15 formuł programu Excel, skróty klawiaturowe i sztuczki, które „zaoszczędzą mnóstwo czasu

W przypadku większości marketerów próba organizowania i analizowania arkuszy kalkulacyjnych w programie Microsoft Excel może przypominać wielokrotne wchodzenie w ścianę z cegieł Ponownie. „Replikujesz ręcznie kolumny i zapisujesz matematykę w długich formach na skrawku papieru, jednocześnie myśląc sobie:„ Musi być lepszy sposób, aby to zrobić ”.

Prawdę mówiąc jest – po prostu jeszcze tego nie wiesz.

Excel może być pod tym względem skomplikowany. Z jednej strony jest to wyjątkowo potężne narzędzie do raportowania i analizowania danych marketingowych. Z drugiej strony, bez odpowiedniego szkolenia, łatwo jest poczuć, że działa przeciwko tobie. Na początek istnieje ponad tuzin krytycznych formuł, które Excel może automatycznie uruchamiać, więc „nie przeglądasz setek komórek z kalkulatorem na biurku.

Co to są formuły programu Excel?

Formuły programu Excel pomagają identyfikować relacje między wartościami w komórkach arkusza kalkulacyjnego, wykonywać obliczenia matematyczne przy użyciu tych wartości i zwracać wynikową wartość w wybranej komórce. Formuły możesz automatycznie uwzględniać sumę, odejmowanie, procent, dzielenie, średnią, a nawet daty / godziny.

Omówimy to wszystko i wiele innych w tym poście na blogu.

Jak wstawiać formuły do programu Excel

Możesz się zastanawiać, co to za „Formuły „zakładka” na górnym pasku narzędzi nawigacji w programie Excel oznacza. W nowszych wersjach programu Excel to poziome menu – pokazane poniżej – umożliwia znajdowanie i wstawianie formuł programu Excel do określonych komórek arkusza kalkulacyjnego.

Im częściej używasz różnych formuł w programie Excel, tym łatwiej będzie je zapamiętać i wykonać ręcznie. Niemniej jednak , zestaw ikon powyżej to poręczny katalog formuł, które możesz przeglądać i odwoływać się do nich, doskonaląc swoje umiejętności związane z arkuszami kalkulacyjnymi.

Formuły programu Excel są również nazywane „funkcjami”. Aby wstawić je do arkusza kalkulacyjnego, zaznacz komórkę, w której chcesz uruchomić formułę, a następnie kliknij ikonę po lewej stronie „Wstaw funkcję”, aby przeglądać popularne formuły i ich działania. To okno przeglądania będzie wyglądać następująco:

Chcesz bardziej posortowane przeglądanie? Użyj dowolnej z wyróżnionych ikon (wewnątrz długiego czerwonego prostokąta na pierwszym zrzucie ekranu powyżej), aby znaleźć formuły związane z różnymi typowymi tematami – takie jak finanse, logika i nie tylko. Gdy już znajdziesz formułę, która odpowiada Twoim potrzebom, kliknij „Wstaw funkcję”, jak pokazano w powyższym oknie.

Teraz przyjrzyjmy się bliżej niektórym z najważniejszych formuł programu Excel i jak wykonać każdą z nich w typowych sytuacjach.

Aby pomóc Ci efektywniej korzystać z Excela (i zaoszczędzić mnóstwo czasu), przygotowaliśmy listę podstawowych formuł, skrótów klawiaturowych i innych drobnych sztuczek oraz funkcje, które powinieneś znać.

UWAGA: Poniższe formuły dotyczą programu Excel 2017. Jeśli używasz nieco starszej wersji programu Excel, lokalizacja każdej wymienionej poniżej funkcji może się nieco różnić.

SUMA

Wszystkie formuły programu Excel rozpoczynają się od znaku równości =, po którym następuje określony znacznik tekstowy oznaczający formułę, którą chciałbyś wykonać w programie Excel.

Formuła SUMA w Excel to jedna z najbardziej podstawowych formuł, jakie można wprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym, umożliwiająca znalezienie sumy (lub sumy) dwóch lub więcej wartości. Aby wykonać formułę SUMA, wprowadź wartości, które chcesz dodać. używając formatu = SUMA (wartość 1, wartość 2 itd.).

Wartości wpisywane w formule SUMA mogą być liczbami rzeczywistymi lub równymi liczbie w określonej komórce arkusza kalkulacyjnego.

