Pareto-analyse (Norsk)

Se for deg at du nettopp er blitt forfremmet til avdelingsleder. Du er full av ideer om hvordan du kan forbedre ting, så hvor begynner du?

Ideelt sett vil du fokusere på å fikse problemene som har størst innvirkning. Men hvordan bestemmer du hvilken du skal takle først?

Pareto Analyse er en enkel beslutningsteknikk for å vurdere konkurrerende problemer og måle effekten av å fikse dem. Dette lar deg fokusere på løsninger som gir størst nytte.

I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du gjennomfører en Pareto-analyse, og forklare hvordan du kan bruke funnene dine til å prioritere oppgaver som levere størst positiv innvirkning.

Hva er Pareto-analyse?

Pareto-analyse bruker Pareto-prinsippet – også kjent som «80/20-regelen» – som ble laget av italiensk økonom, Vilfredo Pareto, i sin bok fra 1896, «Cours d» économie politique. «

Pareto-prinsippet sier at 80 prosent av prosjektets fordel kommer fra 20 prosent av arbeidet. Eller omvendt at 80 prosent av problemene kan spores tilbake til 20 prosent av årsakene. Pareto Analyse identifiserer problemområdene eller oppgavene som vil ha størst gevinst. Verktøyet har flere fordeler, inkludert:

• Identifisere og prioritere problemer og oppgaver.
• Hjelpe folk med å organisere arbeidsbelastningen mer effektivt.
• Forbedre produktiviteten.
• Forbedre lønnsomheten y.

Pareto-analysetrinn

Nå skal vi se på hvordan gjennomføre en Pareto-analyse:

Identifiser og oppgi problemer

Skriv ut en liste over alle problemene du trenger å løse. Samle tilbakemelding fra klienter og teammedlemmer der det er mulig. Dette kan for eksempel være i form av kundeundersøkelser, formelle klager eller helpdesk-logger.

Identifiser årsaken til hvert problem

Gå deretter til årsaken til hvert problem Teknikker som 5 Whys, Cause and Effect Analysis og Root Cause Analysis er nyttige verktøy for dette.

Poengproblemer

Nå kan du score hvert problem du har listet opp av betydning. Poengmetoden du bruker, vil avhenge av hvilken type problem du prøver å løse.

Hvis du for eksempel vil forbedre fortjenesten, kan du score problemer med hvor mye de koster. Eller, hvis du prøver å forbedre kundetilfredsheten, kan du score dem basert på antall klager du har mottatt om hver.

Gruppeproblemer sammen

Bruk rotårsaksanalysen som du utførte i trinn 3 for å gruppere problemer sammen av vanlig årsak. Hvis for eksempel tre av problemene dine skyldes mangel på personale, kan du legge dem i samme gruppe.

Legg til poeng for Hver gruppe

Nå kan du legge sammen poengene for hver gruppe du har identifisert. Den med høyeste poengsum skal være din høyeste prioritet, og gruppen med lavest poengsum din laveste prioritet.

Ta grep

Endelig er det på tide å ta affære! Problem med høyest poengsum vil sannsynligvis ha størst utbytte når det er løst, så start idédugnadene om hvordan du løser dette først.

Du kan oppleve at problemene med lavest poengsum ikke er verdt å bry deg om, spesielt hvis de er veldig kostbare å fikse. Bruk Pareto-analysen din for å spare energi og ressurser for det som er viktig!

Eksempel på pareto-analyse

Jack har overtatt en feil datamaskinservicesenter, med en rekke problemer som må løses. Hans mål er å øke den samlede kundetilfredsheten.

Han bestemmer seg for å gjennomføre en Pareto-analyse for å vurdere og prioritere de største problemene som sentrum står overfor. Han starter med å liste opp disse (se Problemkolonnen i tabellen nedenfor). Deretter identifiserer han de underliggende årsakene bak hver av dem (se kolonnen Årsaker). Til slutt scorer han hvert element etter antall kundeklager som hver har mottatt (se Score-kolonnen).

Elementer	Problem	Årsak	Score
1	Telefoner blir ikke svart raskt.	For få kundeservicemedarbeidere.	15
2	Personalet virker distrahert og under press.	For få kundeservicemedarbeidere.	6
3	Ingeniører er ikke godt organisert og trenger ofte å bestille andre besøk for å få med ekstra deler.	Dårlig organisering og forberedelse.	4
4	Ingeniører vet ikke når de kommer. Dette betyr at kundene kanskje må være inne hele dagen for at en ingeniør skal besøke.	Dårlig organisering og forberedelse.	2
5	Kundeservicemedarbeidere ser ikke alltid ut til å vite hva de gjør.	Mangel på opplæring.	30
6	Kunder blir ofte booket inn for en avtale med en ingeniør, bare for å oppdage at problemet kunne vært løst på telefonen.	Mangel av trening.	21

Jack bruker sin analyse å gruppere problemer sammen etter årsak, og deretter legge sammen poengsummen for hver gruppe som er identifisert. Han er nå i stand til å bestille de viktigste årsakene som påvirker senteret, og begynner med den som har tiltrukket flest kundeklager:

1. Mangel på opplæring (punkt 5 og 6) – 51 klager.
2. For få ansatte i servicesenteret (punkt 1 og 2) – 21 klager.
3. Dårlig organisering og forberedelse (punkt 3 og 4) – 6 klager.

Figur 1. Pareto-analyse av Computer Services Center

Som du kan se fra figur 1 ovenfor, er virksomheten vil ha størst nytte av å gi personalet mer opplæring, så Jack bør takle dette først. Han kunne også se på å øke antall ansatte i kundesenteret. Det er imidlertid mulig at dette ikke vil være nødvendig – tilbud om videre opplæring kan bidra til å redusere kundeklager og øke personalets produktivitet.

Jack’s Pareto Analysis har gjort det mulig for ham å raskt identifisere områdene av virksomheten som står overfor de største utfordringene, slik at han kan fokusere sin innsats der det trengs mest og prioritere saker som vil gi størst utbytte til virksomheten. Dette vil sannsynligvis spare ham for mye tid og penger som han ellers måtte ha brukt på å fikse en rekke forskjellige problemer, hvorav noen kan ha gitt svært liten nytte.