Po wysłaniu formularzy W-2 do pracowników nie musisz się martwić o roczną formularz do przyszłego roku. A może ty? Jeśli nie wiesz, jak wypełnić formularz W-2, możesz napotkać problemy.
Twoi pracownicy mogą przychodzić do Ciebie z pytaniami dotyczącymi formularza W-2. Twoi pracownicy mogą pomyśleć, że popełniłeś błąd, jeśli ich wartość W-2 Box 1 jest niższa niż to, co według nich zarobili.
Gotowy, aby przebić się przez to zamieszanie? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wypełnić formularz W-2, pole po polu i co to wszystko oznacza.
Jak wypełnić formularz W-2
Być może masz swój formularz W-2 odpowiedzialność sprowadza się do nauki. Wprowadź informacje o pracowniku; wysyłać kopie do pracowników; złożyć formularz w urzędzie podatkowym stanu, miasta lub lokalnego urzędu skarbowego; i powtórz w następnym roku.
Lub możesz spędzić godziny na zbieraniu informacji o pracownikach i próbowaniu rozszyfrowania zestawienia płac i podatków.
Czy wypełniasz samodzielnie Formularze W-2 , korzystaj z oprogramowania do obsługi płac lub skorzystaj z usług doradcy podatkowego, powinieneś być średnio biegły w wypełnianiu formularza W-2.
Uogólniając, pola formularza W-2 zawierają dane identyfikacyjne, podlegające opodatkowaniu wynagrodzenie, potrącone podatki i informacje o świadczeniach.
Pola AF są proste. Zawierają informacje identyfikujące Twoją firmę i pracownika. Ponumerowane pola, pola 1-20, mogą być nieco bardziej skomplikowane.
Jeśli chcesz wyjaśnić formularz W-2, przejdź do celu każdego z nich poniżej.
Ramka A: Pracownik Numer ubezpieczenia społecznego
Pole A pokazuje numer ubezpieczenia społecznego Twojego pracownika. Numery ubezpieczenia społecznego składają się z dziewięciu cyfr, które mają format XXX-XX-XXXX.
Jeśli Twój pracownik złożył wniosek o kartę Ubezpieczenia Społecznego i jej nie otrzymał, nie zostawiaj tego pola pustego. Zamiast tego wpisz „Wnioskowano o” w polu A kopii Social Security Administration. Kiedy pracownik otrzyma swoją kartę SS, musisz wydać poprawiony W-2.
Pole B: Numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
Pole B pokazuje Twój numer identyfikacyjny pracodawcy. Numery EIN to dziewięciocyfrowe numery o strukturze np. XX-XXXXXXX.
Numer, który wpisujesz w polu B jest taki sam na formularzu W- 2. IRS i SSA identyfikują Twoją firmę za pomocą unikalnego numeru EIN.
Nie używaj osobistego numeru ubezpieczenia społecznego na formularzach W-2. Jeśli nie masz numeru identyfikacyjnego pracodawcy, złóż wniosek o nadanie numeru EIN przed zgłoszenie formularza W-2. Następnie zaznacz „Wnioskowano o” w polu B.
Pole C: Nazwa, adres i kod pocztowy pracodawcy
Pole C dodatkowo identyfikuje Twoją firmę poprzez wpis nazwa i adres Twojej firmy. Użyj oficjalnego adresu firmy, nawet jeśli jest inny niż adres miejsca pracy Twoich pracowników.
Twoi pracownicy mogą się zastanawiać, czy adres jest nieprawidłowy, jeśli jest inny niż adres miejsca pracy. Zweryfikuj oficjalny adres firmy i upewnij się, że pracownik jest poprawny.
Pole D: Numer kontrolny
Pole D może być puste, w zależności od tego, czy Twoja mała firma używa numerów kontrolnych, czy nie.
Numer kontrolny identyfikuje formularze W-2, więc możesz przechowywać ich zapisy wewnętrznie. Jeśli nie używasz numerów kontrolnych, pozostaw to pole puste.