• Aby znaleźć na przykład SUMĘ 30 i 80, wpisz następującą formułę do komórki arkusza kalkulacyjnego: = SUMA (30, 80). Naciśnij „Enter”, a komórka zwróci sumę obu liczb: 110.
• Aby znaleźć SUMĘ wartości w komórkach B2 i B11, na przykład wpisz następującą formułę w komórce arkusz kalkulacyjny: = SUMA (B2, B11). Naciśnij „Enter”, a komórka wyświetli sumę liczb aktualnie wypełnionych w komórkach B2 i B11. Jeśli w żadnej komórce nie ma liczb, formuła zwróci 0.

Pamiętaj, że możesz również znaleźć całkowitą wartość listy liczb w programie Excel. Aby znaleźć SUMĘ wartości w komórkach od B2 do B11, wpisz następującą formułę do komórki arkusza kalkulacyjnego: = SUMA (B2: B11). Zwróć uwagę na dwukropek między obiema komórkami zamiast przecinka. Zobacz, jak to może wyglądać w arkuszu kalkulacyjnym Excel dla marketera treści, poniżej:

IF

Są chwile, kiedy chcemy wiedzieć, ile razy wartość pojawia się w naszych arkuszach kalkulacyjnych.Ale są też chwile, kiedy chcemy znaleźć komórki, które zawierają te wartości, i wprowadzić obok nich określone dane.

Wrócimy do przykładu Sprunga. Jeśli chcemy przyznać 10 punktów każdemu, kto należy do domu Gryffindoru, zamiast ręcznie wpisywać 10 cali obok nazwiska każdego ucznia Gryffindoru, użyjemy formuły IF-THEN, aby powiedzieć: Jeśli uczeń jest w Gryffindor, to powinien zdobyć dziesięć punktów.

Procent

Aby wykonać formułę procentową w programie Excel, wprowadź komórki, dla których znajdujesz procent, w formacie = A1 / B1. Aby przekonwertować wynikową wartość dziesiętną na procent, zaznacz komórkę, kliknij kartę Strona główna i wybierz „Procent” z listy rozwijanej liczb.

Nie ma „formuły” Excela na same procenty, ale Excel ułatwia konwersję wartości dowolnej komórki na procent, więc nie utkniesz w obliczaniu i ponownym wpisywaniu liczb.

Podstawowe ustawienie konwersji wartości komórki na procent jest poniżej Karta Strona główna programu Excel. Wybierz tę kartę, zaznacz komórki, które chcesz przekonwertować na wartości procentowe, i kliknij menu rozwijane obok opcji Formatowanie warunkowe (ten przycisk menu może na początku powiedzieć „Ogólne”). Następnie wybierz opcję „Procent” z wyświetlona lista opcji. Spowoduje to konwersję wartości każdej podświetlonej komórki na wartość procentową. Zobacz tę funkcję poniżej.

Pamiętaj, że „używasz innych formuł, takich jak formuła dzielenia (oznaczona = A1 / B1), aby zwrócić nowe wartości, wartości mogą domyślnie pojawiać się jako ułamki dziesiętne. Po prostu zaznacz komórki przed lub po wykonaniu tej formuły i ustaw format tych komórek na „Procent” na karcie Strona główna – jak pokazano powyżej.

Odejmowanie

Aby wykonać formułę odejmowania w programie Excel, wprowadź komórki, które „odejmujesz” w formacie = SUMA (A1, -B1). Spowoduje to odjęcie komórki używając formuły SUMA, dodając znak minus przed komórką, którą odejmujesz. Na przykład, jeśli A1 wynosi 10, a B1 wynosi 6, = SUMA (A1, -B1) spowoduje wykonanie 10 + -6, zwracając wartość 4.

Podobnie jak w przypadku procentów, odejmowanie nie ma własnego formułę w programie Excel również, ale nie oznacza to, że nie można tego zrobić. Możesz odjąć dowolne wartości (lub wartości w komórkach) na dwa różne sposoby.

• Używając formuły = SUMA. Aby odjąć wiele wartości od siebie, wprowadź komórki, które chcesz odjąć, w formacie = SUMA (A1, -B1), z znak minus (oznaczony myślnikiem) przed komórką, której wartość „odejmujesz”. Naciśnij klawisz Enter, aby zwrócić różnicę między obiema komórkami zawartymi w nawiasach. Zobacz, jak to wygląda na powyższym zrzucie ekranu.
• Za pomocą format, = A1-B1. Aby odjąć wiele wartości od siebie, po prostu wpisz znak równości, a po nim pierwszą wartość lub komórkę, łącznik i wartość lub komórkę, którą odejmujesz. Naciśnij klawisz Enter, aby zwrócić różnicę między obiema wartościami.

