Konstruere kraftige omfangserklæringer
En vellykket uttalelse om prosjektomfanget skal være kortfattet og tydelig. Alle som leser uttalelsen, bør ha en god ide om hva prosjektet består av (og hva som ikke vil være en del av prosjektet). Denne uttalelsen vil gi en oversikt over prosjektet. Det er også viktig å være spesifikk i en prosjektomfangserklæring. I denne artikkelen vil vi gå gjennom et eksempel på prosjektomfang for å hjelpe deg bedre å forstå hvordan du lager store omfangserklæringer. For eksempel er «Katalogen vil inneholde 100 produkter» bedre enn «Katalogen vil inneholde mange produkter» og «Prosjektet vil bli fullført over seks måneder» er å foretrekke fremfor «Prosjektet vil bli fullført over en periode.» Jo mer spesifikk du kan være, jo bedre. For å bedre forstå måter å konstruere omfangsutsagn på, la oss se på et par eksempler.
University Technology Upgrades
Se for deg å bli konfrontert med følgende omfangsuttalelse: University X ønsker å oppgradere sine fasiliteter for å inkludere WiFi-teknologi tilgjengelig hvor som helst på campus. Dette prosjektet vil gi studenter, lærere og ansatte muligheten til å være produktive hvor som helst på campus. Prosjektet vil finne sted over en tidsperiode der målbare resultater vil oppnås. Hva er dine første tanker? Min første tanke er at denne omfangserklæringen helt mangler noen av SMART-målfunksjonene. SMART står for:
- Spesifikk
- Målbar
- Avtalt
- Realistisk
- Tidsbegrenset
For å endre ovennevnte omfangserklæring til et SMART-mål, vil universitetet måtte omstille prosjektet, kanskje på følgende måte: Universitet X vil oppgradere bibliotek, sovesaler, kontorer og deretter alle campusbygninger til IEEE 802.11-teknologi, og starter på nordsiden av campus med biblioteket. Dette prosjektet vil legge til rette for produktivitet via datamaskiner fra lærere, ansatte og studenter. Prosjektet vil være ferdig innen høstsemesteret 2011. Du vil legge merke til at denne omfangserklæringen inneholder spesifikke instruksjoner for gjennomføring av prosjektet. Resultatene er målbare – vi kan vite hvor mange bygninger som skal oppgraderes. Det er avtalt, realistisk (fordi vi tar en bygning-for-bygning-tilnærming) og tidsbegrenset – den vil bli fullført innen en bestemt dato.
Ikke bare om å definere omfanget
Omfangsuttalelser definerer ikke bare omfanget. De viser også teamnavnet, start- og sluttdatoer, mål, leveranser og milepæler. Alternative tilnærminger kan identifiseres, ekspertvurderinger, interessentanalyse og produktanalyse bør også listes opp. Omfangserklæringen skal ikke forveksles med et prosjektcharter. Prosjektcharter er mer involvert og de gir autorisasjon for prosjektet.
Det lange eksemplet – programvareutvikling
Prosjekt tittel: Bouncy Bunny Counts Money Project Begrunnelse: Vårt firma har et hull i markedet når det gjelder barneartikler. Bouncy Bunny Counts Money vil oppfylle dette hullet og ytterligere øke markedet for regnskapsprogramvare til foreldre til barna som bruker dette spillet. Prosjektomfang: Dette prosjektet vil bestå av å lage et salgbart spill basert på Bouncy Bunny Counts Money-tegneseriene på nettstedet vårt. Prosjektet skal være ferdig innen desember 2010. Modulene i spillet vil inneholde et enkelt shoppingspill, en måte for Bouncy Bunny å tjene penger, og en måte å motivere spillerne til å fortsette å spille. Prosjektleveranser:
- Omfangserklæring
- Fremdriftsrapporter
- Utgaverapporter
- Ukentlig møtenotat
- Final Game
Project Success: Prosjektet vil bli bestemt vellykket hvis spillet selger.
Evaluering av Bouncy Bunny Scope Statement Eksempel
Mens omfangserklæring ovenfor inneholder SMART-mål, den mangler fortsatt som en ordentlig omfangserklæring. For det første vil det være langt flere leveranser enn det som er oppført. Når du bestemmer hvilke leveranser som skal produseres, kan det være nyttig å først dekomponere prosjektet ditt og deretter formulere en arbeidsfordelingsstruktur. På denne måten vil alle milepæler og leveranser være definert for prosjektet ditt. For det andre er ikke teammedlemmene og viktige interessenter oppført. En av de viktige komponentene for omfangssetning er en interessentanalyse. Du kan bruke en matrise for interessentanalyse når du oppretter omfangserklæringen. På denne måten defineres det ved prosjektets initiering hvem som vil være involvert i prosjektet. For det tredje er bestemmelsen av prosjektsuksess ikke SMART. Det vil være viktig for dette prosjektgruppen å definere nærmere hvordan prosjektsuksess vil se ut. Hvor mange eksemplarer skal selges? Hvor lang tid skal de ta å selge? I prosjektbegrunnelsen nevnes at dette prosjektet også skal øke salget av selskapets regnskapsprogramvare. Hvor mange enheter av det skal selges?Vær veldig spesifikk i omfangserklæringen din, det er et av de viktigste dokumentene i prosjektplanleggingsprosessen, og en riktig skrevet omfangserklæring vil hjelpe deg med å forhindre at det fryktede omfanget kryper. For det fjerde, viser ikke Company X noen tidslinjer på deres omfangserklæring annet enn å fortelle leserne at prosjektet vil bli opprettet innen desember 2010. For å kjøre et vellykket prosjekt, vil det være viktig for interessenter å se en tidslinje og å merke seg viktige milepæler. For eksempel når kommer spillkonseptkunst til? Når blir skriptingen fullført? Når vil produktemballasjen være ferdig? Det er heller ingen sitater nevnt her. En foreløpig risikovurdering bør utføres for å vurdere potensielle økonomiske risikoer som skal regnskapsføres i budsjettet. Endelig er det ikke noe budsjett inkludert. Hvor mye vil det koste å opprette Bouncy Bunny Counts Money? Hvor mange ansatte vil være påkrevd? Ved å ta seg tid til å sette sammen en god omfangserklæring, kan teamet ditt unngå noen av de vanligste årsakene til at prosjekter mislykkes i det lange løp.
Dette innlegget er en del av serien: Keeping Control of Project Scope
For at et prosjekt skal lykkes, må omfanget være klart definert og forstått av alle interessenter. I denne serien finner du tips om hvordan du skriver en omfangserklæring, hvordan du behandler forespørsler om omfangsendring og mer.
- Skrive en uttalelseserklæring
- Eksempler på uttalelser om prosjektomfang
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-sertifisering, Scope Management & Interessentestyring
- Hvordan implementere Scope & Endringskontroll i prosjektet ditt