Nye ansattes skjemaer er en stift for ombordstigningsprosessen. Før en ansatt lovlig kan begynne å jobbe for virksomheten din, må de fylle ut nødvendige skjemaer. Hvilke skjemaer trenger nye ansatte å fylle ut?
Hvilke skjemaer trenger nye ansatte å fylle ut? Oversikt
Regjeringen krever noen nye ansettelsesformer. Andre er nødvendige dokumenter du trenger for din virksomhet.
Ta en titt på det føderale ansettelseskjemaet som ansatte må fylle ut:
- Skjema I-9
Ansatte må også fyll ut inntektsskatteskjemaer slik at du kan kjøre lønn nøyaktig:
- Skjema W-4
- Oppgi W-4-skjema
Og , her er en liste over potensielle forretningsskjemaer du kanskje trenger nye ansettelser for å fylle ut:
- Nødkontaktskjema
- Ansettelsesskjema for ansattes håndbok
- Bank kontoinformasjonsskjema
- Fordelsskjema
Bruk følgende diagram for en kort oversikt over skjemaene alle ansatte trenger å fylle ut, skjemaene dine ansatte kan trenge å fylle ut , og deres formål:
Nye ansattes skjemaer etter kategori
Igjen kan vi bryte opp nye ansattes papirer i følgende kategorier:
- Form for ansettelsesberettigelse
- Nye ansettelsesskjema
- Bedriftsspesifikke skjemaer
For å lære mer om dokumentene må du kanskje gi har ansatte som en del av deres nye ansettelsespakke, les videre.
Ansettelsesberettigelse
Før du kan legge til en ansatt i teamet ditt, er du juridisk ansvarlig for å bekrefte at den ansatte er kvalifisert til å jobbe i USA.
Skjema I-9
Blant skjemaene for nyansatte å fylle ut er skjema I-9. Skjema I-9, Verifisering av ansettelsesberettigelse, brukes til å verifisere at dine ansatte lovlig har lov til å jobbe i USA. Bruk oktober 2019-utgaven av skjema I-9 for å være kompatibel.
Skjema I-9 er delt inn i tre seksjoner. Den ansatte fyller ut den første delen, og du fyller ut den andre delen. Den tredje delen er kun for å verifisere ansettelsesberettigelse eller innhenting.
Skjemaet stiller spørsmål som ansattes navn, adresse, personnummer og statsborgerskap. Det er også en seksjon i tilfelle den ansatte bruker en forbereder eller oversetter for å hjelpe dem med å fylle ut skjemaet.
Husk at hvis den nye medarbeideren ikke har personnummer, bør de fylle ut skjema SS-5, Application for Social Security Card. Du må ha et personnummer for hver ansatt i arkivet, slik at du kan legge det på skjema W-2.
Den ansatte må ta med originaldokumenter for å bevise sin identitet og ansettelsesberettigelse. Du trenger disse dokumentene for å fullføre arbeidsgiveravsnittet i skjema I-9. Det er tre lister over akseptable dokumenter i skjema I-9: Lister A, B og C.
Ansatte henter inn ett dokument fra liste A som bekrefter deres identitet og ansettelsesgodkjenning (f.eks. Amerikansk pass). Eller de kan gi ett dokument fra liste B som bekrefter identiteten deres (f.eks. Førerkort) og ett dokument fra liste C som bekrefter deres ansettelsesgodkjenning (for eksempel US Citizen ID-kort).
I arbeidsgiveren delen, gi informasjon om dokumentet / dokumentene medarbeideren bringer inn. Bekreft deretter at dokumentene er ekte så langt du vet. Ta med informasjon som navn, firmanavn og firmaadresse, og signer skjema I-9.
Nye avgiftsskjemaer
Før du kan legge til en ny ansettelse i lønnen din, trenger å vite hvor mye penger de skal holde tilbake fra lønnene deres for føderale og, hvis aktuelt, statlige inntektsskatter.
For å finne ut av det, må du samle inn to nye leieskattformer: føderale og statlige W-4-skjemaer.
Skjema W-4
Skjema W-4, ansattes tilbakeholdingsbevis, kreves av IRS. Arbeidsgivere bruker skjema W-4 for å bestemme mengden føderal inntektsskatt som skal holdes tilbake fra en ansattes lønn.
Ansatte kan legge til informasjon i skjema W-4 for å øke eller redusere deres føderale forskuddstrekk.
W-4-skjemaet fra 2020 ber om informasjon om den ansatte (f.eks. navn, personnummer, adresse, sivilstand) og justeringer av skattetrekk. Ansatte kan endre informasjonen på skjema W-4 når som helst gjennom året.
I sjeldne tilfeller kan du til og med ha en ansatt som krever fritak fra føderal inntektsskatt. Hvis en ansatt krever fritak, må du ikke holde føderal inntektsskatt fra lønnen.
Etter at du har mottatt skjema W-4, bruk skattetabellene i IRS-publikasjon 15 for å bestemme hvor mye skatt du skal holde tilbake.
