Når du har sendt skjema W-2 til dine ansatte, trenger du ikke å bekymre deg for det årlige skjema til neste år. Eller gjør du? Hvis du ikke vet hvordan du skal fylle ut skjema W-2, kan det oppstå problemer.
De ansatte kan komme til deg med spørsmål om skjema W-2. Og ansatte synes kanskje du har gjort en feil hvis W-2 Box 1-verdien deres er lavere enn hva de mener de tjente.
Klar til å kutte gjennom forvirringen? Les videre for å lære hvordan du fyller ut skjema W-2, boks for boks, og hva det hele betyr.
Slik fyller du ut skjema W-2
Du kan ha skjemaet ditt W-2 ansvar ned til vitenskap. Skriv inn informasjon om ansatte; sende kopier til ansatte; arkiv skjemaet med SSA og stat, by eller lokal skatteavdeling; og gjenta året etter.
Eller du kan bruke timer på å samle medarbeiderinformasjon og prøve å dekode lønns- og skatteoppgaven.
Enten du fyller ut skjema W-2 alene , bruk lønnsprogramvare eller ha en skatteforberedende, du bør være flytende å vite hvordan du fyller ut skjema W-2.
Som en generalisering viser skjema W-2-bokser identifikasjon, skattepliktig lønn, tilbakeholdt skatt og fordelerinformasjon.
Boxes AF er grei. De viser identifiserende informasjon om virksomheten din og medarbeideren. De nummererte boksene, boksene 1-20, kan bli litt vanskeligere.
Hvis du vil at skjema W-2 skal forklares, dykk ned i hver boks formål nedenfor.
Ramme A: Ansattes Personnummer
Ramme A viser ansattes personnummer. Personnummer er ni sifre som er formatert som XXX-XX-XXXX.
Hvis medarbeideren din søkte om et trygdekort og ikke har mottatt det, må du ikke la boksen være tom. I stedet skriver du «Søkt om» i ramme A. på Social Security Administration-kopien. Når arbeidstakeren mottar SS-kortet, må du utstede en korrigert W-2.
Ramme B: Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN)
Ramme B viser arbeidsgiveridentifikasjonsnummeret ditt. EIN-er er ni-sifrede tall strukturert som XX-XXXXXXX.
Antallet du oppgir i ramme B er det samme på hver ansattes skjema W- 2. IRS og SSA identifiserer virksomheten din gjennom din unike EIN.
Ikke bruk ditt personlige personnummer på skjema W-2. Hvis du ikke har et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, må du søke om et EIN før arkivering av skjema W-2. Merk deretter av «Søkt om» i ramme B.
Ramme C: Arbeidsgivers navn, adresse og postnummer
Ramme C identifiserer din virksomhet ytterligere ved å oppføre firmaets navn og adresse. Bruk virksomhetens juridiske adresse, selv om den er annerledes enn der de ansatte jobber.
De ansatte kan lure på om adressen er feil hvis den er forskjellig fra arbeidsadressen. Bekreft den juridiske forretningsadressen din og sørg for at den ansatte er nøyaktig.
Felt D: Kontrollnummer
Felt D kan være tomt, avhengig av om den lille bedriften din bruker kontrollnummer eller ikke.
Et kontrollnummer identifiserer skjemaer W-2 slik at du kan føre oversikt over dem internt. Hvis du ikke bruker kontrollnumre, må du la denne boksen være tom.
Boks E og F: Ansattes navn, adresse og postnummer
Boks E viser ansattens fornavn, midtre første og etternavn. Henvis til den ansattes SSN for å angi navnet deres riktig.
Skriv inn den ansattes adresse i ramme F.
Ramme 1: Lønn, tips, annen kompensasjon
Ramme 1 rapporterer en ansattes lønn, tips og annen kompensasjon. Dette er beløpet du betalte den ansatte i løpet av året som er underlagt føderal inntektsskatt.
Betalinger som ikke er underlagt føderal inntektsskatt inkluderer pensjonsavgift før skatt, premie for helseforsikring og pendlerfordeler.
Lønnen du rapporterer i boks 1 kan være høyere eller lavere enn andre lønninger på skjema W-2. Dette er ikke en feil.
For eksempel kan en ansattes lønn 1 i boks være lavere enn lønn i boks 3. Noen fordeler før skatt er unntatt føderal inntektsskatt, men ikke trygdeavgift.
