Slik slutter du å utsette

Det er fredag ettermiddag og klokka tikker. Du jobber rasende med å fullføre en oppgave før kl. stille forbannelse av deg selv for ikke å starte den før.

Hvordan skjedde dette? Hva gikk galt? Hvorfor mistet du fokuset ditt?

Vel, det var de timene du brukte på å lese e-post og sjekke sosiale medier, overdreven «forberedelse», kaffepausene og tiden du bruker på andre oppgaver du trygt kan ha igjen til neste uke.

Høres kjent ut? I så fall er du ikke alene!

Utsettelse er en felle mange av oss faller i. Faktisk, ifølge forsker og høyttaler Piers Steel, utsetter 95 prosent av oss til en viss grad. Selv om det kan være trøstende å vite at du ikke er alene, kan det være nøkternt å innse hvor mye det kan holde deg tilbake.

I denne artikkelen og videoen ser vi på hvorfor det skjer, og vi utforsker strategier for å administrere og prioritere arbeidsmengden mer effektivt.

Er utsettelse det samme som å være lat ?

Utsettelse forveksles ofte med latskap, men de er veldig forskjellige.

Utsettelse er en aktiv prosess – du velger å gjøre noe annet i stedet for oppgaven du vet at du burde være I motsetning til dette antyder latskap apati, inaktivitet og uvillighet til å handle.

Utsettelse innebærer vanligvis å ignorere en ubehagelig, men sannsynligvis viktigere oppgave, til fordel for en som er morsommere eller lettere.

Men å gi etter for denne impulsen kan ha alvorlige konsekvenser. For eksempel kan til og med mindre episoder med utsettelse få oss til å føle oss skyldige eller skamme. annonse for redusert produktivitet og føre til at vi går glipp av å nå våre mål.

Hvis vi utsetter over lang tid, kan vi bli demotiverte og desillusjonerte av vårt arbeid, noe som kan føre til depresjon og til og med jobb tap, i ekstreme tilfeller.

Hvordan overvinne utsettelse

Som med de fleste vaner, er det mulig å overvinne utsettelse. Følg trinnene nedenfor for å hjelpe deg med å takle og forhindre utsettelse:

Trinn 1: Gjenkjenne at du utsetter

Du kan utsette en oppgave fordi du må prioritere arbeidsmengden på nytt. Hvis du kort forsinker en viktig oppgave av en virkelig god grunn, utsetter du ikke nødvendigvis. Men hvis du begynner å utsette ting på ubestemt tid, eller bytter fokus fordi du vil unngå å gjøre noe, er du sannsynligvis det.

Du kan også utsette hvis du:

• Fyll dagen med oppgaver med lav prioritet.
• Legg igjen et element på oppgavelisten i lang tid, selv om det er viktig.
• Les e-post flere ganger over uten å ta en beslutning om hva du skal gjøre med dem.
• Start en oppgave med høy prioritet, og gå deretter for å lage en kaffe.
• Fyll tiden din med uviktige oppgaver som andre mennesker ber deg gjøre, i stedet for å fortsette med de viktige oppgavene som allerede er på listen.
• Vent med å være i «riktig humør», eller vent til «riktig tidspunkt» for å takle en oppgave.

Trinn 2: Regn ut HVORFOR du utsetter

Du må forstå årsakene til at du utsetter før du kan begynne å takke kle det.

For eksempel, unngår du en bestemt oppgave fordi du synes det er kjedelig eller ubehagelig? Ta i så fall skritt for å få det raskt ut av veien, slik at du kan fokusere på de aspektene ved jobben du synes er morsommere.

Dårlig organisering kan føre til utsettelse. Organiserte mennesker overvinner det vellykket fordi de bruker prioriterte oppgavelister og lager effektive tidsplaner. Disse verktøyene hjelper deg med å organisere oppgavene dine etter prioritet og frist.

Selv om du er organisert, kan du fortsatt føle deg overveldet av en oppgave. Kanskje du er i tvil om din evne og er bekymret for å mislykkes, så du utsetter den og søker trøst i å utføre arbeid som du vet at du er i stand til å fullføre.

Noen frykter suksess like mye som fiasko. De tror at suksess vil føre til at de blir oversvømmet med forespørsler om å ta på seg flere oppgaver.

Overraskende nok er perfeksjonister ofte utsettere. Ofte vil de heller unngå å gjøre en oppgave de ikke føler at de har ferdighetene til å gjøre, enn å gjøre det ufullkommen.

En annen viktig årsak til utsettelse er dårlig beslutningstaking. Hvis du ikke kan bestemme deg for hva du skal gjøre, vil du sannsynligvis utsette å iverksette tiltak hvis du gjør galt.

Trinn 3: Vedta strategier mot utsettelse

Utsettelse er en vane – et dypt inngrodd atferdsmønster. Dette betyr at du sannsynligvis ikke kan bryte den over natten. Vaner slutter bare å være vaner når du unngår å praktisere dem, så prøv så mange av strategiene nedenfor for å gi deg selv den best mulige sjansen for å lykkes.

