Co to jest oprogramowanie do zarządzania zapasami?
Zarządzanie zapasami to znacznie więcej niż tylko śledzenie tego, co przechowujesz w magazynie lub sklepie detalicznym. Zarządzanie zapasami obejmuje również śledzenie tego, co znajduje się w dziale części, w tym poszczególnych części i kombinacji tych części używanych do tworzenia innych produktów i usług. Zarządzanie zapasami obejmuje również sprawdzanie, co mają na stanie Twoi dostawcy lub najlepsi klienci. W przypadku małych i średnich firm (SMB) śledzenie wszystkich tych elementów może szybko stać się trudne, jeśli używasz do tego tylko arkusza kalkulacyjnego. Powiązanie tych informacji o produkcie ze wszystkimi innymi platformami danych, z których korzysta Twoja organizacja, wymaga dedykowanego oprogramowania zwanego oprogramowaniem do zarządzania zapasami. Wybór odpowiedniego pakietu oprogramowania dla Twojej firmy może być trudny, ponieważ musisz porównać wymagane funkcje z najlepszą ceną. Aby pomóc w tym zadaniu, w tym przeglądzie przetestowaliśmy i porównaliśmy dziewięć pakietów oprogramowania do zarządzania zapasami.
Chociaż „zarządzanie zapasami” brzmi jak proste śledzenie tego, co masz, oprogramowanie do zarządzania zapasami w rzeczywistości działa kilka poziomów. Oprogramowanie powinno być zintegrowane z co najmniej jednym innym systemem zaplecza biurowego, a mianowicie z pakietem księgowym lub pakietem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Funkcją systemu zarządzania zapasami jest śledzenie tych pozycji magazynowych poprzez zakup, procesy sprzedaży lub użytkowania; zlokalizuj je w jednym lub wielu magazynach i ustal cenę (koszt) zapasów (czasami w wielu walutach), aby poznać wartość towarów, które masz w magazynie do celów księgowych.
W ten sposób oprogramowanie do zarządzania zapasami czasami pokrywa się z typowym oprogramowaniem do zarządzania zasobami. Podstawowa funkcjonalność zdecydowanie koncentruje się wokół poziomów zapasów, ale tego rodzaju oprogramowanie śledzi również sprzedaż, zamówienia zakupu (PO) i dostawy. Oprócz księgowości, oprogramowanie do zarządzania zapasami jest również często powiązane z oprogramowaniem w punkcie sprzedaży (POS) w wielu operacjach obsługi detalicznej i sklepowej. Bardzo małe operacje mogą uciec z wypełnianiem tych funkcji za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego. Jednak każda firma większa niż ta będzie potrzebować możliwości identyfikacji zasobów, śledzenia zamówień i optymalizacji łańcucha dostaw, które zapewnia dobry system zarządzania zapasami.
Kosztorysowanie zapasów
Zapasy są uważane za firmę kapitał. W związku z tym jest księgowana w sekcji Aktywa bilansu firmy. Gdy aktywa są sprzedawane lub używane, wyniki te są również rejestrowane w sekcji Koszt sprzedanych towarów (COGS) lub Koszt użytych towarów w rachunku zysków i strat . Liczba ta jest obliczana przy użyciu jednej lub więcej metod wyceny. Typowe metody wyceny zapasów stosowane w USA obejmują pierwsze weszło pierwsze wyszło (FIFO), średni ważony koszt, standardowy koszt i określony koszt (lub konkretna identyfikacja). (LIFO) był popularny przez jakiś czas, ale wypadł z łask i generalnie nie jest już używany w większości krajów.
Akronimy LIFO i FIFO reprezentują kolejność, w jakiej zapasy są nabywane, a następnie sprzedawane lub przenoszone . FIFO zakłada, że najstarsze zapasy są sprzedawane lub przenoszone jako pierwsze, podczas gdy LIFO zakłada, że najnowsze zapasy zostaną użyte jako pierwsze.
Średni ważony kosztorys jest często używany w sytuacjach, gdy towary są identyczne i to ” nie można przypisać określonego kosztu do pojedynczej jednostki lub gdy system księgowy nie ma możliwości śledzenia zapasów za pomocą FIFO (co nie ma miejsca w żadnym z przeglądanych tutaj systemów inwentaryzacji). Średnia ważona polega na podzieleniu kosztu towarów dostępnych do sprzedaży przez liczbę jednostek dostępnych do sprzedaży, co daje średni ważony koszt na jednostkę.
