NIEKLASYFIKOWANE (U)
5 FAH-1 H-430
KOPERTY I POCZTA
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Urząd pochodzenia: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 OGÓLNE
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Postępuj zgodnie z instrukcjami w tej sekcji dotyczącymi przygotowywania kopert i korzystania z usług pocztowych na Wydziale i na poczcie. Szczegółowe wytyczne dotyczące wysyłania poczty i kanałów w torebkach i przesyłkach pocztowych można znaleźć w 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook. Skontaktuj się z centralnym centrum wiadomości / kancelarią pocztową swojej organizacji, aby uzyskać dodatkowe informacje.
b. Oficjalna niesklasyfikowana poczta przychodząca z Departamentu i poczty musi być odmierzona (opłata pocztowa umieszczona według wagi według liczników pocztowych) w celu przetworzenia za pośrednictwem Poczty USA (USPS) lub Wojskowego Systemu Pocztowego (MPS).
c. Koperty z odliczaną opłatą pocztową należy przesyłać pocztą pocztową przez Oddział Centralny Departamentu (DPM / U).
d. Oficjalne liczone koperty wysyłane pocztą są kierowane przez Departament w celu ustalenia odpowiedzialności.
e. Koperty zawierające przesyłki niejawne muszą być odpowiednio oznaczone. Wypełnij odpowiednie formularze, aby zarejestrować przesyłki niejawne (patrz 5 FAH-1 Dowód osobistyH-431, Formularz DS-112, Potwierdzenie niejawnych materiałów) oraz przesyłki pocztowe (Form OF-120, Rejestracja poczty dyplomatycznej – to Formularz nie jest dostępny w witrynie internetowej A / GIS / DIR i należy go uzyskać od General ServicesAdministration (GSA) Federal Supply. Patrz 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, aby uzyskać pełne instrukcje dotyczące wysyłania przesyłek niejawnych i kieszonkowych. / p>
f. Koperty zawierające informacje wrażliwe, ale niesklasyfikowane (SBU) należy przygotowywać tak jak inne koperty „niesklasyfikowane”. Paczki SBU muszą być zarejestrowane na formularzu OF-120 z niesklasyfikowanym oznaczeniem. Pełne wytyczne znajdują się w 14 FAH-4.
g. Centra wiadomości (pokoje pocztowe) znajdują się w całym Wydziale. Aby uzyskać dalsze wskazówki, skonsultuj się z centrum wiadomości obsługującym Twoją organizację.
5 FAH-1 H-432 RODZAJE KOPER
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Koperty formatu listowego muszą spełniać wymagania US Postal Servic. Minimalne wymagania dotyczące rozmiaru 5 cali i 3 1/2 cala wysokości przy grubości 0,007 cali i nie większe niż 11 1/2 cala długości i 6 1/8 cala wysokości i grubości 1/4 cala (podręcznik USPS Domestic Mail Manual). Koperta o innym rozmiarze (4 cale) to przybliżony rozmiar złożonego listu. W miarę możliwości używaj koperty formatu listowego do korespondencji urzędowej (w razie potrzeby złóż materiał). Zobacz 5 FAH-1 Wystawa H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Koperta z okienkiem
(TL: CH-4; 07-31-2002)
W przypadku niesklasyfikowanych, rutynowych lub administracyjnych przesyłek należy używać kopert z okienkiem (dostępnych tylko w rozmiarze listowym). Stosuj również do dużych wysyłek informacyjnych. W okienku z listu lub etykiety pojawia się nazwa i adres adresata.
5 FAH-1 H-432.3 Jasnobrązowa koperta (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Używaj kopert Kraft (powszechnie określanych jako Flat Mail) do materiałów rozłożonych lub ponadgabarytowych, takich jak wielokrotne załączniki, broszury itp. Koperty Kraft (brązowy papier) są dostępne w kilku rozmiarach; jednak długość musi wynosić maksymalnie 15 cali, wysokość maksymalnie 12 cali, a grubość maksymalnie 3/4 cala. Maksymalna waga to 13 uncji. Płaska przesyłka musi być elastyczna i może wymagać ręcznego sortowania (co może opóźnić dostawę) i kosztować więcej zakup i przetworzenie niż koperta formatu listowego. Zobacz 5 FAH-1 Wystawa H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Koperta dla wiadomości rządowych USA (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Użyj koperty pocztowej, aby przesłać niesklasyfikowaną pocztę wewnętrzną w ramach Departamentu lub pocztą. Ponownie wykorzystaj kopertę kurierską, wykreślając ostatni adres w bloku w lewa lub prawa kolumna przed odwróceniem go, aby użyć odwrotnej strony w tej samej kolejności. Nie używaj koperty pocztowej do wysyłania poczty zwykłą pocztą. Zobacz 5 FAH-1 Wystawa H-432.3.
