Drogi studencie,
Jeśli wysłał Ci Twój profesor link do tej strony, prawdopodobnie prawdziwe są dwie rzeczy. Po pierwsze, prawdopodobnie wysłałeś wiadomość e-mail, która nie przedstawia Cię w sposób, w jaki chciałbyś być reprezentowany. Po drugie, podczas gdy inni mogli Cię karcić, wyszydzać lub rozpaczać z powodu przyszłości planety ze względu na swój e-mail, wysłałeś go do kogoś, kto chce pomóc Ci lepiej reprezentować siebie.
Po części dlatego, że tylko jedno kliknięcie lub przesunięcie lub dwa oddzielne e-maile z Facebooka, Twittera, Instagrama i SMS-ów , granice między profesjonalnymi e-mailami a bardziej nieformalnymi sposobami pisania zostały zatarte, a wielu uczniów uważa, że konwencje profesjonalnych e-maili są niejasne. Uważamy, że możemy pomóc w rozwiązaniu tego problemu.
W dobie mediów społecznościowych, wielu studentów podchodzi do e-maili podobnie do SMS-ów i innych form komunikacji cyfrowej, gdzie najważniejsze konwencje zwięzłość i nieformalność. Jednak większość nauczycieli akademickich uważa, że e-maile są bliższe listom niż wiadomościom tekstowym. Ten styl pisania wymaga większej formalności, dokładności i wierniejszego trzymania się (czasami graniczącego z przynależnością religijną) do konwencji redagowanego standardowego pisanego języka angielskiego – czyli pisowni, interpunkcji, wielkich liter i składni.
Te różne sposoby pisania są po prostu – różnymi sposobami pisania. Listowe podejście do e-maili nie zawsze i zawsze jest lepsze (lub gorsze) niż podejście tekstowe. Wiedza o tym, jak i kiedy używać jednego lub drugiego – w zależności od tego, dlaczego piszesz i do kogo piszesz – robi wielką różnicę. Tak więc, jeśli używasz emotikonów, akronimów, skrótów itp., Wysyłając SMS-y do znajomych, w rzeczywistości demonstrujesz uzasadnione, przydatne umiejętności pisania. Ale nie jesteś, jeśli robisz to samo, wysyłając e-maile do profesorów, którzy postrzegają e-maile jako listy.
Efektywne pisanie wymaga kształtowania słów zgodnie z odbiorcami, celem i gatunkiem (lub rodzajem pisania, np. e-mail akademicki). Razem nazywa się to czasami sytuacją retoryczną. Oto niektóre z kluczowych konwencji dotyczących sytuacji retorycznej wysyłania e-maili do profesora:
1. Użyj wyraźnego tematu. Temat „Esej z analizy retorycznej” działałby nieco lepiej niż „heeee help!” (i znacznie lepsze niż niewybaczalny pusty wiersz tematu).
2. Użyj pozdrowienia i podpisu. Zamiast wskakiwać od razu do wiadomości lub mówić „hej”, zacznij od powitania typu „cześć” lub „dzień dobry”, a następnie zwróć się do profesora, podając odpowiedni tytuł i nazwisko, na przykład „prof. Xavier ”lub„ Dr. Octavius ”. (Chociaż może to być trudne, w zależności od płci, rangi i poziomu wykształcenia nauczyciela, określenie „profesor” jest zwykle bezpiecznym rozwiązaniem, jeśli chodzi o zwrócenie się do nauczyciela w college’u). , dołącz podpis, taki jak „Najlepsze” lub „Z poważaniem”, a następnie swoje imię i nazwisko.
3. Używaj standardowej interpunkcji, wielkich liter, pisowni i gramatyki. Zamiast pisać „nie wiem, o czym 2 rytuał w moim papier, czy możesz pomóc? ” spróbuj czegoś bardziej na przykład: „Piszę, aby zapytać o tematy, które zasugerowałeś wczoraj na zajęciach”.
4. Weź udział w rozwiązywaniu tego, co musisz rozwiązać. Jeśli wyślesz e-maila z pytaniem, możesz spojrzeć samemu ryzykujesz, że przedstawisz się jako mniej zaradny niż powinien. Ale jeśli wspomnisz, że sprawdziłeś już program nauczania, zapytałeś kolegów z klasy i przejrzałeś stare e-maile od profesora, to przedstawisz się jako odpowiedzialny i przejmujący inicjatywę. Więc zamiast pytać „Jaka jest nasza praca domowa na dzisiejszy wieczór?” możesz napisać: „Przejrzałem program i stronę internetową kursu, aby znaleźć zadanie domowe z tego weekendu, ale niestety nie jestem w stanie go zlokalizować”.
5. Miej świadomość obaw związanych z uprawnieniami. Słusznie lub niesłusznie, wiele profesorowie uważają, że studenci „w dzisiejszych czasach” mają zbyt silne poczucie uprawnień. Jeśli wydajesz się żądać pomocy, lekceważyć nieobecności lub zakładać, że spóźniona praca zostanie przyjęta bez kary, ponieważ masz dobry powód, profesorowie mogą cię uznać za nieodpowiedzialnego lub aroganckiego. Nawet jeśli prawdą jest, że „drukarka nie drukowała” i „naprawdę potrzebujesz piątki w tej klasie”, Twój e-mail będzie skuteczniejszy, jeśli weźmiesz na siebie odpowiedzialność: „Nie planowałem wystarczająco dobrze, zaakceptuj wszelkie zasady dotyczące późnej pracy ”.
6. Dodaj odrobinę człowieczeństwa. Niektóre z najskuteczniejszych e-maili nie dotyczą stricte biznesowych – nie dotyczą wyłącznie programu nauczania, oceny, nieobecności lub Unikając oczywistych pochlebstw, możesz skomentować coś, co zostało powiedziane na zajęciach, podzielić się informacjami dotyczącymi wydarzenia, o którym profesor mógłby chcieć się dowiedzieć, lub przekazać artykuł z kanału informacyjnego, który ma związek z kursem. Tego rodzaju ozdoby, tkane z wdziękiem nadaj e-mailowi relacyjny charakter, uznając, że profesorowie są nie tylko punktami, ale ludźmi.
Mamy nadzieję, że te zasady (lub te i inne) pomogą Ci zrozumieć, czego większość profesorów chce lub oczekuje od e-maili akademickich. Co prowadzi nas z powrotem do szerszej kwestii: skuteczne pisanie nie oznacza po prostu przestrzegania wszystkich zasad. Efektywne pisanie oznacza pisanie jako akt ludzkiej komunikacji – kształtowanie słów w świetle tego, do kogo piszesz i dlaczego.
Oczywiście, nie zapewnisz sobie przyszłości planety pisząc e-maile z tematem i pewnymi znakami interpunkcyjnymi. Ale pomożesz swoim profesorom martwić się o to trochę mniej.
Z życzeniami na najlepsze e-maile w przyszłości,
PTC i CHM