Inną często stosowaną metodą wyceny zapasów jest kalkulacja kosztów standardowych. zastąpić koszt oczekiwany kosztem rzeczywistym w księgach rachunkowych, a następnie okresowo odnotowywać odchylenia pokazujące różnicę między kosztami oczekiwanymi i rzeczywistymi. Takie podejście jest często prostsze niż stosowanie FIFO w sytuacjach, w których występuje duży zbiór historycznych informacji o kosztach. Standardowa kalkulacja kosztów wymaga utworzenia szacunkowych kosztów zapasów używanych w biznesie; ta metoda jest stosowana, gdy śledzenie rzeczywistych kosztów jest zbyt czasochłonne. Jednak wymaga ona również okresowego porównywania szacunkowych kosztów standardowych z rzeczywistymi kosztami zapasów oraz wprowadzania odchyleń w zapisach księgowych.
Dodatkowa powszechna metoda wyceny nazywana jest kosztem szczegółowym. Ta metoda przypisuje koszt do każdej pozycji w magazynie. Wycena szczegółowa jest używana, gdy każdy z pozycji magazynowych ma łatwo dostępny koszt, który różni się od innych pozycji w magazynie. Na przykład producent mebli wykonanych na zamówienie prawdopodobnie zastosowałby określone koszty.
Na koniec powinieneś wziąć pod uwagę drugi koniec tego spektrum, a mianowicie ustalenie właściwej ceny za swoje zasoby. Często można spotkać innych dostawców oferujących obniżki cen w zależności od wielkości zamówienia: Zaoszczędź 10% na naszych widżetach, po prostu zamawiając o 20% więcej widżetów! Jednak znalezienie najlepszego wyboru dla Twojej firmy może być skomplikowane w zależności od rodzaju kosztów związanych z transportem z Twoimi określonymi produktami. Im większy masz na przykład zapas produktów, tym więcej prawdopodobnie płacisz za przechowywanie, a może nawet za konserwację. W tym przypadku może pomóc system, który może pomóc w obliczeniu ilości zamówienia ekonomicznego (EOQ). Zwykle mają one postać konfigurowalnych kalkulatorów, które można skonfigurować tak, aby uwzględniały specyficzne potrzeby Twojej firmy.
Niektóre typowe warunki dotyczące zasobów
Tak jak w przypadku wielu systemów finansowych podsystem inwentaryzacji ma własny zestaw terminów. Chociaż dostarczenie wyczerpującej listy terminów, z którymi możesz się spotkać, wykracza poza zakres tego wprowadzenia, oto niektóre z nich bardziej powszechne.
Jeden z często spotykanych akronimów to BOM lub BOMP. To oznacza „Bill of Materials” lub „Bill of Material Processing” i można je znaleźć najczęściej w systemach zapasów produkcyjnych. BOM jest używany, gdy pozycja magazynowa składa się z pozycji podrzędnych; lista tych pozycja podrzędna to BOM. Podobnym terminem jest „kompletowanie”, czyli zestawienie części lub pozycji składających się na gotowy produkt (który może być następnie użyty jako pozycja w BOM). Możesz mieć zarówno zestawianie, jak i BOM w pojedynczej pozycji zapasów, w zależności od złożoności pozycji i stopnia szczegółowości potrzeb w zakresie utrzymania cen zapasów.
Czasami można spotkać się z terminem „Just-in-Time (JIT)”). Jest to termin logistyczny używany w operacjach zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) do czasu przyjęcia zapasów, tak aby dotarły tuż przed lub dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Ta strategia inwentaryzacji skraca czas faktycznego przechowywania zapasów, co może obniżyć koszty . Jednak ta strategia wymaga pewnych zaawansowanych i dobrze przetestowanych możliwości SCM. Powiązane również z zarządzaniem procesami i SCM to coś, co nazywa się „Praca w toku”. Śledzi wszelkie zapasy przekazane do produkcji, a następnie śledzi zapasy, gdy są używane w produkcji. sklep lub hala produkcyjna. W wielu przypadkach te dwa terminy znajdziesz podczas badania systemów inwentaryzacji produkcji, które dotyczą wszystkiego, od małych warsztatów produkcyjnych, takich jak lokalny warsztat motocyklowy, po duże fabryki samochodów.