Viktig 2020-informasjon: Har du gitt betalt syke- og / eller familiepermisjon til en ansatt i henhold til Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) )? Inkluder beløpet for den betalte permisjonen her.
Boks 2: Føderal inntektsskatt tilbakeholdt
Boks 2 viser hvor mye føderal inntektsskatt du holdt tilbake fra en ansattes lønn og overført til skattemyndighetene.
Føderalt skattetrekk er basert på den ansattes skattepliktige lønn og innleveringsstatus.
Hvis den ansatte har et spørsmål om refusjonsbeløpet eller hvorfor de skylder skatt, instruerer du dem i ramme 2 Skattemyndighetene sammenligner hva den ansatte betalte gjennom året i føderal inntektsskatt med deres totale ansvar.
Boks 3: Trygdslønning
Boks 3 viser en ansattes totale lønn underlagt sosial sikkerhet Sikkerhetsskatt.Ikke ta med beløpet for fradrag som er unntatt fra trygdeavgift før skatt i ramme 3.
Antallet i ramme 3 skal ikke være høyere enn trygdens lønnsgrunnlag. For 2020 er SS lønnsgrunnlag $ 137,700. For 2021 er lønnsgrunnlaget $ 142 800.
Hvis du må rapportere om trygdetips (boks 7), må summen av boks 3 og 7 være mindre enn $ 137 700 for 2020 (eller $ 142 800 for 2021, for å arkivere i 2022).
Viktig informasjon om 2020: Hvis du ga FFCRA betalt syke- og / eller familiepermisjon, inkluder beløpet i ramme 3.
Boks 4: Trygdeavgift tilbakeholdt
Boks 4 rapporterer hvor mye du holdt tilbake fra en ansattes trygdlønn og tips.
Viktig informasjon om 2020: Utsatte du en ansattes trygdeavgift under ledelsesordrene 8. august 2020? IKKE ta med utsatt avgift for trygd i boks 4 hvis du ikke holdt tilbake den. Etter at du har holdt tilbake utsatt avgift for trygd fra lønn til ansatte i 2021, må du sende inn skjema W-2c. For mer informasjon om utsettelsen og hvordan det påvirker W-2-rapportering, sjekk ut vårt COVID-19 ressurssenter.
Ramme 5: Medicare lønn og tips
Angi hvor mye den ansatte opptjent i Medicare-lønn og tips i boks 5.
En ansattes Box 5-verdi er generelt den samme som Box 4s beløp. Imidlertid er det ingen Medicare-lønnsgrunnlag. Hvis arbeidstakeren tjente over lønnsgrunnlaget for trygden, er tallet i ramme 5 høyere enn ramme 3.
Viktig informasjon om 2020: Hvis du betalte FFCRA syke- og / eller familiepermisjon, inkluder beløpet i ramme 5 .
Ramme 6: Medisinskatt tilbakeholdt
Ramme 6 viser hvor mye du holdt tilbake fra en ansattes lønn for Medicare-skatt. Den ansattes andel av Medicare-avgiften er 1,45% av lønnen deres.
Beløpet i boks 5 multiplisert med avgiftssatsen for Medicare skal være lik boks 6. Men hvis den ansatte tjente over $ 200 000 (enkelt), skal skatteplikten deres bør være større.
Hvis du betalte en ansatt over $ 200 000 (singel), burde du også ha holdt tilbake den ekstra Medicare-skattesatsen på 0,9% fra lønnen deres over $ 200 000.
Ramme 7 : Tips om trygd
Hvis den ansatte har tjent tips og rapportert dem, skriver du inn beløpet i ramme 7. Ta også med disse tipsbeløpene i ramme 1 og 5.
Igjen, det totale av boks 7 og 3 bør ikke være mer enn $ 137 700 for 2020 (eller $ 142 800 for 2021).
Ramme 8: Tildelte tips
Rapporter tipsene du tildelte den ansatte i boks 8 , hvis aktuelt. Tildelte tips er beløp du utpeker til ansatte som blir tipset. Ikke alle arbeidsgivere trenger å tildele tips til sine ansatte.
Ikke inkluder beløpet i boks 8 i boks 1, 3, 5 eller 7. Tildelte tips er ikke inkludert i skattepliktig inntekt på skjema W-2. . Ansatte må bruke skjema 4137 for å beregne skatt på tildelte tips.
Ramme 9: (blank)
La boks 9 være tom.
