Hva er programvare for lagerstyring?
Lagerstyring omfatter mye mer enn bare å holde oversikt over hva du oppbevarer på lageret eller i butikk. Lagerstyring inkluderer også å holde oversikt over hva som er i deleavdelingen din, inkludert enkeltdeler og kombinasjonene av de delene som brukes til å bygge andre produkter og tjenester. Lagerstyring innebærer også å finne ut hva forsyningspartnerne dine eller dine beste kunder har på lager. For små og mellomstore bedrifter (SMB) kan det raskt bli vanskelig å holde oversikt over alle disse artiklene hvis du bare bruker et regneark for å gjøre det. For å knytte lagerinformasjon til alle de andre dataplattformene organisasjonen din bruker, kreves det en egen programvare som kalles lageradministrasjonsprogramvare. Å bestemme riktig programvarepakke for virksomheten din kan være vanskelig, siden du må veie nødvendige funksjoner mot de beste prisene. For å hjelpe deg med denne oppgaven har vi testet og sammenlignet ni programvarepakker for lageradministrasjon i denne gjennomgangen.
Mens «lagerstyring» høres ut som en «enkel sporing av hva du har, går programvare for lagerstyring faktisk flere nivåer dypt. Programvaren skal integreres med minst ett annet back-end kontorsystem, nemlig enten med din regnskaps- eller ERP-pakke (enterprise resource planning). Et lagerstyringssystems funksjon er å spore disse vareelementene gjennom anskaffelse, salg, eller bruk prosesser; finn dem på tvers av ett eller flere lagre, og pris (kostnad) varebeholdningen (noen ganger i flere valutaer) slik at du vet verdien av varene du har i varebeholdningen for regnskapsformål.
På denne måten programvare for lageradministrasjon noen ganger overlapper med typisk programvare for kapitalforvaltning. Kjernefunksjonalitet sentrerer absolutt lagerbeholdningsnivåene dine, men denne typen programvare sporer også salg, bestillinger (POs) og leveranser. Bortsett fra regnskap, er programvare for lageradministrasjon også ofte knyttet til POS-programvare i mange servicevirksomheter innen butikk og butikk. Svært små operasjoner kan komme unna med å utføre disse funksjonene med et enkelt regneark. Imidlertid vil enhver virksomhet som er større enn det, ønsker eiendelidentifikasjon, ordresporing og optimalisering av forsyningskjeden som et godt lagerstyringssystem leverer.
Kostnadsbeholdning
Beholdning regnes som en virksomhet. ressurs. Som sådan er det regnskapsført i eiendelsdelen i selskapets balanse. Når eiendeler selges eller brukes, blir resultatene også registrert i kostnadene for solgte varer (COGS) eller kostnad for brukte varer i resultatregnskapet. Dette tallet beregnes ved hjelp av en eller flere prisingsmetoder. Vanlige lagerverdivurderingsmetoder som brukes i USA inkluderer First In First Out (FIFO), vektet gjennomsnittlig kostnad, standardkostnad og spesifikk kostnad (eller spesifikk identifikasjon). Last In First Out (LIFO) var populær en stund, men har falt i favør og brukes vanligvis ikke lenger i de fleste land.
Forkortelsene LIFO og FIFO representerer rekkefølgen som lageret er anskaffet og deretter solgt eller overført . FIFO antar at den eldste varen selges eller overføres først, mens LIFO antar at den nyeste varebeholdningen blir brukt først.
Vektet gjennomsnittskostnad brukes ofte i situasjoner der varene er identiske med hverandre og det » det er umulig å tildele en spesifikk kostnad til en enkelt enhet, eller der regnskapssystemet ikke har mulighet til å spore varelager ved å bruke FIFO (som ikke er tilfelle i noen av varesystemene vi vurderer her). Det veide gjennomsnittet metoden deler kostnadene for varer som er tilgjengelig for salg med antall enheter som er tilgjengelige for salg, som gir den vektede gjennomsnittlige kostnaden per enhet.