Mnożenie

Aby wykonać formułę mnożenia w programie Excel, wprowadź komórki, które mnożysz, w formacie = A1 * B1. Ta formuła używa gwiazdki do pomnożenia komórki A1 przez komórkę B1. Na przykład, jeśli A1 wynosi 10, a B1 wynosi 6, = A1 * B1 zwróci wartość 60.

Można pomyśleć o pomnożeniu wartości w programie Excel ma własną formułę lub używa znaku „x” do oznaczenia mnożenia między wieloma wartościami. W rzeczywistości jest to tak proste, jak gwiazdka – *.

Aby pomnożyć dwie lub więcej wartości w arkuszu kalkulacyjnym Excel, zaznacz pustą komórkę. Następnie wprowadź wartości lub komórki, które chcesz pomnożyć razem w formacie = A1 * B1 * C1 … itd. Gwiazdka skutecznie pomnoży każdą wartość zawartą w formule.

Naciśnij Enter, aby zwrócić żądany produkt. Zobacz, jak to wygląda na powyższym zrzucie ekranu.

Dzielenie

Aby wykonać formułę dzielenia w programie Excel, wprowadź komórki, które dzielisz, w formacie = A1 / B1. Ta formuła używa ukośnika „/” do podzielenia komórki A1 przez komórkę B1. Na przykład, jeśli A1 to 5, a B1 to 10, = A1 / B1 zwróci wartość dziesiętną równą 0,5.

Dzielenie w Excel to jedna z najprostszych funkcji, jakie możesz wykonać. Aby to zrobić, zaznacz pustą komórkę, wprowadź znak równości, „=” i wykonaj dwie (lub więcej) wartości, które chcesz podzielić za pomocą ukośnik, „/” pomiędzy. Wynik powinien mieć następujący format: = B2 / A2, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Naciśnij Enter, a żądany iloraz powinien pojawić się w początkowo podświetlonej komórce.

DATA

Formuła Excel DATA jest oznaczona jako = DATA (rok, miesiąc, dzień). Ta formuła zwróci datę odpowiadającą wartościom wprowadzonym w nawiasach – nawet wartości, do których odnoszą się inne komórki. Na przykład, jeśli A1 to 2018, B1 to 7, a C1 to 11, = DATE (A1, B1, C1) zwróci 7/11/2018.

Tworzenie dat w komórkach arkusza kalkulacyjnego Excel może być od czasu do czasu kapryśnym zadaniem. Na szczęście istnieje przydatna formuła ułatwiająca formatowanie dat. Istnieją dwa sposoby jej użycia:

• Utwórz daty na podstawie serii wartości w komórkach. Aby to zrobić, zaznacz pustą komórkę wpisz „= DATA” iw nawiasach wpisz komórki, których wartości tworzą żądaną datę – zaczynając od roku, następnie numeru miesiąca, a następnie dnia. Ostateczny format powinien wyglądać następująco: = DATA (rok, miesiąc , dzień). Zobacz, jak to wygląda na poniższym zrzucie ekranu.
• Automatycznie ustaw dzisiejszą datę. Aby to zrobić, zaznacz pustą komórkę i wprowadź następujący ciąg tekstu: = DATA (ROK (DZISIAJ ()), MIESIĄC (DZISIAJ ()), DZIEŃ (DZIŚ ())). Naciśnięcie klawisza Enter zwróci bieżącą datę „pracy w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel”.

W przypadku użycia Formuła daty programu Excel, zwracana data powinna mieć postać „mm / dd / rr” – chyba że program Excel jest sformatowany inaczej.

Tablica

Formuła tablicowa w programie Excel otacza prostą formułę w nawiasach klamrowych w formacie {= (Wartość początkowa 1: Wartość końcowa 1) * (Wartość początkowa 2: Wartość końcowa 2)}. Naciskając ctrl + shift + center, spowoduje to obliczenie i zwrócenie wartości z wielu zakresów, a nie tylko pojedynczych komórek dodanych lub pomnożonych przez siebie.

Obliczenie sumy, iloczynu lub ilorazu pojedynczych komórek jest łatwe – po prostu użyj formuły = SUMA i wprowadź komórki, wartości lub zakres komórek, na których chcesz wykonać tę arytmetykę. Ale co z wieloma zakresami? Jak znaleźć połączoną wartość dużej grupy komórek?

