Formularze dla nowych pracowników są podstawą procesu wdrażania. Zanim pracownik będzie mógł legalnie rozpocząć pracę w Twojej firmie, musi wypełnić wymagane formularze. Jakie formularze muszą wypełnić nowi pracownicy?
Jakie formularze muszą wypełnić nowi pracownicy? Przegląd
Rząd wymaga nowych formularzy zatrudniania. Inne są dokumentami niezbędnymi do prowadzenia firmy.
Spójrz na federalny formularz uprawnień do zatrudnienia, który pracownicy muszą wypełnić:
- Formularz I-9
Pracownicy również muszą wypełnić formularze podatku dochodowego, aby móc dokładnie prowadzić listę płac:
- Formularz W-4
- Stanowy formularz W-4
Oraz , oto lista potencjalnych formularzy biznesowych, których wypełnienie może być wymagane przez nowych pracowników:
- Formularz kontaktowy w nagłych wypadkach
- Formularz potwierdzenia do podręcznika pracownika
- Bank formularz informacji o koncie
- Formularze świadczeń
Skorzystaj z poniższej tabeli, aby uzyskać krótki przegląd formularzy, które muszą wypełnić wszyscy pracownicy, formularzy, których mogą potrzebować Twoi pracownicy i ich cele:
Nowe formularze pracowników według kategorii
Ponownie możemy podzielić nowe dokumenty pracownicze na następujące kategorie:
- Formularz uprawnień do zatrudnienia
- Nowe formularze podatkowe dla pracowników
- Formularze biznesowe
Aby dowiedzieć się więcej o dokumentach, możesz potrzebować pomocy ve pracowników w ramach ich nowego pakietu do wynajęcia, czytaj dalej.
Kwalifikowalność do zatrudnienia
Zanim dodasz pracownika do swojego zespołu, jesteś prawnie odpowiedzialny za potwierdzenie, że jest on uprawniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.
Formularz I-9
Wśród formularzy do wypełnienia przez nowych pracowników jest Formularz I-9. Formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia, służy do weryfikacji, czy Twoi pracownicy mogą legalnie pracować w Stanach Zjednoczonych. Aby zachować zgodność z przepisami, użyj wydania formularza I-9 z października 2019 r.
Formularz I-9 jest podzielony na trzy części. Pracownik wypełnia pierwszą sekcję, a Ty drugą. Trzecia część dotyczy tylko ponownej weryfikacji uprawnień do zatrudnienia lub ponownego zatrudnienia.
Formularz zawiera pytania, takie jak imię i nazwisko pracownika, adres, numer ubezpieczenia społecznego i status obywatelstwa. Istnieje również sekcja na wypadek, gdyby pracownik skorzystał z pomocy osoby przygotowującej lub tłumacza, aby pomóc im wypełnić formularz.
Pamiętaj, że jeśli nowy pracownik nie ma numeru ubezpieczenia społecznego, powinien wypełnić formularz SS-5, Wniosek o kartę ubezpieczenia społecznego. Musisz mieć numer ubezpieczenia społecznego dla każdego pracownika w aktach, aby móc umieścić go na formularzu W-2.
Pracownik musi przynieść oryginalne dokumenty potwierdzające swoją tożsamość i uprawnienia do zatrudnienia. Potrzebujesz tych dokumentów, aby wypełnić sekcję dotyczącą pracodawców na formularzu I-9. W formularzu I-9 znajdują się trzy listy akceptowanych dokumentów: Listy A, B i C.
Pracownicy przynoszą jeden dokument z Listy A, który potwierdza ich tożsamość i pozwolenie na zatrudnienie (np. Paszport amerykański). Lub mogą dostarczyć jeden dokument z listy B, który potwierdza ich tożsamość (np. Prawo jazdy) i jeden dokument z listy C, który weryfikuje ich upoważnienie do zatrudnienia (np. Dowód osobisty obywatela USA).
U pracodawcy podaj informacje o dokumentach, które pracownik wnosi. Następnie zaświadcz, że dokumenty są autentyczne zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą. Dołącz takie informacje, jak imię i nazwisko, nazwa firmy i adres firmy, i podpisz formularz I-9.
Formularze podatkowe dla nowych pracowników
Zanim dodasz nowego pracownika do listy płac, muszą wiedzieć, ile pieniędzy potrącać z pensji na federalne i, w stosownych przypadkach, stanowe podatki dochodowe.
Aby się tego dowiedzieć, musisz zebrać dwa nowe formularze podatkowe: federalny i stanowy W-4.
Formularz W-4
Formularz W-4, Zaświadczenie o odprowadzaniu podatku pracownika, jest wymagany przez IRS. Pracodawcy używają formularza W-4 do określenia kwoty federalnego podatku dochodowego, którą należy potrącać z wynagrodzenia pracownika.
Pracownicy mogą dodawać informacje do formularza W-4, aby zwiększyć lub zmniejszyć federalny podatek dochodowy potrącany u źródła.
Formularz W-4 2020 wymaga podania danych pracownika (np. imienia i nazwiska, numeru ubezpieczenia społecznego, adresu, stanu cywilnego) oraz korekty potrącenia podatku. Pracownicy mogą zmienić swoje dane w formularzu W-4 w dowolnym momencie w ciągu roku.
W rzadkich przypadkach możesz nawet mieć pracownika, który ubiega się o zwolnienie z federalnego podatku dochodowego. Jeśli pracownik ubiega się o zwolnienie, nie potrącaj federalnego podatku dochodowego od jego wynagrodzenia.
Po otrzymaniu formularza W-4 skorzystaj z tabel podatkowych w publikacji 15 IRS, aby określić kwotę podatku do potrącenia.
