De fleste organisasjonsgrunnleggere av ideelle organisasjoner synes at det å sette opp en ideell organisasjon er litt skremmende, i det minste i begynnelsen. En av de nødvendige oppgavene er å skrive organisasjonens vedtekter. Vedtektene fungerer som en veiledning for styret om alle «veiledningene» som å holde valg, oppfylle beslutningsdyktighetskravene, organisere møter og holde møtene ordnede.
Å skrive vedtekter er tidkrevende, men ikke vanskelig. Eksempler på vedtekter er lett tilgjengelige på internett og i biblioteket. IRS krever ikke at du bruker spesifikt språk, men det er en god ide å inkludere referanser i vedtektene som refererer til organisasjonsstrukturen og formålet med ideell.
Når du skriver vedtektene dine, er det viktig å skille mellom ordene «skal» og «kan.» Bruk ordet «skal» når det er noe styremedlemmer er pålagt å gjøre. Bruk «mai» når oppgaven er valgfri.
Statssekretæren er den juridiske myndigheten over ideelle organisasjoner i de fleste stater, så det første trinnet du bør ta er å kontakte dem og sørge for at den nye ideelle organisasjonen er overholde alle juridiske krav.
Vedtektene dine vil variere fra de andre organisasjonene og skal passe til organisasjonens behov. Vedtektene bør ha en form som ligner på dette vedtektene for en fiktiv ideell organisasjon:
ARTIKEL I. NAVN PÅ ORGANISASJONEN
Organisasjonens navn er Feed the Homeless.
ARTIKEL II. FIRKSOMMELSESMÅL
Seksjon 1. Ideell formål
Dette selskapet er utelukkende organisert for veldedige, religiøse, pedagogiske og vitenskapelige formål, inkludert, for slike formål, å distribuere til organisasjoner som kvalifiserer som unntatte organisasjoner i henhold til § 501 (c) (3) i det interne Inntektskode, eller den tilsvarende delen av fremtidig føderal skattekode. (Dette er et eksempel på språk som ikke er det nødvendig, men godt og hensiktsmessig å inkludere.)
Avsnitt 2. Spesifikk formål
Feed the Homeless skaffer mat på ly på forskjellige steder i ABC-samfunnet. Formålet med vår organisasjon er å sørge for noen av de mest grunnleggende menneskelige behovene, slik at hjemløse har styrke og tillit til å dekke sine egne behov fullt ut.
ARTIKKEL III. MEDLEMSLAG
Medlemskap i Feed the Homeless er begrenset til medlemmene i styret.
(Hvis du har medlemmer, vil du oppgi kriterier for medlemskapsberettigelse, avgifter, medlemmers rettigheter , stemmerett og avslutning av medlemskap.)
ARTIKKEL IV. MØTER MED MEDLEMMER
(For møter med medlemmer vil du skrive seksjoner som inkluderer når møter skal holdes og når årsmøte skal holdes. Det kan være en seksjon om hvordan man håndterer spesielle møter, innkallinger om møter, hva som er beslutningsdyktig og hvordan man skal bestemme resultatet av avstemningen. Siden denne ideelle organisasjonen ikke har medlemmer, vil denne seksjonen bli utelatt.)
Hvis organisasjonen hadde medlemmer, skriv uttalelsene i seksjoner, slik som:
Seksjon 1. Vanlige møter. Vanlige møter vil bli avholdt minst hvert kvartal på et tidspunkt og sted som styreren bestemmer.
Legg til seksjoner for håndtering av spesielle møter, beslutningsdyktighetskrav osv.
ARTIKEL V. STYRET
(Dette er vanligvis en av de lengste seksjonene fordi styremedlemmer har mange ansvarsoppgaver. Hver seksjon skal følges av en beskrivelse.)
Seksjon 1. Generelle fullmakter
Seksjon 2. Oppgi antall styremedlemmer, tidsbegrensninger og krav.
Seksjon 3. Vanlige og årlige møter
Seksjon 4. Spesielle møter
Seksjon 5. Merknad
Seksjon 6. Quorum
Seksjon 7. Forverkning
Seksjon 8. Ledige stillinger
Seksjon 9. Erstatning
Seksjon 10. Uformell handling fra styremedlemmene
Seksjon 11. Konfidensialitet
Seksjon 12. Rådgivende råd
Seksjon 13. Parlamentarisk prosedyre
Seksjon 14. Fjerning
ARTIKKEL VI. OFFISJERNER
Offiserene i dette styret skal være president, visepresident, sekretær og kasserer. Alle offiserer må ha et aktivt medlemskap i organisasjonen.
