Skattetiden er over, og bedrifter jobber med å samle lønnsdata for 2019 for å sende dem til IRS og Social Security Administration. Å arkivere de aktuelle skatteskjemaene er en av de viktigste oppgavene en arbeidsgiver har i januar hvert år.
Ansatte ser frem til å motta W-2-skjemaene og forberede skatten for året før i håp om en refusjon fra skattemyndighetene. Bedrifter vet at de må gi ansatte sine W-2-skjemaer innen den årlige fristen 31. januar hvert år, slik at de kan få sine egne skatter utarbeidet innen den individuelle fristen 15. april. I tillegg til å gi personalet skattedokumentasjon, bedrifter må gi identifikasjonsinformasjon til skattemyndighetene samtidig.
W-3-skjemaet og virksomheter
I tillegg til å gi hver ansatt et W-2-skjema (1099 skjemaer hvis du bruker uavhengige entreprenører) innen den nødvendige fristen, må bedriftene også sende inn kopier av hver ansattes W-2 til SSA, sammen med et W-3-skjema.
W-3-skjemaet, offisielt overføring av Lønns- og skatteoppgavene er et sammendrag for SSA av alle virksomhetens ansattes lønn og bidrag for året før. Dette sammendragsdokumentet gir en rask oversikt over W-2-skjemaene som er vedlagt og sendes sammen med skjemaet hver januar.
W-3 gir en måte for SSA å forene at alle lønninger ble rapportert for året før, og alle de nødvendige FICA-skattene (Federal Insurance Contributions Act) er også rapportert.
Hva er inkludert i en W-3-form?
W-3-skjemaet er i det vesentlige totalt alle W-2-dataene som arbeidsgivere sender inn i et oversiktsdokument. Skjemaet oppsummerer arbeidsgivernavn, EIN (arbeidsgivers identifikasjonsnummer), adresse, kontaktinformasjon og andre detaljer.
W-3 gir deretter totalt all virksomhetens ansattinformasjon som inkluderer:
- Lønninger, tips og annen kompensasjon
- Tildelte tips
- Lønninger og tips som er underlagt trygdeavgift
- Lønninger og tips underlagt Medicare-skatter
- Tilbakeført føderal inntektsskatt
- Tilbakeholdt statlig inntektsskatt
- Sikkerhetsskatt tilbakeholdt
- Medicare-skatt tilbakeholdt
- Avhengige pleieytelser
- Utsatt kompensasjon
- Ikke-kvalifiserte planer
Bedrifter trenger bare å sende skjemaet til SSA, sammen med tilsvarende W -2 former. Ingen betaling blir sendt når du arkiverer W-3.
Rettidig innlevering av W-3-skjemaer
Bedriftseiere eller skatteforberedere må legge kopi A av hver ansattes W-2 til W -3 skjema og send det til SSA senest 31. januar året for fjorårets rapportering. De som savner fristen 31. januar, kan fremdeles arkivere, men sannsynligvis med straffer.
W-2-ene og W-3-skjemaene som ble sendt inn i 2020 oppsummerer alle ansattes inntekt og utbetalinger for hele året 2019. Enten du arkiv elektronisk eller via post, er fristen 31. januar den samme.
Dette stemmer overens med fristen for å gi de ansatte en kopi av deres individuelle W-2 31. januar hvert år for forrige skatteår. Arbeidsgivere bør ha W-2-skjemaer utarbeidet og sendt til ansatte innen fristen, og sende kopi A av hver W-2, sammen med W-3-sammendragsdokumentet, før eller 31. januar.
Arbeidsgivere kan arkivere W-2 og W-3-skjemaer elektronisk via SSAs nettsted. For bedrifter som ønsker å arkivere manuelt, er kopier av skjemaet tilgjengelig via IRS-nettstedet, men uansett om de arkiveres elektronisk eller via e-post, må innleveringene være poststemplet senest 31. januar.
For bedrifter som arkiverer mer enn 250 W-2-skjemaer, krever IRS at skjemaene sendes elektronisk med mindre de har gitt arbeidsgiveren en skriftlig fravikelse. IRS foretrekker at arbeidsgivere arkiverer elektronisk og har en rekke ressurser tilgjengelig for å hjelpe bedrifter med å arkivere skjemaene online raskt og enkelt.
Hjelp med W-3-skjemaer
For små bedrifter som administrerer sine eget skatteansvar, kan skjemaet virke utfordrende, men det handler ganske enkelt om å legge sammen alle tilsvarende data som du finner på ansattes W-2-skjemaer. W-3-skjemaet speiler W-2-skjemaet, med seksjoner 1 til 11 som dupliserer de nødvendige dataene, som lønn, tips og annen kompensasjon, tilbakeholdt føderal inntektsskatt osv.
For selskaper som trenger mer assistanse, SSA har en sjekkliste som kan hjelpe bedriftseiere å fylle ut og arkivere W-2 og W-3-skjemaene sine. En IRS-video kan til og med lede deg gjennom trinnene for å forene W-2-skjemaene dine og W-3-sammendragsdokumentet.
Arkivering av W-2 og W-3-skjemaer hver januar er en begynnelse på -årlig oppgave som hver bedrift med ansatte må fullføre.
Det kan virke som en skremmende prosess, men med litt veiledning og de riktige verktøyene til din disposisjon, kan den enkelt og raskt utføres.