Znacznie łatwiej jest wprowadzić poprawki w formularzach W-2 przed ich złożeniem z Social Security Administration (SSA). Jeśli nie znalazłeś błędu przed wypełnieniem formularza, oto kilka informacji, które pomogą Ci dowiedzieć się, co zrobić.
Formularz IRS W-2 jest używany przez pracodawców do zgłaszania rocznego dochodu i kwot potrącenia do pracowników oraz do Social Security Administration.
Formularz W-3 jest formularzem przekazu który podsumowuje sumy wszystkich pracowników w Twojej firmie. Obejmuje sumy wszystkich pozycji w formularzu W-2. Nie potrzebujesz formularza W-3, jeśli składasz W-2 online.
Termin przekazania formularzy W-2 pracownikom i złożenia tych formularzy w SSA jest taki sam: 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, który zgłaszasz.
Od daty przekazania pracownikom formularzy W-2 i złożenia wniosku w Soc ial Security Administration są takie same. Postaraj się dostarczyć formularze W-2 swoim pracownikom na początku stycznia, jeśli chcesz dać im trochę czasu na przejrzenie formularzy i ostrzeżenie o wszelkich błędach przed przesłaniem formularzy do SSA.
Kary IRS za błędy W-2
IRS bierze pod uwagę kilka różnych rodzajów błędów w formularzach W-2 i W-3 podczas określania kar:
- Błąd spowodowany rozsądną przyczyną i nieumyślnym zaniedbaniem. Na przykład mogło się zdarzyć coś, na co nie masz wpływu (na przykład błąd obliczeń komputera). W takich przypadkach musisz być w stanie wykazać, że działałeś rozsądnie i podjąłeś kroki, aby uniknąć niepowodzenia.
- Brak poprawnych informacji. Błędy te dotyczą numeru identyfikacyjnego podatnika, nazwiska odbiorcy płatności i wszelkich kwot pieniędzy.
- Niekonsekwentne błędy to takie, które nie uniemożliwiają SSA / IRS przetworzenia formularza.
- Błędy de minimis (małe) w kwotach.
Umyślne zlekceważenie zgłoszenia lub poprawnych wymagań informacyjnych wiąże się z karą w wysokości 500 USD za formularz W-2, bez maksimum. Małe firmy (poniżej 5 milionów USD lub mniej w średnim rocznym przychodzie brutto) mają niższe kary za niezłożenie prawidłowych deklaracji w terminie.
Jeśli jeszcze nie przesłałeś formularza W-2 do SSA
Formularze W-2c i W-3c są formularzami korygującymi i muszą należy przesłać do SSA, jeśli musisz wprowadzić większość zmian w formularzach W-2. Jednak wyjątek istnieje, jeśli nie przesłałeś jeszcze nieprawidłowego W-2 do SSA.
W takim przypadku nie wystawiłbyś formularza W-2c, aby poprawić błąd. Po prostu zaznacz „nieważne” na kopii A oryginalnego formularza, kopii wysłanej do SSA. Następnie utwórz nowy W-2 z poprawnymi informacjami.
Napisz „poprawiony” na kopii nowego W-2 pracownika i przekaż go osobie, a wyślij poprawną kopię A do SSA.
Typowe błędy W-2 i jak je poprawić
Sprawdź instrukcje dotyczące W-2 i Formularze W-3 zawierające szczegółowe informacje na temat poprawiania tych błędów i przesyłania korekt do SSA.
Błąd w nazwisku pracownika
Wypełnij formularz W-2c tylko do pole „i”, jeśli poprawnie podałeś imię i nazwisko pracownika lub numer PESEL na poprzednim formularzu, ale w tym roku imię i nazwisko lub PESEL są nieprawidłowe. Nie musisz wypełniać w ponumerowanych polach informacji o wynagrodzeniu i wstrzymaniu płatności.
Po prostu powtórz oryginalny W-2 i przekaż go pracownikowi, jeśli jest to pierwszy raz „błędnie podał swoje imię i nazwisko lub numer PESEL. Musisz także wypełnić i przesłać formularze W-2c i W-3c, jeśli wysłałeś już formularz do SSA wraz z W-3.
Nie można użyć W-2c do dodania informacji, jeśli błędem jest brakujące nazwisko lub numer PESEL pracownika. W sprawie tego problemu należy skontaktować się bezpośrednio z SSA pod numerem 1-800-772-6270.
