Kjære studenter,
Hvis professoren din har sendt deg en lenke til denne siden, to ting er sannsynligvis sanne. For det første har du sannsynligvis sendt en e-post som ikke representerer deg på en måte du vil bli representert. For det andre, mens andre kanskje har skjelt på deg, spottet deg eller fortvilet over fremtiden av planeten på grunn av e-posten din, sendte du den til noen som vil hjelpe deg med å representere deg selv bedre.
Dels fordi bare et klikk eller sveip eller to separate e-poster fra Facebook, Twitter, Instagram og sms , linjene mellom profesjonelle e-poster og mer uformelle skrivemåter har blitt uskarpe, og mange studenter synes konvensjonene av profesjonelle e-postmeldinger er uklare. Vi tror vi kan hjelpe til med å ordne opp i ting.
I en tid med sosiale medier, mange studenter nærmer seg e-post som teksting og andre former for digital kommunikasjon, der de avgjørende konvensjonene a re korthet og uformellhet. Men de fleste høgskolelærere vurderer e-post nærmere brev enn tekstmeldinger. Denne skrivestilen krever mer formalitet, mer grundighet og mer trofast overholdelse (noen ganger grenser til religiøs overholdelse) av konvensjonene til Edited Standard Written English – det vil si staving, tegnsetting, store bokstaver og syntaks.
Disse forskjellige måtene å skrive er nettopp det – forskjellige måter å skrive på. Bokstavtilnærmingen til e-post er ikke alltid og for alltid bedre (eller verre) enn teksttilnærmingen. Å vite hvordan og når du skal bruke det ene eller det andre – basert på hvorfor du skriver og hvem du skriver til – gjør hele forskjellen. Så hvis du bruker emojier, akronymer, forkortelser osv., Når du sender SMS til vennene dine, viser du faktisk legitime, nyttige skriveferdigheter. Men det er du ikke hvis du gjør det samme når du sender e-post til professorer som ser på e-post som bokstaver.
Effektiv skriving krever at du former ordene dine etter publikum, formål og sjanger (eller type skriving, for eksempel en akademisk e-post). Sammen kalles disse noen ganger den retoriske situasjonen. Noen av de viktigste konvensjonene for den retoriske situasjonen med å sende en e-post til en professor er som følger:
1. Bruk en klar emnelinje. Emnet «Rhetorical Analysis Essay» ville fungert litt bedre enn «heeeeelp!» (og mye bedre enn den uforgivelige tomme emnelinjen).
2. Bruk en hilsen og signatur. I stedet for å hoppe rett inn i meldingen din eller si «hei», begynn med en hilsen som «Hei» eller «God ettermiddag», og adresser deretter professoren din med passende tittel og etternavn, for eksempel «Prof. Xavier ”eller” Dr. Octavius. ” (Selv om dette kan være vanskelig, avhengig av lærerens kjønn, rang og utdanningsnivå, er «professor» vanligvis et trygt valg for å henvende seg til en høyskolelærer.) Tilsvarende, i stedet for å avslutte med «Sendt fra min iPhone» eller ingenting i det hele tatt. , inkluderer en signatur, for eksempel «Best» eller «Vennlig hilsen», etterfulgt av navnet ditt.
3. Bruk standard tegnsetting, bruk av store bokstaver, staving og grammatikk. I stedet for å skrive «idk hva 2 riterer om i min papir kan du hjelpe ?? ” prøv noe mer som «Jeg skriver for å spørre om emnene du foreslo i timen i går.»
4. Gjør din del i å løse det du trenger å løse. Hvis du sender e-post for å spørre noe du kan se ut opp selv risikerer du å presentere deg selv som mindre ressurssterk enn du burde være. Men hvis du nevner at du allerede har sjekket pensum, spurt klassekamerater og sett gjennom gamle e-poster fra professoren, så presenterer du deg selv som ansvarlig og tar initiativ. Så i stedet for å spørre: «Hva er leksene våre i kveld?» du kan skrive: «Jeg så gjennom pensum og kursnettsted for helgens tildelte lekser, men dessverre klarer jeg ikke å finne det.»
5. Vær oppmerksom på bekymringer om rettighet. Med rette eller feil, mange professorer føler at studenter «i disse dager» har for sterk følelse av rettighet. Hvis du ser ut til å kreve hjelp, trekke på fravær eller antar at sent arbeid vil bli akseptert uten straff fordi du har en god grunn, kan professorene dine se deg som uansvarlig eller frekk. Selv om det stemmer at «skriveren ikke skrev ut» og du «virkelig trenger A i denne klassen,» vil e-postmeldingen din være mer effektiv hvis du tar ansvar: «Jeg planla ikke godt nok, og jeg godta alle retningslinjene du har for sent arbeid. «
6. Legg til et snev av menneskeheten. Noen av de mest effektive e-postene er ikke strengt forretningsmessige – ikke strengt om pensum, karakter, fravær eller Mens du unngår åpenbar smiger, kan du kommentere noe som er sagt i klassen, dele informasjon om et arrangement som professoren kanskje vil vite om, eller videreformidle en artikkel fra nyhetsfeeden din som er relevant for kurset. Denne typen blomstrer, vevd i grasiøst, legg en relasjonell berøring til e-posten, og erkjenn at professorer ikke bare er pekere, men også mennesker.
Vi håper at disse reglene (eller disse og disse) hjelper deg å forstå hva de fleste professorene ønsker eller forventer av akademiske e-poster. Noe som bringer oss tilbake til det større punktet: å skrive effektivt betyr ikke bare å følge alle reglene. Å skrive betyr effektivt å skrive som en handling av menneskelig kommunikasjon – forme ordene dine i lys av hvem du skriver til og hvorfor.
Selvfølgelig vil du ikke sikre fremtiden til planeten ved å skrive e-post. med en emnelinje og litt tegnsetting. Men du vil hjelpe professorene dine å bekymre deg for det litt mindre.
Med ønsker om alle de beste e-postmeldingene i fremtiden,
PTC og CHM