Det er mye lettere å gjøre rettelser på W-2-skjemaer før du arkiverer dem med Social Security Administration (SSA). Hvis du ikke fant feilen før du arkiverte skjemaet, her er litt informasjon som kan hjelpe deg med å finne ut hva du skal gjøre.
IRS-skjema W-2 brukes av arbeidsgivere til å rapportere årlig inntekt og tilbakeholdte beløp til ansatte og til Social Security Administration.
Form W-3 er en form for overføring. som oppsummerer totalsummen for alle ansatte i bedriften din. Den inkluderer totalsummer for alle elementene på W-2-skjemaet. Du trenger ikke W-3-skjemaet hvis du arkiverer W-2 på nettet.
Fristen for å gi W-2-skjemaer til ansatte og for å sende inn disse skjemaene til SSA er den samme: 31. januar året etter skatteåret du rapporterer.
Siden datoen for å gi W-2 skjemaer til ansatte og arkivere med Soc Ial Security Administration er det samme. Prøv å få W-2-skjemaer til dine ansatte tidligere i januar hvis du vil gi dem litt tid til å gjennomgå skjemaene og varsle deg om eventuelle feil før du sender skjemaene til SSA.
IRS-straffer for W-2-feil
IRS vurderer flere forskjellige typer feil på W-2 og W-3-former når de skal bestemme straffer:
- Feil på grunn av en rimelig årsak og ikke forsettlig forsømmelse. For eksempel kan noe utenfor din kontroll ha skjedd (for eksempel en datamaskinberegningsfeil). I disse tilfellene må du kunne vise at du har handlet rimelig og tatt skritt for å unngå feil.
- Unnlatelse av å inkludere riktig informasjon. Disse feilene relaterer seg til et skattebetalers ID-nummer, et etternavn fra betalingsmottakeren og eventuelle pengebeløp.
- Følgende feil vil være feil som ikke hindrer SSA / IRS i å behandle skjemaet.
- De minimis (små) feil i beløp.
Forsettlig ignorering av arkivering eller riktige informasjonskrav har en bot på $ 500 per W-2-skjema, uten maksimum. Små bedrifter (under $ 5 millioner eller mindre i gjennomsnittlig årlig brutto inntekt) har lavere bøter for manglende innlevering av riktig avkastning innen forfallsdato.
Hvis du ennå ikke har sendt skjema W-2 til SSA
Skjemaer W-2c og W-3c er korreksjonsskjemaer og må sendes til SSA hvis du trenger å gjøre de fleste endringene i W-2-skjemaene dine. Men det finnes et unntak hvis du ennå ikke har sendt feil W-2 til SSA.
I dette tilfellet vil du ikke utstede et skjema W-2c for å rette feilen. Bare sjekk «ugyldig» på kopi A av det originale skjemaet, kopien som sendes til SSA. Opprett deretter en ny W-2 med riktig informasjon.
Skriv «korrigert» på medarbeiderens kopi av den nye W-2 og gi den til personen, og send riktig kopi A til SSA.
Vanlige W-2-feil og hvordan du retter dem
Sjekk instruksjonene for W-2 og W-3 skjemaer for detaljer om hvordan du retter disse feilene og sender rettelser til SSA.
Feil i ansattes navn
Fullfør skjema W-2c bare opp gjennom i boksen «i» hvis du rapporterte den ansattes navn eller personnummer riktig på et tidligere skjema, men navnet eller SSN er feil i år. Du trenger ikke å fylle ut de nummererte boksene med lønns- og tilbakeholdelsesinformasjon.
Gjør om original W-2 og gi den til den ansatte hvis dette er første gang du «har feilaktig rapportert navnet sitt eller SSN. Du må også fylle ut og sende inn skjema W-2c og W-3c hvis du allerede har sendt skjemaet til SSA sammen med W-3.
Du kan ikke bruke W-2c til å legge til informasjonen hvis feilen er et manglende ansattnavn eller SSN. Du må kontakte SSA direkte med dette problemet på 1-800-772-6270.