Pola E i F: imię i nazwisko pracownika, adres i kod pocztowy
Pole E zawiera imię pracownika, środkowe inicjał i nazwisko. Odwołaj się do numeru PESEL pracownika, aby poprawnie wprowadzić jego nazwisko.
Wpisz adres pracownika w polu F.
Pole 1: Płace, napiwki, inne odszkodowania
Pole 1 zgłasza pensje pracownika, napiwki i inne odszkodowania. Jest to kwota, którą zapłaciłeś pracownikowi w ciągu roku, która podlega federalnemu podatkowi dochodowemu.
Płatności niepodlegające federalnemu podatkowi dochodowemu obejmują składki na ubezpieczenie emerytalne przed opodatkowaniem, składki na ubezpieczenie zdrowotne i świadczenia dla osób dojeżdżających do pracy.
Wynagrodzenia podane w ramce 1 mogą być wyższe lub niższe niż inne płace na formularzu W-2. To nie pomyłka.
Na przykład wynagrodzenie pracownika w Box 1 może być niższe niż wynagrodzenie w Box 3. Niektóre świadczenia przed opodatkowaniem są zwolnione z federalnego podatku dochodowego, ale nie z podatku od ubezpieczeń społecznych.
Ważne informacje na rok 2020: Czy zapewniłeś pracownikowi płatny urlop chorobowy i / lub rodzinny zgodnie z ustawą Families First Coronavirus Response Act (FFCRA )? Podaj tutaj kwotę płatnego urlopu.
Ramka 2: Federalny podatek dochodowy potrącony
W ramce 2 pokazano, ile federalnego podatku dochodowego potrącałeś z wynagrodzenia pracownika i przekazałeś do IRS.
Federalny podatek dochodowy potrącany jest na podstawie wynagrodzenia pracownika podlegającego opodatkowaniu i statusu zgłoszenia.
Jeśli pracownik ma pytanie o kwotę zwrotu lub dlaczego jest winien podatki, poinstruuj go, aby przeczytał w Ramce 2 . IRS porównuje kwotę, którą pracownik zapłacił w ciągu roku z federalnego podatku dochodowego, z jego całkowitą odpowiedzialnością.
Ramka 3: Płace z ubezpieczeń społecznych
Ramka 3 przedstawia łączne wynagrodzenie pracownika podlegające Podatek od bezpieczeństwa.Nie podawaj kwoty odliczeń przed opodatkowaniem, które są zwolnione z podatku na ubezpieczenie społeczne w polu 3.
Liczba w polu 3 nie powinna być wyższa niż podstawa wynagrodzenia z ubezpieczenia społecznego. W 2020 r. Podstawa płac SS wynosi 137,700 USD. W 2021 r. Podstawa wynagrodzenia wynosi 142 800 USD.
Jeśli musisz zgłosić wskazówki dotyczące zabezpieczenia społecznego (ramka 7), suma pól 3 i 7 musi być niższa niż 137 700 USD w 2020 r. (Lub 142 800 USD w 2021 r.) w 2022 r.).
Ważne informacje w 2020 r .: Jeśli zapewniłeś płatny urlop chorobowy i / lub rodzinny FFCRA, podaj kwotę w polu 3.
Pole 4: Potrącony podatek na ubezpieczenia społeczne
Ramka 4 podaje, ile potrącałeś z pensji pracownika i napiwków z ubezpieczenia społecznego.
Ważna informacja na rok 2020: Czy odroczyłeś podatek pracownika na ubezpieczenie społeczne na podstawie zarządzeń z 8 sierpnia 2020 r.? NIE włączaj odroczonego podatku na ubezpieczenie społeczne w polu 4, jeśli go nie potrącałeś. Po potrąceniu odroczonych podatków na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników w 2021 r. Należy złożyć formularz W-2c. Aby uzyskać więcej informacji na temat odroczenia i jego wpływu na raportowanie W-2, zapoznaj się z naszym Centrum zasobów dotyczących COVID-19.