En annen hyppig lagerverdivurderingsmetode kalles standardkostnad. Med standardkostnad, erstatte en forventet kostnad for en faktisk kostnad i regnskapsregistrene, og deretter med jevne mellomrom registrere avvik som viser forskjellen mellom forventede og faktiske kostnader. Denne tilnærmingen er ofte enklere enn å bruke FIFO i situasjoner der det er stor montering av historisk kostnadsinformasjon. Standardkostnad krever at du lager estimerte kostnader for varebeholdning som brukes i virksomheten; denne metoden brukes når det er for tidkrevende å spore faktiske kostnader. Men det krever også at de estimerte standardkostnadene jevnlig sammenlignes med de faktiske lagerkostnadene, og at det foretas en avviksoppføring i regnskapspostene.
En ytterligere vanlig verdsettelsesmetode kalles Spesifikk kalkulering. Denne metoden tildeler en kostnad til hver enkelt vare i varelageret. Spesifikk kalkulering brukes når lagervarer hver har en lett tilgjengelig kostnad som er forskjellig fra andre varer i varelageret. For eksempel vil en tilpasset møbelprodusent sannsynligvis bruke spesifikk kostnad.
Til slutt bør du også vurdere den andre enden av dette spekteret, nemlig å finne ut den riktige prisen for varelageret ditt. Du vil ofte se andre leverandører som tilbyr prisavbrudd basert på bestillingsmengde: Spar 10 prosent på widgetene våre ganske enkelt ved å bestille 20 prosent flere widgets! Men å finne ut det beste valget her for din virksomhet kan være komplisert, avhengig av hva slags transportkostnader som er forbundet med dine spesifikke produkter. Jo større lageret ditt er, for eksempel, jo mer betaler du sannsynligvis for lagring og kanskje til og med vedlikehold. Det er her et system som kan hjelpe med å beregne Economic Order Quantity (EOQ) kan hjelpe. Disse kommer vanligvis i form av tilpassbare kalkulatorer du kan konfigurere for å ta hensyn til de spesifikke behovene til din spesielle virksomhet.
Noen vanlige lagerbetingelser
Som det er sant med mange økonomiske systemer , har varesystemet sitt eget sett med vilkår. Selv om det er utenfor omfanget av denne introduksjonen å gi en omfattende liste over vilkårene du kan støte på, er det noen av de vanligste.
Et hyppig akronym du vil kjøre over kalles BOM eller BOMP. Dette står for «Bill of Materials» eller «Bill of Material Processing», og du vil finne at den brukes oftest i produksjonsbeholdningssystemer. En BOM brukes når en lagervare består av underartikler; listen over disse underartikler er stykklisten. Et lignende begrep er «kitting», som er en samling av deler eller gjenstander som utgjør en ferdig vare (som deretter kan brukes som en vare i stykklisten). Du kan ha både kitting og en BOM i en enkelt varelager, avhengig av varens kompleksitet og hvor detaljert du trenger for å opprettholde varepriser.
Noen ganger kjører du over begrepet «Just-in-Time (JIT)» -beholdning. Dette er et logistikkuttrykk som brukes i SCM-operasjoner (Supply Chain Management) for å tidsbestille varemottaket slik at det kommer like før eller nøyaktig når det trengs. Denne lagerstrategien reduserer tiden lageret faktisk lagres, noe som kan spare kostnader Men denne strategien krever noen avanserte og velprøvde SCM-muligheter. Også knyttet til prosessadministrasjon og SCM er noe som kalles «Arbeid i prosess.» Dette sporer alle beholdninger som frigjøres til produksjonen, og sporer deretter varebeholdningen slik den brukes på produksjonen. butikk eller fabrikkgulv. I mange tilfeller finner du disse to begrepene når du undersøker produksjonsbeholdningssystemer rettet mot alt fra små produksjonsbutikker, for eksempel motorsykkelforretningen i nærheten, helt opp til en storstilt bilfabrikk.
