Et permisjonsbrev er et formelt brev som du skriver til veilederen din for å be om permisjon fra jobben. Det kreves et formelt brev til personalmappen din. Det gir en skriftlig oversikt over varselet du har gitt selskapet ditt før du trenger permisjon.
Brevet ditt dokumenterer årsaken til forespørselen din. Mens du kan forklare situasjonen din personlig, gir et skriftlig brev den nøyaktige forklaringen på ditt behov for fri. Dette gjør forespørselen lettere for lederen din eller HR-personen å forstå.
Brevet kan videresendes til andre ledere i selskapet, i stedet for å stole på en leder for å forklare situasjonen. Fra et juridisk synspunkt registrerer dette formelle brevet også forespørselen din hvis situasjonen din faller inn under situasjoner som er beskyttet av loven, for eksempel Americans with Disabilities Act (ADA) eller Family and Medical Leave Act (FMLA).
Når det er behov for permisjonsbrev
Det er en god policy å skrive et formelt permisjonsbrev i alle tilfeller der du ber om fri fra jobben som ikke dekkes av sykedagene og personlige dager som allerede er gitt av selskapet. Før du ber om permisjon, bør du bekrefte om denne frien skal respekteres i henhold til arbeidstakers håndbok eller statlige og føderale lover.
Lovene som dikterer rimelige anmodninger om permisjoner (for eksempel ADA og FMLA) har spesifikke bestemmelser. For eksempel må selskapet ha 50 ansatte eller mer for å være pålagt å følge FMLA. Situasjonen din må også oppfylle kriteriene, og du må kanskje skaffe dokumentasjon fra lege eller annen part.
I et tilfelle der du er valgt for juryplikt, må selskapet gi deg fri uten å gå på akkord. din ansettelse. Mange selskaper har sin egen protokoll for å håndtere lange fravær. De kan tilby å bruke de eksisterende feriedagene og personlige dagene dine for å gi maksimal mengde betalt fri for din situasjon.
Hvis situasjonen din ikke er dekket av verken loven eller selskapets retningslinjer, er det fortsatt verdt din tid til å be om permisjon formelt. Selv om firmaet ditt kanskje ikke er lovlig bundet til å gi en utvidet permisjon, kan det fortsatt være til deres fordel. En god medarbeider med erfaring og merittliste er en verdifull ressurs.
Konsekvenser av å ikke bruke permisjonsbrev
Uten dette brevet er det ingen oversikt over at du ba om permisjon til fravær.
For eksempel har du en muntlig samtale med en leder. Lederen gir permisjon, men registrerer den ikke noe sted i ansettelsesfilen din eller varsler andre ledere. Når fraværet ditt strekker seg over den betalte tiden og feriedagene du har påløpt, kan du bli automatisk oppsagt av selskapet.
I noen selskaper er det regler som faller inn under «ingen samtale / uteblivelse». Dette betyr at en ansatt som er fraværende uten varsel, blir straffet. Det er mulig at du vil miste ferien og sykedagene, samt stillingen, hvis du ikke fulgte protokollen for å skrive dette brevet formelt.
Vanligste bruksområder for permisjonsbrev
Det er mange grunner til at du vil ta permisjon fra jobben. Noen av disse er dekket av loven. Noen av dem kan være dekket av selskapets egen politikk.
Dette er noen av de vanligste årsakene til at folk ber om formell permisjon:
- Fødsel av et barn. Fødselspermisjon er ofte dekket av selskapets policy og FMLA. Bedriften din kan tillate et angitt antall betalte uker med fri.
- Død i familien. Mange selskaper allo w i lengre fridager når det er død i familien.
- Militærplikt / familiemedlem. Militærfravær er ofte dekket. Dette kan omfatte ansatte som er medlemmer av væpnede styrker. Det kan også omfatte familiemedlemmer fra militæret.
- Helseårsaker. Helsemessige årsaker kan omfatte kirurgi, pågående medisinske problemer, traumer forårsaket av en ulykke eller psykiske helseproblemer som depresjon.
- Utdanning. I noen scenarier vil ansatte be den om å fortsette videregående opplæring.
- Omsorg for skrantende familiemedlemmer. Mange ansatte tar fri for å ta seg av familiemedlemmer som lider av en skade eller sykdom.
Hva bør inkluderes i et permisjonsbrev?
Brevet ditt skal være kortfattet og tydelig. Det er noen få informasjoner som er viktig å ha med:
- Datoen. Datoen skal inkluderes øverst på brevet.
- Din informasjon. Dette inkluderer navn, tittel eller stilling, hjemmeadresse, e-post og telefonnummer.
- Informasjonen til lederen din. Dette viser en oversikt over hvem forespørselen ble sendt til. Det er også den vanlige måten å adressere ethvert brev til en person på.
- Årsaken til forespørselen. Dette vil være en kort forklaring på årsaken til at du trenger fri.
- Datoene for ditt foreslåtte fravær. Brevet ditt skal inneholde eksakte datoer.
Du kan ha en diskusjon med veilederen din om forespørselen før du skriver fraværsbrevet. I så fall bør du referere til datoen for diskusjonen i brevet.
Mange ansatte skriver hovedparten av korrespondansen sin via e-post. Det er greit å sende dette brevet via e-post og beholde den elektroniske bekreftelsen av kvitteringen. Papirkopien av brevet gjør det mer formelt.
Eksempel på permisjonsbrev
Eksemplet på permisjonsbrev nedenfor beskriver en forespørsel fra ‘Chase Zeppeli’ til ‘Miranda Waller’ hos ‘Starstruck Media, Inc.’ I brevet ber Chase Zeppeli om permisjon på grunn av medisinske årsaker og spesifiserer hvor lang permisjonen vil være.