5 FAH-1 H-433 KOPERTY NA POCZTACH
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Poczta, która ma być wysłana pocztą lokalną lub międzynarodową, wymaga nadania przesyłki z kraju przyjmującego. Wyraźnie wskaż personelowi kancelarii pocztowej żądany rodzaj usługi i charakter treści.
b. Do wysyłania poczty przez kraj przyjmujący lub międzynarodowe placówki pocztowe należy użyć zwykłej białej koperty pocztowej. Kompletny adres zwrotny zawierający imię i nazwisko (inicjał i nazwisko) oraz symbol biura nadawcy umieść w lewym górnym rogu koperty.
5 FAH-1 H-434 SAMODZIELNY ADRES ZAŁĄCZONY
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Skorzystaj z koperty z nadrukiem pocztowym przyklejonej przy użyciu miernika pocztowego (lub przywieszki adresowej lub karty zwrotnej) z nadrukowanym „rymem Departamentu”, aby dołączyć list do adresata, który jest proszony o dostarczenie informacji w imieniu rządu, ale nie jest zobowiązany do dostarczenia informacji .
b.Odpowiadając na wniosek z sektora prywatnego, nie należy używać załączonego znaczka pocztowego ani zaadresowanych przez siebie kopert ze znaczkiem pocztowym dostarczonych przez adresata; odpowiedź w oficjalnej kopercie Departamentu. Zwróć adresatowi znaczek lub kopertę wraz z odpowiedzią.
c. W przypadku innych wniosków o informacje od sektora prywatnego, w przypadku gdy do materiałów drukowanych dołączony jest niepodpisany list, na oficjalnej kopercie Departamentu można umieścić nalepkę adresową wysłaną przez osobę lub organizację.
5 FAH-1 H- 435 KOPERTY ADRESOWE
5 FAH-1 H-435.1 Adres zwrotny
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Dla kopert w Dziale, należy pokazać symbol biura, inicjały i nazwisko nadawcy oraz numer pokoju w lewym górnym rogu bezpośrednio pod wydrukowanym adresem zwrotnym.
b. Na poczcie należy umieścić pełną lokalizację geograficzną i numer identyfikacyjny przesyłki bezpośrednio pod słowa „Oficjalna firma”.
c. Przykłady prawidłowego formatu adresowania można znaleźć w 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 From Post toNon- Adresy rządowe
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Pokaż pełny geograficzny adres zwrotny poczty w następujący sposób:
Przykład:
Sekcja polityczna – pokój 555
Ambasada Stanów Zjednoczonych
Londyn, Anglia JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Od poczty do wydziału, innej agencji federalnej lub innej poczty
(CT: CH-31; 10-07-2013)
W przypadku korzystania z kopert opłaconych pocztą, należy pokazać symbol biura i odnieść się do przykładów w 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adresat
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Zawsze używaj pełnego adresu na kopertach. Użyj stylu blokowego, pojedynczych odstępów (jeśli trzy lub więcej wierszy) i otwartej interpunkcji. Adres z podwójną spacją, w dwóch wierszach. Wcięcie linii przenoszenia o dwie spacje. Wpisz miasto lub miasto i stan w tym samym wierszu, a następnie kod pocztowy lub numer kodowy innego kraju. W przypadku poczty międzynarodowej wpisz nazwę kraju w ostatnim wierszu. W razie potrzeby umieść wiersz „Uwaga” w lewym dolnym obszarze koperty.
b. W przypadku poczty międzynarodowej kraj należy wpisać dużymi literami:
Przykład:
Pan John Doe
345 Morris Road
Londyn JN2 34P
POLSKA
c. Jerozolima to sytuacja szczególna. Nie wyznaczaj kraju na Jerozolimę. Szczegółowe pytania dotyczące prawidłowej nazwy obcego miasta lub kraju należy kierować do działu krajowego Departamentu lub Biura Geografa (INR / GE).
d. Lokalny adres pocztowy można znaleźć w publikacji Departamentu Stanu, Key Officers of Foreign Service Posts, która zawiera listę pocztową alfabetycznie według kraju. Zobacz także książkę telefoniczną Departamentu.
e. Poczta zaadresowana do poczty wojskowej za granicą wymaga numerów AA, AE lub AP z kodem pocztowym. Military Postal Service (MPS) przydzieliła numery APO / FPO na temat lokalizacji geograficznej. Patrz 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, aby uzyskać szczegółowe numery.