Tablice liczbowe są użytecznym sposobem wykonywania więcej niż jednej formuły w tym samym czasie w jednej komórce, dzięki czemu można zobaczyć jedną ostateczną sumę, różnicę , iloczyn lub iloraz. Jeśli szukasz na przykład całkowitego przychodu ze sprzedaży z kilku sprzedanych jednostek, formuła tablicowa w programie Excel jest dla Ciebie idealna. Oto, jak możesz to zrobić:

1. Na początek korzystając z formuły tablicowej wpisz „= SUMA” i w nawiasach wpisz pierwszy z dwóch (lub trzech lub czterech) zakresów komórek, które chcesz pomnożyć. Oto jak może wyglądać Twój postęp: = SUMA (C2: C5
2. Następnie dodaj gwiazdkę po ostatniej komórce pierwszego zakresu uwzględnionego w formule. Oznacza to mnożenie. Po tej gwiazdce wprowadź drugi zakres komórek. Będziesz pomnożyć ten drugi zakres komórek przez pierwszy. Twój postęp w tej formule powinien teraz wyglądać następująco: = SUMA (C2: C5 * D2: D5)
3. Gotowy do naciśnięcia Enter? Nie tak szybko … Ponieważ ta formuła jest tak skomplikowana, program Excel rezerwuje inne polecenie klawiaturowe dla tablic. Po zamknięciu nawiasów w formule tablicowej naciśnij Ctrl + Shift + Enter. To rozpozna twoją formułę jako tablicę, zawijając formułę nawiasami klamrowymi i pomyślnie zwracając iloczyn obu zakresów łącznie.

W obliczeniach przychodów może to znacznie skrócić czas i wysiłek. Zobacz ostateczną formułę na powyższym zrzucie ekranu.

COUNT

Formuła COUNT w programie Excel oznacza d = LICZBA (komórka początkowa: komórka końcowa). Ta formuła zwróci wartość równą liczbie wpisów znalezionych w żądanym zakresie komórek. Na przykład, jeśli istnieje osiem komórek z wprowadzonymi wartościami od A1 do A10, = COUNT (A1: A10) zwróci wartość 8.

Formuła LICZBA w programie Excel jest szczególnie przydatna w przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych, w których chcesz zobaczyć, ile komórek zawiera rzeczywiste wpisy. Nie daj się zwieść: ta formuła nie wykonuje żadnych obliczeń matematycznych na wartościach samych komórek. Ta formuła służy po prostu do sprawdzenia, ile komórek w wybranym zakresie jest czymś zajętym.

Używając powyższej wytłuszczonej formuły, możesz łatwo policzyć aktywne komórki w arkuszu kalkulacyjnym. Wynik będzie wyglądał mniej więcej tak:

ŚREDNIA

Aby wykonać średnią formułę w Excel, wprowadź wartości, komórki lub zakres komórek, dla których „ponownie obliczasz średnią, w formacie = ŚREDNIA (liczba1, liczba2 itd.) Lub = ŚREDNIA (Wartość początkowa: Wartość końcowa). To obliczy średnią wszystkich wartości lub zakresu komórek zawartych w nawiasach.

Znalezienie średniej zakresu komórek w programie Excel pozwala uniknąć konieczności wyszukiwania poszczególnych sum, a następnie wykonywania oddzielnego równania dzielenia na sumie. = ŚREDNIA jako początkowy tekst, możesz pozwolić Excelowi wykonać całą pracę za Ciebie.

Dla porównania, średnia grupy liczb jest równa sumie tych liczb podzielonej przez liczbę elementy w tej grupie.

SUMA.JEŻELI

Formuła SUMA.JEŻELI w programie Excel jest oznaczona = SUMA.JEŻELI (zakres, kryteria). Zwróci to sumę wartości z żądanego zakresu komórek że wszystkie spełniają jedno kryterium.Na przykład = SUMA.JEŻELI (C3: C12, „> 70 000) zwróci sumę wartości między komórkami C3 i C12 tylko z komórek większych niż 70 000.

Powiedzmy, że chcesz określić zysk, który wygenerowałeś na podstawie listy potencjalnych klientów, którzy są powiązani z określonymi numerami kierunkowymi, lub obliczyć sumę wynagrodzeń niektórych pracowników – ale tylko wtedy, gdy przekraczają określoną kwotę. Robienie tego ręcznie brzmi, delikatnie mówiąc, trochę czasochłonne.

