Konstruowanie potężnych stwierdzeń dotyczących zakresu
Udana deklaracja zakresu projektu powinna być zwięzła i jasna. Każdy, kto czyta oświadczenie, powinien mieć dobre pojęcie o tym, z czego składa się projekt (i co nie będzie częścią projektu). To oświadczenie da pogląd na projekt. Ważne jest również, aby być konkretnym w deklaracji zakresu projektu. W tym artykule omówimy przykład zakresu projektu, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, jak tworzyć świetne instrukcje dotyczące zakresu. Na przykład „Katalog będzie zawierał 100 produktów” jest lepsze niż „Katalog będzie zawierał wiele produktów”, a „Projekt zostanie ukończony w ciągu sześciu miesięcy” jest lepsze niż „Projekt zostanie ukończony w pewnym okresie”. Im bardziej możesz być dokładny, tym lepiej. Aby lepiej zrozumieć sposoby konstruowania wyrażeń zakresu, spójrzmy na kilka przykładów.
Ulepszenia technologii uniwersyteckich
Wyobraź sobie, że masz do czynienia z następującą instrukcją zakresu: Uniwersytet X chce uaktualnić jego wyposażenie obejmuje technologie WiFi dostępne w każdym miejscu kampusu. Ten projekt zapewni studentom, wykładowcom i pracownikom możliwość produktywności z dowolnego miejsca na terenie kampusu. Projekt będzie realizowany w okresie, w którym zostaną osiągnięte wymierne rezultaty. Jakie są Twoje pierwsze myśli? Moją początkową myślą jest to, że w tym stwierdzeniu zakresu całkowicie brakuje jakiejkolwiek funkcji celu SMART. SMART oznacza:
- Specyficzne
- Mierzalne
- Uzgodnione
- Realistyczne
- Ograniczony czas
Aby zmienić powyższą deklarację zakresu w cel SMART, uczelnia musiałaby ponownie przedstawić swój projekt, być może w następujący sposób: Uniwersytet X zaktualizuje biblioteki, akademiki, biura, a następnie wszystkie budynki kampusu w technologii IEEE 802.11, zaczynając od północnej strony kampusu z biblioteką. Projekt ten zwiększy produktywność za pośrednictwem komputera wykładowców, pracowników i studentów. Projekt zostanie zakończony do semestru zimowego 2011 roku. Zauważysz, że niniejsze określenie zakresu zawiera szczegółowe kierunki realizacji projektu. Rezultaty są wymierne – możemy wiedzieć, ile budynków zostanie zmodernizowanych. Jest uzgodniony, realistyczny (ponieważ przyjmujemy podejście „ budynek po budynku ”) i ograniczony czasowo – zostanie ukończony do określonej daty.
Nie tylko o zdefiniowaniu zakresu
Instrukcje zakresu nie tylko definiują zakres. Zawierają również nazwę zespołu, daty rozpoczęcia i zakończenia, cele, rezultaty i kamienie milowe. Można wskazać podejścia alternatywne, należy również wymienić oceny ekspertów, analizę interesariuszy i analizę produktu. Oświadczenia dotyczącego zakresu nie należy mylić z kartą projektu. Karty projektów są bardziej zaangażowane i zapewniają autoryzację dla projektu.
Długi przykład – rozwój oprogramowania
Tytuł projektu: Bouncy Bunny liczy pieniądze Projekt Uzasadnienie: Nasza firma ma dziurę w jeśli chodzi o artykuły dziecięce. Bouncy Bunny Counts Money wypełni tę lukę i jeszcze bardziej zwiększy nasz rynek oprogramowania księgowego dla rodziców dzieci korzystających z tej gry. Zakres projektu: Ten projekt będzie polegał na stworzeniu rynkowej gry opartej na komiksach Bouncy Bunny Counts Money na naszej stronie internetowej. Projekt zostanie ukończony do grudnia 2010 roku. Moduły gry będą obejmować prostą grę zakupową, sposób na zarabianie pieniędzy przez Bouncy Bunny oraz sposób na zmotywowanie graczy do dalszej gry. Elementy dostarczane w projekcie:
- Określenie zakresu
- Raporty z postępów
- Raporty dotyczące problemów
- Cotygodniowe notatki ze spotkań
- Gra finałowa
Sukces projektu: projekt zostanie uznany za zakończony sukcesem, jeśli gra zostanie sprzedana.
Ocena przykładu stwierdzenia zakresu Bouncy Bunny
Podczas gdy Powyższa instrukcja zakresu zawiera cele SMART, nadal brakuje jej jako właściwej deklaracji zakresu. Po pierwsze, będzie o wiele więcej produktów do dostarczenia niż wymienionych. Przy określaniu, jakie produkty zostaną wytworzone, pomocne może być najpierw zdekomponowanie projektu, a następnie sformułowanie struktury podziału pracy. W ten sposób wszystkie kamienie milowe i produkty zostaną zdefiniowane dla twojego projektu. Po drugie, członkowie zespołu i ważni interesariusze nie są wymienieni. Jednym z ważnych elementów deklaracji zakresu jest analiza interesariuszy. Tworząc swoją deklarację zakresu, można użyć macierzy analizy interesariuszy. W ten sposób na początku projektu określa się, kto będzie zaangażowany w projekt. Po trzecie, określenie sukcesu projektu nie jest SMART. Dla tego zespołu projektowego ważne będzie dalsze zdefiniowanie, jak będzie wyglądał sukces projektu. Ile egzemplarzy powinno się sprzedać? Ile czasu zajmie im sprzedaż? W uzasadnieniu projektu wspomina się, że projekt ten ma również zwiększyć sprzedaż oprogramowania księgowego firmy X. Ile sztuk tego należy sprzedać?Bądź bardzo konkretny w swojej deklaracji zakresu, jest to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie planowania projektu, a odpowiednio napisana deklaracja zakresu pomoże Ci zapobiec przerażającemu pełzaniu zakresu. Po czwarte, firma X nie podaje żadnych ram czasowych w swoim opisie zakresu poza informacją czytelników, że projekt zostanie utworzony do grudnia 2010 r. Aby pomyślnie przeprowadzić projekt, ważne będzie, aby interesariusze widzieli harmonogram i odnotowali ważne kamienie milowe. Na przykład, kiedy pojawi się grafika koncepcyjna gry? Kiedy zakończy się pisanie skryptów? Kiedy zostanie ukończone opakowanie produktu? Nie ma tu również cytowanych kwestii. Należy przeprowadzić wstępną ocenę ryzyka, aby rozważyć potencjalne ryzyko finansowe, które należy uwzględnić w budżecie. Wreszcie nie ma budżetu. Ile będzie kosztować stworzenie Bouncy Bunny Counts Money? Ilu pracowników będzie potrzebnych? Poświęcając czas na przygotowanie dobrego określenia zakresu, Twój zespół może uniknąć niektórych typowych przyczyn niepowodzenia projektów w dłuższej perspektywie.
Ten post jest częścią serii: Utrzymywanie kontroli nad zakresem projektu
Aby projekt odniósł sukces, jego zakres musi być jasno zdefiniowany i zrozumiały dla wszystkich interesariuszy. W tej serii znajdziesz wskazówki, jak napisać instrukcję zakresu, jak przetwarzać żądania zmiany zakresu i nie tylko.
- Pisanie oświadczenia zakresu
- Przykłady stwierdzeń zakresu projektu
- Pełzanie zakresu kontra wykrywanie zakresu
- Certyfikacja PM, zarządzanie zakresem & Zarządzanie interesariuszami
- Jak wdrażać zakres & Kontrola zmian w Twoim projekcie