5 FAH-1 H-435.3 Zip Codes
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Zawsze umieszczaj kod pocztowy w adresie poczty wysyłanej za pośrednictwem kanałów USPS. Użyj 9-cyfrowego kodu, jeśli jest dostępny. Departament używa 9-cyfrowego kodu (20520-xxxx) do automatycznego sortowania poczty, które musi pojawić się w bloku adresowym całej poczty adresowanej do Departamentu w Waszyngtonie lub na pocztach. Adresy będą wypełnione wielkimi literami bez znaków interpunkcyjnych.
b. Pierwsze 5 cyfr numeru Kod pocztowy departamentu musi być 20520. Ostatnie 4 cyfry identyfikują numer pokoju.
c. Użyj kodu pocztowego 20521 dla poczty zaadresowanej do postplus ostatnie 4 cyfry do identyfikacji poczty (patrz 14 FAH-4 , Etui i Mail Handbook).
Przykład:
JOHN DOE
DEPARTAMENT STANU
SEKCJA POLITYCZNA
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 RODZAJE USŁUG POCZTOWYCH
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Departament zapewnia kilka rodzajów usług pocztowych. Używaj USPS do oficjalnej korespondencji na wszystkie adresy w USA. Wyślij oficjalną pocztę przez system posłańców w celu przekazania jej do biura pocztowego Departamentu, gdzie zostanie ona wprowadzona do kanałów USPS. Postępuj zgodnie z procedurami w 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, aby uzyskać dalsze wskazówki.
5 FAH-1 H-436.1 Specjalne usługi pocztowe
(CT: CH-18; 07-05-2007)
W przypadku następujących usług specjalnych (nie rutynowej korespondencji), należy nosić przy sobie pocztę do Central Mail Room (B-528) w celu przetworzenia. Zobacz 5 FAH-1Exhibit H-436.1, aby zapoznać się z przykładowymi formularzami do załączenia do przesyłki przy żądaniu usług specjalnych:
(1) Potwierdzenie zwrotne – użyj jako dowodu doręczenia;
(2) Przesyłka polecona – używaj do przesyłek SBU, poufnych lub tajnych;
(3) Przesyłka polecona – używaj w przypadku poczty wymagającej potwierdzenia nadania, dostarczenia lub zwrotu pokwitowanie;
(4) Poczta priorytetowa – użyj dla poczty i paczek o wadze większej niż 13 uncji, aby otrzymać szybszą dostawę w porównaniu z usługą paczkową (zwróć uwagę na wyższą stawkę); oraz
(5) Poczta ekspresowa – użyj, gdy poczta musi zostać dostarczona następnego dnia w U. Stany Zjednoczone. Maksymalna waga to 70 funtów.Dołącz numer kontrolny działu (prośba z biura lub biura wykonawczego) na każdym egzemplarzu przesyłki ekspresowej. Dostarcz pocztę do Urzędu Pocztowego przed godziną 15:15, od poniedziałku do piątku, w celu nadania tego samego dnia. Rodzaje przesyłek ekspresowych to:
(a) Poczta z usługą pocztową wskazuje, że przedmiot można odebrać w placówce docelowej do godziny 10:00 następnego dnia roboczego; oraz
(b) Usługa Poczta dla adresata oznacza, że przesyłka zostanie dostarczona do adresata w obszarze dostawy zakładu docelowego do godziny 15:00 następnego dnia roboczego.