Dzięki funkcji SUMA.JEŻELI nie musi tak być – możesz łatwo zsumować sumę komórek spełniających określone kryteria, jak w powyższym przykładzie wynagrodzenia.

• Formuła: = SUMA.JEŻELI (zakres, kryteria,)
  
  • Zakres: zakres, który jest testowany przy użyciu Twoich kryteriów.
  • Kryteria: kryteria określające, które komórki w zakresie_kryteriów1 zostaną dodane do siebie
  • : opcjonalny zakres komórek, które zamierzasz dodać oprócz pierwszego wprowadzonego zakresu. To pole można pominąć.

W poniższym przykładzie chcieliśmy obliczyć sumę wynagrodzeń, które były większe niż 70 000 USD. Funkcja SUMA.JEŻELI zsumowała kwoty w dolarach przekraczające tę liczbę w komórkach od C3 do C12 za pomocą formuły = SUMA.JEŻELI (C3: C12, „> 70 000″).

TRIM

Formuła TRIM w programie Excel jest oznaczony = TRIM (tekst). Ta formuła usunie wszelkie spacje wprowadzone przed i po tekście wprowadzonym do komórki. Na przykład, jeśli A2 zawiera nazwisko „Steve Peterson” z niepożądanymi spacjami przed imieniem, = TRIM (A2) zwróci „Steve Peterson” bez spacji w nowej komórce.

E-mail i udostępnianie plików są wspaniałymi narzędziami w dzisiejszym miejscu pracy. To znaczy, dopóki jeden z Twoich kolegów nie wyśle Ci arkusza roboczego z naprawdę fajnymi odstępami. Te nieuczciwe przestrzenie mogą nie tylko utrudniać wyszukiwanie danych, ale także wpływać na wyniki podczas próby aby dodać kolumny liczb.

Zamiast żmudnego usuwania i dodawania spacji w razie potrzeby, możesz wyczyścić wszelkie nieregularne odstępy za pomocą funkcji TRIM, która służy do usuwania dodatkowych spacji z danych (z wyjątkiem pojedynczych spacji między słowami).

• Formuła: = TRIM (tekst).
  • Tekst: tekst lub komórka, z której chcesz usunąć spacje.

Oto przykład użycia funkcji TRIM do usunięcia dodatkowych spacji przed listą nazw. Aby to zrobić, wprowadziliśmy = TRIM („A2”) do paska formuły i powtórzyliśmy to dla każdej nazwy poniżej w nowej kolumnie obok kolumny z niechcianymi spacjami.

Poniżej znajduje się kilka innych formuł programu Excel, które mogą okazać się przydatne w miarę wzrostu potrzeb w zakresie zarządzania danymi.

LEWO, ŚRODEK i PRAWO

Załóżmy, że masz wiersz tekstu w komórce, który chcesz podzielić na kilka różnych segmentów. Zamiast ręcznie przepisywać każdy fragment kod do odpowiedniej kolumny, użytkownicy mogą wykorzystać szereg funkcji łańcuchowych do dekonstrukcji sekwencji w razie potrzeby: LEFT, MID lub RIGHT.

LEFT

• Cel: Używany aby wyodrębnić pierwsze X liczb lub znaków w komórce.
• Formuła: = LEFT (tekst, liczba_znaków)
  
  • Tekst: ciąg, z którego chcesz wyodrębnić.
  • Number_of_characters: liczba znaków, które chcesz wyodrębnić, zaczynając od skrajnej lewej cha racter.

W poniższym przykładzie wprowadziliśmy = LEFT (A2,4) do komórki B2 i skopiowaliśmy do B3: B6. To pozwoliło nam wyodrębnić pierwsze 4 znaki kodu.

MID

• Cel: Służy do wyodrębniania znaków lub liczb w środku na podstawie pozycji.
• Formuła: = MID (tekst, pozycja_początkowa, liczba_znaków )
  
  • Tekst: ciąg, z którego chcesz wyodrębnić.
  • Pozycja_początkowa: pozycja w ciągu, od której chcesz rozpocząć wyodrębnianie. Na przykład pierwsza pozycja w ciągu to 1.
  • Liczba_znaków: liczba znaków, które chcesz wyodrębnić.

W tym przykładzie wprowadziliśmy = MID (A2,5,2) do komórki B2 i skopiowaliśmy go do B3: B6. To pozwoliło nam wyodrębnić dwie liczby zaczynające się na piątej pozycji kodu.