Ramme 10: Avhengige pleieytelser
Har du gitt en ansatt avhengige omsorgsytelser under et avhengig hjelpearbeidsprogram? Hvis ja, ta med det totale beløpet i ramme 10.
Avhengige omsorgsytelser under $ 5000 er ikke avgiftspliktige. Fordeler over $ 5000 er skattepliktige. Hvis du ga en ansatt mer enn $ 5.000, rapporterer du overskuddet i boksene 1, 3 og 5.
Boks 11: Ikke-kvalifiserte planer
Boks 11 rapporterer arbeidsgiverfordeling fra en ikke-kvalifisert utsatt kompensasjon planlegge for en ansatt.
Ta også med fordelingsbeløpene i ramme 1.
Ramme 12: Koder
Det finnes et antall W-2 ramme 12 koder du kanskje trenger å legge på en ansattes skjema W-2. Hvis aktuelt, legg til koder og beløp i ramme 12.
Disse kodene og verdiene kan senke den ansattes skattepliktige lønn.
La oss si at en ansatt valgt å bidra med $ 1000 til en pensjonsplan. Du vil skrive D | 1.000,00 i ramme 12.
Ramme 13: Avkrysningsruter
Ramme 13 skal ikke inneholde verdier. Merk i stedet av boksene som gjelder. Det er tre ruter i ramme 13:
- Lovpålagt ansatt
- Pensjonsplan
- Tredjeparts sykelønn
Hvis du for eksempel har skrevet inn boks 12-kode D for å vise den ansattes pensjonsbidrag, merker du også av for ‘Pensjonsplan’.
Ramme 14: Annet
Rapporter beløp og beskrivelser i ramme 14, for eksempel billeiebetalinger, statlige uføreforsikringsskatt tilbakeholdt og helseforsikringspremier trukket.
Viktig 2020-informasjon: Hvis du har gitt betalt syke- og / eller familiepermisjon til en ansatt, rapporterer du en beskrivelse (f.eks. «Sykefraværslønn underlagt $ 511 per dag) i ramme 14 ELLER på en egen uttalelse.
Ramme 15: Stat | Arbeidsgivers ID-nummer
Liker Rute B, ramme 15 identifiserer bedriftens arbeidsgiver-ID. Men boks 15 er statsspesifikk. Merk staten din med forkortelsen på to bokstaver. Deretter inkluderer du staten EIN.
Noen stater krever ikke rapportering. La boks 15 være tom hvis du har n o rapporteringskrav til staten din.
Hvis du ikke har et arbeidsgivers ID-nummer og trenger et, må du kontakte staten.
Ramme 16: Statslønn, tips osv.
Ramme 16 viser en ansattes lønn som er underlagt statlig inntektsskatt. Hvis arbeidstakeren jobber i en stat uten statlig inntektsskatt, må du la boks 16 være tom.
En ansattes beløp 16-beløp kan avvike fra boks 1. Dette er ikke en feil. Noen lønn er unntatt fra føderal inntektsskatt og ikke statlig inntektsskatt.
Ramme 17: Statlig inntektsskatt
Rapporter hvor mye du holdt tilbake for statlig inntektsskatt i ramme 17. Hvis du gjorde det ikke tilbakeholde statlig inntektsskatt, la boks 17 være tom.
Ramme 18: Lokale lønn, tips osv.
Hvis lønnen til den ansatte er underlagt lokal inntektsskatt, inkluderer du den totale skattepliktige lønn i ramme 18. La denne ruten være tom hvis den ansatte jobber i en lokalitet uten inntektsskatt.
Beløpet du oppgir i ramme 18 kan være forskjellig fra ramme 1 og 16.
Ramme 19: Lokal inntektsskatt
Rapporter eventuell lokal inntektsskatt som holdes tilbake fra arbeidstakerens lønn i boks 19. La denne boksen være tom hvis den ikke kan brukes.
Ramme 20: Stedsnavn
Ramme 20 skal vise navnet på byen eller lokaliteten.
Klar til å gjøre Form W-2-ansvaret ditt til en lek? Patriot Softwares Full Service-lønnsprogramvare vil fylle ut og arkivere skjema W-2 for deg basert på lønnsinformasjonen din. Ditt eneste ansvar? Gi skjemaer W-2 til dine ansatte. Få en gratis prøveversjon i dag!
Denne artikkelen er oppdatert fra den opprinnelige publiseringsdatoen 20. februar 2019.
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke her.