Ramka 5: Płace i wskazówki dotyczące Medicare
Podaj, ile pracownik zarobione w ramach wynagrodzeń i napiwków Medicare w Ramce 5.
Wartość w Ramce 5 pracownika jest zasadniczo taka sama, jak kwota w Ramce 4. Jednak nie ma podstawy wynagrodzenia Medicare. Jeśli pracownik zarabiał powyżej podstawy wynagrodzenia z Ubezpieczeń Społecznych, liczba w ramce 5 jest wyższa niż w polu 3.
Ważne informacje na rok 2020: Jeśli zapłaciłeś FFCRA za urlop chorobowy i / lub rodzinny, podaj kwotę w polu 5 .
Ramka 6: Potrącony podatek na Medicare
Ramka 6 pokazuje, jaką kwotę potrącono z wynagrodzenia pracownika na podatek Medicare. Udział pracowników w podatku Medicare wynosi 1,45% ich wynagrodzenia.
Kwota w ramce 5 pomnożona przez stawkę podatku Medicare powinna równać się w ramce 6. Jeśli jednak pracownik zarabiał powyżej 200 000 USD (pojedynczo), jego zobowiązanie podatkowe powinna być większa.
Jeśli zapłaciłeś pracownikowi powyżej 200 000 $ (pojedynczo), powinieneś był również potrącać dodatkową stawkę podatku Medicare w wysokości 0,9% od jego pensji powyżej 200 000 $.
Ramka 7 : Wskazówki dotyczące ubezpieczenia społecznego
Jeśli Twój pracownik zebrał napiwki i zgłosił je, wprowadź kwotę w polu 7. Uwzględnij również kwoty napiwków w polach 1 i 5.
Ponownie, suma z pól 7 i 3 nie powinno przekraczać 137 700 USD w 2020 r. (lub 142 800 USD w 2021 r.).
Ramka 8: Przydzielone napiwki
Podaj napiwki, które przydzieliłeś swojemu pracownikowi w Ramce 8 jeśli dotyczy. Przydzielone napiwki to kwoty, które można przypisać pracownikom otrzymującym napiwki. Nie wszyscy pracodawcy muszą przydzielać napiwki swoim pracownikom.
Nie podawaj kwoty z pola 8 w polach 1, 3, 5 lub 7. Przydzielone napiwki nie są wliczane do dochodu podlegającego opodatkowaniu na formularzu W-2 . Pracownicy muszą korzystać z formularza 4137 do obliczania podatków od przydzielonych napiwków.
Pole 9: (Puste)
Pozostaw pole 9 puste.
Pole 10: Świadczenia z tytułu opieki zależnej
Czy zapewniłeś pracownikowi świadczenia z tytułu opieki zależnej w ramach programu pomocy dla osób pozostających na utrzymaniu? Jeśli tak, podaj całkowitą kwotę w rubryce 10.
Świadczenia z tytułu opieki na utrzymaniu poniżej 5000 USD nie podlegają opodatkowaniu. Świadczenia powyżej 5000 USD podlegają opodatkowaniu. Jeśli dałeś pracownikowi więcej niż 5000 USD, zgłoś nadwyżkę w polach 1, 3 i 5.
Ramka 11: Plany niekwalifikowane
Ramka 11 informuje o wypłatach pracodawcy z niekwalifikowanych odroczonych wynagrodzeń plan na pracownika.
Uwzględnij kwoty dystrybucji również w Ramce 1.
Pole 12: Kody
Jest kilka W-2 Box 12 kody, które być może trzeba będzie umieścić na formularzu W-2 pracownika. Jeśli ma to zastosowanie, dodaj kody i kwoty w ramce 12.
Te kody i wartości mogą obniżyć wynagrodzenie pracownika podlegające opodatkowaniu.