PRAWO

• Cel: Służy do wyodrębnienia ostatnich X liczb lub znaków w komórce.
• Formuła: = PRAWA (tekst , liczba_znaków)
  
  • Tekst: ciąg, z którego chcesz wyodrębnić.
  • Liczba_znaków: Liczba znaków, które chcesz wyodrębnić, zaczynając od skrajnego prawego znaku.

Na potrzeby tego przykładu wprowadziliśmy = PRAWO (A2,2) do komórki B2 i skopiowaliśmy do B3: B6. To pozwoliło nam wyodrębnić dwie ostatnie cyfry kodu.

WYSZUKAJ.PIONOWO

Ten jest stary, ale dobry – i jest „nieco bardziej dogłębny niż niektóre inne formuły, które tutaj wymieniliśmy”. Jest to jednak szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy masz dwa zestawy danych w dwóch różnych arkuszach kalkulacyjnych i chcesz je połączyć w jeden.

Moja koleżanka, Rachel Sprung, której „Jak używać Samouczek dotyczący programu Excel jest obowiązkową lekturą dla każdego, kto chce się uczyć – jako przykład wykorzystuje listę nazwisk, adresów e-mail i firm. Jeśli masz listę nazwisk osób obok ich adresów e-mail w jednym arkuszu kalkulacyjnym, oraz listę adresów e-mail tych samych osób obok nazw firm w drugim, ale chcesz, aby imiona i nazwiska, adresy e-mail i nazwy firm tych osób pojawiały się w jednym miejscu – w tym miejscu pojawia się funkcja WYSZUKAJ.

Uwaga: korzystając z tej formuły, musisz mieć pewność, że co najmniej jedna kolumna pojawia się identycznie w obu arkuszach kalkulacyjnych. Przejrzyj swoje zestawy danych, aby upewnić się, że kolumna danych, której używasz do łączenia informacji, jest dokładnie taka sama, bez dodatkowych spacji.

• Formuła: WYSZUKAJ.PIONOWO (wartość wyszukiwania, tablica tabel, numer kolumny,)
  • Wartość wyszukiwania: ta sama wartość, którą masz w obu arkuszach kalkulacyjnych. Wybierz pierwszą wartość w pierwszym arkuszu kalkulacyjnym. W poniższym przykładzie Sprung oznacza to pierwszy adres e-mail na liście lub komórka 2 (C2).
  • Tablica tabeli: zakres kolumn w arkuszu 2, z których zamierzasz pobrać dane, w tym kolumna danych identyczna z wartością wyszukiwania (w naszym przykładzie adresy e-mail ) w Arkuszu 1, a także w kolumnie danych, którą „próbujesz skopiować do Arkusza 1. W naszym przykładzie jest to„ Arkusz2! A: B ”. „A” oznacza kolumnę A w arkuszu 2, która jest kolumną w arkuszu 2, w której wymienione są dane identyczne z wartością wyszukiwania (e-mail) w arkuszu 1. „B” oznacza kolumnę B, która zawiera informacje dostępne tylko w arkuszu 2, które chcesz przetłumaczyć na arkusz 1.
  • numer kolumny: tablica tabeli informuje program Excel, gdzie (która kolumna) znajdują się nowe dane, które chcesz skopiować do arkusza 1. W naszym przykładzie byłaby to kolumna „House”, druga w naszej tablicy tabeli, czyli kolumna numer 2.
  • Range Lookup: Use FAŁSZ, aby upewnić się, że pobierasz tylko dokładne dopasowania wartości.
• Formuła ze zmiennymi z poniższego przykładu Sprung: = WYSZUKAJ.PIONOWO (C2, Arkusz2! A: B, 2, FALSE)

W tym przykładzie Arkusz 1 i Arkusz 2 zawierają listy opisujące różne informacje o tych samych ludziach, a wspólnym wątkiem między nimi są ich adresy e-mail. Powiedzmy, że chcemy połączyć oba zestawy danych, aby wszystkie informacje o domu z arkusza 2 zostały przetłumaczone na arkusz 1. Oto jak to zadziała:

RANDOMIZE

Jest „świetny artykuł porównujący formułę RANDOMIZE Excela do tasowania talii kart. Cała talia to kolumna, a każda karta – 52 w talii – to rząd. „Aby przetasować talię” – pisze Steve McDonnell – „możesz obliczyć nową kolumnę danych, wypełnić każdą komórkę w kolumnie liczbą losową i posortować skoroszyt według pola liczb losowych”.