• Tilgi deg selv for å utsette tidligere. Studier viser at selvtilgivelse kan hjelpe deg til å føle deg mer positiv til deg selv og redusere sannsynligheten for utsettelse i fremtiden.
• Forplikt deg til oppgaven. Fokuser på å gjøre, ikke unngå. Skriv ned oppgavene du trenger å fullføre, og angi tidspunkt for å gjøre dem. Dette vil hjelpe deg med å proaktivt takle arbeidet ditt.
• Lov deg selv en belønning. Hvis du fullfører en vanskelig oppgave i tide, beløn deg selv med en godbit, for eksempel en kakeskive eller en kaffe fra din favorittkafé. Og sørg for at du legger merke til hvor godt det føles å gjøre ferdig ting!
• Be noen sjekk opp deg. Gruppepress fungerer! Dette er prinsippet bak selvhjelpsgrupper. Hvis du ikke har noen en å spørre, et elektronisk verktøy som Procraster kan hjelpe deg med å overvåke deg selv.
• Handle mens du går. Ta tak i oppgaver så snart de oppstår, i stedet for å la dem bygge seg opp en annen dag.
• Omformuler den interne dialogen. Uttrykkene «trenger» og «må» for eksempel innebærer at du ikke har noe valg i hva du gjør. Dette kan få deg til å føle deg maktløs og kan til og med resultere i selvsabotasje. Å si «Jeg velger å» innebærer imidlertid at du eier et prosjekt, og kan få deg til å føle deg mer kontrollert over arbeidsmengden.
• Minimer distraksjoner. Slå av e-postadressen og sosiale medier, og unngå å sitte hvor som helst i nærheten av en TV mens du jobber!
• Målet er å «spise en elefantbille» først, hver dag! Få de oppgavene du synes er minst behagelige, ut av veien tidlig. Dette vil gi deg resten av dagen til å konsentrere deg om arbeid som du synes er morsommere.

Hvis du utsetter noe fordi du synes en oppgave er ubehagelig, kan du prøve å fokusere på det «lange spillet.» Forskning viser at impulsive mennesker er mer sannsynlig å utsette fordi de er fokusert på kort- sikt gevinst. Bekjemp dette ved å identifisere de langsiktige fordelene ved å fullføre oppgaven. Kan det for eksempel påvirke den årlige ytelsesgjennomgangen eller slutten av året bonus?

En annen måte å gjøre en oppgave morsommere er å identifisere de ubehagelige konsekvensene av å unngå det. Hva vil for eksempel skje hvis du ikke fullfører arbeidet? Hvordan kan det påvirke dine personlige, team- eller organisasjonsmål?

Samtidig kan det være nyttig å omformulere oppgaven ved å se på dens betydning og relevans. Dette vil øke verdien for deg og gjøre arbeidet ditt mer verdt. Det er også viktig å erkjenne at vi ofte kan overvurdere det ubehagelige ved en oppgave. Så prøv det! Du kan oppleve at det ikke er så ille som du trodde, tross alt!

Hvis du utsette fordi du er uorganisert, her er seks strategier som hjelper deg med å bli organisert:

1. Hold en oppgaveliste. Dette forhindrer deg i å «glemme» å glemme de ubehagelige eller overveldende oppgavene.
2. Prioriter oppgavelisten din ved hjelp av Eisenhowers presserende / viktige prinsipp. Dette gjør at du raskt kan identifisere aktivitetene du bør fokusere på, så vel som de du kan ignorere.
3. Bli en mester i planlegging og prosjektplanlegging.Hvis du har et stort prosjekt eller flere prosjekter på farten, og du ikke vet hvor du skal begynne, kan disse verktøyene hjelpe deg med å planlegge tiden din effektivt, og redusere stressnivået.
4. Takle de vanskeligste oppgavene i topptider. Jobber du bedre om morgenen eller ettermiddagen? Identifiser når du er mest effektiv, og gjør de oppgavene du synes er vanskeligst på disse tidene.
5. Sett deg tidsbaserte mål . Å sette deg spesifikke frister for å fullføre oppgaver vil holde deg på sporet for å nå dine mål, og vil bety at du ikke har tid til utsettelse!
6. Bruk oppgave- og tidsstyringsapper. Det er mange apper designet for å hjelpe deg med å bli mer organisert, for eksempel Trello og Toggl.

Hvis du er tilbøyelig til å utsette prosjekter fordi du synes de er overveldende, kan du prøve å bryte dem ned i mer håndterbare biter. Organiser prosjektene dine i mindre oppgaver og fokuser på å starte dem, i stedet for å fullføre dem.

I sin bok fra 2011, «The Procrastination Cure», foreslår Jeffery Combs å takle oppgaver i 15- små utbrudd av aktivitet. Alternativt kan du lage en handlingsplan for å organisere prosjektet. Start med raske og små oppgaver først. Disse «små gevinstene» vil gi deg en følelse av prestasjon, og vil få deg til å føle deg mer positiv og mindre overveldet av det større prosjektet eller målet du jobber mot.

Til slutt, hvis du tror at du utsetter noe fordi du ikke kan bestemme hvilken handling du skal gjøre, eller hvis du synes det er vanskelig å ta beslutninger, ta en se på vårt utvalg av beslutningsverktøy som hjelper deg med å utvikle beslutningstaking dreper.