Czas podatkowy już się zbliża, a firmy pracują nad kompilacją danych z listy płac za rok 2019, aby przesłać je do IRS i Social Security Administration. Wypełnianie odpowiednich formularzy podatkowych jest jednym z najważniejszych zadań, które pracodawca ma w styczniu każdego roku.
Pracownicy czekają na otrzymanie formularzy W-2 i przygotowanie podatków za poprzedni rok w nadziei, że zwrot z IRS. Firmy wiedzą, że muszą dostarczyć pracownikom formularze W-2 w terminie do 31 stycznia każdego roku, aby mogły otrzymać własne podatki przygotowane do indywidualnego terminu 15 kwietnia. Ale oprócz dostarczenia pracownikom dokumentacji podatkowej, firmy muszą w tym samym czasie podać dane identyfikacyjne do IRS.
Formularz W-3 i firmy
Oprócz dostarczenia każdemu pracownikowi formularza W-2 (1099 formularzy, jeśli korzystasz z usług niezależnych wykonawców) w wymaganym terminie, firmy muszą również złożyć kopie W-2 każdego pracownika wraz z formularzem W-3.
Formularz W-3, oficjalnie przekazany Płac i Podatki, to podsumowanie SSA wszystkich wynagrodzeń i składek pracowników firmy za poprzedni rok. Ten dokument podsumowujący zawiera szybki przegląd formularzy W-2, które są załączane i wysyłane z formularzem każdego stycznia.
W-3 umożliwia SSA uzgodnienie, że wszystkie płace zostały zgłoszone dla z poprzedniego roku i wszystkie niezbędne podatki FICA (federalna ustawa o składkach na ubezpieczenie) zostały również zgłoszone.
Co zawiera formularz W-3?
Formularz W-3 zasadniczo sumuje się wszystkie dane W-2, które pracodawcy przekazują w dokumencie przeglądowym. Formularz zawiera podsumowanie nazwy pracodawcy, EIN (numer identyfikacyjny pracodawcy), adres, dane kontaktowe i inne szczegóły.
Następnie W-3 zawiera wszystkie informacje o pracownikach firmy, które obejmują:
- Wynagrodzenia, napiwki i inne odszkodowania
- Alokowane napiwki
- Płace i napiwki podlegające podatkowi na ubezpieczenie społeczne
- Płace i napiwki podlegające Podatki na ubezpieczenie zdrowotne
- Pobrano federalny podatek dochodowy
- Pobrano stanowy podatek dochodowy
- Potrącony podatek na ubezpieczenie społeczne
- Potrącony podatek na ubezpieczenie zdrowotne
- Świadczenia z tytułu opieki zależnej
- Odroczone wynagrodzenie
- Plany bez kwalifikacji
Firmy muszą jedynie złożyć formularz w SSA, wraz z odpowiednim W -2 formularze. Żadna płatność nie jest wysyłana przy wypełnianiu formularza W-3.
Terminowe wypełnianie formularzy W-3
Właściciele firm lub sporządzający rozliczenia podatkowe muszą dołączyć kopię A formularza W-2 każdego pracownika do W -3 i przesłać go do SSA nie później niż do 31 stycznia danego roku w celu sporządzenia raportu za zeszły rok. Ci, którzy przekroczą termin 31 stycznia, mogą nadal składać wnioski, ale prawdopodobnie grożą im kary.
Formularze W-2 i W-3 przesłane w 2020 roku podsumowują wszystkie zarobki pracowników i płatności za cały rok 2019. Czy Ty złożyć elektronicznie lub pocztą, termin 31 stycznia jest taki sam.
Jest to zbieżne z terminem dostarczenia pracownikom kopii ich indywidualnych W-2 31 stycznia każdego roku za poprzedni rok podatkowy. Pracodawcy powinni przygotować formularze W-2 i przesłać je pracownikom w wyznaczonym terminie oraz przesłać kopię A każdego W-2 wraz z dokumentem podsumowującym W-3 najpóźniej do 31 stycznia.
Pracodawcy mogą składać formularze W-2 i W-3 drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej SSA. W przypadku firm, które chcą złożyć wniosek ręcznie, kopie formularza są dostępne w witrynie IRS, ale niezależnie od tego, czy są one przesyłane elektronicznie, czy pocztą, zgłoszenia należy przesłać pocztą nie później niż 31 stycznia.
W przypadku firm dokonujących zgłoszenia więcej niż 250 formularzy W-2, IRS wymaga przesłania formularzy drogą elektroniczną, chyba że dostarczył pracodawcy pisemne zrzeczenie się. IRS woli, aby pracodawcy składali dokumenty elektroniczne i mają do dyspozycji różnorodne zasoby, które pomagają firmom szybko i łatwo składać formularze online.
Pomoc dotycząca formularzy W-3
Dla małych firm, które zarządzają swoimi własne obowiązki podatkowe, formularz może wydawać się trudny, ale to po prostu kwestia zsumowania wszystkich odpowiednich danych, które znajdziesz w formularzach W-2 pracownika. Formularz W-3 odzwierciedla formularz W-2, z sekcjami od 1 do 11 powielającymi niezbędne dane, takie jak płace, napiwki i inne odszkodowania, potrącony federalny podatek dochodowy itp.
Dla firm, które potrzebują więcej pomoc, SSA ma listę kontrolną, która może pomóc właścicielom firm wypełnić i złożyć formularze W-2 i W-3. Filmik IRS może nawet przeprowadzić Cię przez etapy uzgadniania formularzy W-2 i dokumentu podsumowującego W-3.
Wypełnienie formularzy W-2 i W-3 w styczniu każdego roku jest początkiem -roczne zadanie, które musi wykonać każda firma zatrudniająca pracowników.
Może się to wydawać przerażającym procesem, ale przy odrobinie wskazówek i odpowiednich narzędzi do dyspozycji można go łatwo i szybko wykonać.