Oprogramowanie inwentaryzacyjne: kwestie do rozważenia
Ze względu na całą złożoność związaną z funkcjonowaniem inwentaryzacji w określonej organizacji, zawsze będą istnieć aspekty, które będą ściśle powiązane z innymi częściami systemu księgowego. Na przykład , zarówno sprzedaż, jak i zakupy są integralnymi aspektami zapasów, ponieważ nie możesz sprzedawać ani używać zapasów, jeśli ich nie kupiłeś – i nie możesz ich sprzedawać, jeśli ich nie masz. Wyjątkiem jest wysyłka bezpośrednia , która umożliwia przyjęcie zamówienia sprzedaży, a następnie wysłanie go bezpośrednio do klienta z magazynu dostawcy. W istocie, jeśli oprogramowanie do inwentaryzacji ma funkcję drop-shipping (a dostawca jest chętny), wówczas „używasz dostawcy zapasów jako magazynu. W zależności od konfiguracji systemu księgowego, wysyłki zwykłe często nie są rejestrowane jako zapasy ale raczej są często księgowane bezpośrednio w części „Koszt sprzedanych towarów” Twojego systemu księgowego.
Często sprzedawany jako oddzielny moduł, SCM odnosi się do logistyki pozyskiwania materiałów potrzebnych do produkcji i / lub elementy potrzebne do odsprzedaży zapasów. Obejmuje zakup, wysyłkę, odbiór i przechowywanie, i jako taki jest ściśle zintegrowany z zapasami. Jednym z aspektów SCM jest „Punkt ponownego zamówienia”, funkcja, którą często można również znaleźć w systemach zarządzania zapasami. Może to być poziom wprowadzony ręcznie przez dowolnego menedżera zapasów, którego system używa do wygenerowania alertu, lub nawet zamówienie zakupu, które sprowadza liczbę pozycji magazynowych poniżej określonego poziomu. Niektóre bardziej wyrafinowane systemy zapasów wykorzystują technikę zwaną porządkiem gospodarczym er Ilość (EOQ). EOQ to metoda używana do obliczania optymalnej ilości i czasu zamawiania (lub ponownego zamawiania) zapasów w celu zminimalizowania kosztów utrzymania lub przechowywania. Zasadniczo, korzystając z EOQ, chcesz, aby zapasy były jak najniższe bez powodowania wyczerpania zapasów (tj. Brak zapasów do sprzedaży lub wykorzystania).
Zapasy detaliczne
Zapasy detaliczne mają swoje własne warunki i procedury. Jedną z ważnych cech zapasów w handlu detalicznym jest ścisła integracja z systemem POS, czyli kasą fiskalną. System POS zapewnia urządzenie kasowe (w tym nie tylko kasę fiskalną, ale także takie, jak czytniki kodów kreskowych), które przegląda bazę danych zapasów, identyfikuje konkretny sprzedawany przedmiot i odlicza go od stanu magazynowego.W zależności od rodzaju sprzedawanego produktu lub przedmiotu, poszczególne elementy mogą być identyfikowane za pomocą kodów kreskowych lub znaczników RFID. Są one przypisywane, gdy towary są sprawdzane w magazynie, a następnie wypisywane z zapasów, gdy są odsprzedawane. Niektóre systemy POS określają nawet lokalizację przedmiotu, być może w określonym magazynie lub nawet tam, gdzie znajduje się on na podłodze sklepu. Jest to powszechne w przypadku odzieży, towarów konsumpcyjnych i towarów elektronicznych. Kody kreskowe, lokalizacja przedmiotu i identyfikacja pojemnika to także funkcje, które znajdziesz w wielu systemach inwentaryzacji.
Należy pamiętać, że oprogramowanie do inwentaryzacji prawie nigdy nie jest używane samo w sobie. jest często częścią modułowego systemu księgowego. Nawet jeśli tak nie jest, zawsze będzie trzeba rozmawiać lub integrować się z innymi systemami biznesowymi zaplecza, zwłaszcza z tym, czego używasz do księgowości. Niektóre firmy wolą mieć wszystkie swoje moduły księgowe, w tym zarządzanie zapasami, od jednego dostawcy. Jeśli jednak chcesz zaimplementować jakąś integrację, możesz powiązać aplikacje od różnych dostawców. Może to zapewnić nie tylko oszczędności związane z licencjonowaniem, ale także pozwoli Ci wykorzystać dokładnie takie funkcje, których potrzebujesz, nawet jeśli pochodzą od różnych dostawców oprogramowania. Wszystkie sprawdzone przez nas systemy inwentaryzacji mają możliwość eksportowania danych, przynajmniej do arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu można je zaimportować do systemu księgowego innej firmy.