Mangler eller feil forretnings EIN
Make sørg for at arbeidsgiver-ID-nummeret (EIN) utstedt til deg av IRS brukes på alle W-2-filene. Hvis du rapporterte EIN-feilen din, må du sende inn en W-3c for å rette den.
Manglende dollarbeløp
Alle boksene i W-2-skjemaet må vise «0.» Ikke la boksen være tom.
En feil i et beløp
Fyll ut W-2c fullstendig, med originale og korrigerte beløp, hvis du gjorde en feil med et beløp enten for tilbakeholdelse eller inntekt. Du må kanskje også sende inn skjema 941c hvis du feilaktig rapporterte lønn eller tilbakeholdelse på en 941 – arbeidsgivers kvartalsvise skatteoppgave.
Feil med arbeidsgiverstøttet helsedekning
Du må rapportere kostnadene for helsedekning for din arbeidsgiversponserte gruppehelseplan. Denne informasjonen vises i ramme 12 i W-2 og den er kodet DD.»Det påvirker ikke den ansattes skattesituasjon, men du må likevel sende inn skjema W-2c for å rette opp eventuelle feil her, ifølge IRS.
Feil med pensjon Bidrag
Pensjonsplaninformasjon vises i boks 13 i en W-2, og å gjøre en feil her kan forårsake all slags hodepine for den ansatte. Det kan la ham være åpen for revisjon, og du vil ikke dette. Løs feil her så umiddelbart som mulig ved å bruke samme rute 13 på skjema W-2c.
Tilleggsmerknader om feil
Hvis du betalte lønn til en ansatt feil er disse lønningene fortsatt skattepliktige for den ansatte.
Ikke bruk en W-2c til å rapportere korreksjoner til en ansattes tilbakebetaling.
Noen andre vanlige feil:
- Nedlasting av kopi A av skjema W-2 eller W-3 fra internett. Dette nedlastede skjemaet kan ikke skannes, og det godtas ikke av skattemyndighetene.
- Utelatelse av desimaltegn og øre fra oppføringer
- Oppføring av oppføringer som er for små eller for store.
- Legge til dollartegn i pengebeløpskassene.
- Feilformatering av ansattes navn i boks e. Det riktige formatet er å plassere den ansattes fornavn og midtre initial i første boks, etternavn i andre boks, og eventuelt suffiks (som «Junior») i tredje boks.
- Oppgi feil arbeidsgiver-ID (EIN) eller ansattes SSN for SIN.
- Bretting, klipping eller stifting Kopier A-papirblanketter sendt til SSA.
- Send andre skjemaer eller sider til SSA.
Hvor får du skjema W-2c
Du kan imidlertid kjøpe riktig skjema på IRS-nettstedet, eller når som helst hederlig kontorvarebutikk eller nettside. Arkivering på nettet sparer deg for å skaffe deg skjemaer.
Sørg for at du bestiller riktig skjema for skatteåret. Bestill 2019 W-2 og W-3 skjemaer for rapportering av medarbeiderinformasjon for 2019, selv om du fyller ut skjemaene i 2020.
En påminnelse om sen arkivering og straffer
Sørg for å få W-2-ene dine ut til dine ansatte innen forfallsdatoen, og W-3-ene dine blir sendt til S SA i tide, inkludert korrigerte versjoner, for å unngå straffer for sen distribusjon og arkivering.
Nåværende straffebeløp:
- $ 50 for hver W-2 korrigert innen 30 dager etter forfallsdatoen,
- $ 110 hvis du sender inn mer enn 30 dager for sent og før 1. august, og
- Opptil $ 270 for hvert skjema hvis du venter til etter 1. august. Dette øker til $ 530 eller 10 prosent av ethvert urapportert beløp hvis du ikke tar opp situasjonen i det hele tatt.
Les instruksjonene nøye
Denne artikkelen er en generell oversikt over disse lønns- og skatteoppgavene. Det er ikke ment å være omfattende. Les instruksjonene i dokumentene nøye før du fullfører en W-2c eller W-3c.