Stan W-4
Jakie formularze muszą wypełnić pracownicy oprócz wymaganych formularzy W-4 i I-9? Jeśli w stanie, w którym znajduje się Twoja firma, obowiązuje stanowy podatek dochodowy, zbieraj formularze podatkowe od pracowników.
Nie wszystkie stany mają stanowy podatek dochodowy.Alaska, Floryda, Nevada, New Hampshire, Południowa Dakota, Tennessee, Teksas, Waszyngton i Wyoming nie mają stanowego podatku dochodowego. O ile Twoja firma nie znajduje się w jednym z tych stanów, Twój pracownik musi wypełnić stanowy formularz potrącenia podatku.
Podobnie jak federalny formularz W-4, stanowe formularze potrącenia podatku wymagają od pracowników podania danych osobowych. Wiele stanów korzysta z potrąceń u źródła do określenia stanowego podatku dochodowego.
Na przykład, jeśli Twoja firma znajduje się w Kalifornii, Twój pracownik musi wypełnić zaświadczenie o odprowadzaniu podatku DE-4.
Pamiętaj, że może być konieczne potrącenie lokalnego podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Zazwyczaj lokalne podatki dochodowe stanowią procent wynagrodzenia pracownika i nie są określane na podstawie formularza potrącenia.
Formularze biznesowe dla nowych pracowników do wypełnienia
Oprócz uprawnień do zatrudnienia i formularzy podatkowych , od nowych pracowników możesz wymagać przesłania dodatkowych formularzy dla swojej firmy.
Formularz kontaktowy w nagłych wypadkach
Proszenie pracowników o podanie informacji kontaktowych w nagłych wypadkach jest bardzo ważne. W nagłych przypadkach musisz wiedzieć, z kim się skontaktować w imieniu pracownika.
Formularz kontaktowy w nagłych wypadkach może być tak prosty, jak podanie przez pracownika swoich danych oraz dwóch – trzech kontaktów. Zapytaj pracowników o imię i nazwisko każdego kontaktu, stosunek do pracownika, adres oraz numery telefonów do domu i pracy.
Dobrym pomysłem jest wybranie przez pracowników kontaktów alarmowych, które znajdują się nieco w pobliżu miejsca pracy. Pracownicy powinni w razie potrzeby aktualizować informacje w formularzu.
Formularz potwierdzenia do podręcznika pracownika
Jeśli nie myślałeś o posiadaniu podręcznika pracownika w swojej firmie, nadszedł czas, aby go utworzyć.
Posiadanie podręcznika pracownika zawiera szczegółowe informacje, takie jak przepisy dotyczące zatrudnienia, postępowanie pracowników, listy płac i inne ważne zasady biznesowe. Pracownicy mogą zapoznać się z podręcznikiem pracownika, gdy mają pytania.
Zapewnij pracownikowi formularz potwierdzenia z podręcznika pracownika do wypełnienia, potwierdzając, że przeczytał on cały podręcznik i zrozumiał zasady Twojej firmy.
Formularz informacji o koncie bankowym
Zbierz informacje o koncie bankowym pracownika, jeśli zdecyduje się on otrzymywać wynagrodzenie w formie przelewu bezpośredniego lub jeśli jesteś w stanie, który zezwala na obowiązkowe bezpośrednie wpłaty.
Formularz informacji o koncie bankowym powinien zawierać następujące informacje:
- Imię i nazwisko pracownika
- Typ konta (czekowy lub oszczędnościowy)
- Nazwa i numer banku
- Numer konta bankowego pracownika
Pracownik musi również podpisać i potwierdzić, że chce otrzymywać swoje wynagrodzenie w formie przelewu bezpośredniego.
Po skonfigurowaniu wpłaty bezpośredniej dla Twojej firmy i uzyskaniu informacji o koncie bankowym pracownika, możesz rozpocząć prowadzenie listy płac.
Formularze świadczeń
Możesz zaoferować niewielkie korzyści dla pracowników firmy. Jeśli to zrobisz, zbierz formularze wskazujące na ich udział w programach. Pracownicy muszą przekazać Ci formularze, nawet jeśli nie chcą uczestniczyć w programie (-ach) świadczeń.
Oto kilka korzyści, które możesz zaoferować swojej małej firmie:
- Ubezpieczenie zdrowotne
- Ubezpieczenie na życie
- Ubezpieczenie inwalidzkie
- Plany emerytalne
Podaj informacje o oferowanych korzyściach. W pakiecie świadczeń Twoi pracownicy muszą zaakceptować lub odmówić udziału w programie (-ach). Zbierz te formularze od pracowników przed ich zarejestrowaniem.
Kiedy nowi pracownicy powinni wypełniać formularze?
Pracownicy muszą wypełnić formularze nowych pracowników, zanim rozpoczną pracę w Twojej firmie. Możesz poprosić pracownika:
- Wypełnij formularze w swojej firmie pierwszego dnia
- Wypełnij formularze samodzielnie przed pierwszym dniem
Upewnij się, że pracownik z wyprzedzeniem wie, jakie dokumenty musi przynieść, aby wypełnić formularz I-9.
Gdy nowy pracownik wypełni formularze, zachowaj je w swoich aktach. Twój pracownik może wtedy rozpocząć pracę w Twojej firmie.
Przechowuj wszystkie formularze pracownicze w jednym miejscu. Oprogramowanie Patriot do obsługi zasobów ludzkich dla małych firm jest doskonałym dodatkiem do naszego oprogramowania do obsługi płac online. Dzięki oprogramowaniu HR możesz przechowywać pliki pracowników w trybie online i zapewniać pracownikom dostęp do ich dokumentów. Wypróbuj oba za darmo już dziś!
Ten artykuł został zaktualizowany w stosunku do pierwotnej daty publikacji 12 maja 2017 r.
Nie ma to na celu porady prawnej; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.