5 FAH-1 H-436.2 Poczta dyplomatyczna
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. System poczty kieszonkowej jest zarezerwowany dla międzynarodowej transmisji oficjalnej korespondencji amerykańskiej między Departamentem a placówkami, między placówkami oraz między innymi agencjami federalnymi i ich przedstawicielami podlegającymi jurysdykcji amerykańskiej placówki dyplomatycznej lub konsularnej. Pełne procedury dotyczące woreczków i poczty można znaleźć w 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook. / p>
b. Skonsultuj się z oficerem kontroli woreczków na wydziale lub na stanowisku w sprawie pytań dotyczących procedur przesyłania woreczków lub aktualnego harmonogramu torebek.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Poczta krążąca między biurami i biurami może być przenoszona (bez koperty) przez pracowników biura lub posłańców biura, chyba że są sklasyfikowani lub kontrolowani i wychodzą z budynku. Formularz OF-41, Routing and Transmittal Slip, można umieścić na przesyłce przewożonej przez biurokratów między biurami w tym samym budynku.
b. Przesyłki adresowane do pracowników poza biurem lub w innym budynku dostarczane są za pośrednictwem komunikatorów Biura Zarządzania Logistyką, dywizji DiplomaticPouch (A / LM / PMP / DPM). Ograniczona usługa kurierska jest dostępna do dostarczenia do innych agencji federalnych na obszarze Waszyngtonu. Zawsze używaj koperty dla poczty kurierskiej A / LM / PMP / DPM (sklasyfikowanej lub niesklasyfikowanej). Aby zapewnić szybką dostawę, umieść na kopercie imię i nazwisko adresata, symbol biura, numer pokoju i budynku. W przypadku innej agencji umieść symbol agencji (np. OMB) przed symbolem biura (patrz 14 FAH-4).
c. Poproś o specjalną usługę kurierską (samochód) w celu przesłania materiałów niejawnych i pilnych wiadomości do innych agencji federalnych na tym obszarze. Użyj oficjalnych kopert na materiały niejawne lub kontrolowane administracyjnie (SBU). Załącz formularz DS-112, Odbiór materiałów niejawnych (patrz 5 FAH- 1 Dowód ekspozycyjny H-431) i koperty kurierskie (patrz 5 FAH-1 Wystawa H-432.3) dla przesyłek niesklasyfikowanych. Ręcznie zanieś przesyłkę kurierską do pomieszczenia pocztowego woreczków i oznacz ją jako przesyłkę kurierską.
d. inne agencje odbioru usług, dostarczaj przedmioty bezpośrednio do centrum wiadomości, aby szybko dostarczyć je innym agencjom federalnym, które codziennie odbierają pocztę. Patrz 14 FAH-4, aby zapoznać się z dodatkowymi wewnętrznymi procedurami obsługi wiadomości.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Dla po dostępne usługi posłańca i poczty, skonsultuj się z urzędnikiem administracyjnym i / lub personelem centrum informacyjnego na każdym stanowisku (patrz 14 FAH-4 w celu uzyskania ogólnych i szczegółowych ogólnych procedur woreczków i poczty).
5 FAH-1 H- 436.4 Inne kanały pocztowe z postów
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Poczty zapewniają międzynarodową obsługę pocztową, usługi pocztowe w kraju gospodarza i pocztę wojskową Stanów Zjednoczonych, jeśli są dostępne (patrz 14 FAH-4, Podręcznik woreczków i poczty). Korzystaj z międzynarodowych i lokalnych usług pocztowych dla niesklasyfikowanych przesyłek pocztowych tylko za zgodą głównego funkcjonariusza. Wyślij wszystkie wiadomości niejawne lub pocztę kontrolowaną przez administrację (SBU) przez centrum programu informacyjnego w celu przetworzenia przez USPS.
b. Skorzystaj z jednej z następujących usług specjalnych dostępnych za pośrednictwem kanałów pocztowych:
(1) Poczta lotnicza – Użyj poczty lotniczej, aby przyspieszyć przesyłkę, gdy odległość wymaga transportu lotniczego w celu przyspieszenia dostawy. Użyj kopert pocztowych lub oznacz kopertę lub paczkę „AIRMAIL”, aby zapewnić obsługę poczty lotniczej;
(2) Przesyłka specjalna – jeśli jest dostępna lokalnie, skorzystaj z tej usługi, jeśli masz pewność, że specjalna obsługa przyspieszy obsługę; oraz
(3) Przesyłka polecona – służy do rejestrowania poczty zgodnie z wymogami lokalnymi, po zatwierdzeniu usługi przez głównego funkcjonariusza.
5 FAH-1 H-437 THROUGH H-439 NIE PRZYDZIELONY
5 FAH-1 Załącznik H-431
Formularz DS-112, Potwierdzenie niejawnej poczty