W marketingu możesz użyć tej funkcji, jeśli chcesz przypisać losową liczbę do listy kontaktów – na przykład jeśli chcesz poeksperymentować z nową kampanią e-mailową i musisz użyć ślepych kryteriów, aby wybrać, kto ją otrzyma. Przypisując numery wspomnianym kontaktom, można zastosować regułę „Każdy kontakt z liczbą 6 lub wyższą zostanie dodany do nowej kampanii”.

• Formuła: RAND ()
  • Zacznij od pojedynczej kolumny kontaktów. Następnie w kolumnie obok niej wpisz „RAND ()” – bez cudzysłowów – zaczynając od wiersza najwyższego kontaktu.
• Na przykład poniżej: RANDBETWEEN (na dole, na górze)
  • RANDBETWEEN umożliwia określenie zakresu numerów, które mają być przypisane. W tym przykładzie chciałem użyć od 1 do 10.
  • bottom: najniższa liczba w zakresie.
  • top: najwyższa liczba w zakresie,
• Formuła w poniższym przykładzie: = RANDBETWEEN (1,10)

Pomocne rzeczy, prawda? A teraz wisienka na torcie: Kiedy już opanujesz formułę Excela, której potrzebujesz, będziesz chciał ją powielić dla innych komórek bez przepisywania wzoru. I na szczęście jest do tego funkcja Excela. Sprawdź to poniżej.

Czasami możesz chcieć uruchomić tę samą formułę w całym wierszu lub kolumnie arkusza kalkulacyjnego. Powiedzmy na przykład, że masz listę liczb w kolumnach A i B arkusza kalkulacyjnego i chcesz wprowadzić poszczególne sumy każdego wiersza do kolumny C.

Oczywiście byłoby to zbyt nużące dostosuj wartości formuły dla każdej komórki, aby „znaleźć sumę odpowiednich liczb w każdym wierszu”. Na szczęście program Excel umożliwia automatyczne konkurowanie w kolumnie; wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić formułę w pierwszym wierszu. Sprawdź. wykonaj następujące czynności:

1. Wpisz formułę do pustej komórki i naciśnij „Enter”, aby uruchomić formułę.
2. Najedź kursorem na prawy dolny róg komórki zawierającej formułę. Zobaczysz mały, pogrubiony symbol „+”.
3. Możesz dwukrotnie kliknąć ten symbol, aby automatycznie wypełnić całą kolumnę z formułą, możesz też ręcznie kliknąć i przeciągnąć kursor w dół, aby wypełnić tylko określoną długość kolumny. Po dotarciu do ostatniej komórki w kolumnie „Chciałabym aby wprowadzić formułę, zwolnij przycisk myszy, aby skopiować formułę. Następnie po prostu sprawdź każdą nową wartość, aby upewnić się, że odpowiada ona właściwym komórkom.

Skróty klawiaturowe programu Excel

Szybko zaznaczaj wiersze, kolumny lub cały arkusz kalkulacyjny.

Być może masz „trochę czasu”. To znaczy, kto nie jest? Nie ma czasu, nie ma problemu. Możesz zaznaczyć cały arkusz kalkulacyjny jednym kliknięciem. Wystarczy kliknąć kartę w lewym górnym rogu arkusza, aby podświetlić wszystko naraz.

Chcesz po prostu zaznaczyć wszystko w określonej kolumnie wiersza? To jest równie łatwe dzięki tym skrótom:

Na Macu:

• Wybierz kolumnę = Command + Shift + Down / Up
• Wybierz wiersz = Command + Shift + Prawo / Lewo

Na PC:

• Wybierz kolumnę = Control + Shift + Dół / Góra
• Wybierz wiersz = Control + Shift + Prawo / Lewo

Ten skrót jest szczególnie przydatny, gdy „pracujesz z większymi zestawami danych, ale potrzebujesz tylko zaznaczyć określony fragment”.

Szybko otwieraj, zamykaj lub utwórz skoroszyt.

Chcesz otwierać, zamykać lub tworzyć skoroszyt w locie? Poniższe skróty klawiaturowe umożliwią wykonanie dowolnej z powyższych czynności w czasie krótszym niż minuta.

Mac:

• Open = Command + O
• Zamknij = Command + W
• Utwórz nowy = Command + N

Na PC:

• Otwórz = Control + O
• Zamknij = Control + F4
• Utwórz nowy = Control + N

Sformatuj liczby na walutę.

Masz nieprzetworzone dane, które chcesz zamienić na walutę? pensje, budżety marketingowe lub sprzedaż biletów na wydarzenie – rozwiązanie jest proste. Po prostu zaznacz komórki, które chcesz sformatować, i wybierz Control + Shift + $.