Brak biznesowego numeru EIN
upewnij się, że numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) wydany przez urząd skarbowy jest używany we wszystkich Twoich dokumentach W-2. Jeśli podałeś nieprawidłowy numer EIN, będziesz musiał złożyć W-3c, aby go poprawić.
Brakujące kwoty w dolarach
Wszystkie pola w formularzu W-2 muszą zawierać „0”. Nie zostawiaj tego pola pustego.
Błąd w kwocie
Wypełnij całkowicie W-2c, pokazując oryginalne i poprawione kwoty, jeśli popełnisz błąd w kwocie potrącenia lub zarobków. Może być również konieczne wypełnienie formularza 941c, jeśli nieprawidłowo zgłosiłeś pensje lub potrącałeś na 941 – kwartalnym zeznaniu podatkowym pracodawcy.
Błędy w ubezpieczeniu zdrowotnym sponsorowanym przez pracodawcę
Musisz zgłosić koszt ubezpieczenia zdrowotnego w ramach sponsorowanego przez pracodawcę grupowego planu zdrowotnego. Ta informacja pojawia się w polu 12 W-2 i jest „zakodowana” DD.„Nie ma to wpływu na sytuację podatkową pracownika, ale mimo wszystko musisz przesłać formularz W-2c, aby poprawić tutaj wszelkie błędy, zgodnie z IRS.
Błędy w przejściu na emeryturę Składki
Informacje o planie emerytalnym pojawiają się w polu 13 formularza W-2, a popełnienie błędu w tym miejscu może spowodować różnego rodzaju bóle głowy. Może pozostawić go otwartym na audyty, a Ty nie chcesz to. Napraw błędy w tym miejscu tak szybko, jak to możliwe, korzystając z tego samego pola 13 w formularzu W-2c.
Dodatkowe uwagi dotyczące błędów
Jeśli płaciłeś wynagrodzenie pracownikowi omyłkowo, te zarobki nadal podlegają opodatkowaniu pracownika.
Nie używaj W-2c do zgłaszania korekt zaległych wynagrodzeń pracownika.
Inne typowe błędy:
- Pobieranie kopii A formularza W-2 lub W-3 z Internetu. Ten pobrany formularz nie jest skanowalny i nie zostanie zaakceptowany przez IRS.
- Pominięcie kropki dziesiętnej i centów we wpisach
- Wprowadzanie wpisów, które są zbyt małe lub zbyt duże.
- Dodawanie znaków dolara do skrzynek z kwotami.
- Błędne formatowanie nazwiska pracownika w polu e. Prawidłowy format to umieszczenie imienia i inicjału drugiego pracownika w pierwszym polu, nazwiska w drugim polu i dowolnego przyrostka (np. „Junior”) w trzecim polu.
- Wpisanie nieprawidłowego numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) lub numer SSN pracownika dla numeru SIN.
- Składanie, cięcie lub zszywanie Kopia Papierowe formularze wysyłane do SSA.
- Przesyłanie innych formularzy lub stron do SSA.
Skąd wziąć formularz W-2c
Właściwy formularz można jednak kupić na stronie IRS lub w dowolnym renomowany sklep lub witryna z artykułami biurowymi. Wypełnienie formularza online pozwoli Ci zaoszczędzić problemów z otrzymaniem formularzy.
Upewnij się, że zamawiasz prawidłowy formularz na rok podatkowy. Zamów formularze W-2 i W-3 2019 do zgłaszania informacji o pracownikach za rok 2019, nawet jeśli wypełniasz formularze w 2020 r.
Przypomnienie o spóźnionym zgłoszeniu i karach
Pamiętaj, aby dostarczyć pracownikom W-2 w wyznaczonym terminie, a W-3 przesłane do S SA na czas, w tym poprawione wersje, aby uniknąć kar za późną dystrybucję i zgłoszenie.
Aktualne kwoty kar:
- 50 USD za każdy W-2 poprawiony w ciągu 30 dni od terminu,
- 110 USD, jeśli złożysz ponad 30 dni później i przed 1 sierpnia, oraz
- Do 270 USD za każdy formularz, jeśli zaczekasz do 1 sierpnia, a kwota ta wzrośnie do 530 USD lub 10% niezgłoszonej kwoty, jeśli w ogóle nie rozwiążesz tej sytuacji.
Przeczytaj uważnie instrukcje
Ten artykuł zawiera ogólny przegląd tych deklaracji płac i podatków. Nie ma być wyczerpujące. Przeczytaj uważnie instrukcje znajdujące się w dokumentach, zanim wypełnisz W-2c lub W-3c.