Powiedzmy, że pracownik zdecydował się wpłacić 1000 USD na plan emerytalny. Napisałbyś D | 1000,00 w ramce 12.
Pole 13: pola wyboru
Pole 13 nie powinno zawierać wartości. Zamiast tego zaznacz odpowiednie pola. W Ramce 13 znajdują się trzy pola:
- Pracownik statutowy
- Plan emerytalny
- Zasiłek chorobowy strony trzeciej
Na przykład, jeśli w polu 12 wpisałeś kod D, aby pokazać składki emerytalne pracownika, zaznacz również pole „Plan emerytalny”.
Pole 14: Inne
Podać kwoty i opisy w ramce 14, takie jak opłaty za leasing pojazdu, potrącone podatki na ubezpieczenie inwalidzkie i potrącone składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Ważne informacje na rok 2020: Jeśli zapewniłeś pracownikowi płatny urlop chorobowy i / lub rodzinny, zgłoś kwotę w opis (np. „Wynagrodzenie chorobowe podlegające limitowi 511 USD dziennie) w polu 14 LUB na oddzielnym oświadczeniu.
Pole 15: Stan | Stanowy numer identyfikacyjny pracodawcy
Podobnie jak Pole B, Pole 15 identyfikuje numer identyfikacyjny pracodawcy Twojej firmy. Ale pole 15 jest specyficzne dla stanu. Zaznacz swój stan za pomocą dwuliterowego skrótu. Następnie podaj swój stanowy numer EIN.
Niektóre stany nie wymagają raportowanie. Pozostaw pole 15 puste, jeśli masz n o obowiązek zgłaszania się w swoim stanie.
Jeśli nie masz numeru identyfikacyjnego pracodawcy, a potrzebujesz go, skontaktuj się ze swoim stanem.
Ramka 16: Płace, napiwki, itp.
Ramka 16 pokazuje zarobki pracownika, które podlegają stanowemu podatkowi dochodowemu. Jeśli pracownik pracuje w stanie, w którym nie ma stanowego podatku dochodowego, pole 16 pozostaw puste.
Kwota w polu 16 dla pracownika może różnić się od kwoty w polu 1. To nie jest błąd. Niektóre płace są zwolnione z federalnego podatku dochodowego, a nie z podatku dochodowego.
Ramka 17: Stanowy podatek dochodowy
Podaj, ile potrącałeś z tytułu stanowego podatku dochodowego w ramce 17. Jeśli tak nie pobierać stanowego podatku dochodowego, pozostaw pole 17 puste.
Pole 18: Lokalne płace, napiwki itp.
Jeśli płace Twojego pracownika podlegają lokalnemu podatkowi dochodowemu, podaj łączną kwotę podlegającą opodatkowaniu wynagrodzenia w ramce 18. Pozostaw to pole puste, jeśli pracownik pracuje w miejscowości, w której nie ma podatku dochodowego.
Kwota, którą podasz w ramce 18, może być inna niż w polach 1 i 16.
Ramka 19: Lokalny podatek dochodowy
Podaj wszelkie lokalne podatki dochodowe potrącane z wynagrodzenia pracownika w Ramce 19. Pozostaw to pole puste, jeśli nie ma zastosowania.
Pole 20: Nazwa miejscowości
Pole 20 powinno zawierać nazwę miasta lub miejscowości.
Gotowy, aby Twoje obowiązki w formularzu W-2 były dziecinnie proste? Oprogramowanie Patriot Software Full Service Payroll wypełni i wypełni formularze W-2 za Ciebie na podstawie Twoich informacji o płacach. Twoja jedyna odpowiedzialność? Przekazywanie formularzy W-2 swoim pracownikom. Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej już dziś!
Ten artykuł został zaktualizowany w stosunku do pierwotnej daty publikacji 20 lutego 2019 r.
Nie ma to na celu porady prawnej; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.