Liczby zostaną automatycznie przetłumaczone na kwoty w dolarach – wraz ze znakami dolara, przecinkami i miejscami dziesiętnymi.

Wstaw aktualną datę i godzinę do komórki.

Niezależnie od tego, czy„ rejestrujesz posty w mediach społecznościowych, czy śledzisz zadania ”, czy ponownie zaznaczasz listę rzeczy do zrobienia , możesz chcieć dodać do arkusza datę i godzinę. Zacznij od wybrania komórki, do której chcesz dodać te informacje.

Następnie, w zależności od tego, co chcesz wstawić, wykonaj jedną z następujących czynności:

Inne sztuczki programu Excel

Dostosuj kolor swoich kart.

Jeśli masz mnóstwo różnych arkuszy w jednym skoroszycie – co zdarza się najlepszym z nas – ułatw sobie określenie, dokąd chcesz się udać, oznaczając karty kolorami. Możesz na przykład oznacz raporty marketingowe z ostatniego miesiąca na czerwono, a w tym miesiącu na pomarańczowe.

Po prostu kliknij kartę prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Kolor karty”. Pojawi się wyskakujące okienko, w którym można wybrać kolor z istniejący motyw lub dostosuj go do swoich potrzeb.

Dodaj komentarz do komórki.

Jeśli chcesz zrobić notatkę lub dodać komentarz do określonej komórki w arkuszu, po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, którą chcesz rozpocząć Włącz, a następnie kliknij Wstaw komentarz. Wpisz komentarz w polu tekstowym i kliknij poza polem komentarza, aby go zapisać.

Komórki zawierające komentarze wyświetlają mały, czerwony trójkąt w rogu. Aby wyświetlić komentarz, najedź na niego.

Skopiuj i zduplikuj formatowanie.

Jeśli kiedykolwiek spędziłeś trochę czasu na formatowaniu arkusza według swoich upodobań, prawdopodobnie zgodzisz się, że nie jest to najprzyjemniejsza czynność. W rzeczywistości jest to dość uciążliwe.

Z tego powodu jest prawdopodobne, że nie będziesz chciał powtarzać tego procesu następnym razem – ani nie musisz. Dzięki formatowi programu Excel Painter, możesz łatwo skopiować formatowanie z jednego obszaru arkusza do innego.

Wybierz to, co chcesz powielić, a następnie wybierz opcję Format Painter – ikonę pędzla – z pulpitu nawigacyjnego. Wskaźnik wyświetli pędzel, zachęcając do zaznaczenia komórki, tekstu lub całego arkusza, do którego chcesz zastosować formatowanie, jak pokazano poniżej:

Zidentyfikuj zduplikowane wartości.

W wielu przypadkach zduplikowane wartości – na przykład zduplikowana treść podczas zarządzania SEO – może być kłopotliwe, jeśli zostanie nieskorygowane. Jednak w niektórych przypadkach wystarczy być tego świadomym.

Niezależnie od sytuacji, łatwo jest wykryć istniejące zduplikowane wartości w arkusz roboczy w kilku szybkich krokach. Aby to zrobić, kliknij opcję Formatowanie warunkowe i wybierz Podświetl reguły komórek > Zduplikowane wartości

Korzystając z wyskakującego okienka, utwórz żądaną regułę formatowania, aby określić, jaki typ zduplikowanej treści chcesz przenieść.

W powyższym przykładzie szukaliśmy wszelkich duplikatów pensje mieszczące się w wybranym zakresie i sformatowane zduplikowane komórki na żółto.

W marketingu użycie programu Excel jest dość nieuniknione – ale dzięki tym sztuczkom nie musi być tak zniechęcające. powiedz, praktyka czyni mistrza. Im częściej używasz tych formuł, skrótów i sztuczek, tym bardziej staną się one drugą naturą.

Aby zagłębić się w temat, zapoznaj się z kilkoma naszymi ulubionymi zasobami do nauki Przewyższać. Chcesz więcej wskazówek dotyczących programu Excel? Przeczytaj ten post o tym, jak utworzyć tabelę przestawną z medianami.

Uwaga redaktora: ten post został pierwotnie opublikowany w styczniu 2019 r. I został zaktualizowany, aby był zrozumiały.

Pierwotnie opublikowano 19 października 2020 7:00:00, zaktualizowano 26 października 2020

Tematy:

Excel