Trenger du noen gang å sette inn filer i Excel, slik at du kan dele mer omfattende informasjon med kollegene dine? Enten for å sette PDF i Excel eller for å sette orddokumenter inn i Excel, er det like enkelt som å klikke på Sett inn, Tekst, Objekt, velge fil og voila! Hva skjer så etterpå? Filen din vil flyte rundt regnearket og ikke inn i en enkelt celle. Likevel, for å kunne sortere eller flytte det med resten av innholdet, er det du virkelig trenger å sette det i en enkelt celle. Hvordan kan du gjøre dette? I denne korte artikkelen vil vi se hvordan Excel bedre kan håndtere vedleggene dine, så vil vi se på et alternativ som integreres med Excel: RowShare, en online tabell som tilbyr en samarbeidsløsning.
Sett inn filer i Excel-ark
Det er flere måter å sette inn filer i Excel-ark. Du kan enten opprette fra filer, opprette nye eller legge til lenker til filer. Vi vil undersøke hvordan du gjør det en etter en. Hvis du vil opprette fra en eksisterende fil, følger du disse trinnene:
- Velg cellen du vil sette inn filen i i
- Klikk i kategorien «Sett inn»
- Klikk på «Objekt» under «Tekst» -gruppen
- Velg «Opprett fra fil»
- Bla gjennom filen din
- Merk av for «Vis som ikon» hvis du vil sette inn et ikon som lenker til filene
- Klikk på «OK»
En annen mulighet er å opprette en ny fil. Du kan gjøre det ved å velge «Opprett ny» i stedet, og velg typen objekt du vil legge ved. Et nytt vindu vil da dukke opp og du kan opprette en ny fil du vil sette inn. Hvis du bare vil legge til en lenke til filen i stedet for å legge inn filen, merker du av for «Lenke til fil». Filen skal lagres på et sted som er tilgjengelig for de du vil dele den med. Hvis lenken til filen din viderekobles til datamaskinen din, vil du være den eneste som kan åpne den. Annet enn det, bør plasseringen av filen forbli den samme. Hvis du flytter den til en annen plassering, fungerer ikke lenken lenger.
Legg ved filer i Excel, innenfor Excel-celler
Når du har gjort det for å sette inn Word-dokumenter i Excel eller legge PDF til Excel, skjønner du sannsynligvis at det du trenger er å sette inn filen i en enkelt celle. For å gjøre dette, følg disse trinnene:
- Endre størrelsen på filen eller cellen til de passer til hverandre
- Høyreklikk på filen din og velg «Format objekt»
- Klikk i kategorien «Egenskaper»
- Velg «Flytt og størrelse med celler»
Siden Excel-filstørrelse vil være størrelsen på selve arket pluss størrelsen på hverandre vedlagte filer, din Excel-størrelse vil da være så stor. Dessuten, som du kan se her, er det ingen direkte måte å sette filen inn i en Excel-celle automatisk.
Så, knusingstid: Skal jeg følge alle disse lange endeløse trinnene, eller skal jeg holde meg til den tradisjonelle måten og utveksle filene mine ved hjelp av e-post i stedet?
Legg ved filer enkelt med RowShare
Det er på tide å si farvel til komplisert regneark og endeløs utveksling av e-post. RowShare, en online tabell med fokus på deling og samarbeid, gir en enklere løsning. Du kan sette inn vedlegg med et museklikk! Start ved å lage en tabell fra RowShares maler eller fra bunnen av. Fest filene dine ved å følge disse superenkle trinnene:
- Legg til en kolonne av typen «File» i tabellen din
- Klikk på cellen, bla gjennom filen din og legg den til RowShare-tabellen din
Du kan også kontrollere tabellen og filene slik du vil ha den, fra sortering, filtrering, innstilling av kolonner som skrivebeskyttet, du heter det. Det kan ikke være enklere, her er en rask video hvis du trenger hjelp:
Tips: Hvis du allerede har tabellen din i Excel, importerer du den til RowShare og endrer riktig kolonnetype til File. Klikk deretter på cellen og last opp filen.
Når du er ferdig med å justere tabellen din i RowShare, kan du deretter synkronisere den med Excel for å få tilgang til de beste funksjonene i begge verktøyene. Når du synkroniserer med Excel, i stedet for å ha selve filen, vil du ha koblingen til filen i Excel-arket ditt. 