Seksjon 1. President
Presidenten skal presidere på alle møtene i medlemskapet. Presidenten skal ha følgende oppgaver: (oppgi dem)
Seksjon 2. Visepresident
Visepresidenten skal utføre alle presidentens oppgaver når denne ikke er fraværende. Visepresidentens plikter er:
Seksjon 3. Sekretær
Sekretæren skal delta på alle møter i det rådgivende styret og eksekutivkomiteen, og alle møter med medlemmer, og assistert av en medarbeider, vil fungere som kontorist derav. Sekretærens oppgaver skal bestå av:
Seksjon 4. Kasserer
Kassererens plikter skal være:
Seksjon 5. Valg av funksjonærer
Seksjon 6. Fjerning av tjenestemenn
Seksjon 7.Ledige stillinger
(De fleste stater har lover som krever bestemte stillinger for styrer.)
ARTIKKEL VII. KOMITEER
Seksjon 1. Komiteens dannelse
Styret kan opprette stående eller ad hoc-komiteer etter behov, for eksempel innsamling, økonomi osv. p>
(Vanligvis tjenestemennene som medlemmer av eksekutivkomiteen, og det vil fremgå her sammen med de makter de har.)
ARTIKKEL VIII. CORPORATE PERSONALE
(Feed the Homeless sannsynligvis ikke ville ha betalt personale, men avhengig av deres økonomi, kan de ha en administrerende direktør. Beskriv administrerende direktørs plikter og ansvar her og legg til seksjoner for andre bedriftsmedarbeidere hvis de gjelder.)
Seksjon 1: administrerende direktør
ARTIKKEL IX. INTERESSEKONFLIKT OG KOMPENSASJON
(Skattemyndighetene stiller mange spørsmål om interessekonflikt, og det å ha sterk politikk rundt interessekonflikt i vedtektene støtter organisasjonens holdning til den.)
Seksjon 1. Formål
Seksjon 2. Definisjoner
Seksjon 3. Prosedyrer
Seksjon 4. Opptegnelser over prosedyrer
Seksjon 5. Kompensasjon
Seksjon 6. Årsuttalelser
Seksjon 7. Periodiske gjennomganger
Seksjon 8. Bruk av eksterne eksperter
ARTIKKEL X. SKADESTILLING
(Skadesløsholdelse refererer til en part som dekker tap for skade på en annen. De fleste ideelle organisasjoner har direktør & Offisers forsikringer for å beskytte dem mot unødig ansvar. Skadesløsholdelsesavsnittet i vedtektene er designet for å beskytte styremedlemmer og ansatte mot søksmål knyttet til deres plikter knyttet til den ideelle organisasjonen.)
Seksjon 1. Generelt
Seksjon 2. Utgifter
Seksjon 3. Forsikring
ARTIKEL XI. BØKER OG OPPTAKER
Selskapet skal føre fullstendige bøker og regnskaper og referater fra styrets behandling. (Dette er ganske standard formulering.)
ARTIKKEL XII. ÆNDRINGER
(Dette avsnittet beskriver hvordan vedtekter og vedtekter kan endres. Begge krever vanligvis å gi et visst antall dagers varsel.)
Avsnitt 1. Vedtekter (krever vanligvis stemme med absolutt flertall)
Seksjon 2. Vedtekter (krever vanligvis flertall)
Formalisering av vedtektene
Det siste trinnet er at styret gjennomgå vedtektene. Styret stemmer og godkjenner dem for å finne dem akseptable. Styrets president skal undertegne vedtektene og få sekretæren attestere signaturen. Det er også akseptabelt at alle styremedlemmer signerer vedtektene. Formuleringen skal være i følgende linjer:
Vi, undertegnede, er alle de første styremedlemmene eller innlederne i dette selskapet, og vi samtykker i, og herved, vedta de ovennevnte vedtektene, bestående av ___ foregående sider, som vedtektene til dette selskapet.
VEDTAGET OG GODKjent av styret på denne ____ dagen _________ 20__.
________________________________________
John Doe, president – Feed the Homeless
________________________________________
ATTEST: Joan Dixon, Secretary – Feed the Homeless