State W-4
Hvilke skjemaer trenger ansatte å fylle ut bortsett fra de nødvendige skjemaene W-4 og I-9? Hvis det er statlig inntektsskatt i staten virksomheten din er lokalisert, må du samle inn statlige skattetrekkskjemaer fra ansatte.
Ikke alle stater har statlig inntektsskatt.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington og Wyoming har ikke statlig inntektsskatt. Med mindre virksomheten din er i en av disse statene, må den ansatte fylle ut et statlig skjema for tilbakeholdelse av skatt.
I likhet med det føderale W-4-skjemaet, må statlige skattetrekkskjemaer ansatte om deres personlige informasjon. Mange stater bruker forskuddstrekk for å fastslå statlig forskuddstrekk.
Hvis for eksempel virksomheten din er i California, må den ansatte fylle ut et DE-4 tilbakeholdelsesbevis.
Husk at du kanskje også må holde tilbake lokal inntektsskatt fra lønn til ansatte. Vanligvis er lokale inntektsskatter en prosentandel av arbeidstakerens lønn og bestemmes ikke av et forskuddstrekk.
Forretningsskjemaer for nyansatte som skal fylles ut
I tillegg til ansettelsesberettigelse og skatteform , kan det hende du trenger nye ansettelser for å sende inn flere skjemaer for virksomheten din.
Nødkontaktskjema
Å be de ansatte om å oppgi nødkontaktinformasjon er veldig viktig. I nødstilfeller må du vite hvem du skal kontakte på vegne av den ansatte.
Et skjema for beredskapskontakt kan være så enkelt som at den ansatte gir informasjonen deres og informasjon om to – tre kontakter. Be de ansatte om hver kontakts navn, forhold til arbeidstakeren, adresse og telefonnummer til hjem og arbeid.
Det er en god ide for ansatte å velge nødkontakter som er i nærheten av arbeidsstedet. Ansatte bør oppdatere informasjonen på skjemaet når det er nødvendig.
Bekreftelsesskjema for ansattes håndbok
Hvis du ikke har tenkt på å ha en ansatt håndbok i bedriften din, er det nå på tide å lage en.
Å ha en ansatt håndbok beskriver informasjon som ansettelseslover, ansattes oppførsel, lønn og andre viktige forretningsregler. Arbeidstakere kan konsultere arbeidstakers håndbok når de har spørsmål.
Gi et bekreftelseskjema for ansattes håndbok som den ansatte skal fylle ut, og bekreft at de leser gjennom håndboken og forstår virksomhetens retningslinjer.
Informasjonskjema for bankkonto
Samle inn ansattens bankkontoinformasjon hvis de velger å motta lønn via direkteinnskudd, eller hvis du er i en tilstand som tillater obligatorisk direkteinnskudd.
Bankkontoinformasjonsskjemaet skal be om følgende informasjon:
- Ansattes navn
- Kontotype (kontroll eller sparing)
- Bankens navn og rutingnummer
- Ansattes bankkontonummer
Den ansatte trenger også å signere og verifisere at de ønsker å motta lønn via direkte innskudd.
Når direkte innskudd er opprettet for virksomheten din og du har ansattes bankkontoinformasjon, kan du begynne å kjøre lønn.
Fordeleskjemaer
Du kan velge å tilby små fordeler for forretningsmedarbeidere. Hvis du gjør det, samler du skjemaer som indikerer at de er involvert i programmene. Ansatte må gi deg skjemaer selv om de ikke ønsker å delta i fordeler-programmet.
Her er noen fordeler du kan tilby i den lille bedriften din:
- Helseforsikring
- Livsforsikring
- Uføreforsikring
- Pensjonsplaner
Gi informasjon om fordelene du tilbyr. I fordelspakken må dine ansatte godta eller nekte deltakelse i programmet / programmene. Samle disse skjemaene fra ansatte før du registrerer dem.
Når skal nye ansatte fylle ut skjemaer?
Ansatte må fylle ut nye ansatteskjemaer før de begynner å jobbe i virksomheten din. Du kan enten ha den ansatte:
- Fyll ut skjemaer i bedriften din den første dagen
- Fyll ut skjemaene på egenhånd før den første dagen
Forsikre deg om at den ansatte vet på forhånd hvilke dokumenter de trenger å ha for å fylle ut skjema I-9.
Når den nye medarbeideren har fylt ut skjemaene, må du oppbevare dem. Den ansatte kan deretter begynne å jobbe i virksomheten din.
Oppbevar alle ansatteskjemaer på ett sted. Patriots programvare for menneskelige ressurser for småbedrifter er et flott tillegg til vår online lønnsprogramvare. Med HR-programvaren kan du holde medarbeiderfiler på nettet og gi ansatte tilgang til dokumentene sine. Prøv begge gratis i dag!
Denne artikkelen er oppdatert fra den opprinnelige publiseringsdatoen 12. mai 2017.
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.