(CT: CH-18; 07-05-2007)
For noen av følgende spesialtjenester (ikke rutinemessig svar), håndbære posten til det sentrale postrommet (B-528) for prosessering. Se 5 FAH-1Bilag H-436.1 for eksempler på skjemaer du kan legge ved varen når du ber om spesielle tjenester:
(1) Returkvittering – Bruk som bevis av levering;
(2) Registrert post — Brukes for SBU, konfidensiell eller hemmelig post;
(3) sertifisert post — brukes for post som krever post, sending eller retur kvittering;
(4) Prioritert e-post — Brukes for post og pakker som veier mer enn 13 gram for å motta raskere levering sammenlignet med pakkeservice (merk en høyere pris), og
(5) Express Mail — Brukes når e-post må leveres neste dag i U. nited States. Maks vekt er 70 pund.Inkluder avdelings kontrollnummer (forespørsel fra byrå eller administrasjonskontor) på hvert stykke ekspresspost. Håndfør post til postkontoret før kl. 15.15, mandag til fredag, for sending samme dag. Typene ekspresspost er:
(a) Postkontor til postkontor indikerer at det kan gjøres krav på varen på destinasjonsanlegget kl 10:00 neste virkedag, og
(b) Postkontor til adressat betyr at varen vil bli levert til adressaten innen destinasjonsfasilitetens leveringsområde innen kl. 15.00 neste virkedag.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatisk posemail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Pose-postsystemet er reservert for internasjonal overføring av offisiell amerikansk kommunikasjon mellom avdelingen og innlegg, mellom innlegg og mellom andre føderale byråer og deres representanter som hører under jurisdiksjonen av en amerikansk diplomatisk eller konsulær post. Se 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, for fullstendige poser og postprosedyrer.
b. Rådfør deg med posekontrollansvarlig i avdelingslederen for spørsmål angående prosedyrer for posepost eller en oppdatert poseplan.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Post som sirkulerer mellom kontorer og byråer kan behandles (uten konvolutt) av kontorpersonell eller byråbudbringere, med mindre de er klassifisert eller kontrollert og går ut av bygningen. Skjema OF-41, Routing and Transmissal Slip, kan plasseres på toppen av post som bæres av byråmedlemmer mellom kontorer i samme bygning.
b. Post adressert til ansatte utenfor byrået eller i en annen bygning blir levert av Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) messengers. Begrenset messenger-tjeneste er tilgjengelig for levering til andre føderale byråer i Washington, DC-området. Bruk alltid en konvolutt for A / LM / PMP / DPM messenger mail (klassifisert eller ikke klassifisert). Forsikre deg om rask levering, inkluder adressatens navn, kontorsymbol, romnummer og bygning på konvolutten. For et annet byrå, inkluder byråsymbol (f.eks. OMB) før kontorsymbol (se 14 FAH-4).
c. Be om spesialkurertjeneste (bil) for å transportere klassifisert materiale og hastermeldinger til andre føderale byråer innenfor området. Bruk offisielle konvolutter for klassifisert eller administrativt kontrollert (SBU) materiale. Legg ved skjema DS-112, klassifisert materialkvittering (se 5 FAH- 1 Utstilling H-431) og messenger-konvolutter (se 5 FAH-1 Utstilling H-432.3) for uklassifisert post. Bær post for kurertjeneste til posepostrommet og flagg den for budtjeneste.
d. For annen hentingstjeneste for byråer, ta med varer direkte til meldingssenteret for rask levering til andre føderale byråer som har daglig henting av post. Se 14 FAH-4 for ytterligere innenlandske interne meldingsserviceprosedyrer.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Innlegg MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
For po første messenger- og posthåndteringstjenester tilgjengelig, ta kontakt med administrasjonsansvarlig og / eller informasjonsprogrampersonalet i hvert innlegg (se 14 FAH-4 for generell og spesifikk samlet pose og postprosedyrer).
5 FAH-1 H- 436.4 Andre postkanaler fra innlegg
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Innlegg gir internasjonal posttjeneste, posttjeneste i vertslandet og US Military Postal Service der det er tilgjengelig (se 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Bruk kun internasjonale og lokale postfasiliteter for ikke-klassifisert post hvis den er godkjent av hovedoffiser. Send all klassifisert eller administrativt kontrollert (SBU) e-post gjennom informasjonssenteret for behandling gjennom USPS.
b. Bruk en av følgende spesialtjenester som er tilgjengelige gjennom kanaler fra innlegg:
(1) Luftpost – Bruk luftpost for å fremskynde e-post når den involverte motstanden krever lufttransport for å få rask levering. Bruk luftpostkonvolutter eller merk konvolutten eller pakken «AIRMAIL» for å sikre luftposttjeneste.
(2) Spesiell levering — Hvis denne er tilgjengelig lokalt, bruk denne tjenesten hvis det er sikkert at spesiell håndtering vil fremskynde tjenesten; og
(3) Registrert post — Brukes til å registrere post i henhold til lokale krav, etter at tjenesten er godkjent av hovedansvarlig.
5 FAH-1 H-437 GJENNOM H-439 UTILDELT
5 FAH-1 utstilling H-431
skjema DS-112, klassifisert postkvittering