Lagerprogramvare: Ting du bør vurdere
På grunn av all kompleksiteten som er involvert i hvordan lager fungerer i en bestemt organisasjon, vil det alltid være aspekter av det som er nært knyttet til andre deler av regnskapssystemet ditt. , både salg og innkjøp er en integrert del av varelageret, siden du ikke kan selge eller bruke varelageret hvis du ikke har kjøpt det – og du kan ikke selge det hvis du ikke har det tilgjengelig. Unntaket fra dette er drop shipping , som lar deg godta en salgsordre og deretter få den sendt direkte til kunden fra leverandørens lager. I hovedsak, hvis lagerprogramvaren din har drop-ship-evne (og leverandøren din er villig), så bruker du lagerleverandøren din som lager. Avhengig av hvordan regnskapssystemet ditt er satt opp, blir drop-forsendelser ofte ikke registrert som lager men blir ofte sendt direkte til delen «Kostnad for solgte varer» i regnskapssystemet ditt.
Ofte solgt som en egen modul, refererer SCM til logistikken for å skaffe materiale som trengs for produksjon og / eller gjenstander som trengs for videresalg av lager. Det innebærer kjøp, frakt, mottak og lagring, og som sådan er det tett integrert med varelager. Et aspekt av SCM kalles «Reorder Point», en funksjon du ofte også finner i lagerstyringssystemer. Dette kan være et manuelt nivå oppgitt av hvilken som helst lagerbehandler systemet bruker for å generere et varsel, eller til og med en PO som bringer antallet på en varepost under et bestemt nivå. Noen mer sofistikerte varesystemer bruker en teknikk som kalles Economic Ord er Mengde (EOQ). EOQ er en metode som brukes til å beregne den optimale mengden og tidene for å bestille (eller ombestille) varelager for å minimere lagrings- eller lagringskostnader. I hovedsak, når du bruker EOQ, vil du at lageret skal gå så lavt som mulig uten å resultere i en lagerbeholdning (dvs. ingen beholdning å selge eller bruke).
Detaljhandel
Detaljhandel har noen egne vilkår og prosedyrer. En viktig egenskap ved en detaljhandel er at den integreres tett med et POS-system, noe som betyr kassaapparatet ditt. POS-systemet gir en kasseapparat (inkludert ikke bare et kasseapparat, men også ting som strekkodelesere) som ser på lagerdatabasen, identifiserer den spesifikke varen som selges, og trekker den fra lageret på lager.Avhengig av hvilken type produkt eller vare som selges, kan enkeltvarer identifiseres med strekkoder eller RFID-koder (Radio-Frequency Identification). Disse tildeles når varene sjekkes inn i varelageret og deretter sjekkes ut av varelageret når de selges. Noen POS-systemer identifiserer til og med varens plassering, kanskje i et bestemt lager eller muligens til og med hvor den sitter på butikkgulvet. Dette er vanlig i klær, forbruksvarer og elektroniske varer. Strekkodning, vareplassering og søppelidentifikasjon er også funksjoner du finner i mange beholdningssystemer.
En ting å huske på er at lagerprogramvare nesten aldri brukes helt av seg selv. Snarere, det » s ofte en del av et modulært regnskapssystem. Selv om det ikke er tilfelle, vil det alltid være behov for å snakke med eller integrere med andre backend-end-forretningssystemer, spesielt med det du bruker til regnskap. Noen virksomheter foretrekker å få alle sine regnskapsmoduler, inkludert lagerstyring, fra en enkelt leverandør. Men hvis du er villig til å implementere noe integrering, kan du knytte sammen apper fra forskjellige leverandører. Dette kan ikke bare gi kostnadsbesparelser når det gjelder lisensiering, men vil også gi deg muligheten til å utnytte nøyaktig de funksjonene du trenger, selv om de kommer fra forskjellige programvareleverandører. Alle beholdningssystemene vi har gjennomgått har muligheten til å eksportere data, i det minste til et regneark, slik at de kan importeres til et tredjepartsregnskapssystem.